廣東省水利檔案統(tǒng)計(jì)工作的成效與思考

陳光琳,陳 璐

(廣東省水利廳政務(wù)服務(wù)中心, 廣東 廣州 510635)

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廣東省水利檔案統(tǒng)計(jì)工作的成效與思考

陳光琳,陳 璐

(廣東省水利廳政務(wù)服務(wù)中心, 廣東 廣州 510635)

廣東省開展水利檔案統(tǒng)計(jì),通過健全機(jī)構(gòu)、建立聯(lián)系人制度、召開專項(xiàng)會(huì)議、舉辦培訓(xùn)班、建立QQ群等方式,加強(qiáng)與水利部溝通協(xié)調(diào),積極探索檔案統(tǒng)計(jì)管理工作的新方法、新舉措,及時(shí)解決統(tǒng)計(jì)工作中出現(xiàn)的各種問題,取得良好成效。通過總結(jié)3個(gè)年度全省水利檔案統(tǒng)計(jì)工作主要做法和體會(huì),提出存在問題和解決措施建議,有利于指導(dǎo)全省水利系統(tǒng)各單位水利檔案統(tǒng)計(jì)工作。

水利;檔案;統(tǒng)計(jì);成效;思考

自2013年2月22日水利部印發(fā)《全國(guó)水利檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》(辦檔〔2013〕59號(hào))以來,廣東省水利廳認(rèn)真貫徹落實(shí)水利部辦公廳關(guān)于做好水利檔案統(tǒng)計(jì)工作的有關(guān)部署和國(guó)家檔案局、國(guó)家統(tǒng)計(jì)局《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》(2012年6月)的各項(xiàng)要求,在水利部辦公廳檔案處關(guān)心和指導(dǎo)下,在全省水利系統(tǒng)各單位的高度重視、支持和各級(jí)水利檔案部門的通力合作、積極配合下,廣東省2013—2015年度水利檔案統(tǒng)計(jì)工作有序開展,穩(wěn)步推進(jìn),優(yōu)質(zhì)高效完成每一年度全省水利檔案統(tǒng)計(jì)工作任務(wù),按時(shí)上報(bào)水利部,取得良好成效,并在2015年全國(guó)水利電子信息檔案管理及水利檔案統(tǒng)計(jì)知識(shí)培訓(xùn)班上作典型經(jīng)驗(yàn)交流發(fā)言。為進(jìn)一步做好全省水利檔案統(tǒng)計(jì)工作,總結(jié)3個(gè)年度全省水利檔案統(tǒng)計(jì)工作主要做法和體會(huì),提出存在問題和解決措施建議,有利于指導(dǎo)全省水利系統(tǒng)各單位水利檔案統(tǒng)計(jì)工作。

1 水利檔案統(tǒng)計(jì)工作的重要性

為全面、準(zhǔn)確地了解全國(guó)水利檔案工作基本情況、規(guī)范水利檔案管理,依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)統(tǒng)計(jì)法》和《水利檔案工作規(guī)定》,2013年2月水利部制定了《全國(guó)水利檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》。

水利檔案統(tǒng)計(jì)工作是水利系統(tǒng)檔案事業(yè)建設(shè)的一項(xiàng)重要工作,是了解和掌握水利檔案的形成、管理、利用等情況和檔案事業(yè)發(fā)展的重要手段。水利檔案統(tǒng)計(jì)的任務(wù)是統(tǒng)計(jì)水利檔案的接收、移出、整理、鑒定、數(shù)字化、保管、利用和檔案工作機(jī)構(gòu)、人員、經(jīng)費(fèi)等情況,以及檔案的室藏情況、基礎(chǔ)設(shè)施、檔案信息資源開發(fā)、信息化管理等方面的調(diào)查登記和綜合分析。水利檔案統(tǒng)計(jì)具體通過表格、指標(biāo)數(shù)字等形式,反映出全宗單位檔案管理工作的真實(shí)情況,為水利檔案管理提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐,在檔案管理工作中占有重要的地位和具有重要作用。檔案統(tǒng)計(jì)工作是整個(gè)檔案工作中一項(xiàng)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié),也是保證檔案工作質(zhì)量、提高檔案工作水平的一項(xiàng)有效措施。廣東省水利檔案統(tǒng)計(jì)是全面了解和準(zhǔn)確掌握我省水利系統(tǒng)各單位檔案管理工作情況,是各單位作出水利建設(shè)管理科學(xué)決策的重要依據(jù)。

2 水利檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求

水利檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度是水利統(tǒng)計(jì)的組成部分,通過逐級(jí)、定期填報(bào)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表來實(shí)施。要求水利系統(tǒng)各單位要高度重視,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),落實(shí)人員,明確責(zé)任,及時(shí)、準(zhǔn)確填報(bào),不得虛報(bào)、錯(cuò)報(bào)、拒報(bào)或遲報(bào)；同時(shí)，要求各級(jí)水行政主管部門應(yīng)認(rèn)真履行對(duì)下級(jí)單位統(tǒng)計(jì)工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé),以確保各級(jí)檔案統(tǒng)計(jì)工作的正常開展。水利檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表的匯總、報(bào)送,則通過分級(jí)管理、逐級(jí)匯總、逐級(jí)報(bào)送的方式完成。省級(jí)水行政主管部門負(fù)責(zé)本單位、所屬單位及所轄地區(qū)統(tǒng)計(jì)報(bào)表匯總、報(bào)送工作。

3 水利檔案統(tǒng)計(jì)工作基本情況

自2013年水利檔案統(tǒng)計(jì)工作開展以來,按照水利部辦公廳的統(tǒng)一部署,省水利廳高度重視,精心組織、及早部署,全省水利檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)展順利,各市、縣(區(qū))及下屬單位、廳直屬單位及二級(jí)單位按時(shí)完成水利檔案統(tǒng)計(jì)工作任務(wù)。至2015年,廣東省水利檔案統(tǒng)計(jì)工作涵蓋了287個(gè)單位,其中廳直屬單位及二級(jí)單位20個(gè),地級(jí)市水務(wù)局21個(gè),地級(jí)市直屬單位93個(gè),縣區(qū)水利(水務(wù))局120個(gè),縣區(qū)直屬單位33個(gè),上報(bào)率100%。通過逐級(jí)上報(bào)的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù),使廣東省水利廳全面掌握了全省各級(jí)水利部門的檔案管理基本情況(見表1)。

表1 2015年廣東省各級(jí)水利部門的檔案管理基本情況

4 水利檔案統(tǒng)計(jì)工作主要做法

水利檔案統(tǒng)計(jì)工作是一項(xiàng)全新的工作,沒有成熟的經(jīng)驗(yàn)可循,時(shí)間緊、任務(wù)重、范圍廣。為確保全省水利檔案統(tǒng)計(jì)工作按時(shí)完成,省水利廳采取一系列的有效措施,保障統(tǒng)計(jì)工作有序推進(jìn),達(dá)到了預(yù)期的目的。

1) 健全檔案管理機(jī)構(gòu),加強(qiáng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)

根據(jù)2013年2月水利部印發(fā)的《全國(guó)水利檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》和2013年3月《水利部辦公廳關(guān)于做好2013年水利檔案統(tǒng)計(jì)工作的通知》, 省水利廳及時(shí)印發(fā)《關(guān)于做好2013年水利檔案統(tǒng)計(jì)工作的通知》,部署全省水利檔案統(tǒng)計(jì)工作。要求各級(jí)水利部門加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),建立水利檔案統(tǒng)計(jì)管理構(gòu)架,指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)工作,落實(shí)各地級(jí)以上市水務(wù)局負(fù)責(zé)對(duì)所轄縣(市、區(qū))水務(wù)(水利)局及直屬單位檔案統(tǒng)計(jì)工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé),落實(shí)基層單位和經(jīng)辦人的工作任務(wù)、職責(zé)和要求。

此外,通過培訓(xùn)、檢查等各種形式及時(shí)解決填報(bào)過程中的問題,督促各單位認(rèn)真落實(shí)《全國(guó)水利檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》的各項(xiàng)要求,規(guī)范管理,按時(shí)報(bào)送。在轉(zhuǎn)發(fā)《做好2014、2015年水利檔案統(tǒng)計(jì)工作的通知》中,再次強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)重視、落實(shí)責(zé)任、精心填報(bào)、嚴(yán)格把關(guān)、按時(shí)上報(bào)等方面的具體要求,并真正得到落實(shí)。

2) 加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí),提高數(shù)據(jù)質(zhì)量

為做好水利檔案統(tǒng)計(jì)工作,提高檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性,省水利廳于2013年7月11—12日在廣州舉辦了全省水利檔案統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)培訓(xùn)班,全省21個(gè)地級(jí)市水務(wù)局具體負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作的負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人員,120個(gè)縣(市、區(qū))水務(wù)(水利)局、20個(gè)廳直屬單位和二級(jí)單位的具體負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作經(jīng)辦人員,近200人參加了培訓(xùn)。培訓(xùn)班對(duì)全省水利檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行部署；對(duì)《全國(guó)水利檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》進(jìn)行解讀,對(duì)填表說明以及水利檔案統(tǒng)計(jì)管理軟件的使用方法進(jìn)行介紹,并采取現(xiàn)場(chǎng)答疑方式,解答疑難問題,取得良好成效。

3) 采用試點(diǎn)方式,以點(diǎn)帶面整體推動(dòng)

2013年7月,為推廣好的經(jīng)驗(yàn)和做法,省水利廳把廣東省水利電力勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院作為水利檔案統(tǒng)計(jì)工作的試點(diǎn)單位,及時(shí)總結(jié)好的做法,掌握填報(bào)過程中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的問題,以點(diǎn)帶面,將好的做法推廣到全省,重點(diǎn)關(guān)注易出問題的環(huán)節(jié),確保水利檔案統(tǒng)計(jì)工作順利開展,統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)符合要求。

4) 溝通協(xié)調(diào)抓聯(lián)動(dòng),及時(shí)反饋促進(jìn)度

為加強(qiáng)與水利部和全省水利系統(tǒng)各單位的溝通協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo),及時(shí)解決存在的問題,2013年3月省水利廳立即建立水利檔案統(tǒng)計(jì)工作聯(lián)系人制度和QQ群,其一,省水利廳檔案人員始終堅(jiān)持靠前指導(dǎo),既抓統(tǒng)籌,也抓細(xì)節(jié),為及時(shí)了解各單位的進(jìn)展情況,制作了《水利檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)展情況表》,要求各市水利部門及時(shí)上報(bào)統(tǒng)計(jì)進(jìn)展情況；其二,各級(jí)檔案人員通過共享QQ群,隨時(shí)提出遇到的問題,隨時(shí)商討解決方法,并分享統(tǒng)計(jì)工作中的好方式好方法；其三,及時(shí)對(duì)下級(jí)單位提交的數(shù)據(jù)進(jìn)行校對(duì)檢查,對(duì)數(shù)據(jù)填報(bào)有誤的,及時(shí)通知相關(guān)單位調(diào)整修改,幫助修改完善,嚴(yán)把統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)。

5) 適時(shí)通報(bào)工作進(jìn)展,表揚(yáng)先進(jìn)推動(dòng)后進(jìn)

2013年是水利檔案統(tǒng)計(jì)工作的第一年,根據(jù)各級(jí)各單位的組織領(lǐng)導(dǎo)、思想認(rèn)識(shí)、工作進(jìn)度、業(yè)務(wù)質(zhì)量等情況,及時(shí)印發(fā)《關(guān)于2013年水利檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)展情況的通報(bào)》,進(jìn)一步明確工作要求,起到了較好的督促作用,有效地提高了各單位的積極性,確保了廣東省統(tǒng)計(jì)成果按時(shí)上報(bào)水利部。同時(shí),也為2014年和2015年統(tǒng)計(jì)工作的順利進(jìn)行打下了良好的基礎(chǔ)。2014年10月,在轉(zhuǎn)發(fā)《水利部辦公廳關(guān)于2014年〈全國(guó)水利檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度〉實(shí)施情況的通報(bào)》的同時(shí),結(jié)合廣東省水利檔案統(tǒng)計(jì)情況,再次要求各單位切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、重視檔案數(shù)據(jù)收集、及時(shí)更新軟件系統(tǒng)、以及加大對(duì)下級(jí)單位的督導(dǎo)培訓(xùn)力度,全省水利檔案統(tǒng)計(jì)工作效率和質(zhì)量進(jìn)一步提高。

6) 認(rèn)真把好審核關(guān),按時(shí)完成報(bào)送工作

面對(duì)全省水利系統(tǒng)287個(gè)單位的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),省水利廳按照“分級(jí)負(fù)責(zé),逐級(jí)匯總、逐級(jí)上報(bào)”的原則,要求各級(jí)水利部門要切實(shí)負(fù)起總責(zé),對(duì)上報(bào)的數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真審核,層層把關(guān),特別是對(duì)今后報(bào)表數(shù)據(jù)的歷史銜接和比對(duì),要嚴(yán)格按照《全國(guó)水利檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》的要求和實(shí)際情況進(jìn)行準(zhǔn)確填報(bào),杜絕錯(cuò)報(bào)、漏報(bào)、不報(bào)現(xiàn)象的發(fā)生,保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整和真實(shí)。

5 水利檔案統(tǒng)計(jì)工作幾點(diǎn)體會(huì)

以求真務(wù)實(shí)、扎實(shí)高效的工作作風(fēng),積極揮灑干事的激情,不斷提升檔案工作的服務(wù)能力和水平。

1) 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是關(guān)鍵

檔案統(tǒng)計(jì)工作作為檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的組成部分,是一項(xiàng)長(zhǎng)期性和持續(xù)性的工作。要求各級(jí)水利部門從思想上引起重視,明確統(tǒng)計(jì)工作負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo),及時(shí)聽取統(tǒng)計(jì)工作匯報(bào),幫助解決統(tǒng)計(jì)工作中遇到的困難和問題。采取切實(shí)可行的有效措施,保證檔案統(tǒng)計(jì)人員隊(duì)伍的穩(wěn)定,保證必要的檔案工作經(jīng)費(fèi)和設(shè)備,將統(tǒng)計(jì)責(zé)任落實(shí)到人,為水利檔案統(tǒng)計(jì)工作順利開展提供有力保障。

2) 檔案人員相互配合是基礎(chǔ)

各單位檔案人員在日常工作中按時(shí)完成年度各門類檔案的收集、整理、歸檔工作,統(tǒng)計(jì)好各門類檔案的數(shù)量；在填報(bào)過程準(zhǔn)備階段,認(rèn)真學(xué)習(xí)《全國(guó)水利檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》,準(zhǔn)確理解各相關(guān)指標(biāo)的具體含義,熟練掌握統(tǒng)計(jì)軟件,關(guān)注統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的升級(jí)信息,及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)；在數(shù)據(jù)填報(bào)時(shí),注意平衡報(bào)表各數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系,避免出現(xiàn)錯(cuò)誤,保證了統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)度和質(zhì)量。在3 a的統(tǒng)計(jì)工作中,各單位檔案人員總結(jié)經(jīng)驗(yàn),不斷摸索,掌握方法,提高工作效率,確保報(bào)送數(shù)據(jù)全面、完整和真實(shí),通過全省水利系統(tǒng)檔案人員的共同努力,按時(shí)順利完成廣東省2013至2015年水利檔案統(tǒng)計(jì)工作。

3) 溝通渠道通暢和上傳下達(dá)及時(shí)是保障

協(xié)調(diào)是完成統(tǒng)計(jì)工作一項(xiàng)非常重要的方面,隨著工作的不斷深入,上級(jí)與下級(jí)之間、下級(jí)與上級(jí)之間的聯(lián)系與交往日益增強(qiáng),只有充分重視溝通協(xié)調(diào)作用,才能更好地完成任務(wù)。因此,在統(tǒng)計(jì)工作中,各級(jí)檔案人員通過電話、QQ群等方式,加強(qiáng)工作部署與交流,解決工作中遇到的問題,分享好的經(jīng)驗(yàn),形成良好的工作氛圍,起到了上傳下達(dá)的作用。

6 水利檔案統(tǒng)計(jì)工作存在問題

1) 由于基層檔案人員素質(zhì)參差不齊或人員輪崗,對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)的熟悉程度也存在差異,對(duì)水利檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)操作不熟練,因此，對(duì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表中的各項(xiàng)指標(biāo)理解上有偏差,導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)填報(bào)有誤,從而影響進(jìn)度。

2) 個(gè)別單位水利檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)度滯后,影響了全省統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)度的推進(jìn)。

3) 各填報(bào)單位接到上級(jí)年度水利檔案統(tǒng)計(jì)工作通知后才開始開展相關(guān)工作,造成時(shí)間短,匆忙上報(bào),影響統(tǒng)計(jì)質(zhì)量。

7 水利檔案統(tǒng)計(jì)工作建議

1) 基層檔案人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí),熟練掌握統(tǒng)計(jì)信息工作和水利檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)操作,做到準(zhǔn)確、完整、真實(shí)、可靠,避免出現(xiàn)漏報(bào)和錯(cuò)報(bào)現(xiàn)象。同時(shí),檔案統(tǒng)計(jì)人員輪崗時(shí)應(yīng)做好交接工作,確保檔案統(tǒng)計(jì)年度填報(bào)的連續(xù)性。

2) 各單位,特別是基層單位應(yīng)高度認(rèn)識(shí)到每年的水利檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)報(bào)送工作是常態(tài)化的工作,要注重做好平時(shí)檔案的臺(tái)賬管理,每年1月應(yīng)做好統(tǒng)計(jì)工作準(zhǔn)備,待收到上級(jí)印發(fā)的檔案統(tǒng)計(jì)工作通知后,能及時(shí)提交本單位的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)報(bào)表和綜合數(shù)據(jù)報(bào)表成果。

3) 各級(jí)單位要嚴(yán)格審核下一級(jí)上報(bào)統(tǒng)計(jì)成果,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正完善；認(rèn)真復(fù)核本級(jí)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),按時(shí)向上一級(jí)單位提交優(yōu)質(zhì)統(tǒng)計(jì)成果。

4) 鑒于統(tǒng)計(jì)工作涉及單位眾多,分級(jí)層次多,自上而下部署以及自下而上逐級(jí)填報(bào)匯總審核上報(bào),需要有相對(duì)充裕的時(shí)間,以保證上報(bào)數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性,為此,各單位收到上級(jí)水利檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)通知文件的處理過程和轉(zhuǎn)印發(fā)通知文件的辦文過程,應(yīng)按急件公文辦理。

(本文責(zé)任編輯 王瑞蘭)

Effect and Consideration of Water Conservancy Archives Statistical Work in Guangdong Province

CHEN Guanglin, CHEN Lu

(Guangdong Provincial Water Resources Department, Guangzhou 510635, China)

Through perfecting institutions, establishing contacts system, holding specific meetings and training classes, building QQ group, etc., and strengthening the communication with the Ministry of Water Resources, actively exploring new methods and initiatives for the management of archives statistics, various problems can be resolved. Guangdong water conservancy archives statistics work achieves good results. By summarizing 3 years experience of water conservancy archives statistical work in Guangdong province, problems and solutions are proposed, which can be helpful to guide provincial water conservancy system archives statistical work.

water conservation； archives； statistics； effect； consider

2016-01-25;

2016-02-25

陳光琳(1964),女,本科,從事綜合檔案管理和工程檔案監(jiān)督指導(dǎo)等工作。

G271.4

C

1008-0112(2016)02-0055-04