中國石油便利店零售系統(tǒng)的分析與設(shè)計

遼寧對外經(jīng)貿(mào)學(xué)院信息管理系 王 敏

中國石油便利店零售系統(tǒng)的分析與設(shè)計

遼寧對外經(jīng)貿(mào)學(xué)院信息管理系 王 敏

隨著加油站行業(yè)愈演愈烈的競爭形勢,中國石油企業(yè)需要另避蹊徑來提高利潤,其中便利店能夠?yàn)榧佑驼驹黾訋硐喈?dāng)可觀的經(jīng)濟(jì)點(diǎn)。但現(xiàn)在的便利店零售系統(tǒng)除了企業(yè)經(jīng)營機(jī)制的改革外,還需要對便利店零售管理系統(tǒng)進(jìn)行全面的業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)分析。

零售系統(tǒng);銷售管理;便利店

1.背景

1.1 系統(tǒng)開發(fā)背景

由于科技水平在現(xiàn)實(shí)生活迅猛的發(fā)展,讓各行各業(yè)都無法忽略計算機(jī)技術(shù)帶來的創(chuàng)新,計算機(jī)已成為在各個領(lǐng)域都無法替代的工作手段,尤其是在推廣的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和建立的Information Highway上。隨著開放、兼容、共享時代的步入,有大量的數(shù)據(jù)信息需要通過計算機(jī)存儲、處理和傳播,以便于我們的信息得到最好的應(yīng)用。因此,非常有必要對零售業(yè)的信息化進(jìn)程進(jìn)行加速。

1.2 零售在國內(nèi)外的發(fā)展現(xiàn)狀

零售業(yè)發(fā)展趨勢往往是大多數(shù)商家很在乎的信息之一,但是,它依然存在著許多不足之處,且它是大多數(shù)零售業(yè)共通的弱點(diǎn)。如:對每種商品的信息缺乏高效管理,前臺的結(jié)賬速度緩慢,經(jīng)常在營業(yè)額上出現(xiàn)差錯,對商品的調(diào)價困難,銷售信息統(tǒng)計不明確等,而且在零售業(yè)的后臺管理中,對于商品的進(jìn)貨、銷售和庫存等環(huán)節(jié)大都以管理員的主觀意愿為基準(zhǔn),不能夠?qū)ι唐返男畔⒔o出及時的更新,導(dǎo)致環(huán)環(huán)緊扣的系統(tǒng)得不到完美的運(yùn)作。為此,零售業(yè)管理系統(tǒng)的設(shè)計尤為重要。

1.3 解決的主要問題

目前,就加油站便利店來說,銷售一些商品才是其主要業(yè)務(wù),這就不可避免的出現(xiàn)一些大大小小的問題。在進(jìn)貨環(huán)節(jié)中,貨物的庫存量和銷售量無法明確導(dǎo)致無法制定進(jìn)貨計劃,訂貨發(fā)往店鋪的過程中難免引起貨物的損壞,這就要求人工進(jìn)行檢驗(yàn)和報廢;庫存也是由員工進(jìn)行盤點(diǎn),耗時且易出現(xiàn)錯誤,這樣就不能了解并確認(rèn)庫存的最真實(shí)的信息;銷售方面,也要人工計算每天每月的銷售額和每個人的銷售業(yè)績以及每項(xiàng)商品的銷售狀況。想要真正的解決上述的問題,對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)有效的進(jìn)行提高,就需要導(dǎo)入進(jìn)、銷、存等零售業(yè)信息化系統(tǒng)對進(jìn)貨、銷售、庫存等環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管理。

2.系統(tǒng)分析

2.1 技術(shù)可行性

在開發(fā)小組中有熟練掌握面向?qū)ο蠓椒ㄩ_發(fā)軟件系統(tǒng)的資深的系統(tǒng)分析員和程序員,在信息系統(tǒng)開發(fā)方法上不存在任何問題。在網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)方面,本開發(fā)小組有專門的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員,開發(fā)小組有豐富的C/S結(jié)構(gòu)規(guī)劃和設(shè)計技術(shù)以及開發(fā)經(jīng)驗(yàn),有豐富的應(yīng)用數(shù)據(jù)庫開發(fā)經(jīng)驗(yàn)并能夠熟練使用java編程。

2.2 經(jīng)濟(jì)可行性

中國石油是中國油氣行業(yè)占主導(dǎo)地位的最大的油氣生產(chǎn)和銷售商,是國有企業(yè),是中國銷售收入最大的公司之一,也是世界最大的石油公司之一,所以企業(yè)完全有能力負(fù)擔(dān)此系統(tǒng)的開發(fā)。并且運(yùn)營便利店零售系統(tǒng)會減少人員的開支和管理費(fèi)用,也能減少錯誤的發(fā)生,這將會為企業(yè)帶來可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

2.3 社會可行性

目前國外已有很多成功的便利店零售信息系統(tǒng)的先例,零售系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)行與國家的政策法規(guī)不存在任何沖突和抵觸之處。另外,零售信息系統(tǒng)所采用的操作和工作方式符合工作人員和企業(yè)的日常習(xí)慣,而且操作方便靈活,便于工作,具有可行性。

綜上所述,通過技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和社會三個方面的可行性分析,可以確定本系統(tǒng)是完全有必要進(jìn)行開發(fā)的,而且是可行的,可以立項(xiàng)開發(fā)。

3.系統(tǒng)總體設(shè)計

3.1 系統(tǒng)開發(fā)

系統(tǒng)開發(fā)平臺:Microsoft Visual Studio 2010;系統(tǒng)開發(fā)技術(shù): ASP。NET技術(shù);系統(tǒng)開發(fā)語言:Java語言;系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu):c/s結(jié)構(gòu);數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng):Microsoft SQL Server 2008.其優(yōu)勢在于系統(tǒng)客戶端響應(yīng)速度快,界面友好,方便客戶體驗(yàn),操作便利。

3.2 系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)

零售前臺(POS)管理系統(tǒng):包括銷售貨物錄入系統(tǒng)和收銀系統(tǒng)。銷售貨物錄入系統(tǒng)指顧客所購商品結(jié)賬時,員工用掃碼槍對包裝的條形碼進(jìn)行掃描、累計,要求快速錄入商品的信息。收銀系統(tǒng)能自動累積計算商品總額;對打折積分的商品,自動計算折扣率和折扣后金額;持有會員卡的顧客,輸入會員卡號進(jìn)行結(jié)算;根據(jù)系統(tǒng)提示收取現(xiàn)金和找零,或使用pos機(jī)刷卡,打印購物發(fā)票。

后臺管理系統(tǒng)(CMS):包括員工管理、進(jìn)銷存管理、統(tǒng)計管理以及便民服務(wù)管理。員工管理子系統(tǒng)提供錄入職工信息和維護(hù)職工信息的功能。采購管理子系統(tǒng)擁有可以對供應(yīng)商信息進(jìn)行管理,根據(jù)庫存管理中的庫存預(yù)警信息自動生成采購計劃并登記,對采購的貨物可以隨時進(jìn)行查詢,檢驗(yàn)貨物的數(shù)量及質(zhì)量,自動生成采購報表等功能。銷售管理子系統(tǒng)可以對貨物出售的信息進(jìn)行詳細(xì)的查詢,為顧客提供退貨的處理,自動生成銷售報表。庫存管理子系統(tǒng)可以進(jìn)行庫存數(shù)量的查詢,對過期或損壞的商品進(jìn)行報廢處理,隨時進(jìn)行庫存的盤點(diǎn)行為,并根據(jù)庫存的狀態(tài)進(jìn)行庫存預(yù)警。統(tǒng)計管理子系統(tǒng)對員工的業(yè)績、銷售的信息、報廢的虧損和利潤信息進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計。便民服務(wù)管理子系統(tǒng)包括便民箱物品查詢和更新。

系統(tǒng)功能模塊圖如圖3-2所示:

圖3 -2 系統(tǒng)功能模塊圖

圖4 -1 系統(tǒng)E-R圖

4.系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計

4.1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

各實(shí)體之間的關(guān)系即系統(tǒng)E-R圖如圖4-1所示。

系統(tǒng)采用SQL Server 2008作為后臺數(shù)據(jù)庫,數(shù)據(jù)庫命名為jxc,共有7個數(shù)據(jù)庫表。分別為商品資料表Product、客戶資料表Customer、供應(yīng)商資料表Feeder、管理員資料manager、采購表Stock、銷售表Sell,庫存表OtherStock。

4.2 系統(tǒng)登錄模塊

功能:本模塊的主要功能是完成管理員登錄的功能,系統(tǒng)在員工輸入的信息中對員工分別授予了不同的權(quán)限,要對身份進(jìn)行明確的驗(yàn)證,才能及時準(zhǔn)確的登錄該系統(tǒng)。在系統(tǒng)登陸進(jìn)行時,系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫是連接在一起的,調(diào)用數(shù)據(jù)庫中員工的信息,將員工的用戶名和密碼進(jìn)行對比,對比一致則證明對該系統(tǒng)有相應(yīng)權(quán)限,并成功登陸。在登陸模塊中,輸入了錯誤的用戶名或者用戶密碼的時候,系統(tǒng)要給出相應(yīng)的錯誤提示,對用戶密碼的設(shè)置要有所限制,不能設(shè)置過于簡單的密碼,防止丟失。當(dāng)用戶名稱或密碼輸入錯誤導(dǎo)致對系統(tǒng)的登陸失敗超過3次后,系統(tǒng)將自動禁止登陸,退出登陸模塊,為了防止用戶無休止的對系統(tǒng)進(jìn)行登陸的嘗試,必須限制系統(tǒng)的嘗試登陸次數(shù)。

4.3 采購管理模塊

功能:該模塊主要是對供應(yīng)商信息進(jìn)行管理、采購計劃的制定、采購貨物的查詢、檢驗(yàn)貨物以及自動生成采購報表這五個功能。

供應(yīng)商信息管理:該子模塊主要是對供應(yīng)商進(jìn)行基本的信息管理及維護(hù)。除了供應(yīng)商編碼,供應(yīng)商名稱,供應(yīng)商地址,聯(lián)系電話以及企業(yè)的法人代表等這些基本信息之外,我們更要對供應(yīng)商的信譽(yù)程度來考慮是否合作,這就需要在系統(tǒng)中來添加對供應(yīng)商的審核和考評以及黑名單的建立,并選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商進(jìn)行長期合作。采購計劃的制定:系統(tǒng)會根據(jù)庫存管理及時反饋回的庫存預(yù)警信息和銷售貨物出售的信息來及時的自動制定采購貨物的計劃,等待員工的最后確認(rèn)就可以下單給供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購貨物查詢:該模塊可以對一個時間段的采購情況進(jìn)行查詢,也可以分別對每個貨物的情況進(jìn)行明細(xì)查詢。檢驗(yàn)貨物管理:因?yàn)樵谪浳锱渌偷倪^程中時間地點(diǎn)無法明確,這就難免產(chǎn)生一些問題,比如途中丟失或損壞,致使到達(dá)的實(shí)際貨物與預(yù)定的貨物在數(shù)量和質(zhì)量上有所差距,這需要由物流公司或供應(yīng)商負(fù)責(zé)賠償,只有排除以上兩種情況,貨物才可以入庫進(jìn)行銷售,這就是檢貨管理的職能。生成采購報表:該報表是由系統(tǒng)自動生成,對每一筆采購的貨物信息都將準(zhǔn)確詳細(xì)的呈現(xiàn),方便進(jìn)行查看。

4.4 銷售管理模塊

功能:該模塊是對貨物出售的信息進(jìn)行管理,生成銷售報表,以及退貨的處理。銷售貨物錄入系統(tǒng)在前臺運(yùn)營銷售貨物錄入和收銀系統(tǒng)的過程中,后臺的銷售管理模塊也同步實(shí)現(xiàn)對銷售過程的處理。

貨物出售信息:該子模塊主要是能夠準(zhǔn)確查詢商品的銷售情況,哪種商品賣的快,哪種商品賣的慢,這都需要查詢來對制定采購計劃進(jìn)行影響。銷售報表,在貨物銷售出去的同時,系統(tǒng)將自動生成銷售報表。退貨處理:在顧客買到不是很心儀的商品時會要求退貨,系統(tǒng)要根據(jù)購物發(fā)票不超3天且不影響二次銷售的情況下,允許退貨行為的發(fā)生。通過對包裝條形碼的掃描進(jìn)入庫存信息中。

銷售管理業(yè)務(wù)流程圖如4-4所示。

4.5 庫存管理模塊

庫存管理可分為商品報廢、庫存盤點(diǎn)和庫存預(yù)警。

便利店零售行業(yè)商品數(shù)量較多,其盤點(diǎn)工作需要花費(fèi)較多的人力和物力,這就造成一些商品的積壓和損耗。為了將損失降到最小,我們要學(xué)會控制商品的損耗。對將要過期的物品低價出售,而超過保質(zhì)期的商品和意外損壞的商品就只能進(jìn)行報廢處理,系統(tǒng)將自動生成廢棄單據(jù)。

庫存盤點(diǎn)就是為了準(zhǔn)確的掌握經(jīng)營的業(yè)績情況,定期或臨時對庫存商品的實(shí)際數(shù)量進(jìn)行清查,對倉庫現(xiàn)有數(shù)量與賬目記錄的數(shù)量核對。庫存預(yù)警指庫存小于最低庫存的商品進(jìn)行及時的提醒,反饋給采購管理,制定采購計劃。

圖4 -4 銷售業(yè)務(wù)流程圖

4.6 統(tǒng)計管理模塊

統(tǒng)計管理模塊分為統(tǒng)計員工業(yè)績、統(tǒng)計銷售信息、統(tǒng)計報廢虧損和統(tǒng)計利潤信息等。

統(tǒng)計員工業(yè)績:為了更好的促進(jìn)員工的積極性,系統(tǒng)設(shè)置了統(tǒng)計員工業(yè)績的子程序。系統(tǒng)默認(rèn)按凈利潤降序方式排序,雙擊員工,所做業(yè)務(wù)按明細(xì)展開,按照排序給予員工獎懲。統(tǒng)計銷售信息:對每個時間段的銷售信息都可以進(jìn)行實(shí)時統(tǒng)計,方便企業(yè)對營業(yè)額的了解。統(tǒng)計報廢虧損:企業(yè)需要對虧損的信息進(jìn)行了解來把控到最低點(diǎn),才能更好的盈利。統(tǒng)計利潤信息:直觀的為企業(yè)相關(guān)人員展現(xiàn)企業(yè)的盈利情況。

4.7 員工管理模塊

在系統(tǒng)中,增添了員工管理子模塊來解決企業(yè)人員流動問題。對企業(yè)員工全部進(jìn)行信息化管理,來鼓勵員工進(jìn)行高效的的工作,省時省力。錄入職工信息:對企業(yè)新招聘的職工,系統(tǒng)將對基本信息進(jìn)行錄入,賦予每個職工不同的系統(tǒng)權(quán)限。維護(hù)職工信息:該模塊對離職、換崗或者職工信息發(fā)生變化等情況發(fā)生變化時,來對其進(jìn)行信息的變更。

4.8 便民服務(wù)管理

便民服務(wù)管理子系統(tǒng)包括便民箱物品查詢和更新。便民服務(wù),是加油站為區(qū)別于其他便利店所設(shè)置的為顧客提供服務(wù)的系統(tǒng),充分體現(xiàn)了中國石油加油站"顧客至上"的信念。其中,包含免費(fèi)為顧客提供日常藥品、創(chuàng)可貼、針線以及汽車維修工具。而這些物品需要定時處理和更新,做到更好的為顧客服務(wù)。

5.總結(jié)及展望

和傳統(tǒng)的零售系統(tǒng)來比較,本系統(tǒng)能夠提高零售業(yè)的運(yùn)作效率,減少經(jīng)營的成本,提供良好的技術(shù)支持。但是,本系統(tǒng)還不夠完善,沒有運(yùn)用更多先進(jìn)的信息系統(tǒng)開發(fā)方法。

如今付款方式的變化使人們出行購物更加方便,系統(tǒng)可以在保障安全性能的基礎(chǔ)上增加多種付款方式來經(jīng)營。當(dāng)然,中國石油便利店要實(shí)現(xiàn)真正意義上的零售管理優(yōu)化,在如此之多的便利店中站住腳跟,僅僅依靠一個零售系統(tǒng)是不可能做到的。這還需要企業(yè)自己在信息化時代抓住機(jī)遇,勇于做出改變。我相信,在我們共同的努力下,一定會創(chuàng)造不一樣的成績。

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