信息化背景下高職院校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)研究

石中葉+楊偉元

【摘要】高校的資產(chǎn)是高校辦學(xué)的物質(zhì)基礎(chǔ)，高校的資產(chǎn)管理工作關(guān)系到高校的辦學(xué)水平和健康發(fā)展。本文分析了當(dāng)前高職院校資產(chǎn)檔案管理工作存在的問題，并開展探討，就信息化背景下高職院校資產(chǎn)檔案管理的建設(shè)工作提出了合理建議。

【關(guān)鍵詞】高職院校;資產(chǎn)檔案管理工作

高校資產(chǎn)檔案管理是高校資產(chǎn)管理、檔案管理的重要組成部分，是提高辦學(xué)水平，提升核心競爭力的重要舉措，也是高校管理活動的重要內(nèi)容。隨著社會對高技能型人才的需求的加劇，我國各高職院校進(jìn)入了高速發(fā)展期。在國家加大投人，社會企業(yè)捐資助學(xué)，高校自身的統(tǒng)籌發(fā)展，高職院校各方面條件都得到了很大的改善。隨著高職院校教育教學(xué)改革的深入，高職院校資產(chǎn)的增多，其檔案管理落后問題凸顯。各高職院校急需加強高職院校資產(chǎn)的管理，改變傳統(tǒng)的管理模式，提高資產(chǎn)利用的效率。

隨著資產(chǎn)種類、數(shù)量的增多，高職院校資產(chǎn)檔案管理工作更加復(fù)雜化。信息化技術(shù)的高速發(fā)展對各行業(yè)領(lǐng)域帶來了革命性的變革，落后的資產(chǎn)檔案管理模式嚴(yán)重制約了高職院校的發(fā)展，信息化技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為高職院校資產(chǎn)檔案管理的主流趨勢。

一、當(dāng)前高職院校資產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析

1、高校資產(chǎn)檔案管理指導(dǎo)思想不明確

由于高校的非營利的性質(zhì)，高校建設(shè)資金主要依靠于國家和政府的財政撥款，受該體制的影響，高校資產(chǎn)管理形成了難以突破的固有的思維模式：重資金投入，輕日常管理，管理方法和模式滯后。另一方面，傳統(tǒng)高校資產(chǎn)管理是一種靜態(tài)的管理，由于高校固定資產(chǎn)的種類繁多，數(shù)量龐大。這種管理只能簡單的記錄資產(chǎn)的數(shù)量、價格、型號等信息，而在實際使用中，則不能及時有效地反映資產(chǎn)的周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、流動以及報廢、折舊等等信息。動態(tài)管理的缺乏不能有效反饋資產(chǎn)使用情況。

2、管理的責(zé)任主體缺位

高校資產(chǎn)檔案是伴隨著資產(chǎn)的產(chǎn)生、使用而形成的一種專業(yè)性檔案，具有關(guān)聯(lián)主體多、專業(yè)性強、產(chǎn)生過程漫長、信息量大等特點。其管理工作涉及部門多，人員廣。學(xué)校檔案管理部門雖對學(xué)校所有的檔案管理工作具有管理和指導(dǎo)職責(zé)，但人員和資產(chǎn)管理專業(yè)知識的缺乏，無法關(guān)注到資產(chǎn)檔案產(chǎn)生的每一個環(huán)節(jié)和所有對象，無法承擔(dān)直接的管理責(zé)任;國有資產(chǎn)管理部門是資產(chǎn)形成的主導(dǎo)者，其主要職責(zé)是規(guī)范采購、合理配置、安全管理資產(chǎn)，但缺乏資產(chǎn)檔案的管理知識與責(zé)任意識，也無法獨立系統(tǒng)地設(shè)計和管理資產(chǎn)檔案;其他資產(chǎn)責(zé)任單位一般只負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)資產(chǎn)所產(chǎn)生檔案信息的相關(guān)管理工作，更不可能全面負(fù)責(zé)資產(chǎn)檔案的建設(shè)與管理工作。高職院校資產(chǎn)檔案管理的特性決定了其責(zé)任主體非單個單位所能完成，這直接造成資產(chǎn)檔案管理的無序化，導(dǎo)致大量檔案信息遺失、變形，嚴(yán)重影響資產(chǎn)檔案信息的真實性，造成效能低下。

3、高校資產(chǎn)檔案管理缺乏專業(yè)的管理人員

高校檔案工作人員除綜合檔案室或檔案館人員為專業(yè)專職人員外，資產(chǎn)檔案管理人員大多為非專業(yè)兼職人員，資產(chǎn)檔案管理非其主要工作，其檔案工作知識技能主要靠實踐摸索和自學(xué)提高，專業(yè)水平參差不齊。且兼職檔案人員流動性大，崗位人員流失嚴(yán)重，一定程度上加劇了資產(chǎn)檔案人員整體素質(zhì)的下降，而檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作在高校很難像干部、教師培訓(xùn)一樣得到應(yīng)有的重視，缺乏常規(guī)化培訓(xùn)機制，資產(chǎn)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升也難以得到實現(xiàn)和保障。

二、信息化背景下高校資產(chǎn)檔案管理的建設(shè)的途徑

1、加強資產(chǎn)管理的系統(tǒng)性建設(shè)

高校資產(chǎn)管理實踐活動有自己獨有的運行機制、管理制度、內(nèi)容體系、人員隊伍和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，是一項規(guī)范的系統(tǒng)性工程。相應(yīng)的，高校資產(chǎn)檔案管理作為資產(chǎn)管理活動的映像反映，本身就不可避免的具有系統(tǒng)性。只有以系統(tǒng)整體目標(biāo)的優(yōu)化與實現(xiàn)為準(zhǔn)繩，科學(xué)分析、協(xié)調(diào)各子系統(tǒng)的相互關(guān)系，才能促進(jìn)事物的整體平衡發(fā)展。因此，各類高校的檔案工作者應(yīng)高度重視資產(chǎn)檔案管理工作，樹立系統(tǒng)意識，強化系統(tǒng)建設(shè)與管理，促進(jìn)資產(chǎn)檔案建設(shè)水平的整體提高。

2、提高高校資產(chǎn)檔案管理的效能

高校資產(chǎn)檔案管理應(yīng)遵循管理的效能性原則，通過創(chuàng)新管理理念，完善管理內(nèi)容，改進(jìn)管理手段和方法，更好地發(fā)揮檔案管理效能，真實地反映高校資產(chǎn)的使用狀態(tài)，為改革資產(chǎn)管理方法和手段提供依據(jù)，從而促進(jìn)高校資產(chǎn)使用效能的再提高。資產(chǎn)檔案效能管理的核心是分析和利用資產(chǎn)檔案中的資產(chǎn)使用數(shù)據(jù)，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案恰恰最不利于相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與分析。因此，我們要提高資產(chǎn)檔案的管理效能就一定要加快檔案管理的信息化建設(shè)。

3、加快資產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)

信息化時代的到來給人們的工作和生活帶來無限的便利，同時也改變了傳統(tǒng)的工作模式，實現(xiàn)高校資產(chǎn)檔案管理信息化可以加強對資產(chǎn)檔案管理工作的監(jiān)督，必定能促進(jìn)各項管理措施的有效實施，同時也會給資產(chǎn)檔案管理者帶來方便，可以簡化繁瑣的工作流程。

以數(shù)字化、智能化校園建設(shè)為契機，推行資產(chǎn)檔案編制、接收和保管的數(shù)字化、多媒體化，實現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新。加強資產(chǎn)檔案管理人員的信息化能力培訓(xùn)，推行數(shù)字化館藏建設(shè)，實現(xiàn)藏、閱、利用智能化，編研工作網(wǎng)絡(luò)化。高校應(yīng)開展國有資產(chǎn)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化實現(xiàn)檔案信息資源的共享，以便為學(xué)校規(guī)劃決策及時提供準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，更好地為教學(xué)科研服務(wù)。同時，根據(jù)所歸檔的檔案資料建立信息網(wǎng)絡(luò)，建立統(tǒng)一規(guī)范的國有資產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息資源的開發(fā)和利用。

三、結(jié)束語

資產(chǎn)檔案管理信息化是資產(chǎn)檔案管理的必然發(fā)展趨勢，順應(yīng)時代發(fā)展潮流。高職院校要轉(zhuǎn)變觀念，樹立現(xiàn)代化的管理理念，建立完善的資產(chǎn)檔案管理信息化制度，提高管理人員的綜合素質(zhì)，建設(shè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系，實現(xiàn)檔案信息共享。作為高等院校的資產(chǎn)管理工作者和檔案工作者，要針對高校資產(chǎn)檔案管理中存在的問題，切實加強管理，使資產(chǎn)檔案工作更好地服務(wù)于學(xué)校的科學(xué)發(fā)展，確保資產(chǎn)的安全完整，實現(xiàn)資產(chǎn)的合理配置，提高資產(chǎn)的使用效率，共同為推動高等教育事業(yè)的健康發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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