做時(shí)間的主人

陳明旭

2016年初，由于需要處理的事情雜亂繁多，我的工作總是出現(xiàn)“出力不出活”的“窘?jīng)r”。為改變現(xiàn)狀，我購(gòu)買了很多時(shí)間管理類的書籍來(lái)學(xué)習(xí)。與此同時(shí)，丹東供電公司的青年后備干部班也需要一門提升素質(zhì)能力的課程，于是我向主辦方推薦了“時(shí)間管理”，并承擔(dān)起這門課的開(kāi)發(fā)與講授。

在開(kāi)發(fā)課程的四個(gè)月里，我每天閱讀相關(guān)書籍，向同事、朋友了解其對(duì)時(shí)間管理的認(rèn)識(shí)、需求和亟待解決的問(wèn)題，并親力親為嘗試各種時(shí)間管理的方法。最終，我將“時(shí)間管理”課程分為三個(gè)模塊：時(shí)間管理是什么？如何避免時(shí)間浪費(fèi)？應(yīng)怎樣進(jìn)行時(shí)間管理？

避免誤解，減少時(shí)間浪費(fèi)

課程伊始，我從生活中的實(shí)例出發(fā)，向大家介紹常見(jiàn)的便簽、日歷、記事本、日程安排表等，這些其實(shí)都是時(shí)間管理在現(xiàn)實(shí)生活中的應(yīng)用。而當(dāng)問(wèn)及“學(xué)習(xí)時(shí)間管理是為了什么”，我發(fā)現(xiàn)大部分學(xué)員對(duì)時(shí)間管理存有誤解，他們錯(cuò)誤地認(rèn)為學(xué)習(xí)時(shí)間管理是為了“提高效率”“節(jié)約時(shí)間”“掌控時(shí)間”。

走出三個(gè)誤區(qū)

時(shí)間管理的真正涵義是指通過(guò)事先規(guī)劃、運(yùn)用一定的技巧/方法/工具，靈活、有效地運(yùn)用時(shí)間，從而實(shí)現(xiàn)個(gè)人、組織的既定目標(biāo)。針對(duì)學(xué)員的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，我進(jìn)行了詳細(xì)解答。

·時(shí)間管理≠對(duì)時(shí)間的管理。由于每個(gè)人固定擁有一天24小時(shí)，因此，時(shí)間管理其實(shí)是自我管理，而非對(duì)時(shí)間進(jìn)行管理。

·時(shí)間管理≠效率管理。提高效率（以正確的方式做事）只是時(shí)間管理的目的之一，提高效能（做正確的事）才是最終目的。

·時(shí)間管理≠掌控時(shí)間。在社會(huì)中生存，我們難免要遇到各種各樣的突發(fā)事件，所以時(shí)間管理并非要掌控時(shí)間，而是降低變動(dòng)性。

消滅“時(shí)間殺手”

在厘清了時(shí)間管理概念后，我與學(xué)員們?cè)敿?xì)探討了日常工作中常見(jiàn)的“時(shí)間殺手”（見(jiàn)圖表1），并分析其產(chǎn)生的原因，提供相應(yīng)的解決思路與方法，幫助大家減少時(shí)間浪費(fèi)。

很多學(xué)員在發(fā)言時(shí)反映，自己有輕微的“拖延癥”，原本能很快完成的工作，卻習(xí)慣在截止日當(dāng)天才完成。我為學(xué)員分析了產(chǎn)生拖延的兩大原因：一方面，拖延可以暫時(shí)帶給人們釋放壓力的快感；另一方面，人們總是愿意做相對(duì)簡(jiǎn)單或愉快的事情。

對(duì)于如何克服拖延癥，學(xué)員表現(xiàn)出了很強(qiáng)的好奇心，我向他們介紹了四個(gè)解決方法：面對(duì)復(fù)雜任務(wù)，可以采取“切香腸戰(zhàn)術(shù)”（將事情分為若干小事情，循序漸進(jìn)地完成）；面對(duì)新任務(wù)，要敢于邁出第一步；面對(duì)熟悉的例行公事，應(yīng)毋需動(dòng)腦就能盡快完成；面對(duì)外界環(huán)境里的干擾信號(hào)源，應(yīng)自動(dòng)屏蔽，提高做事的關(guān)注度。

通過(guò)實(shí)戰(zhàn)掌握時(shí)間管理技巧

我精選了一個(gè)時(shí)間管理工具GTD（見(jiàn)副欄），并現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)用學(xué)員的真實(shí)案例，來(lái)教會(huì)大家如何做時(shí)間管理。我將GTD的五個(gè)核心分別對(duì)應(yīng)到了大家熟知的“衣柜整理法”來(lái)幫助理解：清空衣柜（收集）、衣物分類（整理）、衣物存儲(chǔ)（組織）、衣物整理（回顧）、選擇衣物（執(zhí)行）。

首先，我邀請(qǐng)學(xué)員進(jìn)入“收集”環(huán)節(jié)，將最近需要完成的所有事情都羅列出來(lái)，寫在紙上。例如一位學(xué)員的待完成事項(xiàng)包括“周四上午要參加消防安全培訓(xùn)”“月底要交一份項(xiàng)目計(jì)劃書”“朋友約我周二晚上打球”“有空時(shí)去醫(yī)院鑲牙”“妻子今年想去日本旅游”等，共11件事項(xiàng)。

隨后，我與學(xué)員一起對(duì)這些瑣碎的事件進(jìn)行整理，辨別其屬于“將來(lái)/也許清單”（將來(lái)可能要做的）、“等待清單”（計(jì)劃要做的），還是“行動(dòng)清單”（需要立即采取行動(dòng)）。明確每件事的意義之后，我?guī)ьI(lǐng)學(xué)員進(jìn)入“組織”環(huán)節(jié)，將11件事項(xiàng)分門別類地劃分到三類清單中（見(jiàn)圖表2），制定相應(yīng)的日程表與行動(dòng)計(jì)劃。我們只要依據(jù)這份日程表定期回顧、更新并執(zhí)行事件，就可以確保自己能夠有選擇、有重點(diǎn)地完成事項(xiàng)。

由于授課對(duì)象是青年后備干部，他們最大的特點(diǎn)就是年輕、參與度高、喜歡電子科技。針對(duì)這些特點(diǎn)，我在教學(xué)員領(lǐng)會(huì)GTD的使用法則之后，邀請(qǐng)他們下載“DOIT.im”APP，并再次選出1～2名學(xué)員的切身案例，與大家共同探討如何應(yīng)用這個(gè)程序來(lái)管理時(shí)間。

于生活中領(lǐng)悟

這門“接地氣”的課程得到了主辦方與學(xué)員的一致認(rèn)可。“時(shí)間管理”針對(duì)的，不只是特定的工作場(chǎng)景或生活環(huán)境，還能給我們的人生帶來(lái)深刻的啟示。如何避免時(shí)間殺手消磨掉寶貴的時(shí)間，讓每天24小時(shí)過(guò)得有意義，正是這門課能夠達(dá)到的目標(biāo)。

在教授時(shí)間管理的過(guò)程中，讓我最開(kāi)心的事是可以教學(xué)相長(zhǎng)，既能幫助學(xué)員，不可以提升自己時(shí)間管理的能力。時(shí)間管理的真諦“人比事重要”，讓我意識(shí)到自己過(guò)去不應(yīng)深陷備課壓力，錯(cuò)過(guò)了許多更重要的事情，包括休息、運(yùn)動(dòng)與家人。

建立專屬GTD清單

每次開(kāi)發(fā)新課的時(shí)間里，我都會(huì)深陷其中，只顧閱讀大量書籍、搜集相關(guān)素材，有時(shí)甚至忽略了規(guī)律飲食與休息，讓大家感覺(jué)我總是心事重重，與大家格格不入。

當(dāng)我真正了解時(shí)間管理的含義和斯蒂芬·柯維（Stephen Richards Covey）提出的“要事第一”理論后，才醒悟——我每天用事務(wù)把自己綁得緊緊的，生活沒(méi)有一點(diǎn)樂(lè)趣。所以，我選擇改變。結(jié)合“人比事重要”的理念，我為自己建立了專屬的GTD清單，而且每天都預(yù)留機(jī)動(dòng)時(shí)間，用于運(yùn)動(dòng)和跟家人相處。過(guò)了一段時(shí)間，我發(fā)現(xiàn)這種改變不僅沒(méi)有耽擱工作，反而讓工作有條不紊，生活開(kāi)始變得輕松，既不會(huì)過(guò)于忙碌，也不會(huì)無(wú)所事事。

讓事情變得簡(jiǎn)單

應(yīng)用時(shí)間管理工具，開(kāi)始讓我的工作變得簡(jiǎn)單。每天上班該做什么，我只需要看看“今日待辦”清單，然后按照清單內(nèi)的排序開(kāi)展工作即可。如果清單內(nèi)的事情做完了，自己的精力仍很充沛，就可以著手項(xiàng)目里的“下一步行動(dòng)”清單；如果狀態(tài)不是很好，或所剩時(shí)間不多，那我會(huì)干脆放松、運(yùn)動(dòng)一下。

晚上回家后，我會(huì)花幾分鐘時(shí)間了解“明日待辦”清單，看看第二天有哪些事情要做，是否有需要提前準(zhǔn)備的材料，做到心中有數(shù)。到周末閑暇時(shí)，我習(xí)慣性地回顧上周的清單完成情況，并制定下周清單。周而復(fù)始，形成規(guī)律，這讓我不會(huì)被繁瑣的事務(wù)所困擾。

深入思索時(shí)間管理

在講授與應(yīng)用時(shí)間管理的同時(shí)，我觀察到很多人都在用時(shí)間管理安排工作與生活：有人會(huì)準(zhǔn)備便簽/備忘錄，記錄需要完成的事項(xiàng)；有些同事會(huì)在桌上放一本臺(tái)歷，記錄各項(xiàng)工作的截止日期；那些計(jì)劃性更強(qiáng)的人，會(huì)給自己制定月/周時(shí)間安排表，標(biāo)明每天應(yīng)該做什么。

然而，人們的這些時(shí)間管理做法真的有效嗎？我認(rèn)為第一種做法缺乏計(jì)劃性，一旦事情變多就很難安排好；第二種做法缺乏對(duì)事情輕重緩急的劃分；第三種做法會(huì)使人做事缺乏選擇，在一些無(wú)關(guān)緊要的事情上浪費(fèi)太多時(shí)間。因此，我倍加推崇斯蒂芬·柯維博士提出的第四代理論，它強(qiáng)調(diào)以人、生活為重心，承認(rèn)人比事重要，有選擇地把個(gè)人精力的焦點(diǎn)放在“重要”的事務(wù)上，全盤規(guī)劃工作和生活，平衡發(fā)展個(gè)人的不同角色。

與此同時(shí)，我們應(yīng)了解自己到底在追求什么，知道什么對(duì)自己是最重要的，分辨出何事為重，何事為輕。不妨找個(gè)時(shí)間，靜下心來(lái)，問(wèn)問(wèn)自己：“我的價(jià)值觀是什么？每天忙來(lái)忙去，為了什么？我到底要過(guò)什么樣的生活？”只有明確了這些問(wèn)題的答案，我們才能決定如何分配時(shí)間，珍惜當(dāng)下的每一天。