企業(yè)產(chǎn)品研發(fā)的流程優(yōu)化研究

蔡文珺+尤建新

引言

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（BPI）是基于業(yè)務(wù)流程再造（BPR）的基礎(chǔ)上建立的?！翱茖W(xué)管理之父”泰勒在其《科學(xué)管理原理》一書中提到的“方法”、“過程”等概念被認(rèn)為是流程管理概念的起點。在此基礎(chǔ)上，哈默提出了企業(yè)再造的思想，并與詹姆斯·錢皮一同提出了再造理論概念。然而，實踐中發(fā)現(xiàn)，雖然部分再造流程的企業(yè)收獲了明顯的經(jīng)濟(jì)效益，但超過半數(shù)的企業(yè)流程再造都沒有達(dá)到預(yù)期的效果。顯然，再造理論雖然為企業(yè)的發(fā)展帶來了新的思路，但是企業(yè)再造風(fēng)險極高，由此促使了人們對流程優(yōu)化的關(guān)注。流程優(yōu)化可以通過流程圖直觀地描述業(yè)務(wù)流程，并運用ASME 等方法進(jìn)行優(yōu)化。水藏璽認(rèn)為，現(xiàn)代企業(yè)戰(zhàn)略正在從以技術(shù)為主導(dǎo)的策略往以客戶為中心的策略進(jìn)行轉(zhuǎn)變。流程優(yōu)化有助于適應(yīng)飛速發(fā)展的市場變化和顧客需求，因而對流程優(yōu)化的研究具有廣泛的應(yīng)用參考價值。

產(chǎn)品研發(fā)是高技術(shù)企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，其流程直接影響研發(fā)的效率和企業(yè)競爭力。為此，許多企業(yè)和學(xué)者都對流程優(yōu)化展開了研究。吳旭采用了六西格瑪法對某公司的產(chǎn)品開發(fā)流程進(jìn)行了研究優(yōu)化，并提出五步循環(huán)改進(jìn)法及DMAIC模型提高該公司的工作效率，使得新流程與原流程緊密銜接并具有系統(tǒng)性和全面性等方面的優(yōu)化。汪勇等學(xué)者通過BORI診斷，IESIA方法和LCM流程優(yōu)化檢查表等方式對某企業(yè)的新產(chǎn)品開發(fā)流程進(jìn)行優(yōu)化，證明這幾種優(yōu)化方法的有效性。本文試圖整合IDEF0模型法、優(yōu)化后的ASME方法和ABC作業(yè)法，以A公司的產(chǎn)品研發(fā)流程作為研究對象進(jìn)行優(yōu)化，并對優(yōu)化后的流程進(jìn)行評價，從而顯示本文探索的有效性以及所能達(dá)到的優(yōu)化目的，為企業(yè)產(chǎn)品研發(fā)流程優(yōu)化提供可借鑒的解決方案。

一、流程優(yōu)化方法

1. IDEF0建模法

IDEF建模方法是由美國空軍ICAM（Integrated Computer Aided Manufacturing）提出的。IDEF建模方法包括從IDEF0至IDEF14共有的16套方法，其中IDEF0建模方法又稱作功能建模法（Function Modeling），通過運用該方法可以描述各個功能活動及其之間的聯(lián)系，建立起系統(tǒng)的功能模型對流程進(jìn)行描述，并以此進(jìn)行分析優(yōu)化。IDEF0模型的基本符號有活動、輸入、輸出、控制與機(jī)制，如圖1。活動功能是IDEF0模型最基本的元件，它可以表示流程中的各項活動；輸入是完成某項活動所需的條件；輸出是執(zhí)行活動后產(chǎn)生的結(jié)果?？刂剖侵富顒虞斎胱兂奢敵鏊艿募s束。機(jī)制是活動完成的依附體如人、設(shè)備等等。

IDEF0模型通過描述流程建立模型的方式，可以從每個活動的輸入、輸出、控制和機(jī)制的角度來分析其是否需要優(yōu)化從而完善各項流程活動達(dá)到優(yōu)化的目的。

2. ASME方法

ASME標(biāo)準(zhǔn)，即美國機(jī)械工程師學(xué)會（American Society of Mechanical Engineers）發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)，運用該標(biāo)準(zhǔn)創(chuàng)建ASME表可以對流程活動進(jìn)行判斷及優(yōu)化。ASME 方法最大的優(yōu)點就是可以分清增值活動與非增值活動，從而研究活動是否有利于研發(fā)并進(jìn)行活動的分解與合并。ASME表一般由增值活動、非增值活動、檢查、輸送、耽擱、存儲、時間、操作者幾項構(gòu)成，在此基礎(chǔ)上，為了優(yōu)化該方法使其更適合于流程優(yōu)化從而達(dá)到縮短流程周期，提高流程效率的目的，在表格里增加合并分解和自動化兩項內(nèi)容。ASME表中的檢查是對數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢查；移動則是人員、物料、文件及信息的移動；耽擱則是相繼操作之間暫時的存放、耽擱或停滯；存儲是文檔的手動存儲；減少流程周期就需要盡量減少移動、耽擱和存儲所浪費的時間。新增的合并與分解是對流程活動的判斷，是應(yīng)該保持原狀，還是通過分解或合并的方式進(jìn)行優(yōu)化。隨著網(wǎng)上辦公普及，許多活動的數(shù)據(jù)可以通過程序進(jìn)行自動化傳遞，對流程分析時將確認(rèn)其數(shù)據(jù)是否能通過自動化傳遞，從而減少耽擱及移動的時間。優(yōu)化后的ASME方法如表1所示。

3. ABC作業(yè)法

ABC作業(yè)法是由美國芝加哥大學(xué)的學(xué)者庫伯和哈佛大學(xué)的教授卡普蘭提出的，其成果集成了埃里克·科勒和喬治斯托布斯等人的貢獻(xiàn)。ABC作業(yè)法依據(jù)每個作業(yè)所消耗的資源，計算出每個作業(yè)的成本，然后按照產(chǎn)品對應(yīng)的作業(yè)和作業(yè)動因來計算產(chǎn)品的成本，具體的計算公式為： ，其中AC為作業(yè)成本，R為資源，RDN為資源動因數(shù)。為簡化陳述，本文研究中僅計算流程中所需的人員和物料成本。

二、流程優(yōu)化

產(chǎn)品研發(fā)是A公司的核心業(yè)務(wù)，本文將整合上述三個方法對流程進(jìn)行分析和優(yōu)化。

1. 應(yīng)用IDEF0建模法描述流程

圖2是根據(jù)A公司現(xiàn)在產(chǎn)品研發(fā)部流程建立的IDEF0模型。從模型中發(fā)現(xiàn)，A公司在制定新項目開發(fā)提案時，僅根據(jù)市場需求或者是開發(fā)部對于產(chǎn)品性能方面的考慮，不夠全面。其次，流程中的評審活動都缺少“控制”，即評審設(shè)計的指標(biāo)未確定。第三，在“機(jī)制”方面也不夠完善，評審結(jié)果大多由開發(fā)項目組決定，而開發(fā)項目組的成員全由開發(fā)部人員組成，這樣的評審缺少了與產(chǎn)品相關(guān)的市場需求、生產(chǎn)難度、采購能力等方面的審核。第四，開發(fā)流程中有一些重復(fù)性的活動，可以通過合并來減少流程的周期。

2. 應(yīng)用改進(jìn)后的ASME法分析流程

基于ASME方法來分辨出A公司開發(fā)流程中的非增值活動并加以優(yōu)化，得出表2。由表2分析發(fā)現(xiàn)，A公司研發(fā)流程共耗時37周，其中增值活動耗時22周，占總時間的59.46%；非增值活動耗時7周，占總時間的18.92%；檢查活動耗時6周，占總時間的16.22%；移動活動耗時1周，占總時間的2.70%；存儲活動耗時1周，即整理歸檔所有文件，占總時間的2.70%。分析發(fā)現(xiàn)，在A公司開發(fā)流程中非增值活動和檢查評審活動都占據(jù)了大量的時間，其中主要是返工活動和評審等待。相對地，通過合并分解相關(guān)活動可以極大的減少流程的周期。并且，流程中大多數(shù)數(shù)據(jù)都可以網(wǎng)絡(luò)傳遞，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)的電子化處理。

3. 應(yīng)用ABC作業(yè)法分析流程

根據(jù)A公司現(xiàn)有流程的情況，計算所得開發(fā)流程中所需要的資源項目及單位成本如表3所示。A公司研發(fā)部的每一個小流程活動都由3名基層員工，即組成一個團(tuán)隊來執(zhí)行。而項目開發(fā)組的成員則是由六位高層人員組成。根據(jù)公式

以及表3的各項單位成本數(shù)據(jù)進(jìn)行具體的計算與總結(jié)，整理結(jié)果后，流程中各項活動的成本如表4所示。

分析發(fā)現(xiàn)，由于A公司辦公室的使用費幾乎是根據(jù)整個產(chǎn)品開發(fā)的周期來決定的，而現(xiàn)有的流程是一個串聯(lián)結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致了周期被拉長和成本增加。通過重組活動的順序，并聯(lián)流程和減少消耗成本量大的非增值活動時間，能有效地降低成本，減少內(nèi)耗。

三、流程優(yōu)化后的分析與評價

通過上述步驟后，A公司整個研發(fā)流程進(jìn)行優(yōu)化如下：第一，合并重復(fù)作業(yè)，調(diào)整活動的順序避免重復(fù)審核；第二，提案前全面分析，考慮多方面的情況；第三，通過采用優(yōu)秀的信息管理系統(tǒng)、開設(shè)視頻會議等方式減少評審的時間，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的電子化移動、處理和存儲；第四，確立評審標(biāo)準(zhǔn)作為設(shè)計人員的指引；第五，增加部門合作，開發(fā)項目組等評審組織的人員由各部門代表構(gòu)成；第六，減少產(chǎn)品被重新修改的次并采取作業(yè)并行。

對優(yōu)化后的流程所建立的IDEF0模型如圖3、圖4及圖5所示。

比較原先的模型，首先在制定提案的階段輸入了新的要素，包括經(jīng)濟(jì)成本，產(chǎn)品的可服務(wù)性等使得提案更具可行性。另外優(yōu)化后的流程將確定項目開發(fā)組的成員這一步從設(shè)計更改階段移到了項目策劃階段，使得確定項目開發(fā)組的成員這一活動與撰寫任務(wù)書同時開展，可以充分的節(jié)省時間和資源。優(yōu)化還改換了任務(wù)書評審和下達(dá)任務(wù)書的順序，將任務(wù)書的評審放在了項目策劃的階段，充分利用了時間，也避免任務(wù)書不通過的情況下重復(fù)下達(dá)的工序。優(yōu)化后的流程在每個活動的輸入、控制與機(jī)制也表現(xiàn)得很完整。在初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計和工作圖設(shè)計的控制上都提供了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)作為設(shè)計的指引。在評審方面，由各個部門的代表組成的開發(fā)項目組來進(jìn)行審核，提高了審核的標(biāo)準(zhǔn)，事先提供的評審指標(biāo)也相應(yīng)減少了設(shè)計不達(dá)標(biāo)的情況，整個流程更加清晰明確，給了設(shè)計人員更清楚的提示。這樣可以在增加工作的效率的同時，也減少重復(fù)設(shè)計等非增值活動帶來的浪費，提高了產(chǎn)品的市場競爭力。

對優(yōu)化后的流程進(jìn)行ASME法分析如表5所示。

將結(jié)果與優(yōu)化前的數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合對比，結(jié)果如柱狀圖5、圖6所示。雖然流程優(yōu)化后在移動活動和存儲活動方面并沒有變化，但是優(yōu)化后的研發(fā)流程通過合并活動以及串并行結(jié)合的方式減少了研發(fā)的周期，并在此基礎(chǔ)上，提高了增值活動所占的百分比，降低了非增值活動與檢查活動所占總體時間的百分比，達(dá)到了提高工作效率的目的?？s短周期就有利于A公司設(shè)計的產(chǎn)品盡早地推出市場，使得該產(chǎn)品更符合當(dāng)下的市場需求，因而能取得的盈利也就越大。

最后，運用ABC作業(yè)法對優(yōu)化后的流程中所需成本進(jìn)行分析，計算結(jié)果如表6所示。并根據(jù)數(shù)據(jù)做出以下對比圖7、圖8。

研究發(fā)現(xiàn)，由于開發(fā)周期的減少，使得固定成本降低。再由于將部分活動并行，從而充分利用了人力資源和時間。另外，優(yōu)化后的流程中除設(shè)計更改外并無其他的非增值活動，這是因為新的流程將非增值活動進(jìn)行了合并及改變，使其不再消耗公司資源，有效降低了內(nèi)耗。

四、結(jié)論

本文以A公司為案例，研究了IDEF0模型、ASME方法和ABC作業(yè)法所能達(dá)到的優(yōu)化目的。從分辨非增值活動、活動本身情況及成本資源消耗三個角度出發(fā)，整合各項方法的數(shù)據(jù)對研發(fā)流程進(jìn)行分析和優(yōu)化，以達(dá)到提高效率，降低內(nèi)耗，增強(qiáng)產(chǎn)品競爭力從而增加效益的優(yōu)化目的。比起言語上的分析或者是主觀的判斷，本文的研究更能達(dá)到流程優(yōu)化的效果。

對于流程的優(yōu)化，探索的空間不局限于本文的研究，比如還可以運用BORI診斷表等進(jìn)行優(yōu)化研究，多角度的對流程進(jìn)行分析。對于A公司而言，還可以采用SAP等軟件程序，實現(xiàn)數(shù)據(jù)電子化移動儲存、審批及檢閱，以更有效地優(yōu)化流程。流程優(yōu)化是企業(yè)能長久適應(yīng)市場并持續(xù)發(fā)展的有效方法，采取多種優(yōu)化方法多角度的分析問題及優(yōu)化流程能有效地幫助企業(yè)更加穩(wěn)健地運營，本文的研究僅僅是一個維度，期望能有助于企業(yè)借鑒和應(yīng)用。

（作者：尤建新，同濟(jì)大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院教授、博士生導(dǎo)師；蔡文珺，上海大學(xué)管理學(xué)院）