豐富管理手段 加強材料和低值易耗品管理

劉 琦， 高培峰， 張繼霞， 蘭 山

(北京理工大學(xué) 實驗室與設(shè)備管理處，北京 100081)

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豐富管理手段 加強材料和低值易耗品管理

劉 琦， 高培峰， 張繼霞， 蘭 山

(北京理工大學(xué) 實驗室與設(shè)備管理處，北京 100081)

材料和低值易耗品批次眾多、種類繁雜，尤其是在高校物資管理中，在倉庫集中存儲領(lǐng)用制度不復(fù)存在和管理重心向?qū)W院傾斜的情況下，材料和低值易耗品在管理中面臨與固定資產(chǎn)截然不同的問題。針對材料和低值易耗品管理中的特點，從學(xué)校層面優(yōu)化管理程序，借助信息技術(shù)豐富管理手段，提高管理效率，實現(xiàn)“有帳可查、有物可尋”，實現(xiàn)材料和低值易耗品的集約化、精細化管理。

材料; 低值易耗物品; 管理

0 引 言

材料指一次性使用后即消耗, 或不能復(fù)原的物資[1]；在會計準(zhǔn)則中，低值品和易耗品被定義為“不能作為固定資產(chǎn)的各種用具物品，如工具、管理用具、玻璃器皿、勞動保護用品，以及在經(jīng)營過程中周轉(zhuǎn)使用的容器等”、且“具有單位價值較低，使用期限相對于固定資產(chǎn)較短，在使用過程中基本保持其原有實物形態(tài)不變”的特點[2]。材料和低值易耗品是實驗室用于人才培養(yǎng)、科學(xué)研究的重要物資和物質(zhì)基礎(chǔ)[3]，近年來隨著學(xué)校各項事業(yè)的不斷發(fā)展，材料和低值易耗品購置量不斷增加，在倉庫集中存儲領(lǐng)用制度不復(fù)存、實驗室管理自由度不斷增大的情況下，如何規(guī)范材料和低值易耗品管理和使用、提高管理效率和水平、建設(shè)節(jié)約型實驗室等方面面臨新的課題。

在此背景下，我校積極嘗試規(guī)范材料和低值易耗品管理，借助信息技術(shù)手段，優(yōu)化材料和低值易耗品建帳入庫管理程序，豐富管理手段，提高管理效率和效果，切實加強材料和低值易耗品管理，取得良好效果。

1 材料和低值易耗品管理存在的問題

在帕累托分析法則中，材料和低值易耗品可以歸為C類物品[4]，即數(shù)量眾多但普遍單位價值較低。對這類物品的管理既不應(yīng)花費大量時間又不能放任不管。但目前材料和低值易耗品管理中，對其管理認識不到位，普遍存在以下問題：

1.1 重視程度不夠，管理意識較低

通常來講，低值易耗品具有單位價值低、使用年限短等特征[5]，而材料具有消耗快、周轉(zhuǎn)快的特點。加之在高校中采購分散，多品種、多批次的材料和低值易耗品在一次采購中數(shù)量少、金額低，在具體管理環(huán)節(jié)中無法得到充分重視。而且在財務(wù)管理中，材料和低值易耗品通常采用一次攤銷法進行核算[6]，處理方式簡單，在賬、物管理方面的意識不斷弱化。

另一方面，由于儀器設(shè)備在教學(xué)科研活動中和整體資產(chǎn)結(jié)構(gòu)中的重要地位，高校普遍重視單位價值較高的固定資產(chǎn)，而輕視價值較低、管理難度較大的材料和低值易耗品管理。高校固定資產(chǎn)有相對完善的管理體系，而材料和低值易耗品管理隨意，客觀造成重視程度不高，相關(guān)制度不完善。

1.2 管理程序不規(guī)范，購買處置隨意

目前，很多高校對材料和低值易耗品沒有形成規(guī)范的管理制度，沒有形成科學(xué)完整的管理程序[7]，采購與管理以分散化的“自主管理”為主，報廢無需報批，購買與處置較為隨意。由于普遍缺少校級層面的統(tǒng)籌管理，缺少管理的統(tǒng)一性和計劃性，加之低值易耗品的流動頻率高，如沒有反饋、記載制度，容易造成“管理黑洞”[8]，導(dǎo)致丟失和重復(fù)購置以及積壓和浪費情況的發(fā)生。

1.3 管理效率低下，管理手段有限

通常材料和低值易耗品種類多、批次多，價值和使用年限差距大，信息屬性相對復(fù)雜[9]。部分高校仍在使用手工登賬方式對材料和低值易耗品進行入庫管理、賬目核對，管理效率十分低下；即使采用計算機作為輔助管理手段，在傳統(tǒng)的管理模式下仍舊無法做到對購置物品詳細、準(zhǔn)確地登記，臺賬建立不完全，信息錯填、漏填的問題突出，查找信息不方便，無法真正掌采購和使用情況，大大降低了臺賬的意義，制約了握材料和低值易耗品的精細化管理。因此有必要借助信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改變管理思維和模式，提高材料和低值易耗品管理水平。

2 豐富管理手段，提升材料和低值易耗品管理水平

隨著學(xué)校事業(yè)的不斷發(fā)展，材料和低值易耗品的采購量快速增加，在舊的管理模式下暴露出上文提到的諸多問題。因此我校積極完善材料和低值易耗品管理制度，豐富管理手段，優(yōu)化管理程序，取得不錯管理效果。

2.1 專人專管，提高重視程度

管理人員是材料和低值易耗品管理體系中關(guān)鍵。通過設(shè)置專人負責(zé)，向各職能單位和在校教師傳遞提高管理意識、強化管理責(zé)任的重要信號，以點帶面，普遍提升材料和低值易耗品的重視程度和管理意識。

強化管理人員的責(zé)任意識和體系意識，專門管理人員不斷通過培訓(xùn)和研究，進一步完善材料和低值易耗品管理體系和管理制度，提高管理水平。

同時，通過設(shè)置專管人員，明晰了材料和低值易耗品各入庫程序和環(huán)節(jié)，提高了服務(wù)水平和管理效果；在審核環(huán)節(jié)中有精力、有能力嚴(yán)格把關(guān)，防止危險品未經(jīng)審核的隨意入庫以及辨別本應(yīng)屬于固定資產(chǎn)的儀器設(shè)備，防止固定資產(chǎn)流失。

2.2 優(yōu)化管理程序，建立材料和低值易耗品管理體系

在深入分析目前材料和低值易耗品的類別、范圍等屬性基礎(chǔ)上，建立覆蓋較全的管理體系，針對體系內(nèi)的各管理模塊，重新梳理管理流程，優(yōu)化管理程序。

普通材料和低值易耗品審核入庫。因皆具有易消耗的特性，將材料和低值品歸于一類進行審核管理，并建立對應(yīng)的“庫”；耐用品如一些儀器儀表等，盡管價值低，但使用年限相對較長，對耐用品單獨審核入庫。通過分類，不僅可以實現(xiàn)精細化管理，而且對于不同生命周期特點的物品實現(xiàn)不同方式進行管理。

用于儀器設(shè)備自制的材料和低值易耗品則比較特殊，這些物品不僅作為材料消耗和應(yīng)用，而且作為自制儀器設(shè)備的一部分劃歸到學(xué)校固定資產(chǎn)范疇。這些材料和低值易耗品的價值也是衡量自制儀器設(shè)備價值并入賬的主要依據(jù)之一。因此，單獨建立與自制儀器設(shè)備相關(guān)的審核程序，實行“先建立設(shè)備賬目，再進行材料入庫”的方式，保證自制儀器設(shè)備與相關(guān)材料和低值易耗品一一對應(yīng)，簡化管理程序，促進自制儀器設(shè)備管理的提升，從而達到鼓勵在校人員進行儀器設(shè)備自制的目的。

化學(xué)試劑和危險品是材料和低值易耗品管理中的重點。化學(xué)試劑和危險品的判斷需要很強的專業(yè)知識和豐富的經(jīng)驗積累，需要對全校安全狀況有很深入的了解。出于此類物品的特殊性，建立“雙審核”制，由長期從事安全管理工作的人員輔助材料和低值易耗品專管人員共同管理和審核，防止涉危品游離于學(xué)校嚴(yán)格的監(jiān)督、管理之外。

2.3 豐富管理手段，建立信息化管理平臺

建立基于互聯(lián)網(wǎng)的信息化管理系統(tǒng)是實現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化管理的重要途徑[10-11]。在理順管理機制和流程的基礎(chǔ)上，從學(xué)校層面搭建了材料和低值易耗品管理平臺，將原本復(fù)雜的管理流程利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)將其簡單化、扁平化，實現(xiàn)分散采購，集中入庫。

縱向來看，材料和低值易耗品管理平臺包括在線驗收申請、網(wǎng)上審核入庫、在線入庫單打印以及統(tǒng)計查詢等模塊。

圖1 材料和低值易耗品管理流程

①在線驗收申請省去了過往手工錄入的繁瑣程序，同時編入更為強大和完善的分類功能，將不同物品進行申請，配合驗收明細，保證材料和低值易耗品的精細化管理；

②網(wǎng)上審核通過簡化流程，引多角色審核機制，不僅避免了采購人在材料和低值易耗品驗收入庫時奔波多個職能機構(gòu)之苦，而且通過管理員之間的分工協(xié)作，保證特殊物品、危險化學(xué)品等按學(xué)校相關(guān)程序嚴(yán)格把控，按要求入庫；

③在線入庫單打印模塊提升了一站式服務(wù)體驗，用戶在入庫審核通過后，即可打印入庫單并辦理隨后的財務(wù)手續(xù)；

④統(tǒng)計查詢是材料和低值易耗品管理平臺的核心模塊，通過幾乎涵蓋所有字段的綜合查詢系統(tǒng)，建立相對清晰、準(zhǔn)確的材料和低值易耗品管理臺賬，做到采購入庫有帳可查、有帳可依。通過電子臺賬的建立，可以幫助采購人查詢材料和低值易耗品采購和使用情況；同時通過柱狀圖、餅圖等形式對統(tǒng)計結(jié)果進行分析，協(xié)助管理人員及時發(fā)現(xiàn)管理中出現(xiàn)的問題；

⑤預(yù)留系統(tǒng)接口，支持實驗室信息管理系統(tǒng)建設(shè)，推動材料和低值易耗品實現(xiàn)本地化、個性化管理，建立起全校范圍的材料和低值易耗品管理體系。

3 總結(jié)和展望

材料和低值易耗品是實驗室開展人才培養(yǎng)、科學(xué)研究等活動中的重要物資，同固定資產(chǎn)一樣，是作為資產(chǎn)的重要組成部分[12]。材料和低值易耗品本身的特點和高校資產(chǎn)管理工作的復(fù)雜性導(dǎo)致材料和低值易耗品在具體管理中面臨很多問題。我校從實際出發(fā)，積極豐富管理手段，利用信息技術(shù)搭建網(wǎng)絡(luò)管理平臺，優(yōu)化管理業(yè)務(wù)流程，規(guī)范管理程序，解決了材料和低值易耗品管理中的部分問題，提高了管理水平和效率，取得不錯效果：①建立管理臺賬，實現(xiàn)有賬可查。通過建立學(xué)校材料和低值易耗品電子臺賬，清晰記錄每一筆購置和入庫詳細情況，實現(xiàn)有賬可查和數(shù)據(jù)統(tǒng)計，有助于減少重復(fù)購置和浪費情況的發(fā)生。②縮短審核時間，提高管理效率。通過建立網(wǎng)上審核平臺，消除了面對面審核的環(huán)節(jié)，減少了采購人員和管理人員辦理業(yè)務(wù)的時間，提高了辦事效率和服務(wù)水平。③規(guī)范管理程序，消除安全隱患。優(yōu)化并規(guī)范了材料和低值易耗品業(yè)務(wù)流程，不同性質(zhì)的物品按相應(yīng)程序?qū)徍巳霂欤乐沽速Y產(chǎn)流失，消除實驗室安全隱患。

今后將在目前工作基礎(chǔ)上，完善材料和低值易耗品學(xué)校-學(xué)院-實驗室三級管理體系，完善平臺中的使用、報廢等管理功能，進一步做好材料和低值易耗品的管理工作。

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Enriching Administrative Means, Strengthening Management of Materials, Low-values and Consumable Goods

LIUQi,GAOPei-feng,ZHANGJi-xia,LANShan

(Laboratory & Equipment Management Department, Beijing Institute of Technology, Beijing 100081, China)

Materials, low-values and consumable goods are of big batch number and in an unexpected variety, especially in material management of colleges and universities. Due to the centralized storage the requisitioning syhstem of warehouse is no longer exists, the focus of management turns to the school, the management of materials, low-values and consumable goods are faced with distinct problems with assets in the management. For the characteristics of materials, low-values and consumable goods, it is practicable to optimize management procedures in the university level, with the help of information technology to enrich management means, and to improve the efficiency of management. And realize the intensive elaborate management of materials, low-values and consumable goods.

materials; low-value consumption goods; management

2015-07-18

劉 琦(1988-)，男，山東壽光人，碩士，研究實習(xí)員，主要從事實驗室管理、設(shè)備管理等工作。

Tel.：010-68912610，15652368067；E-mail：ssclq@bit.edu.cn

G 647

A

1006-7167(2016)02-0283-03