淺談醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的管理

李容正

【摘 要】隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，各種大型設(shè)備購(gòu)買、使用越來越多，是醫(yī)院決定醫(yī)療、教學(xué)、科研水平的基本保證，也是加強(qiáng)醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力的重要體現(xiàn)。管理醫(yī)療設(shè)備檔案，是指醫(yī)療設(shè)備在從申請(qǐng)、論證、購(gòu)買到失效報(bào)廢的全過程中所產(chǎn)生的各種載體資料，包括文字、圖紙、照片、光碟、軟件包等。為了確保這些資料的真實(shí)性和完整性，建立醫(yī)療設(shè)備檔案信息是非常必要的。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)療設(shè)備 檔案管理

【Abstract】With the continuous development of the hospital， more and more large equipment to buy， use more and more， is the basic guarantee of hospital medical treatment， teaching， scientific research， but also to enhance the competitiveness of the hospital is an important embodiment. The management of medical equipment archives， refers to the medical equipment in the application， from the proof， to the failure of the whole process of failure to produce a variety of carrier materials， including text， drawings， photos， CDs， software packages， etc.. In order to ensure the authenticity and integrity of the data， it is very necessary to establish the information of medical equipment archives.

【Key words】 Medical equipment； File management

一、建立醫(yī)療設(shè)備檔案的意義

第一，醫(yī)療設(shè)備的價(jià)格通常不菲，采購(gòu)的過程也比較復(fù)雜，對(duì)于醫(yī)療單位來說，在眾多投標(biāo)單位中選擇即有利于患者病情治療，又能避免臨床盲目重置設(shè)備非常關(guān)鍵。建立醫(yī)療設(shè)備檔案，能為領(lǐng)導(dǎo)和專家的論證及設(shè)備的引進(jìn)提供有力的證據(jù)，為同類設(shè)備的更新?lián)Q代提供依據(jù)。而建立醫(yī)療設(shè)備檔案，就能為此工作提供證據(jù)和參考，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。第二，管理過程中正確地使用檔案，使相關(guān)文件發(fā)揮應(yīng)有的作用，讓管理者減少工作失誤，更好地管好、用好醫(yī)療設(shè)備。提高醫(yī)療設(shè)備的有效使用率，節(jié)約資金，減少閑置，降低醫(yī)療設(shè)備突發(fā)故障和開機(jī)率低的狀況，必須建立和完善醫(yī)療設(shè)備檔案，并輔之科學(xué)有效的管理。因此說，對(duì)設(shè)備隨機(jī)資料的統(tǒng)一妥善保管，便于及時(shí)提供維修材料，也是提高醫(yī)療設(shè)備使用效益的一種措施。第三，利用設(shè)備保修期和維修期的區(qū)別，避免不必要的支出。

二、醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容

醫(yī)療設(shè)備種類復(fù)雜，品種多樣，醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容主要由三大部分組成：設(shè)備的隨機(jī)文件、設(shè)備申購(gòu)過程中形成的管理性文件和設(shè)備運(yùn)行過程中積累的文件。完整的醫(yī)療設(shè)備檔案主要包括：設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)、論證報(bào)告、批文、招標(biāo)公告、投標(biāo)邀請(qǐng)書、開標(biāo)記錄、招標(biāo)報(bào)告表、中標(biāo)公示、中標(biāo)通知書、合同、開箱、安裝、調(diào)試、驗(yàn)收、維修記錄及隨機(jī)文件（說明書、合格證、保修單、操作手冊(cè)、維修手冊(cè)、系統(tǒng)手冊(cè)）及設(shè)備移交、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢等資料。享受國(guó)家免稅政策的進(jìn)口設(shè)備，除了具備上述材料外，還應(yīng)包括機(jī)電設(shè)備進(jìn)口證明、海關(guān)免稅證明、報(bào)關(guān)單、外貿(mào)合同、質(zhì)量保證書、商檢報(bào)告等。隨時(shí)更新，將設(shè)備運(yùn)行過程中形成的檔案及時(shí)加入，并將檔案目錄中的內(nèi)容及時(shí)更新。

三、建立和完善醫(yī)療設(shè)備檔案的管理制度

根據(jù)《檔案法》的規(guī)定以法治檔，建立健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和管理措施，在集中統(tǒng)一管理的原則下，確保醫(yī)療設(shè)備檔案的真實(shí)性和完整性，保證既能有效利用又能維護(hù)其完整和安全，使其管理更加規(guī)范化、制度化，以更好地為臨床提供方便、及時(shí)、有效地服務(wù)。

第一，建立完善的設(shè)備檔案資料收集機(jī)制。加強(qiáng)設(shè)備檔案的收集工作，建立完善的設(shè)備檔案資料收集工作流程和規(guī)章制度，是保證設(shè)備檔案齊全完整的基礎(chǔ)。要把設(shè)備檔案的收集工作納入醫(yī)院管理工作中，明確設(shè)備檔案收集的科室、責(zé)任人、收集程序和崗位職責(zé)。通常情況下，設(shè)備檔案收集科室和責(zé)任人都由經(jīng)辦設(shè)備采購(gòu)、維修的設(shè)備科承擔(dān)。設(shè)備檔案責(zé)任人要在設(shè)備的開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試過程中，全程監(jiān)管設(shè)備隨機(jī)的全部資料，另外，設(shè)備檔案責(zé)任人還要將該臺(tái)設(shè)備的購(gòu)置申請(qǐng)、批準(zhǔn)文件、購(gòu)買合同以及維修保養(yǎng)記錄一并保管。在每年度末，設(shè)備檔案責(zé)任人集中將一年中所有設(shè)備資料以“臺(tái)件”為單位交于綜合檔案室，由綜合檔案室進(jìn)行系統(tǒng)的整理編目等程序。第二，確定醫(yī)療設(shè)備的歸檔范圍。根據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理要求，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，明確了醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容：（1）設(shè)備申購(gòu)過程中形成的管理性文件和設(shè)備運(yùn)行過程中積累的文件。這些資料一般按年度歸入設(shè)備檔案。隨著設(shè)備從申購(gòu)到安裝使用，其相應(yīng)的材料由設(shè)備管理員做好檔案的收集整理工作，再移交醫(yī)院檔案室。（2）將有關(guān)材料復(fù)印下發(fā)有關(guān)使用科室，讓各科的設(shè)備操作者都了解設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容和要求，使之配合檔案部門，做好資料的歸檔工作。第三，做好設(shè)備檔案的利用服務(wù)。設(shè)備檔案管理的目的是為了更好的發(fā)揮服務(wù)作用，延長(zhǎng)設(shè)備使用年限，提高效益。檔案部門要本著“檔案要服務(wù)于臨床、服務(wù)于醫(yī)院，發(fā)揮檔案價(jià)值”的工作宗旨。檔案部門除了要精心保管檔案，還要做好科學(xué)簡(jiǎn)便的檢索工作，可以將目錄直接輸人計(jì)算機(jī)中，通過計(jì)算機(jī)的檢索功能，達(dá)到快速簡(jiǎn)便的檢索查詢，還可建立紙質(zhì)設(shè)備檔案查詢目錄，以防止微機(jī)故障時(shí)使用?？傊?，設(shè)備檔案提供利用的方式是多樣的，可以通過接受電話咨詢、現(xiàn)場(chǎng)查閱、提供原件、復(fù)印件、提供編寫資料等形式。在提供服務(wù)過程中，及時(shí)掌握各種利用反饋信息，有針對(duì)性的改進(jìn)服務(wù)，才能更好的好醫(yī)院發(fā)展做好服務(wù)。

結(jié) 語

先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備是保證醫(yī)院臨床、教學(xué)、科研等工作的重要手段，設(shè)備能否有效利用，醫(yī)療設(shè)備檔案的管理起著決定性的作用，建立和完善醫(yī)療設(shè)備檔案，并輔之科學(xué)有效的管理，充分開發(fā)檔案提供的詳細(xì)信息服務(wù)于病人，發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案的服務(wù)作用，不僅能使醫(yī)院購(gòu)置的各種醫(yī)療設(shè)備得到最大的效益回報(bào)，更好地為患者服務(wù)，對(duì)提高醫(yī)療技術(shù)水平。促進(jìn)醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)的發(fā)展，提高設(shè)備的技術(shù)經(jīng)濟(jì)效益等方面都具有重要的作用。也是降低醫(yī)療成本為醫(yī)院創(chuàng)造更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的重要手段之一。