關(guān)于企業(yè)檔案管理工作發(fā)展思路的思考

王?。ㄉ袢A國華徐州發(fā)電有限公司檔案室　徐州　221166）

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關(guān)于企業(yè)檔案管理工作發(fā)展思路的思考

王巍
（神華國華徐州發(fā)電有限公司檔案室徐州221166）

摘要檔案管理工作對現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，本文探討在新形勢下要做好檔案管理工作，就必須正視企業(yè)檔案管理存在的問題，增強(qiáng)企業(yè)員工的檔案意識，形成制度化、法制化、規(guī)范化、信息化、安全化、效益化的檔案管理制度，使檔案管理工作更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞檔案管理企業(yè)發(fā)展思路

企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的經(jīng)營管理、行政管理、組織管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財務(wù)審計、人事勞資以及會計及產(chǎn)品生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中起著不可估量的重要作用。例如企業(yè)檔案可以為企業(yè)經(jīng)營管理決策提供必要的參考；在實施技術(shù)改造時，科技檔案作為一種技術(shù)資源，它的開發(fā)利用，可以節(jié)省人力物力財力，給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益；在處理產(chǎn)權(quán)糾紛時，它可以提供歷史憑證；在判明是非曲直時，它維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和合法權(quán)益；在進(jìn)行企業(yè)資產(chǎn)評估時，它是必不可少的重要依據(jù)。近年來，我公司累計利用檔案材料7000多卷次，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益達(dá)2億元，而且還以翔實的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益。

一、檔案管理工作對企業(yè)的作用和意義

檔案在企業(yè)經(jīng)營過程中發(fā)揮著重要的作用，良好的檔案管理工作有助于企業(yè)計劃和決策的科學(xué)化，有利于提高企業(yè)行政工作效率和管理水平，有利于提高企業(yè)的生產(chǎn)及安全管理水平。做好檔案管理工作，對內(nèi)可以方便企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；為企業(yè)員工生產(chǎn)和經(jīng)營工作提供憑證和必要的參考。對外則有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與客戶進(jìn)行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。再者，檔案是企業(yè)文化的重要組成部分，通過企業(yè)的檔案員工能夠了解到企業(yè)的成長歷程、核心價值觀、文化氛圍等，從而讓員工產(chǎn)生了歸屬感、凝聚力和向心力，讓客戶更感性的了解企業(yè)。

在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，企業(yè)要做大做強(qiáng)，必須注重細(xì)節(jié)，做好檔案管理工作就是其中之一。一個企業(yè)要做好檔案管理工作必須不斷地更新檔案管理觀念，以全面、客觀地反映企業(yè)整體運營狀況和經(jīng)營成果，這將極大提高該企業(yè)的管理效率，有利于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略。因此，做好檔案管理工作可以促進(jìn)企業(yè)的高效管理和生產(chǎn)經(jīng)營，企業(yè)的良性發(fā)展又將促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展，從而不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力和影響力。

二、檔案管理中存在的問題

檔案管理工作對企業(yè)的成功運營有著重要的作用，然而現(xiàn)實中檔案管理工作的重要性卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)得不到足夠認(rèn)識。企業(yè)當(dāng)中有些檔案管理工作人員缺乏工作責(zé)任感和職業(yè)道德，工作態(tài)度不端正，加上有些人對檔案管理的知識技能不足，導(dǎo)致檔案管理無用論不可避免地滋生蔓延到整個企業(yè)，檔案管理工作的重要性愈發(fā)淡化，這將不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍。

其次，檔案管理手段的落后，不利于檔案管理工作的與時俱進(jìn)。科學(xué)技術(shù)在發(fā)展，而檔案技術(shù)卻落后究其原因有以下兩點：一是“硬件”方面的原因：部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重要性認(rèn)識不足，管理觀念落后，導(dǎo)致在檔案管理技術(shù)上的財力投入少，資金不到位，檔案管理技術(shù)硬件的完善成為空談；二是“軟件”方面的原因：對高新的檔案管理技術(shù)操作不善，部分企業(yè)雖然購買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但對檔案管理人員的培訓(xùn)不到位，對設(shè)備操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒能發(fā)揮先進(jìn)作用。

再者，檔案工作缺乏制度化的管理程序，主要體現(xiàn)為：一是檔案收集不規(guī)范。在收集檔案的過程中，制度形同虛設(shè)，隨意性大，缺乏明確的檔案收集考核；二是檔案整理不規(guī)范。隨著企業(yè)的加快發(fā)展，新的檔案管理人員加入，由于新人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，出現(xiàn)卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料遺漏，立卷時間不符事畢立卷要求的現(xiàn)象；三是檔案綜合管理力度不夠。綜合檔案室少則一、二個人，多則三、五個人，在行政上權(quán)力不足，無力對各部室、各二級單位進(jìn)行管理，導(dǎo)致各項工作開展起來也較為困難；四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱沒有依制度程序辦事，借出的檔案往往不能按期歸還。

三、大力推進(jìn)檔案管理“六化”建設(shè)

一是制度化。建立檔案工作制度應(yīng)該做到：第一，建立具有合理性、科學(xué)性的規(guī)章制度。規(guī)章制度要立足于單位特點和檔案管理實際，適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡潔明確有操作性。好制度應(yīng)該具有可操作性，以方便實用、簡便易行為目標(biāo)，才能具體應(yīng)用到實踐之中，更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的普遍性。制度的貫徹執(zhí)行要一視同仁，不僅約束職工也要約束領(lǐng)導(dǎo)干部。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著職工對制度的態(tài)度，從而影響制度的順利執(zhí)行。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到建章立制，有章可循，規(guī)范操作，按章行事，積極主動做好檔案收集工作，建立職工借閱檔案登記簿，檔案材料移交表等。

制度建設(shè)是帶有根本性、長期性和穩(wěn)定性的工作。近年來，我們著眼于建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的企業(yè)檔案管理體系，狠抓制度建設(shè)。首先，我們將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入我廠各級人員和崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，按月對完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。其次，我們根據(jù)企業(yè)檔案管理的專業(yè)特性，制定了企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，明確了在檔案管理的各個節(jié)點上，領(lǐng)導(dǎo)干部、工程技術(shù)人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責(zé)。對各項檔案資料管理制度，廠本部均專門行文發(fā)布，使其具有了權(quán)威的約束效力，從而實現(xiàn)了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。目前，我公司已建立的檔案管理制度，使檔案工作從資料的收集、登記、保管、借閱、利用等各個環(huán)節(jié)都做到了有章可循，職責(zé)明確。這些制度的實施，有效地保證了歸檔資料的及時、完整。我公司檔案的歸檔率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率均為100％，資料完整率達(dá)99％。

企業(yè)在制定規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)時，應(yīng)將檔案工作納入企業(yè)管理的各個環(huán)節(jié)，提出相應(yīng)的責(zé)任要求。企業(yè)檔案工作制度應(yīng)包括：企業(yè)檔案管理規(guī)定、分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、部門文件材料形成、積累與歸檔的職責(zé)及檔案考核機(jī)制，檔案管理應(yīng)急預(yù)案等，應(yīng)明確體現(xiàn)“三納入”、“四參加”、“四同步”的要求。企業(yè)檔案管理制度應(yīng)依據(jù)國家、行業(yè)有關(guān)檔案工作的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實際情況制定。

1、文件材料歸檔制度

應(yīng)明確文件材料歸檔范圍、歸檔時間、歸檔程序、歸檔要求以及控制歸檔質(zhì)量的措施。文件形成、歸檔責(zé)任。

2、檔案保管制度

應(yīng)明確檔案保管工作原則和制度、各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點檢查、對受損檔案的處置辦法、庫房管理職責(zé)與要求。

3、檔案鑒定銷毀制度

應(yīng)明確鑒定工作的組織及職責(zé)、鑒定原則、鑒定方法、鑒定時間和銷毀要求。檔案統(tǒng)計制度。應(yīng)明確統(tǒng)計內(nèi)容、統(tǒng)計要求和統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析要求。

4、檔案利用制度

應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，及查（借）閱和歸（催）還檔案的要求。

5、檔案保密制度

應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)保密的責(zé)任。

6、電子文件管理制度

應(yīng)對企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。

7、檔案管理系統(tǒng)操作制度

應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)，檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。

二是法制化。在社會主義法制建設(shè)的前提之下做好檔案管理工作必須依法進(jìn)行檔案管理。首先，提高員工的檔案意識，積極的宣傳有關(guān)檔案法規(guī)。通過公司局域網(wǎng)絡(luò)、開會培訓(xùn)、檔案知識競賽等多種形式宣傳《檔案法》等法律法規(guī)及規(guī)章制度，提高了企業(yè)員工的檔案意識，喚起了員工對檔案事業(yè)的重視，從而使員工能夠自覺地保護(hù)檔案，積極支持檔案部門做好檔案工作。其次，依法進(jìn)行檔案管理，確保檔案完整無缺。管好、利用好一切檔案運用法律的手段，依法治檔，使檔案工作走上法制化的軌道，確保檔案管理的制度化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，從而推進(jìn)社會法制化進(jìn)程。

建廠初期，我廠一直處于邊生產(chǎn)邊基建狀態(tài)，建設(shè)工期長達(dá)10余年，一度檔案管理體制不健全，制度不完善，資料不完整，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營工作造成很大困難。實踐中的教訓(xùn)和隨著《檔案法》的實施，使全廠各級人員對檔案工作及檔案資源的重要性有了全新的認(rèn)識。1987年，我們將檔案管理作為企業(yè)管理的一項基礎(chǔ)性工作，納入了《廠長任期目標(biāo)》和企業(yè)升級達(dá)標(biāo)規(guī)劃之中，建立檔案機(jī)構(gòu)，充實管理人員，健全管理制度，使企業(yè)檔案管理工作步入了制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。1991年檔案升級活動停止后，廠領(lǐng)導(dǎo)明確指出“檔案升級停止了，但檔案管理一刻也不能放松”，并采取了一系列措施保證檔案工作正常開展。一是領(lǐng)導(dǎo)重視。廠領(lǐng)導(dǎo)一直重視檔案管理的現(xiàn)代化工作，始終把檔案管理納入企業(yè)發(fā)展整體目標(biāo)，把檔案管理的現(xiàn)代化工作落實到創(chuàng)一流規(guī)劃中，親自過問并切實幫助解決檔案管理工作中存在的困難和問題，多次安排檔案人員到兄弟單位收資、學(xué)習(xí)、調(diào)研。二是充實檔案管理隊伍，完善檔案管理體系。在我廠多次體制改革中，我廠在管理機(jī)構(gòu)和人員大幅度精簡的情況下，仍然堅持檔案管理只能加強(qiáng)、不能削弱的原則，不但強(qiáng)化了檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，而且調(diào)整充實了檔案人員，同時還健全了全廠檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確了各單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，使檔案工作進(jìn)一步加強(qiáng)。三是加大資金投入，加快檔案管理硬件建設(shè)。我廠每年列有檔案資料專項費用，用于檔案資料的收集和補(bǔ)充。1990年以來，又先后投資統(tǒng)一了檔案裝具，配備了微機(jī)、除濕機(jī)、吸塵器、滅蟲殺菌機(jī)等專用設(shè)備。

我公司按照高標(biāo)準(zhǔn)、高起點的要求，從四個方面著手強(qiáng)化企業(yè)檔案管理工作。一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)力量。我公司明確總工程師具體分管檔案工作，綜合檔案室共有專職檔案人員6人，各單位配備兼職檔案員。二是重視提高群體檔案意識。檔案管理是一個系統(tǒng)工程，不僅要有一支過硬的檔案管理隊伍，而且需要全廠廣大職工特別是各級領(lǐng)導(dǎo)都具有強(qiáng)烈的檔案意識。我們確立了“普及檔案知識，增強(qiáng)全員意識，健全考核機(jī)制，發(fā)揮檔案作用”的檔案管理工作思路，把學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》作為“三五”普法的一項重要內(nèi)容，認(rèn)真組織學(xué)習(xí)貫徹，對全公司職工進(jìn)行《檔案法》的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使廣大職工普遍增強(qiáng)了檔案管理的法制觀念。《檔案法》修改后，又把新《檔案法》發(fā)到公司領(lǐng)導(dǎo)和中層干部以及工程技術(shù)人員手中，適時開展了《檔案法》宣傳周活動，并利用廣播、廠報、閉路電視等宣傳工具廣泛宣傳。在此基礎(chǔ)上，組織了全公司檔案知識競賽。我廠還將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，對完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。同時，我們從檔案利用產(chǎn)生的巨大經(jīng)濟(jì)效益和社會效益中，明確了“檔案興企”的工作思路，使大家能夠理解和支持檔案工作，提高了群體檔案意識。三是加強(qiáng)檔案管理的硬件建設(shè)。我公司先后撥?？钣糜跈n案庫房的裝修和檔案設(shè)施、設(shè)備的完善與配套。目前，綜合檔案室裝修面積達(dá)450平方米，配有檔案密集架柜及中央空調(diào)，性能優(yōu)良的計算機(jī)、掃描儀及檔案專用軟件、自動消防報警系統(tǒng)等，為檔案的保管、保密及開發(fā)利用提供了良好的條件。四是重視檔案骨于隊伍建設(shè)。要嚴(yán)把檔案人員的選配關(guān)和人員培訓(xùn)關(guān)，提高檔案人員素質(zhì)。

三是規(guī)范化。有了好的管理制度，必須有規(guī)范化的意識，才能執(zhí)行好。規(guī)范化的檔案管理工作，需要強(qiáng)化檔案管理人員的檔案管理意識，嚴(yán)格檔案管理程序，完善檔案管理硬件設(shè)備。對檔案進(jìn)行集中管理，對檔案裝具、分類原則、整理方法、驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一化，有力的保證了案卷質(zhì)量。對文件移交、借閱等環(huán)節(jié)都分別進(jìn)行了登記造冊，實現(xiàn)管理規(guī)范化，為以后工作的順利開展提供了堅實的基礎(chǔ)。

四是信息化。科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展為檔案管理技術(shù)改新?lián)Q代提供了契機(jī)，要提高檔案管理效果和工作效率，檔案室必須對檔案管理技術(shù)的變動有高度敏感，注意引進(jìn)先進(jìn)的檔案信息化管理硬件和軟件，為推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造了先決條件。檔案管理軟件可以對檔案實行文件級和案卷級兩級錄入，形成了紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制。同時，建立科學(xué)的檢索方式，實現(xiàn)了檔案工作信息化管理，使“死”檔案變成了“活”信息，切實強(qiáng)化了管理效果。

檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)發(fā)展的需要，也是檔案自身建設(shè)的需要。1992年開始，我廠就著手實施采用以光盤技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的多媒體檔案管理信息系統(tǒng)，結(jié)合我廠已經(jīng)實行的辦公自動化（OA）系統(tǒng)的單軌運行，制定了建設(shè)多媒體技術(shù)數(shù)據(jù)庫信息管理、全文級圖象管理和視頻音像管理融為一體的檔案管理網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃，并逐步加以實施。目前，我廠已經(jīng)建成了包括打字、文書、檔案為一體的辦公網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)應(yīng)用了包括人事檔案、經(jīng)營檔案、生產(chǎn)實時信息檔案等全方位的綜合檔案信息查詢功能，使授權(quán)用戶可以上網(wǎng)查詢所需信息，全廠各類文件的管理形成了完整的微機(jī)管理體系，基本實現(xiàn)了無紙化辦公。1983年以來的文書檔案已全部著錄進(jìn)微機(jī)網(wǎng)絡(luò)，自建廠以來的科技檔案也已著錄進(jìn)計算機(jī)，檔案立卷、統(tǒng)計、檢索、打印均實行了微機(jī)管理，科技圖書資料實現(xiàn)了微機(jī)管理和目錄檢索?，F(xiàn)在，我廠檔案室配備有6臺IBM液晶顯示屏幕微機(jī)，激光打印機(jī)5臺。檔案微機(jī)管理已與廠MIS系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，廠領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)職能部室均可按照管理權(quán)限，在各自的工作站或檔案信息站查詢所需的檔案信息資料。

我公司新近投資購置了清華紫光工程圖檔管理系統(tǒng)，包括繪圖儀、激光打印機(jī)、掃描儀、瀏覽器、軟件等設(shè)備，它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)有無縫的連接。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖象，經(jīng)過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用我廠現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動化NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動對應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)用戶在WINDOWS環(huán)境下，應(yīng)用瀏覽器方便靈活的實現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。

2014年1月24日，我公司圖形信息系統(tǒng)已上線運行，包括設(shè)備圖紙、技術(shù)手冊、參數(shù)報表、設(shè)備維保等信息，并集成了其他生產(chǎn)和設(shè)備管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，方便了設(shè)備資料查閱和管理，提高生產(chǎn)技術(shù)基礎(chǔ)管理水平。綜合檔案室2臺1000MW發(fā)電機(jī)組檔案（基建檔案、設(shè)備檔案）已全部掃描成電子文件并掛接到圖形信息系統(tǒng)里，公司員工可方便地登錄圖形信息系統(tǒng)查閱綜合檔案室2臺1000MW發(fā)電機(jī)組檔案的電子文件。

筆者認(rèn)為，電子檔案最好是采用紙質(zhì)檔案掃描件，因為紙質(zhì)檔案掃描件才能保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容完全一致，這樣檔案用戶可以放心地不用到檔案室查閱檔案原件，只要通過局域網(wǎng)絡(luò)查閱檔案室的電子檔案就可以，這樣既可以方便檔案用戶，又可以有效保護(hù)檔案室的檔案原件。

五是安全化。檔案對企業(yè)的運營有著非常重要的作用，而其中有些檔案更是企業(yè)的商業(yè)秘密，影響巨大，因此必須對檔案的安全性予以重視。強(qiáng)化檔案管理的安全性必須建立檔案查閱監(jiān)督機(jī)制，重視檔案查閱，區(qū)分檔案的機(jī)密級別，予以不同程度的防護(hù)。閱檔必須在檔案員的監(jiān)督下進(jìn)行，按程序進(jìn)行。外單位人員借閱檔案必須經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理工作部主任簽字同意方可借閱。

六是效益化。檔案工作的服務(wù)內(nèi)容和范圍是非常廣泛的，檔案工作的效益也是多方面的。檔案部門為企業(yè)提供檔案服務(wù)，既可使其獲得-定的經(jīng)濟(jì)效益，也可對解決企業(yè)的問題，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步起重要作用，具有社會效益。服務(wù)是檔案的宗旨，服務(wù)是檔案的最終目的和歸宿，只有抓好檔案服務(wù)，讓檔案發(fā)揮出真正功能，產(chǎn)生實實在在的效益，才能使社會、企業(yè)各方面滿意，檔案工作才會有地位、有形象、有出路。近年來，我公司累計利用檔案材料7000多卷次，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益達(dá)2億元，而且還以翔實的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益。

面對新形勢和新任務(wù)，我們應(yīng)充分認(rèn)識檔案管理在企業(yè)知識管理體系中的作用，建立完善的企業(yè)檔案管理制度，大力推進(jìn)檔案管理“六化”建設(shè)，使檔案信息資源成為企業(yè)共有的知識財富，從而促進(jìn)企業(yè)計劃和決策的科學(xué)化，提高企業(yè)行政工作效率和管理水平，提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理水平?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理需要堅持與時俱進(jìn)，建設(shè)“制度化、法制化、規(guī)范化、信息化、安全化、效益化”的檔案管理，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

四、檔案信息資源開發(fā)利用

早在1984年，鄧小平同志就提出：“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)?！毙畔r代的到來，知識和信息越來越成為比資產(chǎn)更重要的資源。企業(yè)檔案是一種重要的信息資源，企業(yè)要壯大競爭實力，振興發(fā)展，就要大力開發(fā)利用檔案信息資源，從企業(yè)檔案信息中獲取有價值的東西。例如：我公司積極開發(fā)利用檔案信息資源，主動為企業(yè)、為生產(chǎn)、為一線服務(wù)，取得了顯著的成績。

1、開發(fā)利用檔案，給企業(yè)帶來明顯的經(jīng)濟(jì)效益

我公司從1994年開始探討對4臺125MW和4臺200MW機(jī)組全面改造方案，我公司綜合檔案科提供了汽輪機(jī)、發(fā)電機(jī)、鍋爐及其輔助設(shè)備總圖等大量有參考價值的科技檔案，利用科技檔案卷次共800余卷，從1997年至2001年，先后對8臺機(jī)組進(jìn)行了現(xiàn)代化技術(shù)改造，改造后的機(jī)組各項經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)，達(dá)到了國內(nèi)同類型機(jī)組的先進(jìn)水平。通過技術(shù)改造，不僅延長了機(jī)組的壽命，使老機(jī)組煥發(fā)了青春，而且大大提高了機(jī)組安全可靠性、可控性、可調(diào)性和自動化水平，增強(qiáng)了企業(yè)實力，對于企業(yè)參與市場競爭，迎接新世紀(jì)挑戰(zhàn)，無疑具有重大的現(xiàn)實意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。在改造中，以汽機(jī)通流部分改造為重點，對發(fā)電機(jī)部分、鍋爐部分以及相應(yīng)輔機(jī)進(jìn)行了全方位配套改造，熱控部分改DCS、調(diào)速系統(tǒng)改DEH純電調(diào)，使機(jī)組綜合技術(shù)裝備和安全健康水平有較大的提高，并取得明顯的綜合經(jīng)濟(jì)效益。

2、發(fā)揮檔案的依據(jù)憑證作用，取得經(jīng)濟(jì)和社會效益

例如國華徐州發(fā)電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1-6號老機(jī)組，并利用1-4號機(jī)組場地建設(shè)2臺1000MW超超臨界機(jī)組。目前，關(guān)停1-6號機(jī)組的申請已通過上級主管部門審批，機(jī)組拆除出售工作也已于2008年3月開始。在1-6號機(jī)組拆除與出售過程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項目籌建處拆遷部門在機(jī)組拆除前和參與機(jī)組拆除出售工作的山東電力建設(shè)第三工程公司、山東金佰生物技術(shù)有限公司等單位的工程技術(shù)人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開東、張鑫、李光忠等同志一同到公司檔案室查閱了1-6號機(jī)組基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，并以檔案為重要依據(jù)，編制機(jī)組拆除方案，使機(jī)組拆除工作順利進(jìn)行。在1-6號機(jī)組設(shè)備拆除后的出售工作中，作為購買方的山東金佰生物技術(shù)有限公司，把檔案視作機(jī)組出售的一個基礎(chǔ)條件。當(dāng)他們在徐電公司檔案室看到保存完整、齊全、系統(tǒng)的檔案，表示滿意。正是由于1-6號機(jī)組設(shè)備檔案保存的完整齊全，并可以與1-6號機(jī)組整體發(fā)電設(shè)備出售同時移交，能為購買企業(yè)今后設(shè)備的安裝、運行和使用提供可靠的依據(jù)，使山東金佰生物技術(shù)有限公司愿意出2億元買下1-6號機(jī)組設(shè)備。由此可見，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1-6號機(jī)組拆除與出售工作中起到了關(guān)鍵的作用。否則，1-6號機(jī)組設(shè)備只能作為廢鐵或報廢設(shè)備處理。檔案價值的發(fā)揮，使機(jī)組設(shè)備變廢為寶，為企業(yè)贏得了可觀的經(jīng)濟(jì)效益。再如為了減少二氧化硫排放量，保護(hù)大氣環(huán)境，完成江蘇省政府和省環(huán)境保護(hù)廳下達(dá)的“十五”期末二氧化硫排放總量控制指標(biāo)和防治計劃，我公司在#7、#8機(jī)組配套安裝煙氣脫硫設(shè)備。福建龍凈環(huán)保股份有限公司上海龍凈環(huán)?？萍脊こ逃邢薰竞臀夜旧\部、鍋爐公司等部門的工程技術(shù)人員到綜合檔案科查閱了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00等有價值的科技檔案，為改造工作的前期初步設(shè)計、工程的順利實施提供了基礎(chǔ)條件。#7、#8機(jī)組安裝脫硫裝置后，每年可減少二氧化硫排放12145噸，脫硫洗滌塔具有50％的除塵效率，煙塵排放濃度可進(jìn)一步降低，改善當(dāng)?shù)卮髿猸h(huán)境質(zhì)量，因此項目具有顯著的環(huán)保效益。又如2000年10月，山西省某煤礦二位同志來我公司要求查閱1995年和1996年兩筆煤款未收到，要求徐州發(fā)電廠支付此款。我公司財務(wù)部同志來到綜合檔案科查1995年度（431-1、8、9、17）、1996年度（431-6、7）燃料明細(xì)帳及1995年度（433-199、200）、1996年度（433-3、4、5、6、37、99、149）會計憑證檔案，我公司分別于1995、1996年度向?qū)Ψ揭迅哆^款，使對方承認(rèn)了此款已匯出這一事實。為我公司挽回了經(jīng)濟(jì)損失。再又如2011年9月30日，我公司與當(dāng)?shù)剞r(nóng)民為公司大門口處一塊十畝土地歸屬問題發(fā)生爭執(zhí)，為證實此地為電廠所征用我公司經(jīng)營管理部查閱了0300-8030-004案卷（銅山縣政府、茅村鄉(xiāng)、徐州電廠等單位關(guān)于徐州電廠第二批征地問題的批復(fù)、通知、協(xié)議等文字材料），手續(xù)齊全，完全證實此地已為我公司征過，避免了糾紛，贏得了效益。再再又如2011年10月17日，我公司與某施工單位由于深井泵房看護(hù)及灰場灰壩運行維護(hù)承包問題發(fā)生爭執(zhí)，我公司紀(jì)檢監(jiān)察部查閱了0300-905-188、0300-905-033、0300-905-112案卷（深井泵房看護(hù)及灰場灰壩運行維護(hù)承包協(xié)議、合同審核意見單等），證實我公司確實履行了合同協(xié)議，避免了糾紛。再再再又如國華徐州發(fā)電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1-6號老機(jī)組，并利用1-4號機(jī)組場地建設(shè)2臺1000MW超超臨界機(jī)組。2×1000MW機(jī)組（上大壓小）建設(shè)工程2臺機(jī)組已于2012年12月4日高水平通過達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和工程質(zhì)量評價工作。為爭創(chuàng)國家級優(yōu)質(zhì)工程金獎，我公司邀請中電建協(xié)專家組對我公司百萬機(jī)組進(jìn)行兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查，專家們分為鍋爐、土建、電熱、汽機(jī)、綜合指標(biāo)、檔案六個專業(yè)組分別進(jìn)行檢查。按中國電力優(yōu)質(zhì)工程獎評選辦法（2013版）最新標(biāo)準(zhǔn)，對現(xiàn)場實際和檔案資料進(jìn)行抽查和現(xiàn)場檢查，相關(guān)參建單位給予密切配合。2013年7月27-28日，中國施工協(xié)會專家組來我公司進(jìn)行國家優(yōu)質(zhì)工程金獎現(xiàn)場復(fù)查。國優(yōu)現(xiàn)場復(fù)查按“兩會三查”方式對工程實體、重要部位、關(guān)鍵工序、主要試驗、檢驗項目文件及工程檔案進(jìn)行核查。通過檢查，專家們高度肯定了我公司2× 1000MW機(jī)組（上大壓?。┙ㄔO(shè)工程創(chuàng)優(yōu)工作取得的優(yōu)異成績。一致認(rèn)為我公司2×1000MW機(jī)組（上大壓?。┙ㄔO(shè)工程符合國家優(yōu)質(zhì)工程審定辦法2013年版及現(xiàn)場復(fù)查重點部位的要求，通過國家優(yōu)質(zhì)工程金獎現(xiàn)場復(fù)查。在兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查及國家優(yōu)質(zhì)工程金獎現(xiàn)場復(fù)查中，我公司籌建處、生技部等各部門及江蘇省電力建設(shè)三公司、天津電力建設(shè)公司等參建單位在檔案室借閱了大量基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，檔案在為我公司順利通過國家優(yōu)質(zhì)工程金獎現(xiàn)場復(fù)查工作中起到了關(guān)鍵的作用。以及為貫徹落實國家電監(jiān)會下發(fā)《燃煤發(fā)電廠貯灰場安全監(jiān)督管理規(guī)定》通知文件要求，公司扎實開展貯灰場安全監(jiān)督排查隱患工作，針對發(fā)電企業(yè)應(yīng)對運行貯灰場定期組織開展安全評估，我公司委托了具有安全評價國家甲級資質(zhì)的北京達(dá)飛安評顧問有限公司進(jìn)行貯灰場安全現(xiàn)狀評價工作，評審專家首先在我公司相關(guān)人員陪同下對貯灰場現(xiàn)場進(jìn)行評審。先后核查貯灰場所在地理位置、面積、及下游村莊、建筑物、爆破、采石等可能影響貯灰場灰壩安全情況；貯灰場壩體位移、沉降、浸潤線等觀測設(shè)施是否齊全、完好執(zhí)行情況；對貯灰場溢洪道、排水口、出水口等防、排洪系統(tǒng)防洪能力、排水設(shè)施運行情況，通過核查表明貯灰場符合現(xiàn)行規(guī)范要求，防洪能力有足夠的防洪容積，排水系統(tǒng)疏水符合設(shè)計要求，運行正常。專家其次對我公司企業(yè)的安全管理合規(guī)性、有效性進(jìn)行查證，先后對公司企業(yè)相關(guān)證照、安全驗收評價報告、安全管理組織機(jī)構(gòu)、安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全生產(chǎn)規(guī)章管理制度、安全教育培訓(xùn)情況、主要負(fù)責(zé)人和安全管理人員資質(zhì)、事故應(yīng)急救援等方面進(jìn)行查證，通過查證表明，公司安全生產(chǎn)管理體系健全、規(guī)范，符合安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化的要求。2014年9月29日，我公司粉煤灰公司專業(yè)技術(shù)人

員和北京達(dá)飛安評顧問有限公司專家到檔案室查閱了我公司川里湖灰場竣工圖、灰壩沉降觀測記錄、竣工報告等檔案，評審專家在公司相關(guān)人員積極配合下，順利完成了貯灰場安全現(xiàn)場評審工作，為出具貯灰場安全現(xiàn)狀評價報告提供客觀、科學(xué)的依據(jù)材料等等。

3、提供檔案為企業(yè)經(jīng)營決策、查處經(jīng)濟(jì)案件、慣標(biāo)認(rèn)定、編史修志等工作發(fā)揮了積極作用

如2002年12月我廠朱廠長借閱徐州發(fā)電廠征地實況及紅線圖以及#1、#2灰場等處征地問題的批準(zhǔn)通知書及協(xié)議書等（0300-8030-1、8、9），為領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于我公司機(jī)組擴(kuò)建提供了參考。再如1997年我公司編寫《徐州發(fā)電廠志》，廠編委先后調(diào)閱了綜合檔案科大量檔案資料（89-073-45、92-601-01、02等）編寫廠志共查閱各種檔案案卷202卷次，復(fù)印資料近5000張，為廠志的順利完成立下汗馬功勞。

4、圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作做好資料匯編

幾年來，我公司檔案管理人員自己編研或與有關(guān)部門合作完成了《歷年安全生產(chǎn)典型事故匯編》、《科研成果匯編》、《徐州發(fā)電廠志》等22種165萬字的編研材料，其中，通用性編研資料17種，深層次編研資料5種，同時還編制了檢索工具28種161冊，對生產(chǎn)經(jīng)營等管理工作起到了較好的指導(dǎo)作用。近年來，我廠累計利用檔案材料7000多卷次，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益2億多元，而且還以翔實的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益。

Considerations about the Development Thoughts of Enterprise Archives Management Work

Wang Wei
（Comprehensive Archives，Shenhua Guohua Xuzhou Power Generation Company Limited Xuzhou 221166）

AbstractArchives management work plays a vital role in healthy development of modern enterprise system.This paper discusses that we must pay attention to the existing problems of enterprise archives management in order to do archives management work well in the new situation and strengthen archival consciousness of enterprise employees and form archival management rules of institutionalized，legalized，standardized，informatized，safetied，benefited to serve the development of enterprise better.

KeywordsArchives management Enterprise development Thoughts

中圖分類號G270.71

文獻(xiàn)標(biāo)識碼B

文章編號160317-7233

作者簡介

王巍，男，漢族，1965年11月生，神華國華徐州發(fā)電有限公司檔案室科檔主管，研究館員。