企業(yè)集團檔案管理工作的若干意見

曾　歡

（廣西民族大學管理學院　南寧　530000）

企業(yè)集團檔案管理工作的若干意見

曾歡

（廣西民族大學管理學院南寧530000）

全國信息化建設的推動下，企業(yè)集團開始逐步認識到建設企業(yè)集團檔案管理工作的重要意義，然而在企業(yè)集團檔案管理工作中會遇到很多的問題，本文就遇到的問題提出了幾點建議。

企業(yè)集團檔案管理工作建設

在社會信息化發(fā)展大潮中，企業(yè)集團在改革發(fā)展的過程中毫無疑問會產(chǎn)生非常多的檔案信息資源，這些檔案記錄著企業(yè)集團發(fā)展歷程、經(jīng)營活動等等的重要信息。如何加強檔案信息資源的建設是企業(yè)集團發(fā)展壯大不可或缺的重要工作。信息化的驅(qū)使下，企業(yè)集團需要著眼于現(xiàn)實，認識到掌握檔案信息資源的優(yōu)勢地位，以企業(yè)科研工作為中心，站在戰(zhàn)略的高度加強檔案信息資源的建設，挖掘檔案信息資源在企業(yè)集團生產(chǎn)、管理、經(jīng)營各項活動中潛在價值，使長眠于企業(yè)集團檔案館的檔案能夠發(fā)揮其應有的作用，為建設企業(yè)集團出一份力。企業(yè)轉(zhuǎn)型和精確化管理需要大量的信息資源作為支撐，然而系統(tǒng)的信息資源不會憑空產(chǎn)生，沒有前期對檔案館的投入，也不會整理出系統(tǒng)的信息資源為企業(yè)獻計獻策，因此，企業(yè)集團數(shù)字檔案館的建設已是箭在弦上。

一、企業(yè)集團檔案工作的特點

企業(yè)集團是指，不是單一的法人構成，而是有若干的具有獨立法人地位的企業(yè)通過產(chǎn)權安排、人事控制、商務合作等紐帶連接，根據(jù)企業(yè)之間關系的緊密程度由不同層級的個體企業(yè)組合的經(jīng)濟聯(lián)合體，企業(yè)集團是現(xiàn)代企業(yè)的高級形式，通過明確的產(chǎn)權關系和內(nèi)部契約關系來維系企業(yè)集團的整體權益。企業(yè)集團是由多個獨立法人組成的復雜結構體，然而企業(yè)集團之間各集團成員又保持相對獨立的地位，在管理上需要協(xié)調(diào)各集團成員之間的利益關系，進行統(tǒng)一和分層的管理，實現(xiàn)集權和分權相結合的管理體制。企業(yè)集團包含有總部和各個職能部門，總部實行的是集權的管理體制，其檔案工作也隨之是實行集中管理的原則，各個職能部門依照總部下發(fā)的檔案工作要求管理本職能部門生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等產(chǎn)生的檔案，并根據(jù)總部的要求將本職能部門形成的各類檔案信息資源向總部的檔案管理機構移交，總部對內(nèi)部各職能部門之間的的檔案工作進行統(tǒng)一領導、監(jiān)督和指導，各職能單位在總部的管理規(guī)章下，可以制定適應于本職能部門的檔案管理方法。

二、企業(yè)集團檔案管理存在的問題

隨著人們對檔案管理的認識不斷深化，電子和手工并存的檔案管理不僅是各級各類綜合檔案管理部門采用的管理模式，同樣也在企業(yè)集團檔案管理工作得到了廣泛的使用。企業(yè)集團在保存企業(yè)產(chǎn)生的電子文件的同時，也會制定一份紙質(zhì)檔案進行歸檔，這樣的電子和手工并存的管理模式也是適應了國家對檔案管理工作的有關規(guī)定。

1、集團內(nèi)部鑒定的復雜性

企業(yè)集團是由一個總部和若干個職能部門組成的復雜的結構，由于不同的職能部門會根據(jù)本職能部門的情況，采用適合于本職能部門的辦公自動化管理系統(tǒng)，因而，檔案也會依據(jù)采用系統(tǒng)的運行環(huán)境各異而出現(xiàn)不同的電子檔案的數(shù)據(jù)格式，這樣的管理系統(tǒng)雖然適用于本職能部門的管理工作，但是，各個職能部門之間均采用不同的管理系統(tǒng)，產(chǎn)生各種不同格式的檔案，在移交檔案至總部時，總部難免會因此暗自傷神?，F(xiàn)實中，各職能部門自行采用不同標準的管理系統(tǒng)的現(xiàn)象比比皆是，總部檔案部門采用的系統(tǒng)不可能包含所有的格式，在對電子檔案進行鑒定時，無法打開電子檔案將成為阻礙總部檔案館鑒定的最大障礙，致使鑒定工作無法進行。

2、集團內(nèi)部檔案利用安全性

對檔案安全性的保障是檔案管理工作必不可少的一部分，使檔案信息能夠得到安全的利用是檔案館存在的意義。企業(yè)集團信息化建設進程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足企業(yè)快捷的信息需求，信息流動的不暢通影響著企業(yè)的經(jīng)營管理，阻礙企業(yè)集團進行信息化的步伐。在這樣的環(huán)境下，企業(yè)集團也采取了積極的措施，即建設企業(yè)集團數(shù)字檔案館。企業(yè)集團數(shù)字檔案館的建設，滿足了企業(yè)集團對信息快捷、便利的需求，為企業(yè)經(jīng)營活動帶來了巨大的經(jīng)濟效益，然而集團內(nèi)部對檔案的利用會有一定的風險，如何有效的規(guī)避檔案在利用過程中的風險呢？

3、檔案編研產(chǎn)品良莠不齊

企業(yè)集團對檔案管理工作的資金投入和檔案館人才隊伍建設共同影響著檔案編研產(chǎn)品的質(zhì)量，對檔案管理工作的投入越多，人才隊伍素質(zhì)越高，檔案編研產(chǎn)品的質(zhì)量就越高，反之亦然。因此，企業(yè)集團領導應該充分認識到，對檔案管理工作的前期投入是確保檔案編研產(chǎn)品質(zhì)量高的前提條件。檔案編研產(chǎn)品的質(zhì)量對企業(yè)集團有著舉重輕重的作用，若企業(yè)集團在進行決策所必須利用的檔案信息資源質(zhì)量高，企業(yè)集團根據(jù)檔案部門提供的檔案信息資源作出的決策往往是有利于企業(yè)健康發(fā)展的，反之亦然。

4、人才隊伍的參差不齊

對企業(yè)集團數(shù)字檔案館的建設，不僅需要獲得領導的重視和資金的保障，還有一個必不可少的保障，那就是人才隊伍的保障。企業(yè)集團作為一個盈利性的機構，其目標是用最少的成本獲取最大的利益，檔案部門作為一個不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益的部門，越來越被企業(yè)邊緣化，領導重視檔案館的建設給檔案館一個展示自我的機會。然而，企業(yè)集團很少會兼顧對檔案部門人才隊伍的建設，檔案館的工作人員往往不是檔案專業(yè)人才，而是一般的行政管理人員，雖然有些企業(yè)集團會安排一些檔案管理培訓，由于對系統(tǒng)的檔案管理缺乏了解，對培訓的內(nèi)容也是一知半解，這樣導致的培訓效果甚微。

三、企業(yè)集團檔案管理工作的建議

1、各職能部門采取統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，制定統(tǒng)一的檔案收集標準

任由各職能部門采取適合于本職能部門的管理系統(tǒng)，移交的電子文件的格式的不兼容性，導致的后果就是總部檔案管理部門無法完成檔案的鑒定工作，不僅無法按時歸檔，更重要的就是收集的檔案無法得到利用，從而企業(yè)集團蒙受巨大經(jīng)濟損失。因此要想解決此類問題，企業(yè)集團內(nèi)部必須使用統(tǒng)一格式的管理系統(tǒng)，取締職能部門采用的一些不符合標準的管理系統(tǒng)，保證集團總部能夠按時對各職能部門移交的檔案進行鑒定，不影響對檔案的利用。

2、技術手段和集團員工共同維護檔案利用中的安全性

毫無疑問，檔案信息資源在利用過程中存在很多潛在的風險，如何有效的規(guī)避利用過程中的風險，不僅僅需要借助技術上的幫助，也需要全企業(yè)集團員工共同來維護。有些風險是可以通過技術來保障的，有些人為的風險卻是很難避免的，因此企業(yè)集團在使用高科技技術來規(guī)避檔案利用風險的同時，也需要加強企業(yè)集團員工的管理，不僅給與企業(yè)員工經(jīng)濟補助，更需要給與企業(yè)集團員工人文關懷，共同構建舒適、健康、和諧的工作環(huán)境。

3、加大經(jīng)費投入，重視編研產(chǎn)品質(zhì)量

檔案部門雖然是不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益的部門，但是檔案部門編研的產(chǎn)品確能夠給企業(yè)帶來經(jīng)濟效益。例如IBM公司檔案為紀念公司創(chuàng)立100年，以時間為主線，回顧公司100年的發(fā)展歷程，100年所經(jīng)歷的大事件，專門制作了一套名叫“進步”的“IBM100”紀念徽。這套紀念徽記載著公司100年中經(jīng)歷的每段故事，戰(zhàn)勝每個困難得到的新的突破，一共是100個，每個都擁有自己獨一無二的名字。另外，IBM公司檔案館還在公司檔案網(wǎng)站和檔案館網(wǎng)站上開展了對會徽的知識有獎競猜游戲。通過開展的一系列形象、生動的活動使社會大眾加深了對IBM公司的認知，增強了大眾對IBM公司的認同感，此次活動的開展不僅獲得許多鐵桿粉絲的支持還贏得了很多潛在的客戶?；顒娱_展過后，IBM公司的營業(yè)額明顯上升很多，檔案館舉辦這類活動也可以看出來，檔案館能夠直接給企業(yè)創(chuàng)造可觀的經(jīng)濟效益。

4、重視企業(yè)集團檔案館人才隊伍建設

人才隊伍的素質(zhì)是決定企業(yè)集團檔案管理部門檔案工作成效的關鍵因素，企業(yè)管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)最

優(yōu)化的管理模式的觀念，深刻認識到檔案管理工作對企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要作用，加強對企業(yè)檔案部門人才隊伍的建設，加大對檔案管理工作的宣傳和教育，通過現(xiàn)代化的管理和技術手段調(diào)整和完善企業(yè)集團檔案管理體系，促進檔案工作高效進行，編研開發(fā)出更多企業(yè)集團所需的檔案信息資源。挑選兼具計算機技術和檔案管理的專業(yè)人才，適時開展檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓，加強與行業(yè)的溝通和交流，吸取行業(yè)先進的經(jīng)驗，對本企業(yè)檔案進行有效管理；同時也要開展一些面向全企業(yè)集團員工的檔案管理知識培訓，使全企業(yè)集團員工共同參與到檔案管理的實踐中。

［1］邱巧艷.大型企業(yè)集團數(shù)字檔案館的建設實踐與思考——以紫金礦業(yè)集團檔案館為例［J］.辦公自動化，2013（3）23-25.

［2］羅永平.企業(yè)集團檔案館建館問題初探［J］.蘭臺世界，2012（3），57.

［3］李曉光.試論企業(yè)集團檔案館的功能定位［J］.蘭臺世界，2014（12），74-75.

［4］楊艷.企業(yè)集團數(shù)字檔案館建設策略研究［J］.中國檔案，2013（4），62-63.

［5］姚翠娟.企業(yè)集團檔案信息資源建設及數(shù)字檔案館建設方案淺談［J］.今日科技，2010（6），35-37.

曾歡，女，江西人，廣西民族大學管理學院14級在讀研究生。

Several Opinions of the Archive Management of Enterprise Group

Zeng Huan
（College of Management，Guangxi University for NationalitiesNanning530000）

Under the impetus of the national informatization construction，enterprise group began to gradually realize the significance of the construction enterprise archive management,however in archives management in enterprise group will encounter many problems,in this paper，the problems puts forward some suggestions.

Enterprise groupArchives managementConstruction

G278.3

B

160422-7256