高校教學(xué)檔案管理存在的問題及對策

姚國勤

（羅定職業(yè)技術(shù)學(xué)院云浮527200）

高校教學(xué)檔案管理存在的問題及對策

姚國勤

（羅定職業(yè)技術(shù)學(xué)院云浮527200）

教學(xué)檔案是指教學(xué)活動中形成的具有保存價值并歸檔保存的教學(xué)文件材料，是衡量高校教學(xué)管理水平和教育教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。當(dāng)前的高校教學(xué)檔案管理模式主要是分級、分類管理模式，高校教學(xué)檔案管理仍然存在一些比較突出問題，相應(yīng)的對策有：完善教學(xué)檔案管理機(jī)制、創(chuàng)新教學(xué)檔案管理模式、提高管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)、建設(shè)信息化教學(xué)檔案管理。

教學(xué)檔案 檔案管理 管理模式 教學(xué)管理

教學(xué)檔案是指教學(xué)活動中形成的具有保存價值并歸檔保存的教學(xué)文件材料，是學(xué)校教學(xué)活動的真實記錄，是衡量高校教學(xué)管理水平和教育教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。［1］教學(xué)檔案異常龐雜，僅與教學(xué)緊密相關(guān)的就包括專業(yè)設(shè)置、課程教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、教學(xué)總結(jié)、教材、人才培養(yǎng)方案、課程信息、師生信息等。高校教學(xué)檔案有來自上級主管部門的材料如通知、文件等；有來自本校教學(xué)行政管理部門的材料如學(xué)生處的招生、分配名冊，教務(wù)處的學(xué)籍管理、成績材料等；有來自教師的教材、教案、輔導(dǎo)資料、聽課評課記錄、科研成果等；有來自學(xué)生的畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計、實驗報告等。教學(xué)類檔案通常以紙質(zhì)材料為主，也有照片、視頻、錄音、光盤、獎狀、證書等實物材料。

高校教學(xué)檔案具有重大的參考價值、傳承價值、憑證價值以及激勵價值，特別是隨著高校學(xué)科建設(shè)、教學(xué)科研評估等重大活動的需要，教學(xué)檔案的利用率也隨之提高，其地位和作用越來越重要。［2］因此，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作研究對于進(jìn)一步規(guī)范教學(xué)管理和教學(xué)活動，深化教學(xué)研究以及提高教育教學(xué)質(zhì)量等方面具有重要意義。

一、當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理存在的主要問題

當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理模式主要是分級、分類管理模式。這種管理模式通常是對教學(xué)檔案實行校級和院系級兩級管理，學(xué)校一級主要對各教學(xué)檔案部門做統(tǒng)一管理，院系一級主要負(fù)責(zé)具體的教學(xué)檔案管理。從分工上講，校級管理的重點是對教學(xué)檔案進(jìn)行總體全局的管理，主要任務(wù)是制定教學(xué)檔案管理制度和實施細(xì)則，對教學(xué)檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則及程序做出明確的規(guī)定；院系管理的重點是對教學(xué)檔案的細(xì)節(jié)管理上，主要任務(wù)是保管各院系所產(chǎn)生的教學(xué)計劃、教學(xué)管理文件等。從管理的內(nèi)容上講，學(xué)校一級主要負(fù)責(zé)教學(xué)文件及規(guī)章制度、教師檔案、科研成果檔案、教務(wù)考務(wù)檔案、學(xué)籍檔案、學(xué)位檔案等；院系一級主要負(fù)責(zé)教學(xué)建設(shè)檔案（包括教材、課程、教學(xué)和實習(xí)檔案等）和教學(xué)管理檔案（包括教學(xué)質(zhì)量評估、課程表、考試安排、科技制作、畢業(yè)論文等教學(xué)檔案）。

高校教學(xué)檔案管理仍然存在一些比較突出問題：［3］

1、教學(xué)檔案管理制度不健全

院系教學(xué)檔案建設(shè)與管理是全國高校教學(xué)工作重心下放過程中產(chǎn)生的新事物，目前許多高校還沒有制定適合院系教學(xué)檔案管理的各項規(guī)章制度，使教學(xué)檔案管理存在很大隨意性。在日常的教學(xué)管理工作中，各二級學(xué)院或教學(xué)系部缺乏有效的檔案管理規(guī)定和監(jiān)督措施，參與教學(xué)活動的相關(guān)人員責(zé)任不明，規(guī)定時限要求未得到充分執(zhí)行，未輔以相應(yīng)的考核和獎懲措施，辦公室及行政崗位教師缺乏建立和保存教學(xué)檔案的意識，不能按時完成建檔、歸檔工作。有些二級管理部門平時缺乏檔案積累，教學(xué)工作中形成的文件材料沒有及時的歸檔，即使歸檔了也不齊全，常常發(fā)生事后補檔的情況，嚴(yán)重影響了檔案管理的嚴(yán)肅性和科學(xué)性；還有些部門歸檔范圍不明確，有些應(yīng)歸檔的教學(xué)文件材料沒有收集歸檔，沒有進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的分類，歸檔材料整理雜亂無章，不方便檢索和查找。因此，無法滿足教學(xué)和教學(xué)管理工作需要，嚴(yán)重影響了院系教學(xué)檔案的利用和教學(xué)管理的質(zhì)量。

2、教學(xué)檔案管理部門權(quán)責(zé)不明

教學(xué)業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門是兩類相對獨立的部門，兩個部門各自為政，缺乏有效的監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，必然出現(xiàn)文件的形成與歸檔脫節(jié)，檔案部門不能參與到文件材料積累過程中，造成歸檔材料不全面。部分二級學(xué)院或教學(xué)系部領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，沒有把教學(xué)檔案管理工作當(dāng)成一項常規(guī)性的教學(xué)管理工作來做，造成了教學(xué)檔案建檔困難，無法形成統(tǒng)一管理、資源共享、統(tǒng)一利用的良好運行模式。造成上述問題的主要原因是各部門權(quán)責(zé)不明：高校的檔案管理部門只重視對學(xué)校層面教學(xué)檔案的建設(shè)與管理，特別是那些反映學(xué)?；練v史、重要文件、重要會議、全局性且有長遠(yuǎn)利用價值的教學(xué)檔案進(jìn)行管理，忽視了對院系教學(xué)單位日常性教學(xué)檔案的建設(shè)與管理；院系部門檔案意識不強(qiáng)，只注重教學(xué)工作，不重視教學(xué)檔案工作。

3、教學(xué)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力有待提高

大多數(shù)的檔案管理員不是檔案學(xué)專業(yè)出身，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應(yīng)有的鑒別能力，檔案材料的收集與整理很不規(guī)范。特別是二級學(xué)院和教學(xué)系部的檔案管理往往是由兼職檔案員做，這些兼職教師平時忙于教學(xué)、科研、人事、辦公室等事務(wù)性工作，根本無瑕顧及檔案的優(yōu)化管理，致使移交到學(xué)校的教學(xué)檔案材料不規(guī)范、不完整。兼職檔案管理人員大多數(shù)身兼數(shù)職，日常事務(wù)繁忙，不能潛心專注開展教學(xué)檔案各項工作；許多人也缺乏檔案專業(yè)培訓(xùn)與進(jìn)修，對檔案業(yè)務(wù)知識不熟悉，還有的院系檔案人員經(jīng)常變動，影響了檔案材料收集的全面性和檔案整理的連續(xù)性。因此，致使教學(xué)和教學(xué)管理過程中形成的有價值的文件材料不能及時整理、立卷，大量的教學(xué)檔案成捆的堆放在一些閑置的辦公室角落里，給教學(xué)檔案的管理帶來很大的安全隱患。

二、高校教學(xué)檔案管理的優(yōu)化策略

1、完善教學(xué)檔案管理機(jī)制

高校應(yīng)根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》制定院系教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，從制度上規(guī)范教學(xué)檔案管理工作。要制定各個部門的教學(xué)檔案工作職責(zé)，明確校級檔案管理部門、教務(wù)處、院系各教學(xué)單位以及單位負(fù)責(zé)人、專（兼）職檔案員、教研室主任、專任教師等在教學(xué)檔案管理和教學(xué)檔案形成過程中各自所承擔(dān)的責(zé)任；要制定出嚴(yán)謹(jǐn)、完善的歸檔制度，明確歸檔要求，細(xì)化各院系教學(xué)檔案歸檔范圍和歸檔時間，確保歸檔材料齊全完整；要建立教學(xué)檔案評估制度，根據(jù)院系教學(xué)檔案實際，擬定評估指標(biāo)，定期開展評估檢查，促使各院系重視和支持教學(xué)檔案工作。要想使高校教學(xué)檔案的價值得到更有效的發(fā)揮，必須進(jìn)一步健全和完善高校教學(xué)檔案運行機(jī)制，按照“集中管理、同步管理、專人管理”的方式和全程管理、全面管理、全員管理的“三全原則”，進(jìn)一步健全和完善高校教學(xué)檔案規(guī)范化、科學(xué)化、制度化體系建設(shè)，特別是要充分調(diào)動管理人員和廣大教師的積極性、主動性，形成良好的合作機(jī)制。

2、創(chuàng)新教學(xué)檔案管理模式

根據(jù)目前高校教學(xué)工作的實際情況，解決辦法是建立教學(xué)檔案三級管理模式。［4］第一級是學(xué)校檔案館（處）；第二級是教務(wù)部門、學(xué)務(wù)部門、招生就業(yè)等處室部門；第三級是各二級學(xué)院或教學(xué)系部辦公室，通過三級管理模式優(yōu)化教學(xué)檔案的建檔質(zhì)量。借助這個服務(wù)體系建立一個良好的合作平臺，在教務(wù)處、學(xué)生處、各二級學(xué)院和系部設(shè)立專門的教學(xué)檔案資料室和教學(xué)檔案管理崗位，使得學(xué)校、教學(xué)管理部門、教學(xué)人員、各二級學(xué)院和系部的檔案工作能夠遵守統(tǒng)一的規(guī)范和歸檔程序，按照本校檔案管理辦法實施細(xì)則、文書檔案歸檔范圍和保管期限、教學(xué)檔案管理辦法等要求，按照“形成者——時間——類別”等分類標(biāo)準(zhǔn)收集、保管有關(guān)教學(xué)和學(xué)生管理方面的檔案材料，定期由各二級學(xué)院、教學(xué)系部將歸檔材料上交到學(xué)校教學(xué)管理部門進(jìn)行信息匯總審核，審核后由學(xué)校教學(xué)管理部門把檔案材料信息再次匯總成紙質(zhì)版和電子版統(tǒng)一上交到學(xué)校檔案館（處），對教學(xué)檔案進(jìn)行合理規(guī)劃、統(tǒng)一編庫，入庫上架，從而保證高校教學(xué)檔案管理工作走上有序化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。

3、提高管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)

要加強(qiáng)高校專兼職檔案人員檔案管理專業(yè)化培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高檔案管理水平。通過教學(xué)檔案管理實際工作摸索出教學(xué)檔案管理人才培養(yǎng)的新模式，加強(qiáng)管理員的培訓(xùn)上崗力度、健全管理員的考核與激勵機(jī)制，通過對檔案管理人員進(jìn)行愛崗敬業(yè)教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案管理理論研究，縮短檔案管理人員能力與檔案事業(yè)發(fā)展需求之間的差距，不斷提高終身學(xué)習(xí)的意識和能力，使其成為具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)、較強(qiáng)的技術(shù)技能、管理能力和創(chuàng)新能力的新一代檔案管理者。為加強(qiáng)干部隊伍建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)，必須建設(shè)一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的專（兼）職檔案干部隊伍，整合教學(xué)檔案人力資源，保證教學(xué)檔案管理人員的穩(wěn)定性，尤其是各院、系的兼職檔案員，一定要選擇責(zé)任心、使命感強(qiáng)的管理人員，加強(qiáng)對兼職檔案員培訓(xùn)教育，提高兼職檔案員的工作積極性，提升他們的工作能力，從而保證院、系教學(xué)檔案工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性，保證整個檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

4、建設(shè)信息化教學(xué)檔案管理

教學(xué)檔案的信息化是現(xiàn)代檔案管理的一個必備要求。在這個知識信息爆炸的時代，教學(xué)檔案作為一種信息儲存方式，必須要用現(xiàn)代信息技術(shù)提高工作效率，充分利用計算機(jī)和校園網(wǎng)，將網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校辦公自動化管理網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，建立檔案管理局域網(wǎng)，做到檔案收集、管理、利用的網(wǎng)絡(luò)化，把靜態(tài)的教學(xué)檔案信息變成動態(tài)的信息，實現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源共享，從而更好地為學(xué)校教學(xué)和其他各項工作服務(wù)。信息化教學(xué)檔案的管理，首先是要改進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施，將所需的硬件系統(tǒng)以及軟件信息系統(tǒng)安裝好，培養(yǎng)專門型人才來進(jìn)行操作管理；其次是改進(jìn)工作方式，如實現(xiàn)辦公自動化，通過互聯(lián)網(wǎng)來發(fā)布教學(xué)檔案管理的制度、通知信息等，與其他部門之間溝通也可以通過電子郵件或者網(wǎng)絡(luò)交流平臺等，以便可以隨時隨地的進(jìn)行溝通。高校教學(xué)檔案管理、開發(fā)和利用必須朝著科技化、信息化、智能化的方向發(fā)展，要將各類紙制檔案盡快轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案；要充分利用高?？蒲匈Y源雄厚的優(yōu)勢，積極引導(dǎo)相關(guān)科研人員開發(fā)高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，利用信息化服務(wù)平臺，特別是要利用大數(shù)據(jù)、云技術(shù)來提升高校教學(xué)檔案的管理水平。［5］

總之，高校教學(xué)檔案是高校歷史文化中的一個重要載體，凝結(jié)了眾多教師和管理工作者的精神財富，也是反映高校教學(xué)質(zhì)量的一個重要體現(xiàn)，它記錄著高校教學(xué)水平的發(fā)展脈絡(luò)，亦是高校未來發(fā)展走勢的一個重要決策依據(jù)。高校教學(xué)檔案是高校在教學(xué)實踐、教學(xué)研究以及教學(xué)管理過程中積累起來的智慧和經(jīng)驗，對教學(xué)管理工作、教學(xué)管理評估都具有重要的價值意義，必須提高高校教學(xué)檔案的管理水平。

［1］孫碧平.談高校教學(xué)檔案的價值體現(xiàn)［J］.蘭臺世界，2008，（08）：31－32.

［2］范麗娜，劉騰.高校教學(xué)檔案的價值與優(yōu)化對策分析［J］.南方論刊，2014（01）：103－104.

［3］馬衛(wèi)軍.淺談高校院系教學(xué)檔案的建設(shè)與管理［J］.中小企業(yè)管理與科技，2010，（10）：177－178.

［4］王顥.高校教學(xué)檔案三級管理模式初探［J］.中國管理信息化，2015，18（21）：201－203.

［5］王茹熠.高校教學(xué)檔案資源整合研究［J］.蘭臺世界，2011，（30）：26－27.

姚國勤（1980～），女，廣西桂林人，廣東羅定職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室助理館員，主要從事檔案管理研究。

Existing Problems&Countermeasures of Teaching Archives Management in Colleges&Universities

Yao Guoqin
（Luoding Vocational and Technical CollegeYunfu527200）

Teaching archives are pointed to possess the preserved value formed in the teaching activities and filing the teaching docs material，and one of the important marks to measure the college teaching management level and education quality of teaching.The current university teaching archives management mode were mainly classification，classification management mode，the teaching archives management，there are still some prominent problems，corresponding measures are:perfecting the teaching archives management mechanism，the innovation teaching archives management mode，to improve business management personnel quality，information construction of teaching archives management.

Teaching archivesArchives managementManagement modeTeaching management

G278.6

B

160725-7350