快速了解人員更替信息

王志軍

最近在工作中遇到一個問題，同事需要比較登記簿中“過去”和“現(xiàn)在”的人員數(shù)，如圖1所示，由于有人辭職、有人新進(jìn)，這樣就需要找出哪些人是新進(jìn)的（即“過去”列沒有名字，但“現(xiàn)在”列有名字），哪些人是已經(jīng)辭職了的（即“過去”列有名字，“現(xiàn)在”列沒有名字）。由于公司比較大，實際的人數(shù)比較多，手工一一判斷顯然是相當(dāng)麻煩。用如下兩種簡單辦法，可以解決以上問題。

1. 簡單的小公式解決

利用公式可以很快地解決這一問題。選擇B2單元格，在編輯欄輸入公式“=IF（COUNTIF（C：C，A2），""，"辭職"）”。這里的COUNTIF函數(shù)用來計算某個區(qū)域中滿足給定條件的單元格數(shù)目，接下來利用IF函數(shù)進(jìn)行判斷，如果滿足則顯示空，否則顯示“辭職”。公式執(zhí)行之后向下拖拽或雙擊填充柄，隨后就可以了解哪些人員已經(jīng)辭職，效果如圖2所示。

同理，選擇D2單元格，在編輯欄輸入公式“=IF （COUNTIF（A：A，C2），""，"新進(jìn)"）”，公式執(zhí)行之后向下拖拽或雙擊填充柄，很快就可以了解哪些人員是新進(jìn)的。

2. 條件格式也能解決

如果不習(xí)慣于使用函數(shù)公式，還可以利用條件格式實現(xiàn)上述要求。

選擇A列和C列（首行可不選中或刪除），從“格式”功能組依次選擇“條件格式→新建規(guī)則”，打開“新建格式規(guī)則”對話框，選擇規(guī)則類型為“僅對唯一值或重復(fù)值設(shè)置格式”，點擊右下角的“格式”按鈕，打開“設(shè)置單元格格式”對話框，在這里設(shè)置相應(yīng)的特殊格式，例如設(shè)置字體顏色為紅色，確認(rèn)之后關(guān)閉對話框，如圖3所示。之后返回Excel主界面，現(xiàn)在就可以看到如圖4所示的效果，這里顯示為紅色的即表示仍然在職或新進(jìn)的人員，而非紅色的表示已經(jīng)辭職。

小提示

以上只是列舉了一個人員變動的情況。事實上，對于比較兩列數(shù)據(jù)的不同場合，例如產(chǎn)品、實驗項目等，均可以采用如上辦法。