以圖言志 制作PPT中的精彩信息圖

劉成

俗話說(shuō)：一圖勝千言。圖片能給人帶來(lái)直接、豐富的視覺(jué)信息，并且更適合現(xiàn)代人快節(jié)奏的閱讀習(xí)慣。所以所以無(wú)論是在微博上、微信上、PPT中，大家都愛用信息圖進(jìn)行表達(dá)。那么有哪些好的信息圖制作工具，又可以怎樣快速在PPT等Office文檔中插入長(zhǎng)信息圖？

磨刀不誤砍柴工 了解信息圖制作步驟

要制作出包含豐富信息的圖片，顯然不是指繪制一張簡(jiǎn)單的圖片就可以表達(dá)。要完成一張信息圖的制作，首先需要明確信息，明白整張圖表要用來(lái)表達(dá)什么意圖，確定了表達(dá)的基調(diào)后就需要選擇使用什么圖形模型來(lái)進(jìn)行圖片的組織和布局。比如并列型信息圖（文字間的邏輯關(guān)系是并列的），它的特點(diǎn)是更直觀易懂，適用于表達(dá)一些比較簡(jiǎn)單的事情；遞進(jìn)型信息圖則大多以時(shí)間為核心的增長(zhǎng)，一般用于歷史事件的表述（圖1）。

確定表達(dá)主題后就可以使用具體工具來(lái)進(jìn)行圖片的繪制，繪制圖片應(yīng)該簡(jiǎn)潔明了，便于看圖者一眼就能夠看懂我們需要表達(dá)的意思。完成圖形的繪制后為了更易于用戶的閱讀，一般還需要在圖片上添加注釋文本，最后再對(duì)信息圖的版面進(jìn)行調(diào)整，潤(rùn)色就可以完成信息圖的制作了（圖2）。

事半功倍 用好信息圖制作工具

信息圖制作都比較專業(yè)，使用手繪難度較大，因此我們可以借助一些專業(yè)工具進(jìn)行繪圖。常見信息圖制作工具一般分為：

1.專業(yè)工具，如Illustrator、Indesign、Coreldraw、Photoshop等等，這類工具制作出來(lái)的信息圖專業(yè)、精美，但是對(duì)操作者要求較高，需要有足夠的繪畫專業(yè)能力，僅適合專業(yè)人員使用。

2.在線制作工具，如http：//www.easel.ly/、https：//venngage.com/、https：//www.gliffy.com、https：//www.processon.com等提供的在線制圖服務(wù)，這種方法制作簡(jiǎn)單，網(wǎng)站提供大量的圖表、素材等，我們只要聯(lián)機(jī)即可使用。不足的是網(wǎng)站提供的在線素材有限，信息圖制作還受網(wǎng)速等的影響，無(wú)法制作出比較專業(yè)的信息圖，適合新手們使用（圖3）。

3.常用軟件，如Excel、Word等辦公套件，這些組件是每個(gè)用戶必裝的軟件，而且大家用起來(lái)也較為順手。比如Excel具備圖表生成和制作能力，結(jié)合文字注釋可以做出非常專業(yè)的信息圖來(lái)，適合大多數(shù)用戶使用。下面我們就介紹如何使用Excel 2016制作一張信息圖。

首先確定制作信息圖的主題，比如要設(shè)計(jì)一個(gè)天貓購(gòu)物流程，因?yàn)檫@是購(gòu)物步驟，所以可以選擇一個(gè)流程圖結(jié)構(gòu)。確定信息圖結(jié)構(gòu)后就可以打開Excel，然后根據(jù)整個(gè)購(gòu)物流程，點(diǎn)擊“插入→形狀”，插入各種圖形元素和箭頭等連接符號(hào)制作信息圖即可（圖4）。

完成信息圖的架構(gòu)后，還可以在其中插入說(shuō)明文字，并且對(duì)圖形粗細(xì)、顏色、樣式等進(jìn)行修飾，完成合適排版后就完成信息圖的制作了。

由于現(xiàn)在信息圖的內(nèi)容都比較豐富，制作的信息圖大多比較龐大。在Excel完成信息圖的制作后，對(duì)于較小的信息圖可以使用視圖縮放的方法，選擇合適的比例能夠顯示全部圖片內(nèi)容后用截圖的方法即可提取信息圖。對(duì)于長(zhǎng)信息圖的截取則可以使用分步截圖的方法，利用Excel的表格線作為參考先選擇圖形的上部進(jìn)行截取，然后再截取圖形的中部、下部，最后組合成一幅完整的信息圖即可（圖5）。

完成信息圖的創(chuàng)建后就可以將其插入PPT中作為演示，不過(guò)對(duì)于長(zhǎng)信息圖在PPT中的使用我們還要注意一些問(wèn)題。

比如在PPT中插入的是圖表類的圖形，由于PowerPoint默認(rèn)會(huì)自動(dòng)調(diào)節(jié)坐標(biāo)軸的最大值/最小值，這樣會(huì)導(dǎo)致很多情況下過(guò)度強(qiáng)調(diào)某一數(shù)據(jù)。當(dāng)一組數(shù)據(jù)起始值如果較大，這樣在插入PPT后，PowerPoint坐標(biāo)的最小值就會(huì)被自動(dòng)調(diào)節(jié)為大的數(shù)值，這樣圖表就無(wú)法真實(shí)表現(xiàn)信息圖真實(shí)數(shù)據(jù)，如下圖中類別4和類別1實(shí)際值差別不大（610：545），但是被PPT自動(dòng)調(diào)整后在信息圖中看上去則像相差2倍。

因此對(duì)于這類信息圖需要自行設(shè)置坐標(biāo)軸格式，如最小值調(diào)整為50則不會(huì)出現(xiàn)上述視覺(jué)誤差了。此外由于長(zhǎng)信息圖包含信息過(guò)大，而默認(rèn)每張幻燈片默認(rèn)尺寸有限，在一張幻燈片中可能無(wú)法完全顯示。此時(shí)一可以縮放插入的圖片，使得插入的信息圖剛好可以完全顯示；如果縮放后無(wú)法看清圖片內(nèi)容，則可以自行定義幻燈片的大小，選中插入圖片的幻燈片，切換到“設(shè)計(jì)→幻燈片大小→自定義幻燈片大小”，然后根據(jù)實(shí)際信息圖的尺寸進(jìn)行設(shè)置（圖6）。

這樣在PPT中就可以直接預(yù)覽到整張幻燈片，可以比較直觀地看到整張信息圖了，不會(huì)由于縮放而看不清信息圖的內(nèi)容。