整齊劃一 用好Office對齊專家

平淡

在日常辦公文檔為了美觀或者打印的方便，我們經(jīng)常要對文檔一些元素進行對齊。比如Office文檔中插入的圖形，尤其是在PPT中用的圖形，為了展示的美觀就需要對齊，但是手工對齊又有難度，我們該怎么快速有效地實現(xiàn)對齊？下面以O(shè)ffice 2016為例介紹對齊技巧。

就地取材 用好Office對齊工具

對于類似圖形類元素的對齊，Office組件已經(jīng)自帶工具，比如要在PPT中對齊插入的圖表，圖表有大有小，標題文字也大小不一。為了在幻燈片播放的時候更為美觀，我們可以將圖標大小和標題均調(diào)整為統(tǒng)一樣式，并且進行水平對齊。

在幻燈片中按住Shift鍵選中所有需要調(diào)整的圖片，然后右擊圖片選擇“大小和位置”，在右側(cè)窗格大小設(shè)置適合的高度和寬度，這樣選中圖片可以調(diào)整為統(tǒng)一尺寸（圖1）。

切換到“視圖工具→格式”，先選中第一行的圖片，點擊“排列→對齊→底端對齊”，這樣可以實現(xiàn)第一行圖片水平排列，然后使用鼠標將整行圖片上移，使之和第二行圖片有間距（圖2）。

按住繼續(xù)選中第二行圖片，同上點擊“排列→對齊→底端對齊”，如果對齊后圖片的間距不一，繼續(xù)點擊“排列→對齊→橫向?qū)R”，這樣就可以實現(xiàn)圖片大小統(tǒng)一和水平排列了。

巧用母版 輕松插入統(tǒng)一圖片

由于在PPT中默認插入的圖片是鋪滿整張PPT的頁面的，對于插入的圖片如果要對齊，我們還得像上面一樣手動去調(diào)整對齊和圖片的間距。其實對于需要固定版面的PPT，我們可以利用PPT母版功能，制作一個自定義樣式，這樣使用這個母版就可以快速實現(xiàn)插入的圖片自動對齊，省去手動調(diào)整的麻煩。比如現(xiàn)在需要制作一個每張幻燈片上水平對齊排列3張圖片，圖片大小是10cm×10cm，間距是1cm的幻燈片。

啟動PPT后新建一個空白文檔，切換到“視圖→幻燈片母版”，然后點擊“插入版式”，插入一個自定義版式的母版。

選中插入自定義版式，單擊“插入占位符→圖片”，然后使用鼠標畫出一個圖片占位符，接著復制2個占位符，使得3個占位符水平排列。同上使用shift選中3個占位符， 右擊圖片選擇“大小和位置”，在右側(cè)窗格大小設(shè)置高度和寬度均為10cm，使用上面的標尺，將圖片間距都設(shè)置為1cm。

同上選中占位符，點擊“排列→對齊→底端對齊”，使得三個占位符水平排列對齊。點擊“關(guān)閉母版視圖”，返回PPT的編輯界面。這樣下次需要在一張幻燈片插入3張圖片并要實現(xiàn)大小、間距、水平對齊的效果時，只要切換到“開始”選項卡中，點擊“版式→自定義版式”，這個就是上述的設(shè)置版式，可以插入3張已經(jīng)設(shè)置好占位符的圖片（圖3）。

現(xiàn)在按提示在占位符點擊“插入→圖片”，這樣插入的圖片就會自定位到占位符中，它的大小、位置和間距就是在自定義樣式中設(shè)置好的，同上可以繼續(xù)插入第2、第3張圖片，這樣插入后的圖片就自動對齊排列，省去我們手動調(diào)整的麻煩。

完成自定義樣式幻燈片的圖片插入后，按下回車鍵繼續(xù)下一站幻燈片的圖片插入，此時新的幻燈片會繼續(xù)使用之前設(shè)置好的自定義樣式，操作同上繼續(xù)插入圖片即可。這樣無論新建多少幻燈片，還是插入多少圖片，每張幻燈片中插入的圖片大小、排列都是一樣的。

巧借外力 圖片對齊更簡單

使用Office自帶的組件雖然可以實現(xiàn)圖片對齊，不過操作起來較為復雜。如果要對齊的文檔較多，我們還可以借助第三方插件快速實現(xiàn)圖片的對齊。

到http：//www.shortcuttools.com/en/powerpoint_alignment_shortcuts_commands.html下載PowerPoint ShortcutTools，啟動PPT后在菜單欄會增加ShortcutTools子菜單，展開即可快速使用其提供的功能來快速對齊。比如需要快速調(diào)整圖片大小到統(tǒng)一尺寸，使用Shift選擇需要調(diào)整的圖片，展開“Resize→Same width”和“Resize→Same heigh”，這樣即可調(diào)整為統(tǒng)一的高度和寬度（圖4）。

調(diào)整完圖片大小后，繼續(xù)展開align菜單可以進行水平、垂直等的對齊操作，對齊可以根據(jù)菜單前的小圖標直觀看到，只要按提示選擇相應(yīng)的菜單或者快捷鍵快速對齊。比如水平對齊后再展開“Align→Align copy right”即可實現(xiàn)統(tǒng)一間距。

可以看到PowerPoint ShortcutTools的對齊功能可以實現(xiàn)Office自帶組件的所有功能，而且操作更為便捷，對齊的功能更豐富。