辦公電子化在企業(yè)的運(yùn)用

上海理工大學(xué) 張昊晟

辦公電子化在企業(yè)的運(yùn)用

上海理工大學(xué) 張昊晟

辦公自動(dòng)化，簡(jiǎn)稱OA，是一種先進(jìn)的辦公處理系統(tǒng)，改變了傳統(tǒng)方式下人們進(jìn)行辦公業(yè)務(wù)處理的方式，實(shí)現(xiàn)了辦公向無紙化的轉(zhuǎn)變，將企業(yè)各個(gè)部門的工作人員從繁重的辦公事務(wù)管理中解放出來，實(shí)現(xiàn)了辦公效率和服務(wù)質(zhì)量的提高。本文采用文獻(xiàn)研究法、案例分析法以及問卷調(diào)查法等方法對(duì)A公司OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)行研究，首先介紹了課題研究的背景和意義，OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀，存在的問題以及OA系統(tǒng)未來的發(fā)展前景；然后介紹了A公司采用OA系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)化辦公的必要性和重要性，并且就A公司中OA系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀進(jìn)行了介紹，給出了應(yīng)用中存在的問題；最后通過再造的手法將公司的人事審批流程，財(cái)務(wù)報(bào)銷流程進(jìn)行了大幅修改。

OA系統(tǒng)；流程再造；財(cái)務(wù)報(bào)銷

1.緒論

信息化的發(fā)展改變了傳統(tǒng)方式下人們的生產(chǎn)和生活，人們獲得信息的數(shù)量和途徑也越來越多，因此工作中需要處理的信息量也較大。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)交流、傳遞和處理方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)對(duì)信息處理的需求，導(dǎo)致企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在決策過程中不能夠獲得準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，在一定程度上降低了企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。為了加快公司辦事速度和效率，人們開始使用現(xiàn)金的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。據(jù)調(diào)查，目前大部分的企業(yè)基本上實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中實(shí)現(xiàn)了人力資源的高效管理，同時(shí)還降低了企業(yè)辦公經(jīng)費(fèi)的支出，成為企業(yè)管理中的核心部分，對(duì)企業(yè)的發(fā)展帶來了巨大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

劉雁（2009）認(rèn)為以前非常繁瑣的行政公文會(huì)簽，現(xiàn)在只要選擇特定的流程后即可按順序自動(dòng)流轉(zhuǎn)，節(jié)省了大量時(shí)間、精力。同時(shí)由于OA系統(tǒng)支持痕跡保留，支持word的多人修訂功能， 使公文在流轉(zhuǎn)過程中的意見、批示、更改全部保留，方便日后的查詢管理[1]。鄧晉琦（2010）也提出了類似的觀點(diǎn)：辦公自動(dòng)化不僅可以提高個(gè)人辦公效率，更重要的是可以實(shí)現(xiàn)群體合作工作，而且這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成[2]。

本文為一家外資企業(yè)在研究了內(nèi)部流程后，發(fā)現(xiàn)公司系統(tǒng)內(nèi)部的書面流程較多，管理層在簽核過程中造成的效率損失較大，在眾多問題點(diǎn)中，選取財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)行流程再造，從而完成了一次流程改善。

2.公司架構(gòu)和原報(bào)銷流程

A企業(yè)是一家美資上市企業(yè)，在全球各地都有分公司。隨著市場(chǎng)的自然規(guī)律，相關(guān)行業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日漸激烈，為了能夠使公司獲得較高的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，A公司在其發(fā)展過程中要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，通過提升企業(yè)的技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量，使公司獲得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)。目前生產(chǎn)過程中的自動(dòng)化水平已經(jīng)非常先進(jìn)，基本上實(shí)現(xiàn)了對(duì)自動(dòng)化控制，但是跟其生產(chǎn)自動(dòng)化水平相比，其經(jīng)營(yíng)和服務(wù)過程中的自動(dòng)化水平還非常低，導(dǎo)致客戶在進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理時(shí)所需要的等待時(shí)間較長(zhǎng)，嚴(yán)重影響了客戶對(duì)公司的印象。

同時(shí)，在A公司集團(tuán)層面，不斷在進(jìn)行組織扁平化，資源整合化的運(yùn)作，因此，出現(xiàn)了同一高階主管需要同時(shí)負(fù)責(zé)很多不同事業(yè)部，就此造成的審批簽核流程延長(zhǎng)非常大。也招致了員工滿意度的下降。主要組織架構(gòu)如圖-1 A公司的組織架構(gòu)。

圖-1 A公司的組織架構(gòu)

A公司的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)是公司整個(gè)業(yè)務(wù)體系的重點(diǎn)，總公司給予的各項(xiàng)考核指標(biāo)主要為財(cái)務(wù)指標(biāo)。因此，所有雇員需要有一定的財(cái)務(wù)知識(shí)作為工作的部分支撐。其中涉及到每一個(gè)人，也是大家比較關(guān)注的環(huán)節(jié)，就是財(cái)務(wù)的報(bào)銷制定和報(bào)銷流程。其中需要的經(jīng)歷的流程如圖2財(cái)務(wù)報(bào)銷流程：

圖2　財(cái)務(wù)報(bào)銷流程

正如之前文章所述，A公司因?yàn)榇嬖?個(gè)廠區(qū)，但是高層管理是同一管理層，于是造成高層領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常不定時(shí)出現(xiàn)在不同的廠區(qū)。財(cái)務(wù)報(bào)銷對(duì)于申請(qǐng)人來講，費(fèi)用發(fā)生后，員工都是希望盡快將墊付的資金歸攏，以免造成私人財(cái)務(wù)問題。同時(shí)對(duì)于公司財(cái)務(wù)人員來講，也是希望當(dāng)月費(fèi)用當(dāng)月結(jié)，否則容易發(fā)生一些稅務(wù)上的風(fēng)險(xiǎn)或者稅務(wù)成本，為了更加清晰地了解財(cái)務(wù)報(bào)銷耗時(shí)，作者采訪了資深的三位銷售經(jīng)理來統(tǒng)計(jì)過去六個(gè)月間報(bào)銷流程的實(shí)際時(shí)長(zhǎng)，如表1銷售部上半年報(bào)銷時(shí)長(zhǎng)

表1　銷售部上半年報(bào)銷時(shí)長(zhǎng)

圖3　財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)效因子分析

從表1可以看到，在過去的上半年見，作為熟知財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的銷售，平均需要12個(gè)工作日才能完成一次報(bào)銷流程。其中，最快7天可以完成，最長(zhǎng)則需要20天之久。在這期間，耗用了大量銷售人員的時(shí)間，從間接上也占用了大量本應(yīng)拓展客戶的時(shí)間，在隱形上，還造成了A公司在市場(chǎng)開拓上的不足。在采訪了銷售人員后得知，即使他們已經(jīng)在公司服務(wù)多年，但是對(duì)于上表所示的流程時(shí)間，還是被大量退件，以及簽核及時(shí)性所影響，在匯總了反饋情況后，筆者也發(fā)現(xiàn)了其中的關(guān)鍵因子，其中因?yàn)閳?bào)銷科目錯(cuò)誤的退件占到了44%，例如銷售人員出差吃飯，有部分屬于業(yè)務(wù)招待費(fèi)用，但是公司給予銷售一些出差補(bǔ)貼又屬于員工福利科目等等，其次，正如上文提及的，A公司的高階管理層一直奔波于兩個(gè)不同廠區(qū)，同時(shí)還需要有很多具體業(yè)務(wù)工作，由此造成的領(lǐng)導(dǎo)不在崗或者說領(lǐng)導(dǎo)出差的情況，占到影響報(bào)銷進(jìn)度因素的39%，其他的如發(fā)票粘貼格式不正確、金額不匹配、報(bào)銷內(nèi)容不詳細(xì)或者不正確占了各6%，如圖3財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)效因子分析。

3.財(cái)務(wù)報(bào)銷流程簡(jiǎn)化電子化

A公司財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，正如前文所述，存在非常多的紙面作業(yè)以及簽核作業(yè)。同時(shí)因?yàn)楣竟芾韺咏?jīng)常來往于不同廠區(qū)辦公，造成報(bào)銷申報(bào)人員在簽字流程中等待時(shí)間非常多，這樣的無效工時(shí)增多在很大層面上拖累了整個(gè)公司的工作效率。針對(duì)于此，A公司進(jìn)行了比較大手筆的流程改造，重點(diǎn)在于簽核流程的電子化，報(bào)銷單據(jù)的格式化，報(bào)銷單位的圖示化，最后達(dá)成了報(bào)銷流程的快速化。改造后的報(bào)銷流程如圖4 改善后財(cái)務(wù)報(bào)銷流程。

圖4　改善后財(cái)務(wù)報(bào)銷流程

對(duì)于大家詬病最多的財(cái)務(wù)報(bào)銷流程時(shí)間久的問題，在使用改善后的OA報(bào)銷系統(tǒng)后，報(bào)銷周期大幅縮短，報(bào)銷周期由之前的平均12.22個(gè)工作日縮短為2.07個(gè)工作日，如表2改善前后財(cái)務(wù)報(bào)銷周期對(duì)比：

表2　改善前后財(cái)務(wù)報(bào)銷周期對(duì)比

4.結(jié)論

A公司在沒有推廣OA系統(tǒng)之前，各個(gè)部門的辦公效率不高，大部分時(shí)間都用于對(duì)數(shù)據(jù)或者文件信息的傳達(dá)和溝通。OA系統(tǒng)應(yīng)用之后，各項(xiàng)業(yè)務(wù)均采用電子化方式，各項(xiàng)數(shù)據(jù)和文件的存儲(chǔ)均采用電子形式，提高了信息查詢速率。OA系統(tǒng)應(yīng)用之后A公司對(duì)其各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了調(diào)整和優(yōu)化，提高了業(yè)務(wù)處理流程的規(guī)范性，提高了公司各個(gè)部門的辦公效率，同時(shí)也為公司的經(jīng)營(yíng)節(jié)省了大量的紙張和辦公用品。OA系統(tǒng)采用審批電子化，用戶可以在任何時(shí)間，任何地點(diǎn)訪問公司辦公系統(tǒng)進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理，加快了公司業(yè)務(wù)處理和審批的速度，避免了長(zhǎng)時(shí)間的等待。

[1]劉雁.OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)中的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值[J].科技資訊,2009,(13).

[2]鄧晉琦.OA系統(tǒng)使用現(xiàn)狀淺析[A].中國(guó)高新技術(shù)企業(yè).2010,(01).