淺談醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案的電子化管理

薛文清

摘 要：隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)對于檔案管理工作提出了更高的要求，而實現(xiàn)檔案的電子化管理是必然趨勢。在工作實踐中，檔案的電子化管理面臨著標準缺乏、投入不足、安全性差等一系列問題。如何把握趨勢，使檔案管理工作為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展助力成為每個檔案管理工作者應(yīng)該認真思考的問題。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)；電子化；檔案管理

【中圖分類號】G 【文獻標識碼】B 【文章編號】1008-1216（2016）05C-0077-02

醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的檔案管理工作作為醫(yī)療衛(wèi)生體系現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，在教學科研中的作用日益突出。隨著循證醫(yī)學的發(fā)展，醫(yī)學課題的設(shè)立、科研項目的開展都需要完備而全面的醫(yī)學資料作為支撐，而保管著大量完備的一手文獻的檔案科室就像一座含金量巨大的“礦山”。信息技術(shù)的進步使高效開發(fā)這座“礦山”變成了可能。在新時期，檔案管理工作如何結(jié)合信息化技術(shù)為醫(yī)療、公共衛(wèi)生、計劃生育單位的業(yè)務(wù)、教學、科研服務(wù)成為每個檔案管理工作者應(yīng)該思考的問題。

一、檔案電子化管理的意義

醫(yī)院、公共衛(wèi)生、計劃生育單位在實踐中逐步積累起來的大量文獻、圖像和影音資料，是醫(yī)學實踐活動的真實寫照，是醫(yī)學研究的寶貴財富。面對數(shù)量巨大，各成體系的資料，如何準確地進行建檔、歸檔、建立索引、保管貯存一直是檔案管理工作研究的內(nèi)容。檔案管理工作始終是要為檔案的使用服務(wù)的。可以說提高了檔案的利用效率，就等于提高了檔案的使用價值。

信息技術(shù)的發(fā)展為醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的檔案保存管理提供了條件。一些寶貴的、具有重要價值的檔案卷宗可以制成電子版，這樣在方便查閱者查閱的情況下，也利于原始材料的保護。一些不太重要的資料也可以制成電子版，以節(jié)約寶貴的檔案存儲空間。

檔案的電子化管理是時代的需要。隨著醫(yī)學信息化的發(fā)展，目前醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的不少業(yè)務(wù)活動如病歷管理、死因監(jiān)測、傳染病報告、孕前優(yōu)生檢查已經(jīng)逐步實現(xiàn)了電子化，大部分資料文檔以數(shù)字形式產(chǎn)生并最終保存在電子介質(zhì)和服務(wù)器中，不少文件甚至在其整個生命周期中都不會以實體形式存在。因此，實現(xiàn)檔案的電子化管理也是實際工作中的迫切需要。

此外，電子化的檔案管理為工作和業(yè)務(wù)需要提供了極大的方便。傳統(tǒng)檔案的利用效率低下。一些像病例對照研究，回顧性隊列研究這樣的科研活動中，在浩如煙海的檔案卷宗中尋找研究者所需要的內(nèi)容既費時又費力，而電子化后的檔案可以在計算機或網(wǎng)絡(luò)終端上快速地查詢，提高了工作效率。

二、檔案電子化管理目前面臨的問題

目前各級醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)在實踐檔案電子化管理上取得了可喜的成績，同時也面臨一些問題。

檔案管理與醫(yī)療衛(wèi)生信息系統(tǒng)銜接不上。隨著國家對衛(wèi)生事業(yè)信息化的投入不斷加大，醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的不少業(yè)務(wù)開始使用專用網(wǎng)絡(luò)，如傳染病網(wǎng)絡(luò)報告系統(tǒng)、孕前優(yōu)生項目系統(tǒng)等。目前各個系統(tǒng)在工作中產(chǎn)生的各種文件如何交由單位檔案管理科室進行建檔歸檔尚沒有明確規(guī)定。如何實現(xiàn)檔案管理工作與這些孤立的醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務(wù)的整合是目前擺在檔案管理工作者面前的一個難題。

電子化檔案的管理沒有統(tǒng)一的標準。目前不同機構(gòu)和單位使用的軟件環(huán)境和系統(tǒng)不盡相同，電子檔案的生成和保存不僅格式不一致，保存標準和形式也是多種多樣。這就為檔案管理科室對這些資料的統(tǒng)一管理設(shè)置了障礙。而為了實現(xiàn)檔案高效利用，就必須實現(xiàn)信息資源的網(wǎng)上共享。因此出臺相應(yīng)標準規(guī)范檔案的電子化管理是必要的。

檔案管理科室工作人員的業(yè)務(wù)水平不高。檔案管理工作的電子化對檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，而目前檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)老化，較難適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的要求。隨著醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)檔案的信息化程度提高，具有一定的數(shù)據(jù)庫維護和網(wǎng)絡(luò)維護知識成為檔案管理工作者的必然要求。目前大多數(shù)單位針對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓無論是內(nèi)容還是形式均滯后于業(yè)務(wù)的發(fā)展情況。

檔案電子化管理工作制度的不規(guī)范和執(zhí)行不到位。目前各個醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案管理的水平參差不齊，不少單位的檔案室并未配備具有檔案管理專業(yè)知識的人員。檔案管理制度缺失，執(zhí)行不到位，造成建檔的不規(guī)范、檔案查找困難、保管不當甚至檔案丟失。在檔案實行電子化管理之后，如果沒能執(zhí)行定期備份數(shù)據(jù)和定期檢修設(shè)備，誤刪、斷電、硬盤故障這些小問題就可能造成不可挽回的損失。

單位對檔案管理工作投入不足。一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視，不少檔案室的硬件更新較慢，設(shè)備陳舊，不僅提高了檔案維護的成本，也降低了檔案維護工作的效率。隨著電子檔案的增多與云端儲存技術(shù)的發(fā)展對硬件系統(tǒng)提出了更高的要求，老一代的計算機性能在實際使用中已經(jīng)顯得捉襟見肘。為了使醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的檔案管理水平跟上時代的步伐，應(yīng)該加強對檔案管理科室的硬件建設(shè)。

檔案電子化管理面臨的安全問題。任何新技術(shù)的使用都是一把雙刃劍，檔案管理的電子化在帶來極大便利的同時也帶來安全問題。保存在電子介質(zhì)和互聯(lián)網(wǎng)中的檔案資料相對于紙質(zhì)卷宗保存有著截然不同的要求，黑客、后門和木馬程序等因素嚴重威脅到檔案資料的安全。而醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)中保存著大量敏感資料，一直是一些別有用心的攻擊者感興趣的。這是檔案電子化管理不能忽視的。此外，相對于具有較高難度的網(wǎng)絡(luò)入侵，檔案的內(nèi)部泄密更是常見的安全問題。一些單位對內(nèi)部工作人員疏于管理，從而造成涉密資料從內(nèi)部流出單位。

三、一些針對檔案電子化管理的建議

醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)應(yīng)當將檔案管理工作上升到戰(zhàn)略高度，將檔案的電子化管理納入頂層設(shè)計，使檔案管理工作為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展助力。

檔案管理工作者需要不斷學習，提高業(yè)務(wù)水平，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，這樣才能與時俱進。醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的檔案管理工作有其特殊性，應(yīng)該加強針對醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案管理工作者的業(yè)務(wù)培訓，使他們可以更好地為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

檔案管理工作人員應(yīng)當引導(dǎo)上級領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，加大對檔案管理部門的投入，提高硬件設(shè)施水平，配備磁盤陣列、UPS電源等設(shè)備，減少因斷電、硬件故障造成的損失。另外，醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的檔案管理部門應(yīng)該建立健全檔案電子化管理制度和科室硬件設(shè)施的使用規(guī)范，加強對內(nèi)部人員的監(jiān)督管理，防止設(shè)備染上木馬病毒或涉密資料從內(nèi)部流失。

四、對檔案電子化管理工作的展望

目前大多數(shù)單位已經(jīng)或正在建設(shè)網(wǎng)絡(luò)中心，一些大型的醫(yī)院、疾病預(yù)防控制部門和計劃生育技術(shù)服務(wù)中心還在籌建數(shù)據(jù)處理中心和數(shù)據(jù)分析部門。隨著云計算發(fā)展，不同部門間的數(shù)據(jù)資源可能通過云平臺深度整合，從而實現(xiàn)從宏觀到微觀，從個體到社會精確描述。不僅如此，穿戴式設(shè)備的普及使得實時收集個人的健康數(shù)據(jù)變成可能。這將會成為未來醫(yī)學研究的潮流。檔案管理工作者必須意識到，電子化檔案可能通過云計算技術(shù)實現(xiàn)深度整合，這將會深刻地改變檔案管理工作的形式。這對于檔案管理工作而言，既是挑戰(zhàn)，也是機遇。如何可以搭上云計算和大數(shù)據(jù)的快車，推動醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案管理電子化事業(yè)的發(fā)展，應(yīng)該引起每一個檔案管理工作者的思考。

參考文獻：

[1] 岳淑敏. 關(guān)于醫(yī)院檔案管理信息化的思考[J]. 蘭臺內(nèi)外， 2012， （3）.

[2] 王敏，蔣賀.關(guān)于檔案管理信息化問題的研究[J].中國商界，2010，（12）.

[3] 馮昌琪， 甘華平， 陳文. 四川省基層醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)管理信息系統(tǒng)需求及總體設(shè)計概要[J]. 中國衛(wèi)生信息管理雜志， 2012， （3）.

[4] 畢建華. 電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[D]. 華中科技大學， 2004.

[5] 岳書靜. 探討如何做好醫(yī)院檔案規(guī)范化管理[J]. 黑龍江史志， 2013， （13）.

[6] 徐秀萍. 小議醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案規(guī)范化管理[J]. 黑龍江史志， 2014 ，（7）.

[7] 韋桂婷. 淺論新時期的檔案管理信息化[J]. 南方論刊， 2011， （2）.