信息化視角下的人事檔案管理

苗李蒙+++周海霞

摘要：近年來(lái)，各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位人員之間的流動(dòng)性也大幅提高。人員的流動(dòng)不僅僅帶動(dòng)了一個(gè)單位、部門(mén)的活力，同時(shí)，隨之增加的還有人事檔案管理工作的復(fù)雜程度。通過(guò)對(duì)人事檔案管理歷史變革和管理要求進(jìn)行分析，進(jìn)而總結(jié)了人事檔案管理信息化實(shí)施障礙并針對(duì)問(wèn)題提出解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息化 人事檔案管理

近年來(lái)，我國(guó)在政治、經(jīng)濟(jì)體制的改革力度和深度越來(lái)越大，各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的干部人事制度改革也隨之深入進(jìn)行。受其影響，各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位人員之間的流動(dòng)性也大幅提高。機(jī)關(guān)干部去企業(yè)任職、高校教授去機(jī)關(guān)掛職的現(xiàn)象日趨增多。人員的流動(dòng)不僅僅帶動(dòng)了一個(gè)單位、部門(mén)的活力，同時(shí)，隨之增加的還有人事檔案管理工作的復(fù)雜程度。受制于傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案占用面積大、檢索耗時(shí)的問(wèn)題，有關(guān)人員在進(jìn)行查閱檔案是效率普標(biāo)較為低下。而且，人事檔案的管理一般均有機(jī)要部門(mén)負(fù)責(zé)，在人事檔案的傳遞中也受到了限制。通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案推進(jìn)信息化建設(shè)，將大幅節(jié)約傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案所占用的空間。同時(shí)，人事檔案建設(shè)信息化，將有助于提高信息檢索的效率。因此，推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)是深化人事檔案管理改革的必由之路。以信息化視角對(duì)人事檔案管理進(jìn)行討論，將為推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)提供參考意見(jiàn)。

一、人事檔案管理歷史變革和管理要求

人事檔案是指以文字形式保存的，能夠記述并反映一個(gè)人自身的經(jīng)歷、工作以及個(gè)人能力的，由個(gè)人工作所在單位管理保存的重要記錄。一般而言，人事檔案包括個(gè)人履歷、組織和單位對(duì)其進(jìn)行的鑒定和考核以及個(gè)人的學(xué)位、學(xué)歷和考試成績(jī)等。人事檔案管理自我國(guó)古代就已經(jīng)有所涉及。自夏商周時(shí)期開(kāi)始通過(guò)血緣關(guān)系進(jìn)行的世襲制度本質(zhì)上就是以宗法理論為依據(jù)，通過(guò)記錄血緣關(guān)系的變更而進(jìn)行的制度。到了秦朝時(shí)又增加了對(duì)個(gè)人戰(zhàn)功進(jìn)行記錄，以在戰(zhàn)后進(jìn)行封賞的制度。隨著漢朝之后，國(guó)家面積大幅擴(kuò)大、人口迅速增長(zhǎng)，各方面的人才均得到國(guó)家的任用。人事檔案管理制度在漢朝也得到了迅速的發(fā)展。

人事檔案首先要保證其真實(shí)性。由于組織和單位在對(duì)所要使用的干部和職工進(jìn)行考察時(shí)的主要依據(jù)就是人事檔案。通過(guò)人事檔案了解干部和職工的個(gè)人經(jīng)歷、工作業(yè)績(jī)以及道德水平和思想動(dòng)態(tài)等。因此，人事檔案的真實(shí)性就是保證組合和單位能夠正確的對(duì)所要使用的干部和職工有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)。人事檔案的真實(shí)性就是要求在檔案中記錄的文字材料要保證其客觀性。不能因?yàn)橛涗浫藛T自身的認(rèn)知水平或設(shè)計(jì)政治層面的問(wèn)題而刻意扭曲對(duì)人事檔案的記錄。人事檔案其次就是要求持續(xù)性。每一名干部和職工的自身情況都是隨著事情的發(fā)展而變化的。這就要求在人事檔案管理工作中要保持一定的持續(xù)性。當(dāng)干部和職工個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)績(jī)等發(fā)生變化時(shí)，人事檔案的記錄也要隨著有所表現(xiàn)。只有當(dāng)干部和職工逝世后，其逝世的信息也要跟隨人事檔案予以錄入。人事檔案還要求具有保密性。保密性要求凡是涉及國(guó)家機(jī)密或個(gè)人隱私的材料在記錄、保存和借閱的過(guò)程中都需要遵守相關(guān)保密協(xié)議，以保證個(gè)人利益和國(guó)家利益不受損害。

二、人事檔案管理信息化實(shí)施障礙

雖然近年來(lái)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)軟件硬件水平得到了質(zhì)的提高，人事檔案管理信息化也在穩(wěn)步推進(jìn)。但需要指出的是人事檔案管理信息化過(guò)程中仍舊存在一定的障礙。具體表現(xiàn)在發(fā)展規(guī)劃缺乏關(guān)聯(lián)性、要求標(biāo)準(zhǔn)高、存在泄密風(fēng)險(xiǎn)。其中發(fā)展規(guī)劃缺乏關(guān)聯(lián)性表現(xiàn)在從全國(guó)人事檔案管理部門(mén)到各個(gè)省、自治區(qū)和地市縣一級(jí)的人事檔案管理部門(mén)，甚至是同一地區(qū)的不同部門(mén)之間的人事檔案管理部門(mén)，在信息化進(jìn)程中缺乏有效的溝通，同時(shí)也難以確定一個(gè)具體的短、中、長(zhǎng)期相結(jié)合的建設(shè)目標(biāo)。往往是各個(gè)人事檔案管理部門(mén)各自為政。這不但造成了引進(jìn)設(shè)備設(shè)施的資源浪費(fèi)，更使得不同的人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)之間難以兼容。而現(xiàn)階段下不同部門(mén)之間的干部和職工互相調(diào)動(dòng)工作或去異地任職的情況已經(jīng)屢見(jiàn)不鮮。難以兼容的信息化網(wǎng)絡(luò)使得電子版的人事檔案信息難以調(diào)閱。最終，人事檔案管理部門(mén)還要使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。人事檔案管理信息化過(guò)程要求標(biāo)準(zhǔn)高體現(xiàn)在凡是涉及人事檔案的信息均需保證其真實(shí)性和有效性，更要保證在調(diào)閱時(shí)的可讀性。這就使得在信息的錄入時(shí)，只能使用人工手動(dòng)輸入或者電子掃描的方式。但是由于本身傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案就已經(jīng)使得檔案管理工作過(guò)于繁重，再對(duì)檔案進(jìn)行手動(dòng)輸入則必然會(huì)增加檔案管理建設(shè)工作的成本。如果使用電子掃描的方式對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描錄入，往往會(huì)出現(xiàn)掃描圖像模糊的現(xiàn)象，給日后的調(diào)閱添加困難。同時(shí)，推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)也對(duì)保密工作提出了更高的要求。有關(guān)人事檔案信息一般都會(huì)涉及國(guó)家和個(gè)人機(jī)密，但由于信息化建設(shè)離不開(kāi)互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)，這就增加了國(guó)家和個(gè)人機(jī)密泄露的危險(xiǎn)。當(dāng)人事檔案管理人員所使用的計(jì)算機(jī)在連接互聯(lián)網(wǎng)的過(guò)程中被黑客入侵后會(huì)導(dǎo)致檔案的泄密和丟失。而即使不適用互聯(lián)網(wǎng)而僅僅使用單位的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備也會(huì)導(dǎo)致檔案的泄密和丟失。

三、推進(jìn)人事檔案管理信息化對(duì)策分析

通過(guò)上述討論看出在推進(jìn)人事檔案管理信息化進(jìn)程中仍舊存在一定的障礙。針對(duì)這些障礙可以通過(guò)自上而下整合信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、加快建設(shè)高水平管理人才隊(duì)伍和提高保密意識(shí)的方法保證信息化工作的開(kāi)展。首先，信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)可以通過(guò)自上而下的形式對(duì)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化處理?？梢杂芍薪M部和國(guó)家檔案局牽頭，對(duì)信息化網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，然后由各個(gè)省、自治區(qū)對(duì)自身的信息化網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行搭建。同時(shí)，中組部和國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)不同省、自治區(qū)之間網(wǎng)絡(luò)連接互通工作。通過(guò)這種自上而下的網(wǎng)絡(luò)整合，使得不同地區(qū)之間、不同部門(mén)之間在進(jìn)行人員調(diào)動(dòng)時(shí)以及人員檔案信息查詢時(shí)，其檔案信息可以實(shí)時(shí)進(jìn)行傳遞和查找，免去了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存占地過(guò)大、調(diào)閱查找困難的問(wèn)題。其次，推進(jìn)信息化建設(shè)就需要建設(shè)一支具有高水平信息化管理能力的隊(duì)伍。現(xiàn)階段檔案管理的工作人員大多適用于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理，對(duì)信息化管理尚缺乏一定的經(jīng)驗(yàn)，更缺乏應(yīng)有的技術(shù)能力。通過(guò)信息化隊(duì)伍的建設(shè)不但增加了電子檔案信息的錄入和調(diào)閱效率，更有助于信息化檔案的保密工作開(kāi)展。最后，推進(jìn)信息化建設(shè)還需要提高保密意識(shí)。這與加強(qiáng)信息化隊(duì)伍建設(shè)是相輔相成的。提高保密意識(shí)就是要求相關(guān)工作人員思想要緊跟形勢(shì)發(fā)展。在信息化大背景下，開(kāi)展檔案管理工作需要認(rèn)清互聯(lián)網(wǎng)在帶來(lái)便利的同時(shí)也會(huì)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。在使用互聯(lián)網(wǎng)或者移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備時(shí)對(duì)涉密信息或敏感信息均需格外謹(jǐn)慎，嚴(yán)防泄密或文件丟失。

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[3]鄧紹興.人事檔案的歷史沿革[J].中國(guó)人才，2002，（06）.

（作者單位：[1]苗李蒙：青海油田公司花土溝社區(qū)管理中心；[2]周海霞：青海油田礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部人事勞資部。）