影響管理效率提升的四大黑洞和解決策略

王國鐘

很多成長型公司的管理者在計劃管理上通常出現以下四個方面的問題，這些問題會導致公司的效率下降。公司的管理效率是從計劃開始的，如果計劃沒有管理好，你會發(fā)現很多管理者會忙于奔命、忙于救火，混亂都是從沒有計劃開始，有句話這樣講，沒有計劃就等著計劃失敗。

計劃管理的四大黑洞

成長型公司的管理者、高管，需要特別注重公司計劃管理，計劃管理通常有四個方面的黑洞，這些是影響你公司組織效率下降的根本原因。

第一個黑洞：計劃沒有重點

第一個計劃黑洞就是你所有的計劃沒有重點、聚焦，接下來你會發(fā)現你的管理者都是忙于瑣碎。很多公司總監(jiān)干著經理的活，經理干著主管的活，主管干著員工的活，為什么？

因為你的公司在計劃管理上聚焦不夠，在計劃管理的起點上出了問題，德魯克說公司管理的時候，要特別注重重點管理。一個時間內要聚焦解決一個問題，這才能提高組織的效率。從公司的高管的管理團隊上來講，要懂得聚焦管理和要事第一管理。

所以在管理的時候，要把重要的事情，特別是影響公司組織效率的事情，列入計劃的管控。很多成長型公司存在效率下降，是因為你公司存在著重大的計劃黑洞，就是沒有聚焦，沒有重點。

第二個黑洞：計劃沒有時間節(jié)點

第二個計劃黑洞就是公司有計劃但是沒有時間節(jié)點，有計劃但是沒有人承諾這個計劃什么時間完成，這就是很多公司不職業(yè)化的表現。這些公司都在做計劃，但是沒有明確的時間節(jié)點安排，沒有節(jié)點的承諾，如果沒有節(jié)點的承諾，你會發(fā)現這個計劃是缺乏緊迫感的。

一般運營效率好的公司都是有緊迫感的公司，如果你的高管團隊以及你的中層干部都沒有緊迫感，你組織的效率就會必然下降。

要把組織的計劃黑洞填上，就必須有清晰的時間節(jié)點，我們過去輔導很多咨詢項目，我們會檢查他們公司計劃做的怎么樣，發(fā)現很多成長型公司的計劃缺乏時間節(jié)點概念。一個員工效率下降只會影響他一個人，但是一個管理者效率下降，會影響整個組織。所以管理者的計劃沒有明確的時間節(jié)點概念，就影響你整個團隊的結果。

第三個黑洞：計劃沒有清晰的結果定義

第三個黑洞就是沒有清晰的結果定義，任何一項任務它的結果是什么。很多管理者把任務當成計劃，而不是把結果當成計劃。

任務和結果是決然不同的，很多成長型公司的管理者聚焦于任務而不是結果。這是員工效率下降、領導效率下降的一個非常重要的誤區(qū)。

很多人都是在做任務而不是講結果。比如說做什么解決方案。這個方案做完不是結果，做完只是一個任務，而什么是結果？這個解決方案必須得到領導的審批，而且必須付出實施，這才是結果。比如說算工資，算工資只是一個任務，本周什么時間完成某個部門百分之多少的工資的核算，這才是明確的結果。

一個公司的HR，他通知應聘者面試，通知面試只是一個任務，但是明天有多少人來公司面試這是一個結果。不職業(yè)化的員工他在做計劃的時候，明天要通知多少人面試，而職業(yè)化的員工他要確保明天有多少人來公司面試。

任務和結果決然不一樣，這是員工層面對結果和任務的意識不一樣，最后做出的結果和績效完全不同。那么作為一個管理者同樣有這樣的一個問題，很多管理者做計劃的時候都是在做任務的計劃，而不是做結果的計劃，這是效率下降非常重要的黑洞。

第四個黑洞：計劃沒有明確的承諾

第四個方面的黑洞就是沒有明確的責任承諾。沒有干完的任務，沒有達到想要的結果 ，作為員工、作為管理者要承擔什么樣的責任，沒有明確的定義清楚，這都是不職業(yè)化的表現。

所以很多公司都在做計劃，但是計劃沒有完成，他不為這個結果負責，因為他沒有承諾，沒有承諾就沒有責任，沒有責任就不可能百分之百的進入執(zhí)行狀態(tài)。只有進入承諾狀態(tài)才能進入執(zhí)行狀態(tài)。

消滅黑洞的四大策略

作為職業(yè)化的管理者，你在公司里面如何來消滅這四個可怕的計劃的黑洞呢？接下來我跟大家分享如下幾個策略：

第一個策略：計劃要有五個方面要素形成

第一個策略就是你的計劃必須要有5個非常重要的要素組成，每一項工作的定義，每一項工作的計劃，都有五個方面的要素：

1、清晰的結果定義：這項工作要達成什么樣的程度，要完成什么樣的結果，要清晰的定義出來。

2、清晰的時間節(jié)點：每一項工作什么時間完成，這段時間要完成到什么樣的程度。時間非常的重要，星期五完成還是星期四完成，這完全不一樣，在你的計劃里必須把它寫得清清楚楚。

3、第一負責人：任何一項工作必須要有第一責任人，這個責任人是最重要的。哪怕這個工作只有幾個人負責，這幾個人都是協(xié)作負責，都必須要找到第一負責人。第一負責人非常的關鍵，將來這個工作沒有完成，你可以追究責任人，這是做工作時必須要定義清楚的。

4、責任承諾：每一項工作沒有完成，要有什么樣的責任承諾。比如說有些員工可以樂捐20元的快樂基金，管理者可以樂捐100元、50元的責任承諾基金。通過品牌分的方式承諾扣分，這個承諾沒有完成，承諾扣一分、兩分，甚至三分。有了這個責任承諾，員工對于工作結果的態(tài)度就截然不同了。所以你在做計劃的時候，你一定要定義清楚責任承諾的要素。

5、監(jiān)督人：凡是重大的工作都要設置監(jiān)督人，一般性的工作不需要監(jiān)督人。重大的工作，影響全局的工作才需要設置監(jiān)督人。

你有了這五大要素來管控你的計劃，那么你的計劃就能落到實處，這是我跟大家分享的第一層面的策略，凡是計劃，必有五個方面的要素組成。

第二個策略：及時的激勵與懲罰措施

第二個策略就是計劃過程中的管控必須有及時的激勵與懲罰措施作為保障，沒有及時的管控和激勵，你會發(fā)現，計劃的效率會大打折扣。所以在運營管理上，要把及時激勵做好，很多不職業(yè)化的管理者，通常在這個方面做得不夠，沒有注重及時激勵和懲罰。

第三個策略：計劃要有重要的管控

第三個策略就是計劃要做到重要的管控，要做到日OKR報告，比如說一項重大的決議、措施，重大措施的責任人要每天向你的直接領導匯報你的工作進展，千萬不要等到10天8天了你領導來問你工作的結果怎么樣了，這已經為時過晚了。

重要緊急的工作，比如說要制定一個合伙人解決方案在某某部門進行推行，這意味著這是一項非常重要的戰(zhàn)略性舉措，這項工作的第一負責人要每日直接向上級匯報這個工作進展到什么程度了，這叫做及時播報和及時匯報，這樣就會得到有效的管控。

很多成長型公司的管理者在做重大決策的時候就放任了，過了很長時間再來詢問的時候，結果已經失敗了。這就是管理者沒有做好及時的反饋以及及時的激勵，沒有做到這些，會導致效率的下降，所以要做好及時反饋、匯報工作。

第四個策略：加強質詢會

第四個方面的策略是一定要加強質詢會，特別是成熟度不高的團隊，成長型公司也要抓好質詢會。每一周要進行質詢會，對上周結果做出評估，同時對本周的計劃做一次審核，一定要做好節(jié)點的管控。凡是在質詢會上發(fā)現上周工作不滿意的，在獎罰制度上要兌現，同時要審核本周的工作是否抓住了重點，本周的工作是否圍繞著公司的戰(zhàn)略來實施的。

只要你反復的抓好了質詢會，你會發(fā)現你公司的問題越來越少，工作的結果會越來越扎實。