如何編寫檢測檢驗機構質量體系運行程序文件

吉林市地方海事局（132013） 翟 琳

吉林省運輸管理局（130021） 吳東風

如何編寫檢測檢驗機構質量體系運行程序文件

吉林市地方海事局（132013） 翟 琳

吉林省運輸管理局（130021） 吳東風

汽車綜合性能檢測站已列入計量認證（CMA）管理的范圍，這就需要其按照檢測檢驗機構管理辦法和評審準則要求編寫檢測檢驗機構質量體系運行程序文件，在具體工作實際中依據準則和管理辦法要求，充分、有效運行該文件，且該文件還是其內審和管理評審的主要依據。在CMA評審工作中，筆者看到為數不少的汽車綜合性能檢測站還未能掌握檢測檢驗機構質量體系運行程序文件的編寫方法，每次CMA復評審或因管理要求發(fā)生變化后，都要請咨詢服務機構來幫助編寫，而咨詢服務機構并不了解檢測站的具體情況，編寫的程序文件往往與檢測站實際情況發(fā)生脫節(jié)。特別是國家質檢總局和認證認可委員會對原有的實驗室管理進行了調整，將實驗室統一到檢測檢驗機構，評審也由原來的19個基本要素改為“5+1”模式，這更加使許多汽車綜合性能檢測站面臨不會編寫檢測檢驗機構質量體系運行程序文件的實際問題。在此，筆者結合CMA評審準則要求及汽車綜合性能檢測站的具體情況，就如何編寫檢測檢驗機構質量體系運行程序文件進行描述，以期能夠對還還未能掌握檢測檢驗機構質量體系運行程序文件的汽車綜合性能檢測站有所幫助。

1 程序文件的格式

程序文件一般整套成冊，格式包括封面、人員說明、修改頁、文頭、內容和文尾等部分。每個單獨的程序文件由文頭、內容和文尾等部分組成，每部分的格式也有具體要求，以保證程序文件的標準化、內容的規(guī)范化。

（1）封面包括如下信息：文件名稱、實驗室名稱（標志）、文件編號、發(fā)放編號、持有人、版次（含修訂次數）、受控狀態(tài)、發(fā)布日期、實施日期等。

（2）人員說明包括編寫人員、審核人、批準人和批準日期。

（3）修改頁包括序號、修改號（文件編號和章節(jié)條號）、修改內容、審批人等。

（4）文頭包括實驗室名稱（標志）、程序文件名稱、文件編號、版次（含修訂次數）、頁碼、頒布日期等。

（5）內容可以有不同的表達形式，包括文字和圖表等。

（6）文尾要列出文頭中未列出的內容，包括每個程序的編制人、批準人、批準日期、程序內容解釋人員等。

（7）版面采用A4紙。

2 程序文件編寫的要求

編寫程序文件的要求如下。

（1）基本原則為：其內容必須與質量手冊的規(guī)定相一致，要注重其可行性和可檢查性，并保證和其他程序文件的協調一致。

（2）應涵蓋新的《資質認定評審準則》的6個大條款、64個中條款和5個小條款（可能一個程序或制度對應一個要素，也有可能對應幾個要素，還有可能對應一個要素的一部分）。

（3）一般不涉及純技術的細節(jié)。

（4）應簡練、準確，具有很強的可操作性。

3 程序文件編寫前的準備

（1）收集和整理實驗室現行的管理規(guī)定。

（2）確定并完善各部門的職責和權限，包括現有部門的職責和權限調查，列出需要調整或補充的職責和權限的清單。

（3）落實程序文件編寫小組，特別要明確具體人員，所選擇的人員應具備以下條件。

1）應該是本部門能勝任的代表人。程序文件的編寫原則上是自己部門編寫自己的文件，并且編寫人員應該是本部門能夠勝任的代表。有些組織在建立文件化的質量治理體系時，組織專職編寫人員編寫某些責任部門的程序文件，這樣的程序文件難以得到實施，其重要的原因就是因為沒有得到實施部門的認可。若條件不具備，本部門無勝任編寫者而要由其他人員代為編寫時，所編寫的程序文件在定稿之前，必須經過本部門的討論通過和認可。

2）熟悉所編寫程序的質量活動的內容和要求。程序文件的編寫人員只有非常熟悉所編程序質量活動的編寫內容和要求，編寫出的文件才能正確、全面，具有可操作性。相反，文件編寫人員若不熟悉質量活動，所編寫出來的文件盡管在文字上、邏輯上都很好，卻往往由于不符合具體活動的實際情況，很難指導實施。

3）具備一定的文字能力。程序文件編寫要求簡明，用詞準確。因此編寫人員應具備一定的文字能力，把質量活動的途徑清楚地表達出來。

（4）編制程序文件清單表。

（5）編制體系文件編寫大綱。

4 程序文件的內容

程序文件應包括以下內容。

（1）說明程序文件所控制的活動及目的。

（2）說明程序文件所涉及相關部門和人員的各類工作和活動。

（3）規(guī)定負責實施程序文件及與程序實施所相關的部門或人員及職責和權限。

（4）說明在程序文件實施過程中所涉及得其他程序文件的名稱和編號，以及所涉及的其他管理性文件（包括實驗室作業(yè)指導書、法規(guī)、標準等）。

（5）說明工作程序，要按具體工作要求所決定的工作順序寫出每個細節(jié)，包括明確每個細節(jié)工作做什么、由誰做、在哪兒做、怎么做及誰負責檢查評價，所涉及的儀器設備、外協單位及其他程序文件等，所產生的記錄管理，以及工作過程中的控制和評價。

2016-04-10）