基于Access的技改大修項(xiàng)目結(jié)算管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)研究

沈潤(rùn)夏　余秦軍　買文霞

（國(guó)網(wǎng)四川省電力公司涼山供電公司，四川 涼山 615000）

基于Access的技改大修項(xiàng)目結(jié)算管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)研究

沈潤(rùn)夏余秦軍買文霞

（國(guó)網(wǎng)四川省電力公司涼山供電公司，四川 涼山 615000）

根據(jù)技改大修項(xiàng)目特征，探索、設(shè)計(jì)出基于Access的項(xiàng)目結(jié)算管理系統(tǒng)。借助Access數(shù)據(jù)庫(kù)的信息處理功能，搭建起項(xiàng)目管理系統(tǒng)，以實(shí)時(shí)整合、分析收集到的技改大修項(xiàng)目資料。通過數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，精準(zhǔn)量化項(xiàng)目指標(biāo)，并提出進(jìn)度、成本控制方案和改進(jìn)措施，指導(dǎo)技改大修項(xiàng)目結(jié)算順利完成。

技改大修；Access數(shù)據(jù)庫(kù)；項(xiàng)目管理；結(jié)算

技改大修項(xiàng)目作為電網(wǎng)企業(yè)進(jìn)行資產(chǎn)配套完善、建筑修繕、設(shè)備更新及檢修的重要途徑，是以項(xiàng)目形式保障電網(wǎng)安全穩(wěn)定運(yùn)行的技術(shù)管理手段。但由于技改大修項(xiàng)目具有單項(xiàng)投資規(guī)模小、每年度項(xiàng)目數(shù)量多、涉及專業(yè)雜、項(xiàng)目實(shí)施周期短等特點(diǎn)，造成項(xiàng)目結(jié)算管理中極易出現(xiàn)進(jìn)度安排不合理、成本控制不科學(xué)、歸檔資料不齊全、結(jié)算資料時(shí)間邏輯混亂等問題，甚至可能引發(fā)審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。為有效解決技改大修工程結(jié)算辦理中存在的各類問題，提升項(xiàng)目辦結(jié)效率和質(zhì)量，亟須對(duì)現(xiàn)有的結(jié)算管理模式進(jìn)行革新。

1.技改大修項(xiàng)目結(jié)算管理數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的必要性分析

1.1系統(tǒng)操作復(fù)雜，項(xiàng)目人員操作費(fèi)力，需建立操作手冊(cè)庫(kù)、典型經(jīng)驗(yàn)庫(kù)

國(guó)家電網(wǎng)公司技改大修工程實(shí)施、結(jié)算過程中，涉及大量的軟件操作，常用的有ERP（企業(yè)資源管理系統(tǒng)）、PMS（生產(chǎn)管理系統(tǒng)）、ECP（電子商務(wù)平臺(tái)）等，貫穿于項(xiàng)目計(jì)劃下達(dá)、物資及服務(wù)招標(biāo)采購(gòu)、資金入賬、結(jié)算、決算等多個(gè)環(huán)節(jié)。每類系統(tǒng)均具有較高的信息復(fù)雜性和操作難度，對(duì)項(xiàng)目管理人員的業(yè)務(wù)水平提出了巨大挑戰(zhàn)。技改大修項(xiàng)目執(zhí)行過程中，經(jīng)常因項(xiàng)目人員不了解系統(tǒng)特性，未充分掌握其操作技能，造成項(xiàng)目信息錯(cuò)誤、實(shí)施延誤，從而影響結(jié)算進(jìn)度和質(zhì)量。因此，需要通過建立各信息軟件的操作手冊(cè)庫(kù)，對(duì)各環(huán)節(jié)的具體操作流程進(jìn)行系統(tǒng)整合，穩(wěn)步提升項(xiàng)目人員業(yè)務(wù)能力，改善結(jié)算工作水平。

1.2進(jìn)度管控乏力，缺乏高效監(jiān)管手段，需建立報(bào)表管理庫(kù)、規(guī)章制度庫(kù)

大多數(shù)技改大修項(xiàng)目實(shí)施周期在1年以內(nèi)，尤其是大修項(xiàng)目為成本性支出，不得跨年實(shí)施，故項(xiàng)目進(jìn)度管控尤其重要。但實(shí)際執(zhí)行中，部分項(xiàng)目由于工程點(diǎn)分散、進(jìn)度報(bào)表不系統(tǒng)、監(jiān)控機(jī)制不健全，項(xiàng)目管理單位難以實(shí)時(shí)有效地把控項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度，對(duì)結(jié)算的進(jìn)度要求產(chǎn)生不良利影響。因此，需要通過報(bào)表管理庫(kù)來規(guī)范里程碑計(jì)劃，實(shí)時(shí)處理進(jìn)度數(shù)據(jù)，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，有的放矢制定改進(jìn)措施，并通過對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度庫(kù)結(jié)合精益評(píng)價(jià)體系，對(duì)結(jié)算進(jìn)度滯后的單位提出考核措施。

1.3資料歸檔不全，檔案管理質(zhì)量偏低，需建立項(xiàng)目信息庫(kù)、規(guī)章制度庫(kù)

現(xiàn)有的項(xiàng)目管理體系中，結(jié)算水平受項(xiàng)目管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)因素影響較大，由于項(xiàng)目人員業(yè)務(wù)能力參差不齊、項(xiàng)目結(jié)算時(shí)間倉(cāng)促、項(xiàng)目之間差異性大等原因，在項(xiàng)目結(jié)算審查過程中，易出現(xiàn)收資不及時(shí)、過程資料缺失、信息錯(cuò)誤、邏輯紊亂等問題，最終影響項(xiàng)目結(jié)算水平。最有效地解決途徑是變“人管”為“制管”，依據(jù)強(qiáng)大的項(xiàng)目信息庫(kù)和規(guī)章制度庫(kù)，建立完善的結(jié)算管理體系，最終實(shí)現(xiàn)科學(xué)結(jié)算、高效管理。

圖1　技改大修項(xiàng)目結(jié)算管理數(shù)據(jù)庫(kù)體系

圖2　技改大修項(xiàng)目結(jié)算管理數(shù)據(jù)庫(kù)界面

圖3　技改項(xiàng)目里程碑計(jì)劃報(bào)表演示

1.4其他各類數(shù)據(jù)庫(kù)及報(bào)表管理的必要性分析

在創(chuàng)建多個(gè)主要數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)，需要建立項(xiàng)目結(jié)算后期工作體系、項(xiàng)目管理人員信息庫(kù)、培訓(xùn)及集中辦公管理體系等，以強(qiáng)化“橫向協(xié)同、縱向貫通”管理，全面落實(shí)項(xiàng)目結(jié)算管理提升的配套措施。

2.項(xiàng)目結(jié)算管理數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)和功能設(shè)計(jì)

根據(jù)上述數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)必要性分析中提到的各類數(shù)據(jù)庫(kù)，開展技改大修項(xiàng)目結(jié)算管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)收集工作。收集到充分的數(shù)據(jù)信息后，根據(jù)各類信息特征，設(shè)計(jì)出最終數(shù)據(jù)庫(kù)的模塊結(jié)構(gòu)和功能體系，對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行有效整合，并對(duì)未來的項(xiàng)目實(shí)施數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)和研判。經(jīng)過多輪設(shè)計(jì)、優(yōu)化，最終確定的技改大修項(xiàng)目結(jié)算管理數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)架如圖1所示。

3.數(shù)據(jù)庫(kù)的軟件平臺(tái)選擇和實(shí)現(xiàn)

3.1數(shù)據(jù)庫(kù)軟件要求

良好的軟件系統(tǒng)是承載項(xiàng)目管理各大數(shù)據(jù)庫(kù)信息的有效載體。根據(jù)技改大修項(xiàng)目的結(jié)算管理特征，數(shù)據(jù)庫(kù)軟件需具備以下功能：

（1）必須超越簡(jiǎn)單的excel二維報(bào)表，可利用軟件搭建起各類數(shù)據(jù)庫(kù)的信息整合平臺(tái)。

（2）充分考慮到不同項(xiàng)目管理人員的計(jì)算機(jī)水平，軟件必須面向?qū)ο?，編程量小?/p>

（3）各類工作圖表及報(bào)表信息容量大、編輯靈活、便于統(tǒng)籌管理。

（4）軟件通用度高，與常用信息處理軟件信息交互能力強(qiáng)，易兼容于各類服務(wù)器。

3.2數(shù)據(jù)庫(kù)軟件選擇

通過對(duì)軟件的具體要求進(jìn)行剖析，綜合對(duì)比常用的SQL Server、mySQL、Oracle、Access、Visual Foxpro、DB2等數(shù)據(jù)庫(kù)，擇優(yōu)選取適用的軟件系統(tǒng)。根據(jù)上述軟件的特性，選取Access數(shù)據(jù)庫(kù)，該軟件作為Microsoft Office家族的一員，具有兼容程度高、界面友好、操作簡(jiǎn)便、成本低廉、擴(kuò)展容易等優(yōu)勢(shì)，是非常適合技改大修項(xiàng)目管理的中型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。

3.3Access項(xiàng)目管理系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)

根據(jù)圖1的數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)架，運(yùn)用Access 2007軟件的表、報(bào)表、窗體等模塊，導(dǎo)入收集、整理好的9大數(shù)據(jù)庫(kù)信息，在Access中完成數(shù)據(jù)整合，建立相關(guān)表格之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，加入各類表格和報(bào)表的查詢、篩選、修改等功能，最終開發(fā)出基于Access數(shù)據(jù)庫(kù)的技改大修項(xiàng)目結(jié)算數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)可通過內(nèi)部加密服務(wù)器實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息共享。經(jīng)過逐步優(yōu)化后實(shí)現(xiàn)窗體定型，登錄數(shù)據(jù)庫(kù)后的系統(tǒng)界面如圖2所示。

4.數(shù)據(jù)庫(kù)的試運(yùn)行及成效總結(jié)

4.1數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)試運(yùn)行

完成Access數(shù)據(jù)庫(kù)的全部創(chuàng)建工作后，進(jìn)入試運(yùn)行階段，以2016年某公司技改項(xiàng)目里程碑計(jì)劃為例，進(jìn)入結(jié)算進(jìn)度報(bào)表系統(tǒng)的里程碑報(bào)表，不僅可以查閱項(xiàng)目明細(xì)、里程碑計(jì)劃，還可以根據(jù)需求鎖定具體項(xiàng)目，編輯其里程碑執(zhí)行情況，最終在Access系統(tǒng)中自動(dòng)生成實(shí)時(shí)報(bào)表，進(jìn)行指標(biāo)分析并針對(duì)落后指標(biāo)值制定改進(jìn)措施。技改項(xiàng)目里程碑計(jì)劃報(bào)表如圖3所示。

4.2數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)成效總結(jié)

通過對(duì)基于Access的項(xiàng)目結(jié)算管理數(shù)據(jù)庫(kù)的研究，取得三大成效：一是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施全流程相關(guān)信息的大集成，對(duì)存在對(duì)應(yīng)關(guān)系的報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行邏輯關(guān)聯(lián)，提高數(shù)據(jù)利用精度和深度；二是規(guī)范了整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行程序和管理機(jī)制，便于每個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任部門各司其職、高效聯(lián)動(dòng)，消除人力和時(shí)間浪費(fèi)；三是建立了項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)分析系統(tǒng)，將查詢、編輯、優(yōu)化、報(bào)表等功能巧妙融于一體，全面提高結(jié)算實(shí)時(shí)效率。

結(jié)語

生產(chǎn)技改大修項(xiàng)目作為電網(wǎng)技術(shù)更新、設(shè)備完善整治的最有效方式，是未來國(guó)家電網(wǎng)長(zhǎng)期重視的一項(xiàng)核心工作。結(jié)算辦理關(guān)乎項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、預(yù)算等核心問題，其管理的優(yōu)化工作具有重大意義。建立基于Access數(shù)據(jù)庫(kù)的技改大修項(xiàng)目結(jié)算管理系統(tǒng)，在實(shí)踐應(yīng)用中對(duì)其持續(xù)進(jìn)行改進(jìn)，并通過服務(wù)器實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息共享，為項(xiàng)目結(jié)算管理水平的精益化提升奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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