制造業(yè)企業(yè)銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制分析

丁秀才

制造型企業(yè)的核心工作就是銷售與收款業(yè)務(wù)，這兩項工作直接影響著企業(yè)的利潤?；诖?，對制造企業(yè)的銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制流程進行了分析，并針對目前我國制造企業(yè)銷售和收款業(yè)務(wù)控制過程中出現(xiàn)的問題提出了一系列解決辦法。

近年來，有很多企業(yè)在銷售與收款方面出現(xiàn)了較大問題，凸顯企業(yè)銷售和收款業(yè)務(wù)的重要性，同時也反映出各個企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)察與控制都存在一定的缺陷。如何在保證企業(yè)正常業(yè)務(wù)的情況下加強對銷售及收款業(yè)務(wù)的控制和監(jiān)督，是每個企業(yè)都應(yīng)該思考的問題。

1 制造業(yè)企業(yè)銷售與收款業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制

1.1 客戶下訂單

客戶向企業(yè)提出合作需求時，需要向企業(yè)發(fā)出訂單申請，銷售部門根據(jù)客戶的要求編制銷售訂單，該訂單制作完成后經(jīng)過審批進入下一流程。通過對銷售訂單的審核完成對這筆交易的控制和認可，驗證客戶信息的真實性及商品的種類、價格、數(shù)量、規(guī)格是否正確。一般情況下，銷售管理的第一張單據(jù)就是銷售訂單，審批的內(nèi)容對后續(xù)的工作影響很大，是銷售過程中極為重要的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)。

1.2 批準賒賬信用

各個制造型企業(yè)應(yīng)該指派專人、設(shè)立專門的崗位用于制訂客戶的信用等級，并且監(jiān)督其他部門的工作是否依據(jù)該信用等級，該崗位的工作不能由銷售部門的人來進行。賒賬信用管理部門的工作主要有兩項，一是為客戶量身定制賒銷額度，其依據(jù)是客戶平時的信用情況；二是對日常的賒銷賬目進行管理，包括一些超出賒銷額度的準備工作。

1.3 發(fā)貨流程

為了杜絕倉庫管理人員在未經(jīng)批準的情況下私自發(fā)貨，企業(yè)應(yīng)要求倉庫管理人員必須在有經(jīng)過批準的發(fā)貨單的情況下才能統(tǒng)一發(fā)貨。該環(huán)節(jié)最為理想的工作程序是所有發(fā)貨單根據(jù)銷售單下推得到，并且可以隨時根據(jù)需要對出庫單進行查詢，這樣就能有效避免工作人員因私自發(fā)貨而引起的麻煩和損失。

1.4 賬單與收款

貨物發(fā)出時也要為客戶提供銷售發(fā)票，銷售發(fā)票的號碼應(yīng)該有連續(xù)性的特點。企業(yè)在發(fā)貨過程中應(yīng)注意檢查要發(fā)送的貨物賬單是否開具完整，開具的賬單有沒有虛構(gòu)交易、重復(fù)開賬單以及商品的價目是否經(jīng)批準等。

企業(yè)的收款工作應(yīng)該嚴格按照我國相關(guān)的法律規(guī)定進行，比如《支付結(jié)算辦法》《現(xiàn)金管理暫行條例》，要按照規(guī)定的時間向客戶收取款項，為了保證向客戶收取的銀行存款或者是現(xiàn)金數(shù)目準確，在進行收款的工作時必須要按照正常的工作標(biāo)準執(zhí)行，使用3種收款方式，避免工作人員為了方便不按照程序工作。

1.5 應(yīng)收賬款清賬

企業(yè)在跟客戶發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系時，應(yīng)該對客戶的財務(wù)狀況、信譽程度有清晰了解，減少不必要的風(fēng)險。賬目回收后，要及時清賬。在信用期內(nèi)的款項回收要與公司的應(yīng)收賬款一一對應(yīng)，在信用期內(nèi)還款的客戶可以適當(dāng)提升信用等級，增加賒賬額度；在超過信用期限后依然沒有回收的款項，企業(yè)應(yīng)該及時催賬，并將該客戶列入風(fēng)險名單，做好壞賬預(yù)期工作；對于壞賬在進行注銷時，要出具無法回收的證據(jù)，經(jīng)有關(guān)部門批準后才能注銷。

1.6 退貨程序

退貨業(yè)務(wù)的辦理需要經(jīng)過3道程序，第一道程序是對退貨進行審批，審批合格后進入第二道程序，將退貨放回到倉庫，最后一道程序是應(yīng)收賬款沖減。在退貨過程中，為了保證實物和款項保持一致，在進行職責(zé)劃分時，必須要求貨物和款項由不同的人員負責(zé)，部門之間要加強監(jiān)督，減少問題的發(fā)生。

2 企業(yè)銷售與收款內(nèi)部控制存在的問題

為避免出現(xiàn)一些糾紛和問題，供求雙方都會簽訂協(xié)議，但是總會有一些超出預(yù)料的情況發(fā)生，所以，事先簽訂的協(xié)議難免存在一些不完善之處。到后期供求雙方進行收付款時，就會出現(xiàn)各種矛盾，并且流動資產(chǎn)中應(yīng)收賬款所占的比重越來越高，企業(yè)出現(xiàn)償債風(fēng)險與資金短缺的風(fēng)險加大。

3 如何改進企業(yè)現(xiàn)存的銷售與收款的內(nèi)部控制制度

3.1 實現(xiàn)職位分離

銷售和收款的職位相分離，分部門負責(zé)、劃區(qū)管理。在銷售的過程中，銷售價格要嚴格依照公司規(guī)定，是否給予折扣要經(jīng)過有關(guān)部門審批之后才能執(zhí)行。在劃分的每個區(qū)域安排一名負責(zé)人及若干個銷售人員，并且專門設(shè)置一名財務(wù)管理崗位，由公司的財務(wù)部門直接管理，財務(wù)人員根據(jù)公司的政策進行日常的財務(wù)工作，并且約束銷售人員的不良行為，杜絕銷售人員為了追求業(yè)績而不顧回款的惡劣事件，從而遏制壞賬的發(fā)生。

3.2 加強對銷售信用審批控制

企業(yè)要加強對銷售信用審批的控制，對審批人員的工作程序加以規(guī)范。在審批人員的職責(zé)范圍內(nèi)應(yīng)嚴格按照公司程序進行審批工作，若是有一些特殊的業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)額度超過了公司預(yù)定的范圍，與該業(yè)務(wù)相關(guān)的人員應(yīng)集體討論，共同決策，避免決策失誤。

3.3 加強訂單、發(fā)貨單和銷售發(fā)票控制

銷售部門在接到客戶的訂單后，應(yīng)由信用部門進行系統(tǒng)審核，包括對客戶的信用等級進行分析及貨物的單價是否按照公司規(guī)定、庫存量是否足夠等，決定是否跟該客戶產(chǎn)生交易。如果信用部門審核沒用通過，則該訂單即刻被取消。

3.4 做好應(yīng)收賬款控

銷售部門要設(shè)置銷售臺賬，通過及時反映銷售開票和收款的情況來加強貨款的回收與管理。臺賬在設(shè)置時應(yīng)該根據(jù)客戶名稱進行劃分，當(dāng)客戶發(fā)生賬款變動時，臺賬要馬上能夠顯示出來，對于超過期限還沒有交付的賬款要進行催討。對壞賬的處理要符合國家相關(guān)法律、法規(guī)。

3.5 收款業(yè)務(wù)控制

企業(yè)應(yīng)根據(jù)客戶的還款情況及時更新客戶賬目，調(diào)整客戶信用等級。應(yīng)收票據(jù)必須由專人進行保管，取票時必須要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的書面簽字批準。對于即將到期的應(yīng)收票據(jù)，有關(guān)人員要及時提醒付款人付款，并制定逾期票據(jù)的沖銷管理程序和逾期票據(jù)追蹤監(jiān)控制度等。

3.6 利用預(yù)算管理編制預(yù)算

企業(yè)可以通過預(yù)算管理體系來加強企業(yè)的內(nèi)部控制。一些預(yù)算單據(jù)的編制，比如現(xiàn)金預(yù)算、費用預(yù)算等，可以對企業(yè)在未來的一段時間內(nèi)銷售的收入、銷售量以及現(xiàn)金流量進行預(yù)估，從而制定發(fā)展目標(biāo)，指導(dǎo)日常的銷售工作。

3.7 要求財務(wù)部門與客戶進行定期對賬

企業(yè)的財務(wù)部門和客戶要規(guī)定好時間進行對賬工作，進行對賬時銷售和收款兩項業(yè)務(wù)要分開進行。為了減少糾紛，甲乙雙方可以在合作前就制定結(jié)算規(guī)則和結(jié)算制度。企業(yè)在運營時，由銷售部門負責(zé)市場以及合同的簽訂，財務(wù)部門負責(zé)款項業(yè)務(wù)的辦理，兩個部門相配合，分兩條線跟客戶對賬，進行賬目管理，減少跟客戶之間的糾紛，達到雙方利益的最大化。

4 結(jié)語

我國的經(jīng)濟發(fā)展越來越快，各個企業(yè)之間的競爭也越來越激烈，企業(yè)要做好銷售和收款業(yè)務(wù)的控制，提升本企業(yè)的核心競爭力，實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。制造企業(yè)銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制的同時，一定要充分結(jié)合本企業(yè)的實際情況，制定切實可行的實施計劃，以提升本企業(yè)的經(jīng)濟效益。

收稿日期：2016-08-10