高職院校檔案信息化建設(shè)探究

文/遼寧水利職業(yè)學院 田野

高職院校檔案信息化建設(shè)探究

文/遼寧水利職業(yè)學院 田野

文章闡述了高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，并從檔案工作本身、學院和社會發(fā)展角度分析了高職院校進行信息化建設(shè)的必要性，并指出高職院校在進行檔案信息化建設(shè)過程中具體實施的對策。

信息化；檔案工作；對策

隨著信息時代的到來，網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)已經(jīng)深入到社會生產(chǎn)、生活的每個領(lǐng)域，檔案管理工作也順應時代的發(fā)展而以新的信息技術(shù)來取代傳統(tǒng)的管理方法和手段。高職院校檔案信息化建設(shè)是以計算機信息技術(shù)建設(shè)為基礎(chǔ)，以數(shù)字化紙質(zhì)檔案為重點，以為檔案信息資源利用拓寬渠道為目標的一項重要工作。信息化建設(shè)能夠使檔案工作職能更好地實現(xiàn)帶來便利，信息化水平是衡量學院檔案工作現(xiàn)代化程度的重要標志，所以高職院校檔案信息化建設(shè)的需求也就顯得尤為迫切。

一、高職院校檔案信息化管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，高職院校檔案管理過程中，雖然檔案室已普遍配備了計算機，但數(shù)字化程度不高，一般只能對其標題、目錄等基本信息進行數(shù)字化工作，檔案利用無紙化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高，對于檔案的具體內(nèi)容，無法快速、準確查找，究其原因，有些高職院校對檔案信息化建設(shè)的必要性認識不足，沒有從根本上意識到檔案資源只有進行有效的開發(fā)利用才是有價值的信息。

在面臨學校擴招，在校人員數(shù)量急劇增多的情況下，一些學校在進行決策規(guī)劃時，把校園硬件建設(shè)放在首位，面對檔案載體種類的變化，檔案信息資源急劇的增多，學校缺乏足夠的重視，出現(xiàn)了經(jīng)費短缺、制度落實不到位、管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓，不能滿足檔案信息化管理的需求等問題，致使檔案信息化硬件、軟件等基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)及檔案信息化進程呈明顯的滯后性。

二、高職院校檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）高職院校信息化建設(shè)是檔案管理工作的需要。檔案信息化建設(shè)的前提是檔案數(shù)字化，檔案信息管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化使高職院校檔案管理工作變得更加便捷高效，數(shù)字化檔案使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，通過計算機讀取，不僅能減少原件的使用頻率，有效地保護檔案原件，還能夠通過建立檔案網(wǎng)站、檔案管理系統(tǒng)與校園網(wǎng)、辦公軟件聯(lián)接，改善檔案利用方式的局限性，豐富利用形式，拓寬服務渠道提高檢索利用效率，為學校教學、管理、科研提供方便快捷的查閱方式，檔案信息化建設(shè)還能夠使檔案收集、整理更加方便。

（二）高職院校信息化建設(shè)是學院發(fā)展的需要。高職教育大幅度改革，辦學規(guī)模的擴大，學生數(shù)量增加，教學任務加重，高職教育數(shù)據(jù)資源優(yōu)化整合，雖然豐富了館藏資源，但加大了檔案管理的難度，迫使檔案信息化建設(shè)成為高職高專院校適應高等教育改革與發(fā)展的必然趨勢，檔案信息化管理突出的易存性和檢索利用的便捷性，能夠使電子檔案更好地服務于科研、教學，促進高教工作的開展，更在一定程度上解決了檔案館藏量急劇增加所帶來的管理上的難題，更好地適應高等教育改革與發(fā)展。

（三）高職院校信息化建設(shè)是社會發(fā)展的需要。隨著社會的發(fā)展、計算機電子技術(shù)的普及應用，使傳統(tǒng)的檔案管理模式暴露出不適應信息時代發(fā)展的新問題，而運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行現(xiàn)代化管理，使檔案信息資源的收集、整理、利用變得更加方便、快捷，數(shù)字化檔案信息資源能夠讓用戶不受時間、空間的限制，在網(wǎng)絡(luò)上根據(jù)自身權(quán)限查閱檔案資源，更好地為用戶服務。

因此，信息時代的高速發(fā)展，需要與之相適應的信息數(shù)據(jù)資源的支持，高職院校綜合檔案室的館藏檔案作為社會信息資源重要組成部分，應在傳統(tǒng)的檔案收集、保存、利用服務功能基礎(chǔ)上，建立網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫平臺實現(xiàn)資源共享，加快信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不斷提高檔案保存功能和利用效率，適應當今社會發(fā)展的需要。

三、高職院校檔案信息化建設(shè)實施對策

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高認識水平。高職院校應轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，重視學校的檔案信息化建設(shè)工作，將檔案工作信息化建設(shè)納入總的信息一體化建設(shè)的規(guī)劃之中，與學校的各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展，把各種文件歸檔收集、整理工作列入學校的崗位責任制之中，納入到教學、科研和各項管理人員的職責范圍之中。加強宣傳力度，讓廣大教職工能夠進一步認識到檔案工作的意義和作用，積極支持檔案部門做好信息化建設(shè)工作。

檔案信息化建設(shè)是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念的一項創(chuàng)新性檔案工作，檔案管理員要不拘泥于傳統(tǒng)的手工管理模式，主動轉(zhuǎn)變管理觀念，將檔案信息化系統(tǒng)應用起來，所以，要求高職院校要加強學校檔案數(shù)字化人才培養(yǎng)，根據(jù)學校和個人實際情況，采取不同的學習、 培訓模式，通過崗位培訓、繼續(xù)教育、專題研討等多種方式提高信息化管理知識，培養(yǎng)一批檔案信息化建設(shè)及應用人才，發(fā)揮檔案信息化在管理中的紐帶作用，加快檔案信息化建設(shè)的步伐。

（二）增加經(jīng)費投入，加快基礎(chǔ)建設(shè)。高職院校應該增加對檔案信息化建設(shè)的經(jīng)濟投入，尤其是信息化建設(shè)所必要的硬件的投入，而引入一個符合高職院校實際的檔案信息化管理系統(tǒng)顯得尤為必要，高職院校可根據(jù)實際情況，制訂檔案業(yè)務工作標準、技術(shù)、設(shè)備等方面的具體方案，自行開發(fā)或購買與學校檔案管理相適應的軟硬件系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享，提高辦公效率。

還可以利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)和安全標準，對原有辦公自動化OA進行二次開發(fā)，可以對電子檔案庫進行管理、提供案卷和文件等各種操作，實現(xiàn)在線檔案收集、整理、編目等主要管理功能，并能夠根據(jù)設(shè)置的權(quán)限實現(xiàn)檢索、利用等自助服務功能，拓寬檔案室的服務功能和手段，提高服務質(zhì)量和工作效率 。

高職院校要加快檔案信息化建設(shè)進程，使檔案管理工作適應教育發(fā)展需要，為學校的教學、科研提供更好的信息資源服務。

［1］趙淑梅.數(shù)字時代檔案工作理論與實踐的宏觀認識[J] l.檔案學研究，2010 (6):9-13

［2］雒小平.試論高職院校檔案管理信息化建設(shè)[J].甘肅科技，2010（3）:98-99+60