關(guān)于辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的研究

劉晨

（陜西省石泉縣自來(lái)水公司，陜西石泉 725200）

關(guān)于辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的研究

劉晨

（陜西省石泉縣自來(lái)水公司，陜西石泉 725200）

隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛應(yīng)用到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域。辦公自動(dòng)化是現(xiàn)代化辦公的標(biāo)志，其載體是計(jì)算機(jī)技術(shù)貫。文章首先就辦公自動(dòng)化的要求進(jìn)行描述，其次分析辦公事務(wù)中采用計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，再次就當(dāng)前辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用狀況進(jìn)行正反兩方面闡述，最后提出改進(jìn)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的相關(guān)建議。文章的研究有助于辦公自動(dòng)化的推進(jìn)。

辦公自動(dòng)化 計(jì)算機(jī)技術(shù) 數(shù)據(jù)處理

辦公作業(yè)在現(xiàn)代社會(huì)各個(gè)層面的生產(chǎn)和管理中起著重要的協(xié)調(diào)和溝通作用。其特點(diǎn)是工作繁瑣且工作量大［1］。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)的迅速發(fā)展，以計(jì)算機(jī)應(yīng)用為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化越來(lái)越得到人們青睞。辦公自動(dòng)化能夠提升辦公效率、提高辦公質(zhì)量、整合企事業(yè)資源，對(duì)其進(jìn)行持續(xù)、深入研究有助于該項(xiàng)技術(shù)的推進(jìn)。

1 辦公自動(dòng)化的要求

辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA）尚無(wú)統(tǒng)一定義，但其要素有兩個(gè)：現(xiàn)代化辦公事務(wù)和有別于傳統(tǒng)紙筆的新機(jī)器、新設(shè)備。辦公自動(dòng)化的目的是通過(guò)新型辦公方式，在現(xiàn)有組織架構(gòu)內(nèi)，提升協(xié)同辦公能力和強(qiáng)化決策一致性。應(yīng)該說(shuō)，不同企事業(yè)的辦公自動(dòng)化的內(nèi)容有所區(qū)別，但對(duì)期望要求是差不多的。筆者參閱文獻(xiàn)［2］，結(jié)合多年工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為要成為“辦公自動(dòng)化”必須滿(mǎn)足以下“訴求”：

（1）能改善企業(yè)的辦公環(huán)境。傳統(tǒng)辦公條件下，空間狹窄、資料凌亂是通病，采用辦公自動(dòng)化后，應(yīng)能原有空間的“擴(kuò)展”和辦公環(huán)境的優(yōu)化。

（2）可減少企業(yè)的人力需求。傳統(tǒng)辦公中，為了應(yīng)對(duì)大量數(shù)據(jù)資料的處理和繁雜工作流程的管理，需要多個(gè)人員并行工作。辦公自動(dòng)化應(yīng)該實(shí)現(xiàn)以較少的人力處理更多的問(wèn)題。

（3）應(yīng)激發(fā)辦公人員的創(chuàng)新意識(shí)。由于辦公自動(dòng)化為工作人員營(yíng)造了輕松、開(kāi)放的環(huán)境，并降低了原先工作量，使得員工可以有時(shí)間去學(xué)習(xí)和創(chuàng)新。

2 辦公自動(dòng)化中進(jìn)行計(jì)算機(jī)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)

經(jīng)歷半個(gè)多世紀(jì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)非常成熟，其應(yīng)用在辦公自動(dòng)化中將有以下獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。

（1）數(shù)據(jù)處理獨(dú)立性。眾所周知，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用程序與數(shù)據(jù)庫(kù)是邏輯獨(dú)立的，二者互不干擾和影響，這有助于提高辦公自動(dòng)化的效率。

（2）數(shù)據(jù)處理的一致性、準(zhǔn)確性和完整性。在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，雖然不同用戶(hù)可同時(shí)進(jìn)行并行操作，但由于數(shù)據(jù)庫(kù)唯一，因此能保證數(shù)據(jù)傳遞、使用符合最嚴(yán)格的要求。

（3）辦公作業(yè)安全性。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，往往設(shè)置了分層權(quán)限、嚴(yán)密口令、加密措施和防火墻，使得無(wú)關(guān)人員不能接觸相關(guān)資料，因此極為安全。

（4）可實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化。辦公事務(wù)的大部分都具有流程特性，傳統(tǒng)辦公條件下需要專(zhuān)人奔波督促，且容易出錯(cuò)。而在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，流程一旦設(shè)定就具有提醒、考核等功效，可起到自動(dòng)辦公效果。

（5）辦公各環(huán)節(jié)的痕跡自動(dòng)保留。因計(jì)算機(jī)環(huán)境下需要進(jìn)行賬戶(hù)認(rèn)證，因此每一個(gè)事務(wù)處理環(huán)節(jié)均會(huì)留下辦理人員的登錄痕跡，這就給閉環(huán)管理創(chuàng)造了條件。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用現(xiàn)狀

現(xiàn)代辦公事務(wù)主要圍繞信息收集、處理、加工與存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)展開(kāi)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在上述環(huán)節(jié)方面的應(yīng)用情況為［3］：①數(shù)據(jù)處理?，F(xiàn)代化辦公的重要任務(wù)是各種定量化分析，而利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可將海量信息進(jìn)行過(guò)濾、分類(lèi)操作，降低數(shù)據(jù)冗余度，為數(shù)據(jù)加工提供高效手段；②文字處理。當(dāng)前辦公中的編輯處理和版式設(shè)計(jì)基本采用Word、WPS、Excel等軟件，使得規(guī)范性大大提高；③圖形和圖像處理。計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的圖像處理功能，能得到各類(lèi)所需的清晰、完整統(tǒng)計(jì)圖形，便于掌握各種信息之間的潛在關(guān)系；④網(wǎng)絡(luò)通信。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可有效溝通系統(tǒng)內(nèi)各部門(mén)之間聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)高度的資源共享和信息交流，從而極大提高辦公效率；⑤輔助決策。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能夠?qū)⒑Ａ啃畔⑦M(jìn)行有效整合，可對(duì)未來(lái)情況進(jìn)行預(yù)測(cè)，可為決策人員提供方案參考；⑥電信會(huì)議。亦即計(jì)算機(jī)會(huì)議，其能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離開(kāi)會(huì)，有利于節(jié)省時(shí)間。

不足之處：①因網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性，若計(jì)算機(jī)被病毒入侵，可能使辦工作業(yè)被迫中斷，或發(fā)生數(shù)據(jù)丟失、錯(cuò)誤等問(wèn)題；②高級(jí)程序的應(yīng)用尚需要比較專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，難于普適。③由于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息傳遞速度快，因此一旦發(fā)生泄密將影響廣泛。

4 應(yīng)對(duì)措施

為了提升辦公自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)技術(shù)之間的融合度，解決當(dāng)前存在問(wèn)題，提出以下應(yīng)對(duì)措施：

（1）加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化及計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的重視程度。當(dāng)前，限于專(zhuān)業(yè)知識(shí)的薄弱，一些企事業(yè)單位的決策者對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用功效存在認(rèn)識(shí)上的局限性，同時(shí)因計(jì)算機(jī)使用效益的產(chǎn)生有一定滯后性和間接性，使得這些企事業(yè)單位在辦公自動(dòng)化的投入不足（包括計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)備采購(gòu)以及人員培訓(xùn)安排等）。因此應(yīng)形成自上而下的對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的重視。

（2）完善辦公自動(dòng)化建設(shè)體制。辦公自動(dòng)化建設(shè)的一大任務(wù)就是根據(jù)企業(yè)需求選用計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件，而當(dāng)前有些企事業(yè)單位在進(jìn)行該項(xiàng)工作的時(shí)候往往沒(méi)從實(shí)際情況出發(fā)，一味追求高配置，結(jié)果不但投資過(guò)大（如選用外國(guó)的一些軟件），而且不實(shí)用。長(zhǎng)久以往，必然導(dǎo)致員工對(duì)辦公自動(dòng)化的抵制。因此，應(yīng)著力完善辦公自動(dòng)化建設(shè)體制，使得從源頭上保證各項(xiàng)決策的正確性、合理性。

（3）營(yíng)造良好的計(jì)算機(jī)應(yīng)用外部環(huán)境。在辦公自動(dòng)化推進(jìn)過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)與高校的合作，一方面可滿(mǎn)足單位相關(guān)人員的培訓(xùn)需求，另一方面也便于對(duì)辦公軟硬件的修正。

（4）提升各級(jí)參與辦公自動(dòng)化人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)開(kāi)展辦公自動(dòng)化，不關(guān)要求所有人員懂得怎么操作，還必須配置能維護(hù)辦公自動(dòng)化軟硬件系統(tǒng)（如網(wǎng)絡(luò)殺毒、防火墻維護(hù)等）的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，以備不時(shí)之需。

（5）督促辦公人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的自主學(xué)習(xí)。這包括兩個(gè)層面意思：①對(duì)于一些常用辦公軟件（如word、excel），應(yīng)堅(jiān)持自主學(xué)會(huì)運(yùn)用；②要對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一些注意點(diǎn)（如賬號(hào)保密、信息保密等）進(jìn)行熟識(shí)。

5 結(jié)語(yǔ)

辦公自動(dòng)化是大勢(shì)所趨，其技術(shù)支撐是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。不同企事業(yè)單位應(yīng)在深入剖析應(yīng)用問(wèn)題的同時(shí)，制定針對(duì)性措施，使得辦公自動(dòng)不斷向縱深推進(jìn)。

［1］康超.辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用探究［J］.信息與電腦，2016，2（1）：53-55.

［2］林安娜.計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用［J］.辦公自動(dòng)化雜志，2014，271（2）：30-32.

［3］羅勝.辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用［J］.網(wǎng)絡(luò)安全，2015，（27）：162-163.

劉晨（1976—）女，陜西石泉人，本科，助理工程師，主要從事辦公室主任兼財(cái)務(wù)出納。