信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

鄭立彬吉林省鎮(zhèn)賚縣殯儀館，吉林白城 137000

信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

鄭立彬
吉林省鎮(zhèn)賚縣殯儀館，吉林白城 137000

就目前來看，很多事業(yè)單位在檔案管理方面存在問題，管理效能發(fā)揮不明顯，改革創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理機(jī)制，構(gòu)建信息化檔案管理模式。本文將針對信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用展開分析和研究。

檔案管理；事業(yè)單位；信息技術(shù)；應(yīng)用分析

在改革開放后，我國經(jīng)濟(jì)得到的空前發(fā)展，經(jīng)濟(jì)環(huán)境越來越復(fù)雜。為適應(yīng)新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，我國曾多次進(jìn)行事業(yè)單位改革，并全面實施績效工資制度，事業(yè)單位管理體制改革的逐步深入，使得事業(yè)單位檔案管理難度越來越大，涉及內(nèi)容越來越多，傳統(tǒng)檔案管理模式顯然已不能滿足事業(yè)單位檔案管理工作要求。21世紀(jì)是一個信息時代，信息技術(shù)被融入各個領(lǐng)域，改變了人們生活、工作方式，檔案管理走向信息化已成為時代發(fā)展的必然趨勢，更是檔案管理工作發(fā)展的主流方向。因此，事業(yè)單位在檔案管理工作開展中應(yīng)積極融入信息技術(shù)，構(gòu)建信息化檔案管理模式，全面落實檔案管理工作，以提高管理水平。

1 信息技術(shù)與檔案管理的基本概念

1）信息技術(shù)。信息技術(shù)是新時代背景下產(chǎn)生的全新概念，是主要用于管理和處理信息所采用的各種高新技術(shù)的總稱，是對信息進(jìn)行收集、存儲、傳輸、顯示、識別、提取、控制、加工的技術(shù)。包括：計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、智能技術(shù)、通信技術(shù)、自動化技術(shù)等，主要涉及計算機(jī)信息系統(tǒng)及應(yīng)用軟件開發(fā)、設(shè)計、安裝、使用等多個方面，其應(yīng)用基礎(chǔ)是計算機(jī)硬件與應(yīng)用軟件。信息技術(shù)管理與處理的信息資源形式多種多樣，來源和渠道豐富，信息形式可以是圖像、音頻，也可以是視頻、影像、圖文。在新時代背景下，社會活動中產(chǎn)生的信息量越來越大，人們對信息資源的需求也在不斷增長，全球正在全面進(jìn)入信息時代，信息產(chǎn)品成為重要資源，信息技術(shù)的應(yīng)用程度已逐漸影響經(jīng)濟(jì)發(fā)展，被廣泛應(yīng)用到各個領(lǐng)域。

2）檔案管理。檔案通常指人們各項社會活動中形成的各種形式具有保存價值的信息資料和記錄，其內(nèi)容要真實可靠，具有客觀性，尊重事實。檔案不僅是企業(yè)工作開展的原始憑證，是工作過程的真實記錄，而且更具有重要參考價值，對后續(xù)工作開展有很大幫助，通過對檔案的科學(xué)分析，能夠?qū)崿F(xiàn)揚長避短，提高工作質(zhì)量。另外，這些檔案更是具有法律效益的文獻(xiàn)資料，能為事業(yè)單位發(fā)展和管理提供可靠數(shù)據(jù)，對工作績效進(jìn)行記錄。而檔案管理不僅能起到檔案保護(hù)作用，同時更能延長檔案使用壽命，使檔案存在價值得到發(fā)揮，避免檔案丟失和損壞。檔案管理中要對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、保存，以便于管理和使用［1］。檔案管理對企業(yè)發(fā)展、工作開展有著重要意義，加強(qiáng)檔案管理，提高檔案管理水平刻不容緩。

2 信息技術(shù)融入事業(yè)單位檔案管理的意義

事業(yè)單位是利用國有資產(chǎn)建設(shè)的，主要從事衛(wèi)生、科技、文化、教育、生產(chǎn)的社會服務(wù)組織，其發(fā)展不以盈利為主要目的，而是以增進(jìn)社會福利，提供各類社會服務(wù)為直接目的，屬于非公共權(quán)力機(jī)構(gòu)，擔(dān)負(fù)重要社會職能，對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，解決社會就業(yè)問題有很大貢獻(xiàn)，具有公益性、服務(wù)性、知識密集性特點，與普通民營企業(yè)有很大區(qū)別［2］。新時代背景下，隨著經(jīng)濟(jì)體制改革和事業(yè)單位體制改革的深入，事業(yè)單位涉及到的經(jīng)濟(jì)活動和業(yè)務(wù)活動范圍非常廣泛，且類型繁多，所以在經(jīng)營管理活動開展中，產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)越來越多，且類型越來越豐富，使得事業(yè)單位檔案管理工作開展難度隨之提高，面臨新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理模式已難以使用。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，紙張易破損、折皺、卷角，且在裝訂、打孔、剪裁、防火、防潮等方面費時費力，勞動強(qiáng)度大，無疑會增加檔案管理人力、物力、財力消耗與投入［3］。從前文對信息技術(shù)的分析，可以知道信息技術(shù)在信息管理與加工方面具有非常強(qiáng)大的應(yīng)用優(yōu)勢，顯然為事業(yè)單位檔案管理改革創(chuàng)新提供了途徑和技術(shù)支持，將其融入事業(yè)單位檔案管理工作已成為必然趨勢［4］。信息化檔案管理，能提高檔案管理效率和水平，實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息管理、收集、整合、利用，不僅降低了檔案管理難度和勞動強(qiáng)度，同時壓縮了檔案管理成本，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理模式缺陷。信息化檔案中檔案數(shù)據(jù)存儲在計算機(jī)或服務(wù)器上不易丟失和損壞，能有效提高檔案使用價值。因此，事業(yè)單位應(yīng)積極在檔案管理工作中融入信息技術(shù)，構(gòu)建信息化檔案管理模式，全面提升檔案管理水平。

3 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

通過前文對信息技術(shù)融入事業(yè)單位檔案管理意義的分析，不難看出事業(yè)單位檔案管理工作中融入信息技術(shù)的重要性和必要性。事業(yè)單位想要適應(yīng)新的社會環(huán)境，提高檔案管理水平，應(yīng)認(rèn)清當(dāng)前時代發(fā)展格局，轉(zhuǎn)變檔案管理思路，加強(qiáng)信息化建設(shè)，應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理。下面通過幾點來分析信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用。

1）提高信息化水平。事業(yè)單位想要將信息技術(shù)融入檔案管理工作中，全面構(gòu)建信息化檔案管理模式，就必須積極提升事業(yè)單位自身信息化水平，進(jìn)行信息化建設(shè)，提高辦公信息化程度。具體構(gòu)建中，應(yīng)根據(jù)實際需求和資金基礎(chǔ)，選擇適合的信息化建設(shè)思路，進(jìn)行具有

針對性、實效性的建設(shè)。若在自身資金充足，檔案數(shù)據(jù)量龐大的情況下，可選擇購買服務(wù)器，自己建設(shè)檔案管理數(shù)據(jù)庫。Z640 E5-1620V3作為檔案管理工作站就非常理想，其系統(tǒng)結(jié)構(gòu)穩(wěn)定，性能好，檔案數(shù)據(jù)加工、分析、提取速度快。若自身缺乏資金，可選擇可租賃云端服務(wù)器的形式，進(jìn)行信息化建設(shè)，通過云服務(wù)器進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)存儲。但如果選擇云服務(wù)器，必須做好云商選擇。云服務(wù)數(shù)據(jù)管理模式，檔案數(shù)據(jù)存儲在云服務(wù)器中，若云商出現(xiàn)問題必然影響檔案使用，甚至導(dǎo)致檔案丟失或泄露，檔案安全性將受到威脅，所以要選擇有資質(zhì)的云商。

2）檔案信息化。想要全面落實檔案信息化管理，必須進(jìn)行檔案信息化，考慮到檔案數(shù)據(jù)的采集與利用問題，設(shè)計信息化檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)設(shè)計方面可選擇模塊化設(shè)計方案，利用數(shù)據(jù)模塊降低數(shù)據(jù)采集難度。采集可利用現(xiàn)有CDR獲取HIS、CLS等信息系統(tǒng)中的信息，通過數(shù)據(jù)庫管理模式解決數(shù)據(jù)冗余問題，控制重復(fù)數(shù)據(jù)，提升檔案管理效能發(fā)揮和水平，無法自動采集的個性化數(shù)據(jù)可用利用EXECL進(jìn)行錄入。為檔案數(shù)據(jù)快速調(diào)取，應(yīng)考慮到索引功能［5］。為你保證檔案數(shù)據(jù)安全，應(yīng)設(shè)置系統(tǒng)用戶管理與預(yù)覽權(quán)限，對用戶身份信息進(jìn)行安全認(rèn)證。

3）加強(qiáng)信息人才培養(yǎng)。信息化檔案管理工作模式，管理形式都與傳統(tǒng)檔案管理工作有著本質(zhì)區(qū)別，對相關(guān)人員的信息技術(shù)，計算機(jī)操作能力，信息技術(shù)水平都有著一定要求。若相關(guān)管理人員自身不具備一定的信息技術(shù)基礎(chǔ)，自然無法開展高質(zhì)量的檔案管理工作。但就目前來看，事業(yè)單位檔案管理人員，普遍缺乏信息知識，難以適應(yīng)新的工作環(huán)境和方式。因此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)人才培養(yǎng)，不僅要引進(jìn)新型人才，同時要加強(qiáng)對現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，使其熟練掌握信息技術(shù)，具備信息技術(shù)，滿足崗位要求，能夠開展高質(zhì)量的信息化檔案管理工作。

4 結(jié)論

事業(yè)單位對社會建設(shè)都有著重要意義，是各類社會服務(wù)與社會活動開展的核心力量，關(guān)系著國家的長治久安。當(dāng)前隨著事業(yè)單位體制改革的深入，事業(yè)單位檔案管理難度隨之提高，傳統(tǒng)管理模式已無法獲得預(yù)期管理效益，不僅管理效率低下，且成本高，效能發(fā)揮不明顯。因此，事業(yè)單位在檔案管理中應(yīng)積極融入信息技術(shù)，構(gòu)建信息化管理模式。

［1］姜波林，趙麗芳.事業(yè)單位檔案管理信息資源建設(shè)及共享模式分析［J］.知識文庫，2016（6）：41-42.

［2］佘岳群，張婷婷.淺析計算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用［J］.企業(yè)家天地：理論版，2011（6）：166.

TP39

A

1674-6708（2016）168-0104-01

鄭立彬，吉林省鎮(zhèn)賚縣殯儀館，研究方向為檔案管理。