不同類型公文來文的數(shù)字化統(tǒng)一處理方法芻議

劉 康（江蘇省無錫市人民檢察院，江蘇 無錫 214002）

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不同類型公文來文的數(shù)字化統(tǒng)一處理方法芻議

劉 康
（江蘇省無錫市人民檢察院，江蘇 無錫 214002）

摘 要：隨著社會科技的不斷進(jìn)步以及政府辦公信息化的推進(jìn)，政府機(jī)關(guān)相繼建立了公文處理系統(tǒng)，對數(shù)字化文檔應(yīng)用也逐漸增多，如何將公文來文中傳統(tǒng)的信函、傳真等紙質(zhì)介質(zhì)以及不同格式的數(shù)字文檔統(tǒng)一處理成一種數(shù)字文檔就顯得尤為重要。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作中嘗試，為不同類型公文來文的數(shù)字化統(tǒng)一處理提供了一種行之有效的解決方法。

關(guān)鍵詞：政務(wù)管理；公文來文；數(shù)字化處理

在全國加快信息化建設(shè)速度和辦公自動化迅速發(fā)展的形勢下，電子政務(wù)、網(wǎng)上辦公快速普及，基于C/S、B/S等架構(gòu)的政府機(jī)關(guān)內(nèi)部公文處理系統(tǒng)（以下簡稱“OA系統(tǒng)”）已成為政府機(jī)關(guān)政務(wù)管理的標(biāo)配，OA系統(tǒng)的運(yùn)用徹底改變了長期以來形成的紙質(zhì)文件手工收發(fā)、報送、流轉(zhuǎn)、簽發(fā)、歸檔等習(xí)慣，走上了一條政府機(jī)關(guān)內(nèi)部公文普遍數(shù)字化、信息充分共享、工作高度協(xié)作之路。通過OA系統(tǒng)處理的數(shù)字化公文，公文格式高度統(tǒng)一、公文處理過程責(zé)任明晰、公文處理時間下降到分秒、公文流轉(zhuǎn)的安全性、可靠性及準(zhǔn)確性也得到了有效保障，使得政府機(jī)關(guān)工作效率進(jìn)一步提高，辦公資源進(jìn)一步優(yōu)化。然而作為OA系統(tǒng)重要數(shù)據(jù)信息來源之一的公文來文（非涉密性來文，以下相同），由于來源渠道不一、來文形式不一、來文格式不一、來文數(shù)量較多，使得公文來文的數(shù)字化統(tǒng)一處理變得比較棘手。如何把不同類型公文來文統(tǒng)一成一種數(shù)字文檔格式，已成為當(dāng)前政府機(jī)關(guān)辦公室政務(wù)管理工作的重要課題。

1 公文來文的幾種類型

政府機(jī)關(guān)的工作離不開公文，它是信息傳遞的主要渠道。例如2015年，筆者所在機(jī)關(guān)收到的來文就有2500件，來文類型比較多，主要有以下幾種：

1.1 信函。這是比較傳統(tǒng)的來文方式，其介質(zhì)為紙質(zhì)文件，能較好地體現(xiàn)公文紅頭紅章的嚴(yán)肅性。由于近年來各級政府機(jī)關(guān)公文處理機(jī)要通道的相繼運(yùn)用，此類來文逐年減少，目前只占來文總數(shù)的10%左右。

1.2 傳真。這也是相對傳統(tǒng)的來文方式。傳真（fax， 是facsimile的簡寫形式，有時也叫telecopying）是指用電話傳輸經(jīng)掃描的印刷材料（文本或圖像）。原始文件被傳真機(jī)掃描并轉(zhuǎn)換為位圖文件，并作為電信號通過電話系統(tǒng)傳輸，接受傳真的傳真機(jī)或打印機(jī)重新恢復(fù)那個電碼圖像并打印出公文的復(fù)印件。由于傳真的特殊性，其介質(zhì)一般為黑白紙質(zhì)文件。目前此類來文占到來文總數(shù)的5%左右。

1.3 黨政機(jī)關(guān)機(jī)要通道。這是一種采用方正CEB格式的數(shù)字化來文方式。CEB格式是由北大方正公司獨(dú)立開發(fā)的電子書格式，由于在文檔轉(zhuǎn)換過程中采用了“高保真”技術(shù)，可以最大限度地保持原來的樣式。正是基于這種特點(diǎn)，目前在我國政府機(jī)關(guān)公文處理中應(yīng)用廣泛。方正Apabi Reader（阿帕比）是CEB格式的指定閱讀軟件，Apabi Reader還具有字體縮放、書簽、做筆記、書籍管理、翻譯和文字部分拷貝功能，能盡量符合傳統(tǒng)的閱讀習(xí)慣。在配合專用電子印章（以下簡稱“KEY”）的情況下可以實(shí)現(xiàn)帶紅頭紅章的文件閱讀，亦可打印帶有紅頭紅章的紙質(zhì)公文。目前，此類來文逐年增多，約占來文總數(shù)的55%。

1.4 條線機(jī)要通道。這是一種采用書生SEP格式的數(shù)字化來文方式。SEP是中文平臺上通用的、優(yōu)秀的、安全可靠的文檔分發(fā)和交換格式，基于書生公司達(dá)到國際先進(jìn)水平的技術(shù)構(gòu)建。SEP符合傳統(tǒng)紙張?zhí)匦?，可以完整地原版原貌地轉(zhuǎn)換各種來源的應(yīng)用程序所生成的電子文檔，為政府與企事業(yè)單位的文檔一體化工作和電子政務(wù)建設(shè)提供了值得信賴的文檔解決方案。書生閱讀器（Sure Sense SEP Reader）在配合KEY的情況下可以實(shí)現(xiàn)帶紅頭紅章的文件閱讀，亦可打印帶有紅頭紅章的紙質(zhì)公文。目前，此類來文約占來文總數(shù)的30%。

2 數(shù)字文檔一體化處理的幾種嘗試

為了更好地把紙質(zhì)介質(zhì)及數(shù)字文檔統(tǒng)一處理成一種數(shù)字文檔，并融入基于B/S結(jié)構(gòu)的OA系統(tǒng)中，筆者進(jìn)行了幾種不同方式的嘗試，并最終選擇出最優(yōu)最便捷的方法。

2.1 把紙質(zhì)介質(zhì)掃描后OCR識別轉(zhuǎn)換成WORD格式文件。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是：紙制介質(zhì)轉(zhuǎn)化成WORD文檔后，對于進(jìn)一步編輯、采集利用相對比較便捷。缺點(diǎn)是：轉(zhuǎn)換步驟比較煩瑣，OCR識別時間較長，往往一份文件掃描識別轉(zhuǎn)換需要的時間在20分鐘左右（以10頁 A4紙公文為例），OCR識別率不高，最多在90%左右，如果原文件是傳真件，在傳真過程中產(chǎn)生的圖像污漬會使得識別率大大下降。同時轉(zhuǎn)換成WORD格式文件后，原文件的紅頭紅章無法體現(xiàn)。

2.2 把紙質(zhì)介質(zhì)掃描成JPG格式，然后再通過CEB或SEP編輯器轉(zhuǎn)換成CEB或SEP格式文件。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是：能較好地體現(xiàn)原紙質(zhì)介質(zhì)的文頭及印章。缺點(diǎn)是：通過CEB或SEP編輯器編輯的過程比較煩瑣，掃描并制作1份CEB或SEP格式文件需時20分鐘左右（以10頁A4紙公文為例）。同時，由于CEB和SEP格式的通用性不佳，需在OA系統(tǒng)的每個客戶端上都安裝相應(yīng)的閱讀軟件才能閱讀，加重了OA系統(tǒng)技術(shù)人員對客戶端的維護(hù)工作量。

2.3 CEB和SEP格式文件直接導(dǎo)入OA系統(tǒng)中。這種方式的優(yōu)點(diǎn)：最快捷。缺點(diǎn)：由于CEB和SEP格式文件只有采用了相應(yīng)的硬件KEY后才能顯示和打印原文件的紅頭紅章，所以必須在OA系統(tǒng)的每個客戶端電腦上配備相應(yīng)的KEY，在KEY設(shè)備采購添加上成本比較高，在后繼維護(hù)上也比較煩瑣。

2.4 把CEB和SEP格式文件打印成紙質(zhì)介質(zhì)，連同信函、傳真等紙質(zhì)介質(zhì)一起掃描成PDF格式。PDF（Portable Document Format的簡稱，意為“便攜式文檔格式”），是由Adobe Systems用于與應(yīng)用程序、操作系統(tǒng)、硬件無關(guān)的方式進(jìn)行文件交換所發(fā)展出的文件格式。這一特點(diǎn)使它成為進(jìn)行電子文檔發(fā)行和數(shù)字化信息傳播的理想文檔格式。PDF具有許多其他電子文檔格式無法相比的優(yōu)點(diǎn)，它可以將文字、字形、格式、顏色等封裝在一個文件中打包存儲，還可以包含超文本鏈接、聲音等電子信息，支持特長文件，集成度和安全可靠性都較高。同時，無論在哪種打印機(jī)上都可保證精確的顏色和準(zhǔn)確的打印效果，即PDF會忠實(shí)地再現(xiàn)原文件的每一個字符、顏色以及圖像。這種轉(zhuǎn)換方式是筆者選擇的最優(yōu)最便捷方式，從使用的情況來看，如采用每分鐘60頁、雙面120頁的黑白彩色高速送紙型掃描儀，掃描精度（dpi）為200，10頁A4紙公文只需幾秒鐘就可轉(zhuǎn)化成帶頭紅頭紅章的PDF文檔，同時CEB和SEP格式文件打印的紙質(zhì)介質(zhì)以及信函、傳真等紙質(zhì)介質(zhì)可作為紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔，減少了不必要的浪費(fèi)。這種方式唯一的缺點(diǎn)就是OA系統(tǒng)的每個客戶端電腦上必須有PDF閱讀軟件，但考慮到目前幾乎所有電腦上都會安裝不同類型的PDF閱讀軟件，即使沒有安裝，有些瀏覽器及文檔軟件也能支持打開并閱讀，因此這一缺點(diǎn)也就顯得微不足道了。

3 紙質(zhì)文件掃描成PDF格式數(shù)字文件需要注意的幾點(diǎn)

在實(shí)際應(yīng)用中，筆者覺得以下幾點(diǎn)對于高效、整潔地制作一份PDF格式數(shù)字文件至關(guān)重要。

3.1 盡量采用帶雙面輸稿器的高速送紙型掃描儀。實(shí)踐證明，一臺帶雙面輸稿器的高速送紙型掃描儀，能大大節(jié)約工作時間，減少工作強(qiáng)度，提高工作效率。

3.2 紙質(zhì)文檔放入掃描儀輸稿器中盡量要放正。由于高速掃描儀送紙速度較快，稍有不慎，不正的文件就會掃描成傾斜。因此紙質(zhì)文件放入輸稿器時盡量要放正放整齊，原稿若有傾斜或者在掃描中文稿放置不正而出現(xiàn)的偏差要及時調(diào)整，這樣掃描后的文件就比較美觀，所見即所得。

3.3 掃描時掃描精度適中即可。掃描精度越高，掃描文件就大。在實(shí)際操作中，掃描精度在200Dpi，幾乎就可以非常真實(shí)地再現(xiàn)文件的原貌，又節(jié)省存儲空間。

綜上所述，處理不同類型的公文來文是政府機(jī)關(guān)的重要內(nèi)容之一，采用統(tǒng)一、高效的數(shù)字化處理方式能使公文來文進(jìn)一步匹配OA系統(tǒng)，使公文傳輸更加快捷、格式標(biāo)準(zhǔn)也統(tǒng)一化，極大地提高工作效率。隨著社會不斷發(fā)展、科學(xué)技術(shù)日新月異，數(shù)字文檔一體化處理工作也將面臨更多新挑戰(zhàn)，要不斷根據(jù)實(shí)際情況做出相應(yīng)調(diào)整以配合時代發(fā)展的需要。

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中圖分類號：TP391

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A