桌面推演在檔案應(yīng)急處置演練中的實(shí)踐探索

何小瑩+杜朔

摘要：桌面推演在全國各地的應(yīng)急預(yù)案及其演練中正不斷發(fā)展創(chuàng)新。本文結(jié)合銀行檔案工作實(shí)踐，將桌面推演應(yīng)用到所在檔案部門的應(yīng)急處置演練之中，并在此基礎(chǔ)上，運(yùn)用相關(guān)案例重點(diǎn)闡述如何進(jìn)行無腳本式桌面推演和腳本式桌面推演。

關(guān)鍵詞：桌面推演檔案應(yīng)急處置檔案安全

銀行檔案是銀行在經(jīng)營管理實(shí)踐活動中直接形成的清晰、確定、具有完整記錄與憑證作用的固化信息，它在保護(hù)消費(fèi)者權(quán)益，防控金融風(fēng)險，保障國家經(jīng)濟(jì)安全等方面具有重要作用。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，銀行檔案的重要性不言而喻。正因?yàn)榇?，確保銀行檔案的安全至關(guān)重要。然而，目前組織大規(guī)模的全面實(shí)戰(zhàn)模擬演練，存在準(zhǔn)備時間長，耗費(fèi)人力物力多、場景單一、演練成本高等問題，針對這些問題，筆者所在單位率先提出以桌面推演的方式進(jìn)行檔案應(yīng)急處置演練。文中所涉桌面推演較早用于軍事演習(xí)，當(dāng)時被稱為兵棋推演。20世紀(jì)后期，使用計算機(jī)進(jìn)行推演成為兵棋推演的主要發(fā)展方向。隨著安全生產(chǎn)立法工作的逐步推進(jìn)，時至今日，桌面推演在全國各地的應(yīng)急預(yù)案及其演練中正不斷發(fā)展創(chuàng)新。借鑒桌面推演在其他領(lǐng)域的優(yōu)勢后，筆者所在單位于2015年年末，以桌面推演方式組織了文書檔案應(yīng)急處置演練，既檢驗(yàn)了現(xiàn)有檔案應(yīng)急預(yù)案的可行性，又使文書檔案人員較為清晰地掌握了檔案應(yīng)急處置流程，為日后更好地進(jìn)行檔案應(yīng)急處置演練奠定了基礎(chǔ)。

一、桌面推演在檔案應(yīng)急處置演練中的流程設(shè)置及其注意事項

桌面推演作為應(yīng)急處置演練的重要方式之一，將其延伸到檔案領(lǐng)域，主要是指組織專職檔案人員、相關(guān)部室工作人員、物業(yè)管理人員，以會議的形式，模擬各種可能危及檔案安全的火災(zāi)、水災(zāi)、地震、遺失、盜竊等突發(fā)事件的處理與防范措施，并據(jù)此提出具體的解決方案，來驗(yàn)證應(yīng)急處置預(yù)案的可操作性和有效性，發(fā)現(xiàn)應(yīng)急處置過程中的問題，及時修訂和完善檔案應(yīng)急處置預(yù)案。一般來說，桌面推演主要涉及前期準(zhǔn)備工作、正式演練、演練結(jié)束后的總結(jié)工作。需要注意的是，在演練過程中，要盡量運(yùn)用多媒體、遠(yuǎn)距離視頻等技術(shù)。演練結(jié)束后，務(wù)必要由主持人或業(yè)務(wù)主管部門的專業(yè)人士作出點(diǎn)評，讓參演人員充分討論，以便對原有的應(yīng)急處置預(yù)案進(jìn)行全面驗(yàn)證、評價和完善。除此之外，以下事項也要給予高度重視。

（一）桌面推演方案的設(shè)計原則

由于桌面推演主要采用仿真學(xué)原理模擬重大事故或者突發(fā)事件，在進(jìn)行相關(guān)方案的設(shè)計時，需要注意以下原則：

1.模擬的事故或者災(zāi)難處置場景具有代表性。在場景設(shè)計中，模擬的事故或者災(zāi)難事件不僅要具有現(xiàn)實(shí)發(fā)生的可能性，更為重要的是要具有代表性。以突發(fā)事件中的火災(zāi)為例，由于火災(zāi)對檔案的損害是毀滅性的，火災(zāi)一旦發(fā)生，既涉及檔案安全轉(zhuǎn)移的先后步驟，又涉及受損檔案的統(tǒng)計和修復(fù)重整，因此檔案人員需要時刻保持高度警惕。從這個意義上說，將具有代表性的事故或者災(zāi)難作為桌面推演應(yīng)急處置的場景，不僅可以突出檔案搶救等重點(diǎn)環(huán)節(jié)，而且可以擴(kuò)展至緊急救援的啟動、組織協(xié)調(diào)、運(yùn)作等全流程，便于有針對性地完善檔案應(yīng)急處置預(yù)案。

2.場景變化過程的合理性。在設(shè)計場景時，盡量注意事態(tài)發(fā)展變化的合理性，使場景的演變符合客觀規(guī)律，便于操作。例如：檔案庫房遇水侵害時，需要考慮的是可能引發(fā)的二次事故（危機(jī)電路）、事故的蔓延（影響周邊庫房），甚至某種偶發(fā)事件、事故的性質(zhì)變化等，從而確定應(yīng)急等級發(fā)生變化的措施。

3.事故后果危害的嚴(yán)重性。盡可能地考慮到事故造成的嚴(yán)重危害，例如在設(shè)計檔案遺失、盜竊場景時，可以將檔案類型假設(shè)為涉密檔案，這樣相關(guān)部門和檔案人員能夠結(jié)合突發(fā)狀況引起的連鎖反應(yīng)，更清晰地檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的嚴(yán)密性、合理性和可操作性，進(jìn)而使桌面推演具有普遍指導(dǎo)意義。

（二）桌面推演方案的編制

桌面推演方案的編制，主要包括八大要件：演練依據(jù)、背景設(shè)定、演練級別、演練形式、演練時間、演練地點(diǎn)（通常選用單位的會議場所）、演練人員和前期準(zhǔn)備。具體來說，演練依據(jù)是《××單位檔案突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》《××單位重大事項報告制度》，背景設(shè)定則是對虛擬突發(fā)事件背景的描述（不局限于火災(zāi)、水災(zāi)、地震、案卷實(shí)體遺失或偷竊等情況）。依據(jù)單位性質(zhì)，演練級別分為集團(tuán)演練或單位個體演練。依據(jù)是否提前對演練內(nèi)容有所掌握與準(zhǔn)備，演練形式分為有腳本式和無腳本式桌面演練。演練人員主要包括《檔案突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》中涉及的相關(guān)人員。一是演練主持人，通常為檔案突發(fā)事件應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組成員；二是專兼職檔案人員；三是應(yīng)急處置過程中的相關(guān)人員（物業(yè)人員、后勤保障人員、安全保衛(wèi)人員、醫(yī)療救護(hù)人員等）；四是單位負(fù)責(zé)對外宣傳工作的相關(guān)人員；五是特邀參加演練的上級業(yè)務(wù)主管部門相關(guān)人員。

在上述八大要件中，最為重要的是前期準(zhǔn)備環(huán)節(jié)。首先，應(yīng)對《檔案突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》等制度要求進(jìn)行全面學(xué)習(xí)。其次，根據(jù)模擬的突發(fā)事件制作相關(guān)PPT，以增強(qiáng)演練的生動性。再次，將推演過程中預(yù)設(shè)問題制作成答題卡。同時根據(jù)實(shí)際安排撰寫演練通知。最后，提前對所用會議場所內(nèi)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行檢查和調(diào)試等。

二、桌面推演在檔案應(yīng)急處置演練中的具體應(yīng)用

（一）無腳本式桌面演練

案例：某單位分行中央空調(diào)水系統(tǒng)故障，導(dǎo)致檔案庫房空調(diào)口出現(xiàn)冒水事故的應(yīng)急處置演練

1.背景設(shè)定：某單位分行中央空調(diào)水系統(tǒng)故障，檔案庫房空調(diào)口出現(xiàn)冒水情況。

2.演練級別：集團(tuán)演練——總行機(jī)關(guān)+12家分行。

3.演練人員：總行辦公室主任、文書檔案室經(jīng)理；12家分行（各家分行辦公室主任1人+3名專兼職檔案管理員）；特邀北京市檔案局監(jiān)督指導(dǎo)處工作人員1人參與演練指導(dǎo)。

4.演練方式：解說、問答式（利用全行視頻系統(tǒng)）。

5.演練簡要過程如下：文書檔案室經(jīng)理作為演練主持人，在參演人員不知道演練內(nèi)容的前提下，通過播放PPT，介紹本次系統(tǒng)演練的模擬場景“某分行檔案工作人員在看到空調(diào)口冒水，情況緊急，水量較大”。抽選北京、天津、深圳等3家分行，口述應(yīng)急處置過程，上海、濟(jì)南、南京3家分行口述本案例應(yīng)急處置結(jié)束后，向總行提交重大事項報告的內(nèi)容。其他分行現(xiàn)場回答總行預(yù)設(shè)的相關(guān)問題。如圖1所示。

需要注意的是，一是這種演練方式適用于下屬單位較多的集團(tuán)式企業(yè)，特別是對檔案工作基礎(chǔ)較為薄弱的基層單位，建議至少2-3年安排一次類似的演練，以便適時示范與督促。二是由于參演人員范圍較大，且事先不知道演練內(nèi)容，在這種情況下，為了確保在有效時間內(nèi)取得預(yù)計效果，主持人應(yīng)嚴(yán)格把控演練過程中各個環(huán)節(jié)的時間（整個演練以2小時左右為宜），充分做好前期準(zhǔn)備，避免人為因素導(dǎo)致演練時間過長。

（二）腳本式桌面演練

案例：檔案庫房周邊漏水事故的應(yīng)急處置演練

1.背景設(shè)定：××銀行總行機(jī)關(guān)文書檔案庫房周邊衛(wèi)生間漏水

2.演練級別：個體演練——辦公室演練

3.演練人員：辦公室主任、文書檔案室經(jīng)理、辦公室檔案員2人、后勤服務(wù)中心工作人員1人、物業(yè)管理人員2人。

4.演練方式：解說、問答式。

5.演練簡要過程如下：文書檔案室經(jīng)理作為演練主持人介紹本次演練的模擬場景：保潔發(fā)現(xiàn)周邊衛(wèi)生間漏水，通知辦公室人員查看檔案庫房，并通過播放PPT畫面，展示衛(wèi)生間與庫房的位置關(guān)系，隨后宣布演練開始，辦公室檔案員、后勤服務(wù)中心人員、物業(yè)管理人員圍繞預(yù)案處置程序，分別以口述形式先后模擬應(yīng)急處置過程。

文書檔案室經(jīng)理作為演練主持人就應(yīng)急處置過程中庫房遇水后電器設(shè)備連接電源使用的注意事項和檔案受潮后的處理要點(diǎn)進(jìn)行提問，后勤服務(wù)中心人員及辦公室檔案管理員分別回答問題。

隨后，辦公室主任對應(yīng)急處置方案的完整性、處理方式的可實(shí)施性進(jìn)行評估。

最后，文書檔案室經(jīng)理作為演練主持人宣布演練結(jié)束。如圖2所示。

需要注意的是：一是這種演練方式情景設(shè)計多樣，針對性、適用性強(qiáng)，能夠更好地明晰演練各方的主體責(zé)任，應(yīng)用范圍廣泛，可在各行業(yè)、各單位普遍應(yīng)用。二是由于參演人員對演練內(nèi)容提前有所掌握，整個流程與時間易于把控（建議控制在1個小時之內(nèi)），因此可以在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)穿插實(shí)操模擬（如檔案數(shù)量清點(diǎn)、消防器材使用等），切實(shí)提高應(yīng)變處置技能，達(dá)到部門聯(lián)動，快速響應(yīng)的效果。

綜上所述，桌面推演不是簡單的常規(guī)會議，應(yīng)嚴(yán)格遵守實(shí)戰(zhàn)理念，通過以會代訓(xùn)的演練方式練好內(nèi)功，找準(zhǔn)企業(yè)應(yīng)急工作的短板、發(fā)現(xiàn)應(yīng)急處置的薄弱環(huán)節(jié)，切實(shí)達(dá)到優(yōu)化管理機(jī)制、完善應(yīng)急管理制度的目的。