基于“供給側(cè)”改革理念下的檔案信息供給機制的優(yōu)化

王成琴

摘要：本文基于供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的理念，改革檔案信息供給中存在的不足，建立和完善以需求為導向的檔案信息供給決策機制，以人為本的檔案信息需求表達機制，方便快捷的檔案信息獲取利用機制，從而優(yōu)化檔案信息的供給機制，實現(xiàn)檔案信息的有效供給。

關(guān)鍵詞：供給側(cè)檔案信息供給機制

在經(jīng)濟領域中，供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革是指減少無效和低端供給，擴大有效和中高端供給，增強供給結(jié)構(gòu)對需求變化的適應性和靈活性，進而提高供給的效能。學者覃兆劌在其“檔案雙元價值觀”中提出，檔案是工具價值和信息價值的統(tǒng)一體。檔案信息價值強調(diào)為社會服務，這種價值的發(fā)揮有賴于檔案信息的有效供給，影響檔案信息的有效供給有著諸多因素，如何通過因素控制及其優(yōu)化，實現(xiàn)檔案信息供給效能的最大化，是檔案工作者必須要思考的問題。鑒于此，本文基于供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革理念，對檔案信息供給機制的優(yōu)化進行探討。

一、檔案信息供給機制的基本內(nèi)涵

在社會科學領域，“機制”用來闡述社會生活中某些領域的功能、結(jié)構(gòu)及其動態(tài)變化，可以概括為一定社會機構(gòu)或組織的機能，以及這個社會機構(gòu)或組織與其機能之間相互影響、相互作用的關(guān)系。曾有研究者提出，公共信息服務供給機制是指公共信息服務供給過程的具體實現(xiàn)流程，以及流程中各個環(huán)節(jié)的緊密聯(lián)系和相互影響。它的基本構(gòu)成要素主要包括需求表達機制、決策機制、保障機制、獲取利用機制和監(jiān)督機制等五個方面。本文所述的檔案信息主要是指已經(jīng)公開的檔案信息，也就是檔案公共信息，它從屬于公共信息，具有公共信息的一般屬性。因此，檔案信息供給機制構(gòu)成要素也就與公共信息服務供給機制具有一致性。同時，鑒于檔案自身的屬性，筆者在這里僅就與供給側(cè)關(guān)系密切的檔案信息供給決策機制、檔案信息需求表達機制、檔案信息獲取利用機制這三個要素進行探討。信息供給決策機制體現(xiàn)為檔案信息提供者根據(jù)大多數(shù)公眾的信息需求，決定應該提供何種檔案信息產(chǎn)品，然后選擇何種方式提供符合公眾需求的信息服務，并且規(guī)定供給主體在供給過程中應承擔的責任與義務。信息需求表達機制就是為了讓社會對檔案信息的需求能夠準確有效地得以表達，讓檔案機構(gòu)了解社會信息需求，提供的檔案信息“適銷對路”。信息獲取利用機制就是要做好人員、技術(shù)平臺、設施設備、管理手段和運行機制等方面的保障工作，讓檔案信息需求者方便快捷地獲取所需信息。檔案信息供給決策機制在檔案信息供給過程中起主導作用，檔案信息需求表達機制在提高檔案信息供給有效性中起關(guān)鍵作用，檔案信息獲取利用機制在檔案信息供給中起保障作用。

二、目前檔案信息供給機制存在的問題

對檔案信息供給機制中的三個要素進行分析，目前主要存在以下問題：

（一）檔案信息供給決策不完善

檔案信息供給決策不完善主要體現(xiàn)在：檔案機構(gòu)提供檔案信息存在隨意性，缺乏有效的依據(jù)。往往提供的信息類型、內(nèi)容不是社會公眾所需要的，而需要的信息檔案機構(gòu)又沒有提供，供需脫節(jié)。檔案信息供給主體和信息供給決策的實現(xiàn)途徑單一，檔案信息供給過程中的各個環(huán)節(jié)基本上由檔案機構(gòu)內(nèi)部人員負責，沒有發(fā)揮諸如圖情博等社會力量的作用。

（二）檔案信息需求表達不暢通

從檔案信息利用互動反饋來說，存在這樣的問題：一是公眾的信息需求缺乏表達通道。公眾利用檔案的需求，對檔案信息產(chǎn)品的要求，對檔案機構(gòu)信息供給方式方法的建議缺少有效的溝通渠道，造成檔案信息供給效益低下。二是公眾參與的意識不強。大多數(shù)公眾受傳統(tǒng)觀念的影響，不了解檔案部門的信息利用工作，缺乏社會檔案意識，當他們有了解政策、落實待遇和維護權(quán)益等方面的檔案信息利用需求時，卻不知道用何種方式去積極地利用，更不會主動地向檔案部門表達他們的意愿。

（三）檔案信息獲取利用不便捷

當前，公眾獲取檔案信息方面還有很多需要改進的地方，一是獲取的途徑不多。檔案機構(gòu)提供的信息獲取方法較少，不能適應不同類型公眾的方便利用。檔案信息整合不夠，存在信息孤島現(xiàn)象。檔案信息遠程查詢不方便，不能做到一站式查詢。二是信息的利用價值不高。盡管檔案機構(gòu)提供了大量信息，但是利用者仍難以找到所需信息。

三、檔案信息供給機制優(yōu)化的對策

（一）以需求為導向，完善檔案信息供給決策機制

檔案機構(gòu)對不同時期不同群體的社會需求進行研判分析，通過與社會公眾互動等形式及時了解公眾需要何種檔案信息。以需求為導向，通過對信息供給決策程序、方法的優(yōu)化，使信息供給與信息需求相協(xié)調(diào)。目前，由于檔案機構(gòu)的人力較為緊張，加之檔案工作者知識結(jié)構(gòu)的局限性，完全依靠檔案工作者開發(fā)、提供檔案信息是不能適應社會需求的。如美國檔案信息開發(fā)不僅政府部門會參與，而且還鼓勵私營機構(gòu)、非私營機構(gòu)和個人共同開發(fā)利用。檔案信息供給決策者應該積極尋求政策支持，發(fā)揮社會力量，參與檔案信息的開發(fā)和供給。比如，根據(jù)社會信息需求，確定需要向社會提供檔案信息編研的主題，按照項目的形式以一定的條件向社會組織或個人招標，或者可以采用政府主導，信息企業(yè)、圖情博機構(gòu)、公眾等參與協(xié)作的方式開發(fā)檔案信息。

（二）堅持以人為本，完善檔案信息需求表達機制

1.構(gòu)建公眾信息需求表達渠道。一是主動征詢社會需求。檔案信息供給決策者、生產(chǎn)者在確定供給信息前要廣泛聽取社會意見，征求公眾和組織意見。尊重公眾的自由表達權(quán)，尊重不同群體的信息表達方式，鼓勵他們積極參與到檔案信息論證、決策的過程中來。二是建立公眾需求傳送通道。檔案機構(gòu)可以采取各種方式和載體暢通公眾需求傳送通道，促進公眾、組織與檔案機構(gòu)的有效溝通，從而防止檔案信息服務供給與需求的錯位和失衡，避免檔案信息供給機制的失調(diào)和資源的浪費。如美國國家檔案局網(wǎng)站不僅在線提供豐富的信息資源，而且還設有有關(guān)“檔案博客/分享/聯(lián)系我們”之類的欄目來及時了解公眾信息需求。如點擊“聯(lián)系我們”，就會出現(xiàn)“美國國家檔案館歡迎你的提問、意見、建議和投訴，這作為不斷提高我們服務的一個重要方式”。

2.加大宣傳，擴大公眾參與度。加大宣傳力度，通過各種形式的宣傳，讓更多的公眾了解檔案，知道檔案信息利用的權(quán)利，構(gòu)建良好的檔案信息供需關(guān)系?？梢圆欢ㄆ谂e辦檔案館開放日活動，舉辦檔案與社會、檔案與公眾等方面的講座，召開座談會等，加強檔案館與社會的互動，拉近檔案與公眾的距離，讓更多的公眾走進檔案工作，從而使檔案信息供給機制更有社會基礎。

（三）以便快捷為目標，完善檔案信息獲取利用機制

1.豐富信息發(fā)布載體和內(nèi)容。通過不斷豐富信息供給的載體和渠道，讓檔案信息供給機制更便民。一是積極開發(fā)微信、微博、APP等新載體以適應不同層次的利用需求。需要強調(diào)的是，在給公眾提供的信息范圍方面要廣覆蓋，要消除數(shù)據(jù)孤島，實現(xiàn)檔案機構(gòu)之間數(shù)據(jù)共享，讓公眾不受地域限制方便地“百度”到所需的檔案信息。二是檔案信息的獲取方法要簡單便捷。首先，公眾得到檔案信息手續(xù)簡單，不需要花費多長時間。其次，公眾獲取檔案信息便捷，比如網(wǎng)站頁面友好，查找工具便于使用，下載、打印等服務周到等。再次，檔案機構(gòu)不定期地在適當?shù)男畔⑤d體上主動推送檔案最新信息動態(tài)，促進信息消費。

2.開展信息利用效益評估。在檔案信息供給過程中，要適時進行利用效益評估，并對信息獲取利用機制進行調(diào)整，保持其良好的運行狀態(tài)。通過對檔案信息獲取利用情況進行評價，及時修正信息供給中的相關(guān)流程，使檔案信息更加順暢地為公眾獲取利用，進而使檔案信息供給機制的使用價值更高。一是進行檔案信息服務價值評估。有研究者認為，信息價值可以通過兩個方面加以估算，即從信息數(shù)量、質(zhì)量和對需求者的滿足程度等方面進行評估。二是對信息服務的行為進行評估，包括人員組織、服務態(tài)度及效率、信息獲取的渠道、載體和信息量等。

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