新時期提升檔案管理信息化的有效途徑研究

單茹

[摘要]隨著信息時代的發(fā)展，信息化已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各種領(lǐng)域?，F(xiàn)代的信息化不是單純意義上完成信息的獲取、加工和傳遞，而是一種綜合各種信息并且實現(xiàn)信息的分析檢索和隔空傳遞的高新技術(shù)。檔案管理本身具有相當(dāng)繁重的工作量，對人員的需求、時間的損耗以及精力的投入都是相當(dāng)大的，因此加強檔案管理的信息化建設(shè)具有重要意義。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；人才隊伍

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.41.191

檔案管理的信息化建設(shè)意在將人力勞動轉(zhuǎn)化為計算機(jī)勞動，從內(nèi)容上分析則是為了實現(xiàn)“數(shù)據(jù)多跑腿，人們少跑腿”的目標(biāo)而進(jìn)行的勞動形式和勞動對象雙重變革。通過對檔案的信息化建設(shè)，可以使得大量的檔案信息進(jìn)行科學(xué)有序的排列，便于人們管理，同時也能快速地適應(yīng)人們的需求，實現(xiàn)信息與信息之間的高效傳遞。因此，本文將針對加強檔案管理信息化提出自己的幾點思考。

1 加強檔案管理信息化中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)，同時也是保障檔案管理信息化順利進(jìn)行的重要條件。信息化的完成離不開網(wǎng)絡(luò)的使用，網(wǎng)絡(luò)的傳遞離不開計算機(jī)的執(zhí)行，因而構(gòu)成計算機(jī)的各種軟件和硬件便是執(zhí)行命令的主體。

眾所周知，根據(jù)不同的行業(yè)特點會生產(chǎn)出不同的軟件，對于建筑業(yè)有CAD軟件，對于廣告業(yè)有Photoshop軟件，對于影視業(yè)則有AI、AE等軟件。這些軟件的開發(fā)可以輔助員工完成工作內(nèi)容，提高工作效率。對于檔案管理而言，開發(fā)出適合其特點的專業(yè)化軟件是必要的，目前應(yīng)用的是比較龐大的宏觀系統(tǒng)即電子檔案管理系統(tǒng)，在使用過程中十分便利，實現(xiàn)了對檔案資源的一體化管理。

電子檔案管理系統(tǒng)的特點是一體化、綜合化以及多樣化。在一定程度上實現(xiàn)了“數(shù)據(jù)多跑腿，人們少跑腿”的愿景。這樣的一個系統(tǒng)中，可以找到任意一個單位或者任意一個人的檔案信息，其方便、快捷的功能不言而喻。[1]

這樣龐大的系統(tǒng)是否可以滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的要求呢？答案依然是“否”。隨著技術(shù)的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)黑客洶涌而至，系統(tǒng)若不具備強大的安全維護(hù)體系，很容易被攻擊進(jìn)而導(dǎo)致信息的外泄。這就要求在檔案管理信息化建設(shè)中完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，將檔案信息徹底數(shù)字化，若是采用編碼的形式將其存儲，把各種信息通過一定的編程語言進(jìn)行描述，使得不同人的信息都有不同的代碼，這樣即使有黑客入侵，也不會導(dǎo)致信息的快速外泄，給系統(tǒng)管理員充分的時間進(jìn)行系統(tǒng)的修復(fù)。因此完善管理系統(tǒng)信息的全面數(shù)字化是必要的，同時要加強系統(tǒng)的安全維護(hù)建設(shè)。

2 加強檔案管理信息資源建設(shè)

信息資源的建設(shè)內(nèi)容主要包含兩個部分，首先是將信息資源數(shù)字化，其次是收集各種文件進(jìn)而歸成統(tǒng)一。此處所指的信息資源數(shù)字化區(qū)別于對于電子信息的二次數(shù)字化，信息資源數(shù)字化就是指將檔案信息錄入并存檔，形成一種電子檔案。而電子信息的二次數(shù)字化則是在電子檔案的基礎(chǔ)上對其進(jìn)行編程控制，使其具有福爾摩斯編碼的性質(zhì)。

目前我國的檔案管理信息建設(shè)實施過程依然比較煩瑣，對于人員需求和時間的消耗均是較大的，信息準(zhǔn)確性的匹配度依然要通過人工，而無法使其脫人工作，實現(xiàn)自動化。[2]

目前檔案管理均分為紙質(zhì)版和電子版，對于電子版檔案的信息管理體系仍然存在較大的發(fā)展空間。在檔案的調(diào)轉(zhuǎn)過程中，紙質(zhì)檔案要進(jìn)行秘密郵寄，檔案屬于國家機(jī)密，不可以經(jīng)過個人，只能發(fā)生在傳遞部門和接受部門之間，因此檔案信息的準(zhǔn)確性對個人而言至關(guān)重要，因此在建立電子檔案時應(yīng)該采取指紋識別或者與個人更加相關(guān)的特征進(jìn)行建立，而不是通過簡單的密碼鎖。

3 加強檔案管理信息化中應(yīng)用體系建設(shè)

檔案管理信息化中的應(yīng)用體系建設(shè)包括檔案信息的收集、管理、利用和安全等方面。其建設(shè)的效果直接關(guān)系到檔案管理信息化的整體質(zhì)量和水平。尤其是在管理和安全上尤為突出。

在檔案的信息管理過程中，安全是主要的課題，它關(guān)系到管理的核心問題——質(zhì)量。檔案的安全維護(hù)包括檔案的修復(fù)、去塵、除酸等一系列可能形成的破損。因此加強安全維護(hù)工作要從兩個方面進(jìn)行，一方面是從解決問題的技術(shù)上進(jìn)行突破，另一方面則是通過加強工作者的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)建設(shè)，兩者缺一不可。[3]

檔案資源的不可替代性以及一次性決定了其在個人發(fā)展和生活中的作用和價值，也決定了檔案管理信息化建設(shè)中安全維護(hù)的重要地位。因此，結(jié)合目前時代流行的技術(shù)名詞包括新材料、智能化等進(jìn)行應(yīng)用體系的更新、安全維護(hù)技術(shù)的改善以及檔案管理信息化中應(yīng)用體系的全面建設(shè)是十分必要的。

4 加強檔案管理信息化中標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的基本準(zhǔn)則，涉及電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源的標(biāo)識、描述、存儲以及查詢交換等方面的綜合管理。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)的意義在于一方面給予了建設(shè)過程中的限制，另一方面也給出了建設(shè)路徑的行動指南。

“規(guī)范”一詞是貫穿于一個人發(fā)展過程中的重要名詞，它是一個最低標(biāo)準(zhǔn)，也是一個基本指南，就像是高速公路上的交通準(zhǔn)則，因此其價值是不言而喻的。如果一個人的原則本身就是錯誤的或者是不利于自己和他人的，這樣的原則所引發(fā)出的一系列動作就均是無效的，甚至是有危害的，檔案管理信息化中的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)也是一樣的。

目前，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要是占有主導(dǎo)地位的制度上的規(guī)范。中國是個制度大國，任何隸屬于國家的工作項目都會形成一定的制度約束，這也是指導(dǎo)工作實踐的基本綱領(lǐng)。其具體內(nèi)容包括檔案人員崗位責(zé)任制、檔案保管制度、檔案復(fù)制制度、檔案查借閱制度、檔案庫房管理制度、檔案立卷歸檔制度、檔案史料編研制度等。

作為檔案管理信息化的建設(shè)者，應(yīng)該將國家下達(dá)的相關(guān)政策和制度嚴(yán)格地落實到工作中，同時還要積極開展各項標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的教育宣傳活動，使得所屬員工均可以明確在建設(shè)過程中的基本底線。同時在一些描述、存儲等方面的規(guī)范建設(shè)中要與國家引導(dǎo)的方向一致，并且充分結(jié)合時代背景，發(fā)展多元化實用性的信息化標(biāo)準(zhǔn)體制。

5 加強檔案管理信息化中人才隊伍建設(shè)

人才隊伍的建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)中的核心力量建設(shè)。任何行業(yè)的主角都離不開人，即使智能化的機(jī)器人已經(jīng)慢慢被帶入人的視野中、平時的工作中，但是終究擺脫不了機(jī)器人的創(chuàng)造者還是人的事實。因此，人才才是信息化建設(shè)路上的關(guān)鍵。

檔案管理信息化建設(shè)涉及的人才共分為三大類：檔案專業(yè)人才、管理人才和計算機(jī)人才，這三類人才的有效結(jié)合就是行業(yè)需求的核心力量，因此加強檔案管理信息化中的人才隊伍建設(shè)是必要的。然而如何強化隊伍，就需要從多個角度進(jìn)行思考。

首先，是人才的吸引，隨著時代的發(fā)展，信息化人才絕對不罕見，但是如何將其吸引到檔案管理信息化建設(shè)的隊伍中是一個難題。不僅要加強其建設(shè)內(nèi)容的重要性宣傳，吸引社會的關(guān)注，同時還要以特別的聘用體制進(jìn)行公開招聘，雖然崗位大部分屬于國家的事業(yè)單位性質(zhì)，但是一些技術(shù)性人才也可以通過公開招聘的方式進(jìn)行廣泛選取。

其次，培養(yǎng)復(fù)合型人才是實現(xiàn)人才高效利用的重要途徑，要通過全新科學(xué)的培訓(xùn)機(jī)制，對技術(shù)型人才實施專業(yè)培訓(xùn)。對專業(yè)人才進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，對全體人員進(jìn)行綜合素質(zhì)培訓(xùn)，這種多重全面的培訓(xùn)體制是目前國內(nèi)培訓(xùn)事業(yè)上所欠缺的。

6 結(jié) 論

綜上所述，從檔案管理信息化建設(shè)的五大方面著手，淺談了對各方面建設(shè)的一些想法。檔案信息管理的信息化發(fā)展是時代發(fā)展的必然趨勢，因此毋庸置疑其價值與意義，因此加強其中的任一環(huán)節(jié)的建設(shè)都對整體建設(shè)具有促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]冉朝霞.關(guān)于檔案管理信息化與檔案信息倫理化建設(shè)的幾點思考[J].檔案管理，2006（6）：48-49.

[2]王淑敏，尉遲荔.關(guān)于加強檔案信息化建設(shè)的幾點思考[J].檔案天地，2002（5）：7-8.

[3]孟悅，孫寶輝.關(guān)于成人教育檔案管理信息化的幾點思考[J].黑龍江史志，2013（17）：105.