淺談高中檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化策略

武新東

河南省范縣第一中學(xué) 457500

淺談高中檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化策略

武新東

河南省范縣第一中學(xué) 457500

高中教育作為義務(wù)教育的最終階段，是連接義務(wù)教育和高等教育的橋梁，在個人的學(xué)習(xí)生涯中起著關(guān)鍵作用。高中檔案是記錄高中學(xué)生在學(xué)習(xí)，生活等各方面的表現(xiàn)以及德智體美勞方面的發(fā)展，是進(jìn)入大學(xué)的參考依據(jù)。正確認(rèn)識高中檔案管理工作中存在的問題，有的放矢的找出解決問題的方案和策略，對學(xué)生的身心發(fā)展，教育教學(xué)的推進(jìn)以及學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展都具有十分重要的意義。

高中；檔案管理；管理工作

一、引言

高中檔案除了反映學(xué)生從入學(xué)到高中的記錄情況外，同時可以在一定時期內(nèi)反映學(xué)校的教育教學(xué)和管理工作方面的真材實料。隨著國家在教育方面的改革，高校自主招生的范圍不斷擴(kuò)大，普通高中越來越重視檔案管理的工作，我們要在提升檔案管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上，定時核對檔案信息，認(rèn)真收集檔案過程中遇到的問題，針對這些問題提出解決方案。

二、目前高中檔案管理現(xiàn)狀及主要問題

檔案管理是普通高中學(xué)校管理的重要組成部分之一。普通高中檔案工作是一項服務(wù)性工作，它能夠分析和見證教學(xué)資源的分配和集中情況，可以為學(xué)校、教師的下一步教學(xué)及管理提供第一手資料，從而在教學(xué)中總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，更好地為學(xué)校教育教學(xué)以及學(xué)校發(fā)展服務(wù)。目前，由于受諸多現(xiàn)實因素影響，很多檔案管理并沒有達(dá)到預(yù)期的效果。高中檔案管理如何適應(yīng)新時代的發(fā)展要求，已經(jīng)成為高中檔案管理者需要思考的問題。

（一）收集信息存在困難

當(dāng)前許多高中學(xué)校對于檔案管理還是傳統(tǒng)的管理方式，檔案的收集也存在著困難，由于信息收集涉及的范圍極其廣泛，包括師生的各個方面，各個階段，需要大量的人員去收集，而且每次將收集來的信息進(jìn)行錄入又是一項耗時長，信息量大的工作。很多同學(xué)對檔案的信息存在應(yīng)付心理，這樣就會導(dǎo)致很多錯誤，加上教職工對于檔案的錄入也不是很積極，畢竟信息一旦錄入了檔案在以后的管理中查找起來可能會有種種障礙困難，這就從一定程度上淡化了檔案信息的收集。

（二）部門工作不協(xié)調(diào)

目前大多數(shù)高中對于檔案管理并沒有一整套完整的管理制度體系。 檔案信息通常涉及到的個人信息量很廣，是一個系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，需要各個部門的相互配合，但是檔案信息的收集量很大，對于各個部門來說是附加的工作，導(dǎo)致各個部門之間相互推諉，加上檔案管理并沒有一個規(guī)范的制度體系，雖然有管理制度，但是對具體要求不明確，分工混亂，權(quán)責(zé)不明，由此造成各部門工作效率低下，工作失誤增多，管理混亂等等。

（三）科技手段應(yīng)用有限

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是以手工操作作為檔案的主要管理方式，很多具體的工作需要檔案人員耗費(fèi)大量的精力和時間，勞動強(qiáng)大相當(dāng)大，長期以來對于檔案的管理工作極其不利。而一些高中學(xué)校把注意力放在升學(xué)率方面，對檔案管理沒有足夠的重視。隨著科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用給檔案管理工作帶來了希望和曙光?，F(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)管理信息系統(tǒng)，充分發(fā)揮了科技優(yōu)勢，具有耗時短，效率高的特點(diǎn)，信息的傳輸，存儲，整理，共享同步等等都是傳統(tǒng)檔案管理方式不能相比的，尤其是共享平臺所建立的搜索，查詢功能，大大的提高了工作效率。

三、高中檔案管理優(yōu)化策略

（一）健全制度，規(guī)范管理

檔案制度不僅需要全體師生的重視，同時也需要管理部門制定出屬于它的規(guī)范管理章程，比如檔案的收集制度，查閱制度，整理制度，網(wǎng)絡(luò)制度等等。指定專人具體負(fù)責(zé)檔案的收集及預(yù)立卷工作，做到分工明確，各司其職，確保檔案管理制度科學(xué)，有效。其次，要立足學(xué)校實際，大力開發(fā)檔案信息資源，強(qiáng)化和提升檔案的服務(wù)功能，以及教育功能，使檔案由以前的以收藏為主轉(zhuǎn)化為開發(fā)利用為主。緊緊圍繞學(xué)校和社會的改革和建設(shè)需要，加大檔案管理的投入，使得檔案管理更好的為教育教學(xué)服務(wù)。

（二）運(yùn)用高效的信息化管理技術(shù)

要充分利用互聯(lián)網(wǎng)計算機(jī)的科學(xué)方面的優(yōu)勢，大力推進(jìn)檔案管理信息化，數(shù)字化。改變傳統(tǒng)的手工操作的低效率操作方式，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，引入先進(jìn)的信息化手段，采購先進(jìn)的軟硬件設(shè)施，實現(xiàn)高中檔案資源的校際共享。同時，利用計算機(jī)的自動管理儲存功能，開發(fā)新型的檔案管理信息系統(tǒng)，建立資源共享的信息化支撐平臺，為學(xué)校和社會提供基礎(chǔ)性，系統(tǒng)性的信息化服務(wù)，充分發(fā)揮檔案管理的功能。

（三）提高檔案管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理是一項龐大的信息系統(tǒng)，需要專業(yè)的人員才能提高檔案管理的效率。而目前檔案管理人員缺乏，是制約檔案管理發(fā)展的主要原因之一。高中學(xué)校需要成立專門的檔案管理小組，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，同時引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人才，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和積極性，更好的推動檔案管理的轉(zhuǎn)型和發(fā)展，強(qiáng)化檔案管理工作的重要性。

（四）積極做好檔案的收集和管理工作

檔案信息的收集是一個日積月累的長期過程，提高廣大師生對檔案的重視程度，使其積極主動的提供檔案資料，完善檔案信息。同時，檔案管理人員要密切配合各部門的工作，對于各種形式反饋的檔案材料運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)行篩選，在完善檔案信息時確保信息的真實性，有效性和完整性。提升檔案管理的利用效率，使其更好的為學(xué)校和社會服務(wù)。

四、結(jié)語

本文通過對高中檔案管理現(xiàn)狀存在的問題進(jìn)行優(yōu)化，我們要正確認(rèn)識高中檔案管理目前存在的各種問題，積極探索新型的檔案管理方式。它需要管理部門制定和完善檔案管理的規(guī)范制度，運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)信息技術(shù)手段提高檔案管理的效率和安全性，使高中檔案管理工作制度化，規(guī)范化，真正的為教育、教學(xué)服務(wù)，為學(xué)校的整體服務(wù)，促進(jìn)教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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