高校工程檔案全過(guò)程立體化管理初探

黃曉燕

上海交通大學(xué)基建處檔案室 200240

高校工程檔案全過(guò)程立體化管理初探

黃曉燕

上海交通大學(xué)基建處檔案室 200240

隨著我國(guó)教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校的工程項(xiàng)目隨之不斷增多，基建投資也在日益增大，與此同時(shí)中央也出臺(tái)了許多檔案方面的新措施，比如檔案數(shù)字資源建設(shè)、創(chuàng)新管理等等，因此這對(duì)各大高校工程檔案的管理工作來(lái)說(shuō)是一次巨大的挑戰(zhàn)。工程檔案對(duì)于高校在土地產(chǎn)權(quán)、資產(chǎn)管理、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、工程項(xiàng)目處理以及經(jīng)濟(jì)糾紛等方面具有十分重要的意義，因此本文將對(duì)高校工程檔案全過(guò)程立體化的管理進(jìn)行分析研究，從而使高校得到更好的發(fā)展。

高校；工程檔案；全過(guò)程管理；立體化管理

近幾年，中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，上海市委辦公廳、市政府辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下本市檔案工作的事實(shí)意見》，上海市檔案局印發(fā)《深入貫徹〈關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下本市檔案工作的事實(shí)意見〉的工作措施》，檔案工作越來(lái)越受關(guān)注和重視。工程檔案作為檔案管理工作中不可或缺的一部分，是在工程項(xiàng)目的建設(shè)活動(dòng)中直接形成的，真實(shí)記載和反映了工程項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，是工程項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)估和日后維護(hù)的重要依據(jù)。在新形勢(shì)下加強(qiáng)高校工程檔案的全過(guò)程立體化管理既是機(jī)遇更是挑戰(zhàn)。

一、工程檔案的特點(diǎn)

工程檔案與一般檔案相比，不僅具有原始記錄性、價(jià)值性、信息性等特點(diǎn)，還具有以下一些獨(dú)特的特點(diǎn)：第一個(gè)是專業(yè)性。不僅是在形成領(lǐng)域上面，在內(nèi)容、性質(zhì)上都有明顯的專業(yè)特點(diǎn)；第二個(gè)是成套性。因?yàn)榛üこ淌且粋€(gè)相對(duì)獨(dú)立的工程項(xiàng)目，這就使得它可以逐漸形成一系列具有規(guī)律性的相關(guān)文件；第三個(gè)是現(xiàn)實(shí)性。因?yàn)楣こ虣n案具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性，因此在文件歸檔之后，它可以在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)發(fā)揮現(xiàn)行效用。

二、高校工程檔案現(xiàn)狀

高校工程項(xiàng)目可分為基建項(xiàng)目和修繕項(xiàng)目?；?xiàng)目投資大、建設(shè)周期長(zhǎng)、工藝復(fù)雜，其中涉及勘查、設(shè)計(jì)、土建、安裝、智能建筑、節(jié)能等多方面的技術(shù)，從而產(chǎn)生了許多極為復(fù)雜的文件材料，為文件材料的收集、整理、歸檔帶來(lái)了很大的難度。修繕項(xiàng)目與其說(shuō)周期短，不如說(shuō)時(shí)間緊，如每年暑期的學(xué)生公寓整修，僅僅一兩個(gè)月，要完成大批量宿舍的維修工作，“麻雀雖小五臟俱全”，修繕工程的檔案也會(huì)涉及小部分土建、裝飾裝修及水電風(fēng)等安裝內(nèi)容。這使得工程檔案歸檔質(zhì)量存在以下幾點(diǎn)共性問(wèn)題：第一點(diǎn)，文件材料的內(nèi)容質(zhì)量偏低。由于一些文件材料不符合歸檔的基本要求，就使得這些文件不具有相應(yīng)的法律效力，在出現(xiàn)糾紛時(shí)就會(huì)無(wú)據(jù)可依。第二點(diǎn)是文件歸檔不夠規(guī)范。即文件材料的紙張大小、材質(zhì)不統(tǒng)一，并且部分文字內(nèi)容模糊不清，達(dá)不到歸檔的要求。第三點(diǎn)是檔案與施工不同步，幾乎所有工程項(xiàng)目的檔案要晚于項(xiàng)目竣工后很長(zhǎng)一段時(shí)間。第四點(diǎn)是對(duì)檔案建設(shè)的不重視，只重視施工進(jìn)程，不重視檔案整理，使得文件資料不夠全面。

三、加強(qiáng)高校工程檔案全過(guò)程立體化管理策略

在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，可實(shí)施“三步走”策略，加強(qiáng)高校工程檔案全過(guò)程立體化管理。具體來(lái)說(shuō)就是：第一步，工程與工程檔案的管理要同步進(jìn)行。工程檔案是從工程的立項(xiàng)階段就開始逐步形成的檔案，其中包括立項(xiàng)、開工準(zhǔn)備、可行性分析、評(píng)估、決策、計(jì)劃、審批等全方面的內(nèi)容。因此為了避免丟失歸檔材料的情況，檔案管理者就應(yīng)該及時(shí)建立工程檔案，及時(shí)跟蹤工程進(jìn)度，掌握項(xiàng)目建設(shè)的第一手資料，了解項(xiàng)目開竣工等信息，從而保障工程檔案的全面性。第二步，工程建設(shè)與檔案材料的搜集、整理同步進(jìn)行。從工程的計(jì)劃安排階段開始，一直到交付使用，期間所形成的所有文件資料都需要進(jìn)行及時(shí)、系統(tǒng)的整理，并且要按照隸屬管理對(duì)其進(jìn)行排序歸檔，以此來(lái)確?；n案的準(zhǔn)確性、條理性。具體操作建議如下：項(xiàng)目正式開工之前，完成前期、設(shè)計(jì)階段資料的收集、掃描工作；施工過(guò)程中，同步完成地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、建筑裝飾裝修、建筑屋面、鋼結(jié)構(gòu)、建筑給水、排水及采暖、電氣、智能建筑、通風(fēng)與空調(diào)、電梯、建筑節(jié)能等每個(gè)分部（子分部）節(jié)點(diǎn)的紙質(zhì)和數(shù)字化檔案收集管理工作。過(guò)程中以合同為主線，根據(jù)“重視基建、強(qiáng)化修繕”、“突出重點(diǎn)、兼顧一般”等原則同步管理工程檔案。第三步，工程驗(yàn)收與竣工材料驗(yàn)收同步進(jìn)行。項(xiàng)目竣工時(shí)將資料從前期、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收四階段分類，做到從分散到集中、從部分匯總到整體，做到不同參見單位、不同階段、不同種類信息資源的優(yōu)化整合。

除此之外，做到紙質(zhì)到電子再結(jié)合聲像的立體化管理，適應(yīng)空間觀念的根本性變革，實(shí)現(xiàn)從平面到立體的轉(zhuǎn)變，針對(duì)如隱蔽工程的工藝制作及處理、拆除工程的前后面貌等，通過(guò)照片、視頻等多媒體的過(guò)程跟蹤拍攝及管理，能起到紙質(zhì)材料無(wú)法比擬的效果，既能直觀感受施工過(guò)程，保留了工程檔案的權(quán)威真實(shí)性，也為檔案編研、史料考證提供第一手材料，更使工程檔案不再是冗長(zhǎng)的文字、而是顯得栩栩如生、有聲有色。

四、結(jié)論

綜上所述，高校工程檔案全過(guò)程的立體化管理對(duì)于學(xué)校今后整體規(guī)劃具有十分重要的作用。加強(qiáng)各參見單位和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)工程檔案的重視程度，從而順利實(shí)施“三步走”策略，進(jìn)一步確保高校工程檔案的準(zhǔn)確性、完整性以及系統(tǒng)性，為學(xué)校日后改建、擴(kuò)建等工作提供有效憑證，使學(xué)校持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展。

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