試論新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化策略

王紫諾

黑龍江省大慶市肇州縣民政局

試論新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化策略

王紫諾

黑龍江省大慶市肇州縣民政局

現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，推進(jìn)了檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足新形勢(shì)下檔案管理工作的綜合需求，此種情況下應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，從而為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù)。本文就此進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，僅供相關(guān)人員參考。

新形勢(shì)；檔案管理；規(guī)范化；策略

檔案管理工作的高效開(kāi)展，能夠?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展提供可靠的檔案資源，并且在一定程度上影響著單位的管理制度、人才利用等多項(xiàng)工作，與單位的整體發(fā)展存在密切的聯(lián)系。社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下，對(duì)檔案管理工作提出了更為嚴(yán)格的要求。為切實(shí)提高檔案管理的有效性，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，更好的適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展需求。

一、檔案管理工作的重要性

檔案管理工作對(duì)于任何一個(gè)單位而言都有著重要的意義，雖然在平時(shí)的工作中，檔案管理工作很容易被人們所忽略，但是檔案管理工作的發(fā)展也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新檔案管理的工作方法，提升檔案管理的規(guī)范化制度化水平。

從組織發(fā)展的角度來(lái)講，做好檔案管理工作對(duì)于組織的發(fā)展具有重要意義。檔案記錄了組織的發(fā)展歷史，檔案中不僅包含著組織過(guò)去發(fā)展的很多重要節(jié)點(diǎn)，同時(shí)也蘊(yùn)含著企業(yè)發(fā)展的文化，所謂“忘記歷史就意味著背叛”，可見(jiàn)，銘記歷史對(duì)于人以及組織的發(fā)展是多么的重要。而組織檔案中收錄了組織歷史的重要發(fā)展內(nèi)容，通過(guò)強(qiáng)化對(duì)檔案的管理，能夠提升組織成員對(duì)組織發(fā)展的歷史的認(rèn)識(shí)水平。從組織未來(lái)的發(fā)展角度來(lái)講，做好組織檔案的管理工作，對(duì)于組織管理者而言也是一種借鑒。組織管理者做出各項(xiàng)管理工作決策，都離不開(kāi)組織的歷史數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)就記錄在組織檔案中，組織的發(fā)展，依賴(lài)組織檔案信息中的很多內(nèi)容，所以，從這個(gè)角度來(lái)講，做好組織檔案管理，提高檔案管理工作規(guī)范化，對(duì)于組織管理者做出切合組織發(fā)展的決策，是有幫助的。

二、新形勢(shì)下檔案管理工作中存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)的不斷普及，檔案管理作為一項(xiàng)傳統(tǒng)的工作，已經(jīng)越來(lái)越不受到人們的重視，致使許多人對(duì)檔案的管理工作沒(méi)有足夠的了解，更無(wú)法得知其的重要性。存在這一現(xiàn)象的主要原因就是絕大多數(shù)的人對(duì)此項(xiàng)工作的不理解以及檔案管理人員自身也沒(méi)有較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、職業(yè)素養(yǎng)，對(duì)檔案管理工作沒(méi)有一定的責(zé)任性以及職業(yè)道德素質(zhì)，沒(méi)有充分掌握相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，致使檔案沒(méi)有被有效的利用，也就使其的積極作用無(wú)處發(fā)揮。所以，在檔案的管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)階層不僅要給予一定的重視，還應(yīng)加大改革力度，使管理模式更具科學(xué)性，使管理制度更加完善化。也應(yīng)該對(duì)管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，使其能夠?qū)n案管理工作有一定的認(rèn)識(shí)，避免檔案管理的觀念繼續(xù)減弱。

三、新形勢(shì)下檔案規(guī)范化管理的具體策略

（一）加大對(duì)檔案管理工作的重視程度。為促進(jìn)檔案規(guī)范化管理的順利實(shí)現(xiàn)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理工作的重視程度，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于單位發(fā)展的重要意義，自覺(jué)端正檔案管理工作態(tài)度，并強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，以促進(jìn)檔案規(guī)范化管理工作順利高效開(kāi)展。

（二）完善檔案管理相關(guān)規(guī)章制度。為促進(jìn)檔案規(guī)范化管理的順利實(shí)現(xiàn)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，對(duì)檔案管理相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行完善，以切實(shí)提高檔案管理制度的嚴(yán)謹(jǐn)性和有效性。尤其是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，對(duì)檔案管理工作提出了新到要求。為全面提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，應(yīng)當(dāng)明確檔案管理過(guò)程中的檔案整理及歸檔原則、檔案鑒定及銷(xiāo)毀原則等，將檔案管理制度不斷完善，減少漏洞，從而為檔案規(guī)范化管理提供可靠的制度依據(jù)。在檔案管理具體工作中，應(yīng)當(dāng)明確任務(wù)分配，嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制度，以保證檔案管理工作的高效開(kāi)展。

（三）開(kāi)展檔案普查工作。在檔案管理工作中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)明確工作職責(zé)，在完成緊要任務(wù)的基礎(chǔ)上，定期對(duì)儲(chǔ)存時(shí)間較長(zhǎng)、檔案混亂、標(biāo)題不標(biāo)準(zhǔn)甚至缺乏參考價(jià)值的檔案進(jìn)行檢查和規(guī)范整理，切實(shí)做好檔案清查工作，將沒(méi)有利用價(jià)值的檔案資源進(jìn)行妥善處理，進(jìn)一步提高檔案管理的規(guī)范性和實(shí)效性。

（四）對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)加以?xún)?yōu)化利用。新形勢(shì)下檔案規(guī)范化管理工作中，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)加以?xún)?yōu)化利用，建立規(guī)范化的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，并合理應(yīng)用于檔案管理工作中，促進(jìn)檔案信息存儲(chǔ)、編目、檢索以及查閱等的順利實(shí)現(xiàn)，在提高檔案管理規(guī)范性和有效性的同時(shí)，減輕檔案管理人員的工作量，切實(shí)提高檔案管理工作效率。在后續(xù)檔案資源利用過(guò)程中，能夠?yàn)槭褂谜邘?lái)極大便利，檔案信息資源的查閱和調(diào)取效率更高。

（五）全面提高檔案管理工作人員的素質(zhì)與能力。為促進(jìn)檔案規(guī)范化管理的順利實(shí)現(xiàn)，應(yīng)當(dāng)從檔案管理人員這一角度入手，定期組織開(kāi)展培訓(xùn)和教育，強(qiáng)化檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)和崗位意識(shí)，促使其自覺(jué)端正工作態(tài)度，以最大的熱情投入到檔案管理工作中，確保其充分認(rèn)識(shí)到檔案規(guī)范化管理的重要意義。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和綜合素質(zhì)教育，促進(jìn)其檔案管理水平的不斷提升，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

（六）加大依法管理力度。能夠使檔案管理工作得到一定保證的措施就是加強(qiáng)法制化建設(shè)，其同時(shí)也能夠促使檔案管理工作更具科學(xué)性、合理性以及規(guī)范性，更好的服務(wù)于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。社會(huì)是在不斷的發(fā)展進(jìn)步中的，這就需要檔案的管理工作同樣要發(fā)展進(jìn)步，并進(jìn)行創(chuàng)新。在檔案的管理中，應(yīng)堅(jiān)持走法律的道路，使檔案的管理工作更有可靠性，使檔案的社會(huì)作用得到有效的發(fā)揮。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案規(guī)范化管理的順利實(shí)現(xiàn)，能夠在提高檔案管理整體水平的同時(shí)，為檔案信息資源的優(yōu)化利用提供可靠保證，確保檔案管理人員的個(gè)人價(jià)值得到最大程度發(fā)揮，并且對(duì)于社會(huì)的和諧健康發(fā)展也具有重要意義。因此在檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)針對(duì)新形勢(shì)下檔案管理工作中的不足，積極采取有效措施，保證檔案規(guī)范化管理的順利實(shí)現(xiàn)。

[1]富靖蘋(píng)．淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J]．黑龍江科技信息,2012,(25)．

王紫諾：檔案管理專(zhuān)業(yè)。