關(guān)于人事檔案管理的幾點(diǎn)思考與探索

羅秀麗 張 穆

哈爾濱市雙城區(qū)農(nóng)村公路管理站

關(guān)于人事檔案管理的幾點(diǎn)思考與探索

羅秀麗 張 穆

哈爾濱市雙城區(qū)農(nóng)村公路管理站

隨著我國政治經(jīng)濟(jì)體制改革的日益發(fā)展，學(xué)校人事檔案工作也在日益變化，同時(shí)也對(duì)人事檔案工作提出了愈來愈多的要求，檔案工作怎樣緊跟時(shí)代的發(fā)展，推動(dòng)人事檔案管理工作的進(jìn)步，是當(dāng)前相關(guān)人員值得思考的一個(gè)話題。對(duì)此，本文主要從人事檔案管理中存在的問題、人事檔案管理措施的建議幾方面進(jìn)行分析，并提出相關(guān)見解，旨在推動(dòng)人事檔案管理工作水平的提高，為我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

人事檔案；檔案管理；分析

人事檔案作為人事管理活動(dòng)中重要的組成部分，對(duì)個(gè)人經(jīng)歷以及品德的集中表現(xiàn)進(jìn)行的記錄，以個(gè)人作為單位組織起來的，作為文件材料進(jìn)行考察。隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的日益完善下，學(xué)校人事檔案發(fā)生了諸多的改變。對(duì)此，本文主要從以下幾方面進(jìn)行分析，筆者依據(jù)多年經(jīng)驗(yàn)提出相關(guān)見解，旨在和同行互相交流。

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案是以人為單位整理而成的專卷。每一份人事檔案都應(yīng)具有各自的特點(diǎn)。但現(xiàn)有的人事檔案在內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。1、檔案材料內(nèi)容填寫前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，個(gè)別干部的“年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，文化程度越填越高”。2、檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。3、材料歸類不準(zhǔn)確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時(shí)歸檔。4、檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。5、檔案材料里所有內(nèi)容的填寫都應(yīng)該用碳素墨水鋼筆填寫，很多人用圓球筆或是純藍(lán)墨水鋼筆填寫，這樣將會(huì)縮短檔案的保存時(shí)間。6、在表格填寫時(shí)，很多人將內(nèi)容填寫在表框以外的地方，這樣在剪切紙張時(shí)也會(huì)給整理人員帶來不便，應(yīng)另附一張紙補(bǔ)充內(nèi)容。7、一些工作調(diào)動(dòng)人員的人事檔案內(nèi)容不齊全。8、人事檔案信息開發(fā)利用程度低，未發(fā)揮應(yīng)有作用。9、人事檔案管理落后，管理水平低。

（二）人事檔案在整理上，技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位不經(jīng)過審核和培訓(xùn)隨便招集一些人員參與人事檔案整理工作，甚至對(duì)人事檔案實(shí)施流水操作，比如專人分類，專人編號(hào)，專人裁切、補(bǔ)貼，專人裝訂入盒，這樣人多手雜做出來的人事檔案絕大部分是不合格、不專業(yè)的，在這些人事檔案中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)分錯(cuò)類、編錯(cuò)號(hào)、順序錯(cuò)誤、內(nèi)容被切掉、裝訂反了、材料漏裝或是材料錯(cuò)裝等各種問題。這樣大部分靠手工操作，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。

二、人事檔案管理措施的建議

（1）科學(xué)的管理。傳統(tǒng)的管理方法在一定時(shí)期有它的科學(xué)性，但隨著形勢(shì)的發(fā)展和干部工作對(duì)人事檔案管理工作要求的變化，就會(huì)顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化。

（2）采取分類管理的形式，由于我國檔案是通過相關(guān)部門依據(jù)管理權(quán)限而建立的，其他相關(guān)人員的檔案大多數(shù)打破不同條例的約束，都是通過政府部門而進(jìn)行統(tǒng)一的管理。

（3）人事檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)執(zhí)法檢查；同時(shí)，檔案管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實(shí)行資格證制度，并定期考試更新知識(shí)。統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

（4）應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方式。相關(guān)單位將以往的管理模式以及管理形式加以完善，慢慢使檔案管理工作朝著科學(xué)化的方向發(fā)展。人事檔案管理隨著經(jīng)濟(jì)體制的改革而出現(xiàn)人員流動(dòng)性大、資金不充裕、配套制度不完善等情況，就需要相關(guān)企業(yè)打破以往的管理模式，添加新型的設(shè)備，必要的時(shí)候建立完善的數(shù)據(jù)庫，依據(jù)單位的條件情況將舊設(shè)備不斷替代，花費(fèi)諸多的時(shí)間將管理工作所存在的不足之處加以彌補(bǔ)，全面使用人事檔案這一無形資產(chǎn)來推動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)水平的飛速發(fā)展。

（5）將人事檔案管理人員的文化素養(yǎng)加以提升，作為相關(guān)管理人員要清楚，隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展下，人事檔案作為一種寶貴的信息財(cái)富，是一個(gè)企業(yè)甚至是一個(gè)社會(huì)的資產(chǎn)，具有一定的重要性。與此同時(shí)，檔案管理工作具有特殊性，它是苦與樂并存的工作。當(dāng)前，社會(huì)上諸多人沒有對(duì)檔案引起必要的重視，還有一些單位忽略了檔案工作的重要性。因此，在這種形勢(shì)下，相關(guān)人員就需要提高自身的道德素養(yǎng)，有著嫻熟的能力，遵守單位的制度，并對(duì)檔案管理工作端正態(tài)度，確保人事檔案工作的順利進(jìn)行。檔案管理人員也應(yīng)多渠道多途徑地宣傳檔案知識(shí)，并在接待、提供利用檔案信息時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)在選拔、任用人時(shí)當(dāng)好參謀，為人才流動(dòng)架起橋梁，并在工作中不斷充實(shí)自己，不斷提高自己的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也要關(guān)心、幫助他們解決生活、工作學(xué)習(xí)上的困難，為他們創(chuàng)造一個(gè)良好的工作氛圍。人事檔案的主要工作目的是為了利用，不管是對(duì)于建設(shè)還是就發(fā)展檔案而言都需要圍繞著這個(gè)核心內(nèi)容。所以，人事檔案管理水平的提升，主要的因素就是對(duì)檔案材料的收集，而對(duì)于材料收集、檢查等一系列工作的開展是否具有規(guī)范化對(duì)材料的整體水平帶來直接的影響，對(duì)手續(xù)是否全面、表述是否明確等方面做好詳細(xì)的檢查，對(duì)出現(xiàn)不合格的要在第一時(shí)間退回，直到滿足相關(guān)要求即可。

三、結(jié)語

總而言之，隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的飛速發(fā)展下，人才市場以及就業(yè)會(huì)議大量的涌出，不同行業(yè)的人員流動(dòng)的較為頻繁，這樣就會(huì)凸顯出人事檔案的重要性。因此，相關(guān)人員熟練掌握人事檔案的知識(shí)，打破以往的管理模式，不斷的探索、創(chuàng)新，充分的利用人事檔案的價(jià)值，從而使人事檔案發(fā)揮出最大的作用，造福于社會(huì)。

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[5]劉麗麗.對(duì)目前我國人事檔案管理改革若干問題的思考分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(7).