信息化背景下勘察設(shè)計(jì)單位的檔案管理工作

文/陜西工程勘察研究院 呂馨

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信息化背景下勘察設(shè)計(jì)單位的檔案管理工作

文/陜西工程勘察研究院 呂馨

【摘要】在近些年來，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展水平不斷提高，信息化發(fā)展水平和發(fā)展速度加快，這些都為我國(guó)的檔案管理工作帶來了良好的發(fā)展機(jī)遇。進(jìn)一步提高了我國(guó)檔案管理工作的專業(yè)化和數(shù)字化水平，使整體經(jīng)濟(jì)性增強(qiáng)。但是，就目前來看，勘查單位的檔案管理工作還是無法與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平相適應(yīng)，所以本文對(duì)信息化背景下的勘查設(shè)計(jì)單位檔案管理進(jìn)行了深入分析，對(duì)我國(guó)的勘查單位檔案管理工作完善具有重要指導(dǎo)意義。

【關(guān)鍵詞】信息化；勘察設(shè)計(jì)單位；管理

近些年來，伴隨著我國(guó)工程技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)的勘查設(shè)計(jì)工作也取得了一定的進(jìn)步。檔案管理在勘查設(shè)計(jì)單位的日常工作中作用明顯。勘查設(shè)計(jì)單位的檔案主要內(nèi)容包含了兩個(gè)部分：科技檔案管理部分以及人事檔案管理部分?？萍紮n案主要是勘查單位在實(shí)際的項(xiàng)目勘查及設(shè)計(jì)過程中形成的重要檔案類別，屬于一類有重要知識(shí)信息價(jià)值的資源，科技檔案屬于勘查設(shè)計(jì)單位進(jìn)步發(fā)展過程中的重要研究依據(jù)。

一、信息化環(huán)境對(duì)檔案管理工作的影響

（一）檔案的經(jīng)濟(jì)化。伴隨著我國(guó)信息化發(fā)展水平的提高，經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度不斷加快，我國(guó)勘查設(shè)計(jì)單位的整體工作流程和工作方式也發(fā)生了很多調(diào)整和革新，同時(shí)我國(guó)的傳統(tǒng)檔案管理模式和管理觀念也發(fā)生了很大變化。目前，我國(guó)的主要檔案管理形式與傳統(tǒng)檔案管理相比較最大的不同就在于信息化環(huán)境下，我國(guó)的檔案管理逐漸與單位發(fā)展相結(jié)合，從而逐步發(fā)展成為勘查設(shè)計(jì)以及管理的重要環(huán)節(jié)之一。檔案管理的經(jīng)濟(jì)性革新為未來的檔案發(fā)展提供了重要的創(chuàng)新依據(jù)和目標(biāo)。

（二）檔案的專業(yè)化。在我國(guó)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過程中，整體的信息流通速度加快，從而進(jìn)一步促進(jìn)了勘查設(shè)計(jì)單位整體檔案管理水平專業(yè)性提高，規(guī)范化發(fā)展進(jìn)步速度加快。由于檔案本身就是在長(zhǎng)期的經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)中形成的，所以，檔案的實(shí)際內(nèi)容通常較為復(fù)雜、種類繁多，在信息化的發(fā)展進(jìn)步背景下，我國(guó)的大部分地區(qū)已經(jīng)建立起了完善系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這為檔案管理的專業(yè)化發(fā)展提供了良好的平臺(tái)和條件。

（三）檔案的數(shù)字化。伴隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷推廣，整體的信息技術(shù)水平不斷提高?，F(xiàn)代大部分企業(yè)已經(jīng)形成了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，建立起了現(xiàn)代化的信息管理方案。由此，大部分的檔案管理也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮有畔⒒臋n案管理，檔案管理的主要載體也由紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮有畔①Y料。我國(guó)從2006年開始實(shí)行企業(yè)的電子檔案管理，由此成為我國(guó)企業(yè)檔案數(shù)字化發(fā)展的開端。

二、信息化環(huán)境下的檔案管理工作存在的問題

到目前為止，我國(guó)的整體檔案管理發(fā)展仍然處于轉(zhuǎn)型發(fā)展階段，因此，實(shí)際的發(fā)展在信息化進(jìn)步的大背景下很容易出現(xiàn)問題和不足。部分部門由于工作管理不到位，僅僅為了完成暫時(shí)工作而沒有考慮到檔案的長(zhǎng)期管理，對(duì)于部門的重要資料信息收集和移交混亂，這很容易導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)無序和分散的問題，難以很好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展。此外，由于部分檔案管理工作人員對(duì)于檔案管理應(yīng)用重視程度不夠，導(dǎo)致了檔案管理工作長(zhǎng)期得不到創(chuàng)新。

三、信息化環(huán)境下提高勘查單位檔案管理的措施

（一）提高檔案管理人員專業(yè)水平。檔案管理工作人員的工作水平會(huì)對(duì)勘查設(shè)計(jì)單位的檔案管理工作開展實(shí)施的質(zhì)量造成重大影響，檔案管理工作主體在于人，對(duì)于科技檔案和人事檔案管理都需要檔案管理人員專業(yè)水平較高，尤其是科技檔案有較強(qiáng)的專業(yè)性，很多內(nèi)容需要檔案管理人員根據(jù)相關(guān)的科技檔案內(nèi)容進(jìn)行分類。因此，勘查設(shè)計(jì)單位對(duì)于檔案管理人員的入職人員進(jìn)行嚴(yán)格篩選，選擇專業(yè)素質(zhì)較高同時(shí)服務(wù)管理意識(shí)優(yōu)良的合格人才。

（二）全面落實(shí)現(xiàn)代化管理方法。在現(xiàn)代化管理方式落實(shí)的過程中需要做到以下幾點(diǎn)：第一，保證管理機(jī)制的流暢性，只有保證流暢的管理機(jī)制發(fā)揮作用，才能建立起完善的檔案管理責(zé)任分配制度，從而進(jìn)一步保障檔案管理部門與其他部門的工作協(xié)調(diào)和相關(guān)性。第二，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理設(shè)備。良好的設(shè)備是管理實(shí)施的重要基礎(chǔ)前提。應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的現(xiàn)代檔案管理需要進(jìn)行檔案管理設(shè)備調(diào)整，進(jìn)而完善設(shè)備功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展進(jìn)步。

（三）推進(jìn)檔案信息化。在檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該建立起完善的檔案管理電子信息系統(tǒng)，信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用不可忽視。通過信息技術(shù)的應(yīng)用可以大大提高檔案管理工作實(shí)踐的效率，利用信息化管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資源信息實(shí)時(shí)共享。

四、結(jié)語

勘查設(shè)計(jì)單位的檔案管理一直是值得關(guān)注的研究課題，檔案屬于一種無形信息類資產(chǎn)，同時(shí)也逐步成為了企業(yè)綜合實(shí)力的重要組成部分。但是，由于檔案管理的信息化發(fā)展水平不到位，因此，需要通過合理措施促進(jìn)檔案管理工作效率和水平提高。

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