探析高校檔案工作的建設(shè)與管理

張文華

山東廣播電視大學(xué) 山東濟(jì)南 250014

探析高校檔案工作的建設(shè)與管理

張文華

山東廣播電視大學(xué) 山東濟(jì)南 250014

高校工作檔案建設(shè)與管理的便利性和完整性與開展和維護(hù)高校相關(guān)工作有著直接的關(guān)系。故構(gòu)建與管制高校工作檔案的意義重大，本文正是基于此實施了探究，分別指出了高校檔案工作構(gòu)建與管理的意義、現(xiàn)狀問題以及完善的策略。

高校檔案；建設(shè)與管理

在新時期的辦學(xué)模式下,特別是高校制度改革后,高校更應(yīng)重視、提高檔案工作的建設(shè)與管理水平,而且其要成為各個高校管理工作的重點，高校的領(lǐng)導(dǎo)者需大力關(guān)注檔案管制的運(yùn)行，須將校內(nèi)檔案管制工作歸到學(xué)校年終規(guī)劃中，可組建專門的管制檔案團(tuán)隊，該團(tuán)隊主管是校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)，其能夠直接對檔案實施建設(shè)與管理等，系統(tǒng)有序的工作檔案與高校各項工作的順利開展緊密相連。

一、構(gòu)建與管理高校檔案工作的意義

高校的檔案工作屬于所有工作中的根基部分，其能夠很詳細(xì)具體對學(xué)校的歷史進(jìn)展實施記載，屬于高校各方面工作長期積累的結(jié)晶，它在為高校教育、教學(xué)和管理等各項工作服務(wù)的過程中已愈來愈顯示出其重要性,更是高校綜合工作的信息庫，高校檔案工作的建設(shè)與管理的重要性已經(jīng)得到了人們的普遍認(rèn)可和贊同。

（一）對于高校檔案工作進(jìn)行建設(shè)與管理有助于校方更好地完成評估性工作。學(xué)校的工作檔案記載了校內(nèi)所有的真實事件，能夠彰顯出校內(nèi)最具本質(zhì)性的狀況，并真實反映出高校整體的辦學(xué)水平，更屬于高校配合上級部門督導(dǎo)評估必不可少的資料。只有高度關(guān)注檔案的管制，才能夠在一定程度上確保其于評估事項中獲取益處。故說，對于高校檔案工作的管制屬于校內(nèi)監(jiān)管工作的關(guān)鍵組成要素。

（二）對于高校檔案工作進(jìn)行構(gòu)建與管制可促使校方更高效地展開教學(xué)工作。高校的工作檔案可以稱為高校教學(xué)開展的最好參考資料，它如實記下了每一學(xué)科人才培育的狀況，經(jīng)過對檔案資料的考察，可指引高校推行下一步籌劃教育課改的思維，強(qiáng)化其對于教育與教學(xué)改革的認(rèn)識,制定出更加科學(xué)、更為合理的教育、教學(xué)方案,確保高校教育、教學(xué)工作取得更大成效。

（三）對于高校檔案工作進(jìn)行構(gòu)建與管制可促使高校畢業(yè)生更好地就業(yè)。大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)率的高低對于高校來說異常重要，高校須努力完成對畢業(yè)生檔案整理方面的事項，設(shè)置畢業(yè)生本身在就業(yè)資料上的檔案，主要包括：高校招生考生檔案；高校畢業(yè)生登記表；全國普通高等學(xué)校本、專科畢業(yè)生《就業(yè)通知書》；學(xué)籍卡；高校歷年成績單；高校學(xué)生體檢表；組織關(guān)系與其他材料等。齊全完備的高校畢業(yè)生關(guān)于就業(yè)資料的檔案，對于畢業(yè)生及時掌握就業(yè)行情與社會對人才的需求情況等有著很大的幫助，其可結(jié)合自身的實際，找到較滿意的工作。

二、現(xiàn)階段高校檔案工作構(gòu)建管制中遇到的問題

現(xiàn)階段，相當(dāng)多的高校內(nèi)還沒有較為規(guī)范的檔案工作管理與建設(shè)，下面是其遇到的主要問題：

（一）檔案管理者缺乏必要的專業(yè)素養(yǎng)。盡管當(dāng)前設(shè)立檔案工作監(jiān)管室與特定的檔案監(jiān)管者的高校很多，但是有部分高校內(nèi)檔案管理者缺乏必要的專業(yè)素養(yǎng)，其自身擁有的文化與專業(yè)特長等根本無法滿足現(xiàn)階段檔案管理與構(gòu)建方面的需求，只有具備熟識檔案管理并可深度探究與研發(fā)檔案資料等專業(yè)特征的高校檔案管理者，方可確保高校檔案構(gòu)建與管理工作順利高效地展開。

（二）檔案的管制工作規(guī)范性不強(qiáng)。當(dāng)前，由于很多高校自身對于檔案管制未形成較強(qiáng)的意念，大多數(shù)都有著管理不規(guī)范的問題，沒有構(gòu)建健全的檔案監(jiān)管機(jī)制，同時也未達(dá)成秩序性、規(guī)范性極強(qiáng)的管制策略，主要表現(xiàn)為：各科（處）室職責(zé)不明確，歸檔范圍混亂，立卷沒有標(biāo)準(zhǔn)，借閱也沒有嚴(yán)格的規(guī)定，保密工作不嚴(yán)格，庫房管理方面也沒有健全措施等，這就無法在細(xì)節(jié)上保證檔案管理工作的順利開展。

（三）檔案的管制工作缺乏較高的科技程度。當(dāng)前，高校都在進(jìn)行改革，包括檔案管理工作的改進(jìn)，但大多數(shù)高校檔案管理仍然較落后，沒有合理高效對當(dāng)代先進(jìn)科技實施運(yùn)用，也未研發(fā)出方便好用的當(dāng)代軟件，如此便令檔案監(jiān)管工作一直處于最原始的狀況，在很大程度上埋沒了高校檔案的最初用途。

三、完善高校檔案工作建設(shè)與管理的策略

對于檔案事項的監(jiān)管屬于高校所有管理工作的首要組成因素。秩序化、統(tǒng)一化的檔案管理能真實的反映出高校的實際管理水平、辦學(xué)特色等，以下是對于完善高校檔案工作構(gòu)建的策略：

（一）緊密增強(qiáng)高校檔案管理者團(tuán)隊的組建是促使高校檔案管理工作順利進(jìn)展的最本質(zhì)條件。做好高校檔案工作的建設(shè)與管理不就要設(shè)有專門的科室，更要有專業(yè)技術(shù)、技能過硬的人才來從事這項工作。因此，高校還要適時的定期加強(qiáng)對檔案人員的培訓(xùn)，聘請校外、校內(nèi)知名專家，以講座、報告的形式及時更新檔案人員的檔案思想，或選擇性的組織人員去兄弟學(xué)校觀摩學(xué)習(xí)等，以此來提升工作者檔案監(jiān)管的科技程度。

（二）增強(qiáng)對檔案管理的宣傳力度，努力提升校內(nèi)所有工作者的檔案意識是促使檔案高效管理的重要因素。要認(rèn)識到檔案管理工作不僅僅是學(xué)校哪個部門或者是那幾個工作人員的責(zé)任，而是全校教職工都需履行的職責(zé)，高校的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該如期舉行專項會議，凸顯檔案管理的關(guān)鍵性，強(qiáng)化對于檔案管制的宣傳力度，學(xué)校每一位老師都應(yīng)大力支持、積極配合學(xué)校檔案室工作，令高校所有的老師和學(xué)生都可感受到檔案的重要性，使其更深的認(rèn)知檔案的監(jiān)管工作，努力構(gòu)成所有人均主動參加到檔案監(jiān)管事項的美好氣氛，進(jìn)而保障學(xué)校檔案監(jiān)管事項的順利開展。

（三）及時做好高校檔案工作的“廢改立”工作才能真正實行現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理。為進(jìn)一步完善學(xué)校制度體系建設(shè)，不斷提升內(nèi)部管理制度化、規(guī)范化水平，檔案部門應(yīng)及時對全校的章程機(jī)制實施整合，找出其中的不足，并適度指出修正的建議。通過統(tǒng)籌規(guī)劃和不懈努力，盡快建成門類齊全、內(nèi)容科學(xué)、形式規(guī)范的規(guī)章制度體系，實現(xiàn)對歸檔資料的標(biāo)準(zhǔn)化管制，更好地開展高校檔案的監(jiān)管事項。

總而言之，要努力認(rèn)知到高校檔案監(jiān)管的首要性，更要及時的解決在工作中發(fā)現(xiàn)存在的不足，推動高校檔案工作構(gòu)建的步伐，達(dá)成高校檔案管制的標(biāo)準(zhǔn)化水平，以此確保其在高校中發(fā)揮出更重要的意義。

[1]何樹娟．加強(qiáng)高校檔案管理工作的探析[J]．改革與開放,2010,10:178．

[2]譚玉蘭,許貽斌,李依娜,季丹．高校檔案工作建設(shè)與思考[J]．青年文學(xué)家,2010,19:245+247．

[3]《高等學(xué)校檔案管理辦法》,2008/09