淺談檔案信息資源開發(fā)利用工作

張 威

綏芬河市少年兒童業(yè)余體育運動學(xué)校

淺談檔案信息資源開發(fā)利用工作

張 威

綏芬河市少年兒童業(yè)余體育運動學(xué)校

檔案信息資源的開發(fā)利用，既是檔案學(xué)界時刻要面臨的實踐問題，也是學(xué)術(shù)界長期關(guān)注的理論課題。我國檔案界一直都很關(guān)注檔案信息資源開發(fā)利用這方面的工作，并且在這方面也得到了長足的發(fā)展。

一、科學(xué)的檢索, 是檔案信息資源開發(fā)利用的必要保證

（1）建立檢索工具體系。由于檔案館館藏量大, 如果沒有一套科學(xué)的檢索工具體系, 是難以實現(xiàn)對檔案的有效開發(fā)。針對這一情況, 檔案館可根據(jù)開發(fā)檔案信息的實際需要, 編制多種樣式的檔案檢索工具。如案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄等; 對科技檔案可編制分類目錄、底圖目錄等基本檢索工具和一些參考檢索工具, 從而達(dá)到快捷、準(zhǔn)確的目的。（2）建立目錄中心。鑒于檔案館專業(yè)種類繁多, 且成立時間長短不一,接收檔案范圍不同, 館藏量相差懸殊等情況, 因而對那些館藏量較少的檔案館, 要盡可能把基層檔案室的全部檔案接收進(jìn)館, 爾后以檔案館為主建立目錄中心, 為充分開發(fā)檔案信息資源創(chuàng)造條件。（3）建立開放檔案目錄。這是《檔案法》規(guī)定的檔案館工作任務(wù)之一,建立開放檔案目錄, 按規(guī)定及時開發(fā)檔案, 既體現(xiàn)了依法辦事, 又充分發(fā)揮檔案的作用。（4）編制、印發(fā)專題目錄。依據(jù)不同的專題編制各種專題目錄, 如編制一個單位、一個系統(tǒng)、一個年代的專題目錄, 或重要文件、專題文件的專題目錄等。（5）建立計算機(jī)檢索系統(tǒng)和縮微檢索系統(tǒng)。這些系統(tǒng)的建立既保護(hù)檔案原件, 又能快速檢索輸出打印, 還能搶救褪色蛻變檔案, 是現(xiàn)代化管理檔案的手段之一, 可謂一舉多得。

二、增加情報信息, 是檔案信息資源開發(fā)利用的又一特色

情報信息是檔案館獨具特色的信息服務(wù)方式, 它是指為特殊需要, 如教學(xué)科研、決策參考等提供高水平、高層次的信息化服務(wù)方式, 是檔案實現(xiàn)從“物的傳遞”向“知的傳遞”的轉(zhuǎn)化。它主要是將文獻(xiàn)和其他知識載體中有用的信息和知識開發(fā)出來, 形成二、三次的信息產(chǎn)品, 提供給檔案利用者。這是檔案工作學(xué)術(shù)性和情報職能的體現(xiàn), 是檔案現(xiàn)代信息服務(wù)的重要方式。情報信息主要有以下幾種∶ 一是根據(jù)利用者的需要, 選擇重點的課題, 進(jìn)行深入的調(diào)查研究, 對研究的課題所需要的文獻(xiàn)資料定期檢索, 然后定期將檢索結(jié)果提供給所需要的利用者; 二是對文獻(xiàn)資料進(jìn)行代譯服務(wù), 主動翻譯, 進(jìn)行譯文檢索翻譯指導(dǎo)等; 三是對有些專題進(jìn)行分類剪輯, 把剪輯好的有關(guān)信息資料提供給利用者等。

三、深入開展增值服務(wù)，是實行檔案信息資源開發(fā)的大膽嘗試

一是分散管理利用不便。二是單位檔案室本身業(yè)務(wù)繁忙，既沒有時間，也沒有面向社會提供利用的義務(wù)和條件。建立檔案文件服務(wù)中心，將各單位面向社會公布實施的有關(guān)文件，提前復(fù)制集中起來，面向社會統(tǒng)一提供利用。對未收集到中心的公開文件，負(fù)責(zé)提供代為查詢服務(wù)，不失為檔案部門提供社會化信息服務(wù)的一個好方法。此外，在服務(wù)層面上，還可借鑒圖書館、博物館的做法，利用館藏資料，開設(shè)陳列室，積極主動為社會服務(wù)。手段，提高服務(wù)效率。

四、完善檔案管理機(jī)制，是檔案信息資源開發(fā)利用的前提

要提高檔案工作的“快速反應(yīng)能力”，必須提倡前端控制的做法。在檔案收集方面，要從源頭抓起，接收時間提前，對一些重要材料，尤其科技、政策性檔案信息要及時歸檔并提前收集進(jìn)館，實行集中統(tǒng)一管理，使其及時發(fā)揮更大的作用。同時可以擴(kuò)大接收、征收的范圍，加強(qiáng)與經(jīng)濟(jì)、法律等聯(lián)系密切部門的專門檔案的收集，使館藏檔案更貼近大眾的需要。

五、完善編研方式，是檔案信息資源開發(fā)利用的手段

《中華人民共和國檔案法》規(guī)定“∶ 國家檔案館保管的檔案,一般應(yīng)當(dāng)在形成之日起滿 30 年向社會開放?！边\用網(wǎng)絡(luò)技術(shù), 通過實現(xiàn)檔案原件全文數(shù)字化、建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫、建立檔案信息網(wǎng)站三種方式, 可以使用戶及時地利用那些已經(jīng)開放的檔案。紙制檔案原件全文數(shù)字化是使檔案信息數(shù)據(jù)上網(wǎng)運行的前提條件, 又是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開發(fā)檔案信息資源的基礎(chǔ), 在此基礎(chǔ)上才能對檔案信息進(jìn)行分類, 建立檔案數(shù)據(jù)庫和檔案查詢系統(tǒng)。檔案的全文數(shù)字化就是將各種形式的檔案信息, 如文字、圖像、聲音、動畫等, 以數(shù)字記錄的方式全部存儲在光盤或磁帶等磁性載體上或計算機(jī)硬盤上, 并通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)再現(xiàn)這些信息的過程。目前,各級各類檔案館開發(fā)和提供上網(wǎng)利用的檔案信息僅僅是二次信息, 即目錄、索引和文摘等, 而對作為一次信息的檔案全文信息及圖形圖像信息卻開發(fā)的很少, 用戶在網(wǎng)上只能看到檔案的索引、目錄, 卻看不到檔案全文, 網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢仍然無法顯示出來。所以, 當(dāng)務(wù)之急就是實現(xiàn)檔案的全文數(shù)字化。在檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)上, 各級各類檔案館( 室) 根據(jù)自己的館藏特色, 建立檔案數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)據(jù)庫不應(yīng)該是簡單的檔案信息存儲系統(tǒng), 它應(yīng)該是對數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行深入加工和組合之后形成的專題性的、高層次的檔案信息的科學(xué)分類組合。它以按照檔案保管單位形成全宗數(shù)據(jù), 可以按照社會領(lǐng)域形成政治、經(jīng)濟(jì)、法律、教育、文化等各個領(lǐng)域的專業(yè)數(shù)據(jù), 按照地域形成地域特色數(shù)據(jù), 按照檢索的層次可以分為目錄數(shù)據(jù)、索引數(shù)據(jù)、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)或全文數(shù)據(jù)等等。這樣,可以方便查詢檔案, 提高查全率和查準(zhǔn)率, 提高信息的有序性、完整性、可理解性。另外, 檔案部門通過建立網(wǎng)站, 改變傳統(tǒng)的檔案信息開發(fā)利用方式, 以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。檔案網(wǎng)站建立在公共信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)上, 以主頁方式檔案館(室) 檔案的相關(guān)信息和相關(guān)服務(wù),集服務(wù)窗口、宣傳窗口、對話窗口、中介窗口、交流窗口五項功能于一身。提供館室職能信息、庫藏資源信息、檔案利用服務(wù)信息、檔案工作信息以及相關(guān)資源信息。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù), 發(fā)揮其時效性來開發(fā)檔案信息, 可以使檔案信息的傳遞速度提高幾十倍, 甚至上百倍, 在時間上可以最大限度地拉近開放后的檔案信息與用戶之間的距離, 并在一定程度上解決檔案信息傳遞滯后的問題。