如何提升事業(yè)單位檔案管理的有效性

方文蓉

福建省漳州市云霄縣人力資源和社會保障局

如何提升事業(yè)單位檔案管理的有效性

方文蓉

福建省漳州市云霄縣人力資源和社會保障局

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位在社會發(fā)展中的作用愈發(fā)明顯。如何提高事業(yè)單位檔案管理的水平是當(dāng)前事業(yè)單位面臨的一個重要問題。本文以福建省漳州市云霄縣人力資源和社會保障局為例，分析如何提高事業(yè)單位檔案管理的有效性。

事業(yè)單位；檔案管理；有效性

一、引言

檔案是事業(yè)單位的寶貴資源，它涵蓋了大量的信息，包括單位員工的身份背景、工作流程的詳細(xì)記錄，以及事業(yè)單位的發(fā)展歷程、單位建設(shè)等重要信息，由此可見檔案管理在事業(yè)單位的整個管理發(fā)展過程中都發(fā)揮著關(guān)鍵作用。在新時期，事業(yè)單位體制改革的進(jìn)一步推進(jìn)給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，并且對新時期檔案管理工作提出了更嚴(yán)格、更細(xì)致的要求。因此，要加強(qiáng)檔案管理水平，為社會提供更多的、更好的服務(wù)。

二、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）工作人員檔案管理觀念薄弱

檔案資料對于事業(yè)單位資源的開發(fā)具有重要的參考價值，是制定事業(yè)單位發(fā)展計(jì)劃的重要依據(jù)和參考資料。然而，目前大多數(shù)單位的管理人員還沒有認(rèn)識到檔案管理對于本單位發(fā)展的重要性，因此在檔案部門投入的資金、精力、人力、物力等都相對較少，檔案部門工作人員的檔案意識薄弱，不能高效的完成規(guī)定的任務(wù)，也不能保證本單位檔案資料的真實(shí)性和完整性，最終導(dǎo)致本單位檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)不能很好的實(shí)施，當(dāng)然也就不能很好地適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制改革的大趨勢。

（二）專業(yè)人員缺乏

檔案管理工作在各單位的干部管理工作中占據(jù)著非常重要的地位。但是在當(dāng)前的檔案管理工作中，很多領(lǐng)導(dǎo)都沒給予重視，導(dǎo)致從事檔案管理工作的人員專業(yè)技術(shù)不強(qiáng)，對新知識和新技術(shù)的接受能力缺乏，影響了檔案管理工作職能的發(fā)揮。

（三）檔案管理信息化水平低

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，檔案管理工作也要與時代接軌，將現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引進(jìn)檔案管理中。但由于從事檔案管理的工作人員年齡偏大，思想意識落后，受傳統(tǒng)規(guī)章制度的影響，很難將計(jì)算機(jī)與紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效結(jié)合，導(dǎo)致檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)信息化，這樣既增加了工作量，還不能對檔案工作進(jìn)行有效查詢。傳統(tǒng)的檔案管理工作只是簡單的對材料進(jìn)行裝卷、整理，注重外在形式的管理，而對于檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性卻不是很在意，這就造成了人力資源的極大浪費(fèi)。雖然在本單位中配備了計(jì)算機(jī)，但這些計(jì)算機(jī)也只是進(jìn)行簡單的記錄和打印工作，并沒有真正建立起數(shù)據(jù)庫，更不能及時對人事資料進(jìn)行查詢，無法真正發(fā)揮計(jì)算機(jī)的職能。另外，我們單位雖然也建立了電子數(shù)據(jù)庫，但是由于軟件功能低下，不能對檔案管理工作進(jìn)行有效的整理、篩選，分類、匯總，因而無法有效的將電子數(shù)據(jù)庫與紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效結(jié)合，降低了檔案管理的有效性。

三、提升事業(yè)單位檔案管理有效性的途徑

（一）增強(qiáng)檔案管理人員意識

為了提高我們單位檔案管理工作的有效性，首先必須要加強(qiáng)檔案管理人員對工作的重視程度，正確認(rèn)識檔案管理工作的作用，真正地將檔案管理工作加入到本單位日常工作中來，從而為本單位的檔案管理工作的進(jìn)行創(chuàng)造一個良好的環(huán)境，保證檔案管理工作的有效進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定了檔案管理水平的高低，因此要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，要加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識和技能的學(xué)習(xí)；其次，檔案管理人員還要具備現(xiàn)代化的操作手段。這就要求單位在進(jìn)行檔案管理人員選拔時一定要嚴(yán)格。另一方面，為了提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)必須要加強(qiáng)對工作人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，讓他們時刻對知識進(jìn)行更新，尤其是計(jì)算機(jī)專業(yè)知識的更新，這是因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)中，只有讓檔案管理人員掌握了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)知識才能促使檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。

（三）增加硬件投入，加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是新時代賦予我們的新要求。在新的形勢下，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，必須要將信息技術(shù)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。電子檔案是信息時代下紙質(zhì)檔案的新發(fā)展，數(shù)字檔案是對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的再現(xiàn)過程，但由于各地區(qū)信息化水平的不同，數(shù)字檔案建設(shè)很多還都不完善，影響了福建省漳州市云霄縣人力資源和社會保障局檔案的發(fā)展。如果硬件投資到位，將會把工作人員從復(fù)雜的工作中解放出來，這樣既解放了勞動資源，保護(hù)了紙質(zhì)檔案的完整性，又方便了檔案查詢、再利用，在一定程度上提高了本單位的工作效率。

（四）建立檔案管理機(jī)制

俗話說“無規(guī)矩不成方圓”，建立科學(xué)的檔案管理機(jī)制是提升檔案管理水平的首要任務(wù)。制度的制定不僅能夠?yàn)闄n案管理工作的開展提供依據(jù)，更能夠保障工作有序開展，進(jìn)一步提高檔案管理工作的有效性，使檔案管理工作逐步走向規(guī)劃化、制度化。檔案管理制度制定時要結(jié)合本單位實(shí)際情況，根據(jù)單位特點(diǎn)來完善相關(guān)各項(xiàng)章程，這樣才能使檔案管理制度發(fā)揮最大的功能。

四、結(jié)語

總之，針對當(dāng)前檔案管理中存在的問題，必須要加強(qiáng)對檔案管理的認(rèn)識，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案人員的綜合素質(zhì)，建立檔案管理機(jī)制，希望能夠更好地促進(jìn)工作效率。

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