圍繞服務(wù)公司發(fā)展的思路，創(chuàng)新檔案管理工作

劉維偉

天津港第二港埠有限公司

圍繞服務(wù)公司發(fā)展的思路，創(chuàng)新檔案管理工作

劉維偉

天津港第二港埠有限公司

按照公司黨委關(guān)于開展學(xué)習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀活動的要求，檔案人員認真學(xué)習(xí)科學(xué)發(fā)展觀理論，以科學(xué)的態(tài)度和新的觀念開展工作。幾年來檔案工作緊緊圍繞公司的生產(chǎn)經(jīng)營和黨建工作，有針對性的服務(wù)，取得了一些成績，也得到了領(lǐng)導(dǎo)的認可。但是在檔案圍繞企業(yè)發(fā)展創(chuàng)新服務(wù)這一課題上，距離公司的要求還有差距，為此在相關(guān)部室進行調(diào)研，通過調(diào)研得到一些好的意見建議，為檔案更好的發(fā)揮服務(wù)職能找到更科學(xué)途徑和方法。

檔案管理；現(xiàn)代化；服務(wù)性

一、過去的一些做法

加強管理是企業(yè)永恒的主題，企業(yè)發(fā)展重要的是可持續(xù)發(fā)展，檔案作為企業(yè)的無形資產(chǎn)在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著重要和不可替代的作用，幾年來在加強檔案管理方面作了以下幾項工作。

（一）完善檔案管理體制，為檔案服務(wù)提供保障

1、公司的檔案工作自1990年取得國家一級企業(yè)資格，1998年通過國家檔案局復(fù)驗，幾年來在規(guī)范化、制度化上下功夫，形成了一個公司總經(jīng)理分管、總經(jīng)辦主管、檔案形成部門分管的三級檔案管理網(wǎng)，每個崗位、人員都制定了崗位責(zé)任制并嚴格考核。在此基礎(chǔ)上檔案工作納入公司年度計劃和領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，保證了檔案工作的順利進行。

2、認真搞好兩種培訓(xùn)，即專業(yè)知識和檔案法規(guī)的培訓(xùn)。檔案專職人員積極參加上級檔案部門組織的各種培訓(xùn)，提高法制觀念、不斷更新業(yè)務(wù)知識，適應(yīng)新形勢的要求，在公司內(nèi)部通過采取標語、圖片、答卷、公司網(wǎng)等形式向公司領(lǐng)導(dǎo)和員工宣傳檔案知識和檔案法律法規(guī)，重視檔案工作，提高檔案意識。

3、認真做好三項基礎(chǔ)工作：一是堅持檔案“三參加”制度，即按時參加項目工程竣工驗收、設(shè)備開箱驗收和科技成果鑒定會，從源頭保證檔案的完整準確；二是經(jīng)常深入檔案形成部室檢查文件材料的安全保管、案卷分類和平時立卷情況，防止檔案材料的毀損、錯歸、漏歸和遺失；三是認真做好每年歸檔文件案卷的質(zhì)量把關(guān)工作，逐卷逐項檢查，對不符合立卷的及時整改。

（二）做好提供利用工作，為公司生產(chǎn)經(jīng)營和黨建工作服務(wù)

提供利用是檔案管理的出發(fā)點和歸宿點，幾年來檔案部門一是抓基礎(chǔ)，檔案人員練內(nèi)功，熟練掌握室藏情況，調(diào)卷準確迅速，熱情服務(wù)，受到利用部門的好評；二是抓編研，根據(jù)歷年檔案編寫的專題資料，比如公司歷史沿革、大事記匯編在公司一些重大慶祝活動中，都發(fā)揮了重要的參考作用，近幾年有針對性的編寫了近十種有一定使用價值的編研材料，并提供給有關(guān)部室利用；三是重視檔案利用的信息反饋，幾年來公司利用各種載體檔案解決技術(shù)、項目工程改造、糾紛、保險索賠、司法量刑、員工工齡核審等問題，為其及時準確的提供了最原始的資料憑證，檔案為公司帶來了較好的社會效益和經(jīng)濟效益。

二、存在的問題及原因

公司領(lǐng)導(dǎo)員工對檔案的重視程度與現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展速度還不相適應(yīng)。檔案工作不能像蠟燭一樣，停電了想起蠟燭，有電了一邊去吧。

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在檔案工作中起決定作用。這是因為企業(yè)里行政手段在其管理中占主導(dǎo)地位，如機構(gòu)設(shè)置、人員編制、經(jīng)費使用等問題都必須由領(lǐng)導(dǎo)研究決定。其次，是由其肩負的重任決定的，公司總經(jīng)理作為檔案工作主要領(lǐng)導(dǎo)，既要全方位思考和處理所負責(zé)的公司管理工作，又要支持、創(chuàng)造檔案事業(yè)的發(fā)展建設(shè)工作，因此，責(zé)任重大，其素質(zhì)和能力關(guān)系到企業(yè)檔案工作的質(zhì)量和發(fā)展速度。因此，領(lǐng)導(dǎo)重視就一定能夠有利于檔案工作的發(fā)展，檔案工作中存在的問題和困難就容易解決。我公司的檔案工作正是由于公司經(jīng)理分管，綜合檔案室主任抓，為公司檔案工作的順利進行起了決定作用。九O年公司取得國家檔案一級企業(yè)資格，以后幾年公司對檔案管理的力度逐年加大，不斷在基礎(chǔ)管理、規(guī)范管理上下功夫，特別在檔案的收集、整理、保管、利用幾個方面做了大量的工作，使檔案管理成為公司整體管理工作中不可缺少的一個組成部分，在公司的生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)揮了應(yīng)有的作用。最近幾年，在公司資金緊張的情況下仍投資兩萬元為檔案室更換計算機、和防盜報警器等必要的設(shè)施，及時安排檔案專職人員，解決新老交替，使公司檔案室實現(xiàn)平穩(wěn)過度。

檔案管理人員是檔案工作中的基本因素，是檔案管理的基本力量，它關(guān)系到檔案的基礎(chǔ)管理水平和工作質(zhì)量。這一點在以往的檔案工作建設(shè)中足以說明。檔案工作人員思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高，積極性得到充分發(fā)揮，就能創(chuàng)造高質(zhì)量的工作，做出成績，使檔案工作進入良性循環(huán)的軌道。

三、對策和建議

檔案是企業(yè)幾十年工作活動的歷史紀錄，有雄厚的信息資源，檔案工作不但要立足現(xiàn)在，更要著眼未來，創(chuàng)新檔案管理工作，適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，為公司的生產(chǎn)服務(wù)，不僅是當(dāng)前工作的需要，而且是維護企業(yè)歷史真實面貌的一項事業(yè)。

（一）應(yīng)加大對檔案工作的宣傳力度。檔案宣傳工作是檔案事業(yè)的重要組成部分，一個地方檔案宣傳工作開展的深度和廣度，在一定程度上反映了這個地方檔案工作的整體水平。積極開展檔案宣傳工作，是增強社會檔案意識、擴大檔案工作社會影響力、推動檔案事業(yè)發(fā)展的重要途徑。

（二）檔案工作要由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變。檔案工作的服務(wù)性是檔案的基本屬性之一，樹立服務(wù)意識，以服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展作為工作的前提，將檔案工作做在其他工作的前面，按專題和系統(tǒng)針對性的服務(wù)。

（三）進一步搞好檔案的基礎(chǔ)性管理工作。要掌握檔案業(yè)務(wù)工作的基本功，提高檔案工作水平，研究主動服務(wù)特點和規(guī)律，做好利用情況的登記，利用效果的手跡，并運用信息反饋來改進檔案工作的服務(wù)方式，做到“超前服務(wù)”，要了解各部室需求，結(jié)合公司的工作，有針對性的進行服務(wù)。

（四）推動檔案工作現(xiàn)代化。目前，獲取檔案信息主要是依靠手工操作，查找和提供利用的速度慢且準確率低，不能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，電子計算機等現(xiàn)代化技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，將會大大提高檔案部門信息處理的能力從而能夠迅速、及時、準確、全面的向利用者提供服務(wù)。

［1］《天津檔案》