淺析醫(yī)院人事檔案管理的問題及應(yīng)對(duì)的措施

李靜文河南省商丘市第一人民醫(yī)院

淺析醫(yī)院人事檔案管理的問題及應(yīng)對(duì)的措施

李靜文
河南省商丘市第一人民醫(yī)院

醫(yī)院人事檔案管理工作已成為醫(yī)院行政管理的重要組成部分，是醫(yī)院人員任用的重要憑證，是人事部門做好人事工作的重要依據(jù)。醫(yī)院人事檔案部門如何適應(yīng)衛(wèi)生改革的要求，如何使之科學(xué)、系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化管理，服務(wù)于人事工作和人事制度發(fā)展的需要，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)更好地服務(wù)于醫(yī)院的各項(xiàng)工作，具有重要意義。

醫(yī)院；人事檔案管理；信息管理

加強(qiáng)干部人事檔案管理，提高檔案的自身價(jià)值，人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，醫(yī)院人事檔案管理工作已成為醫(yī)院行政管理的重要組成部分。人事檔案是“人的管理”主要依據(jù)的基本信息。它既存儲(chǔ)了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個(gè)真實(shí)反映。

一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理出現(xiàn)的問題

人事檔案是一個(gè)組織在人事管理活動(dòng)中形成的人事文件組成的，其真實(shí)性、可靠性由該組織的領(lǐng)導(dǎo)及其人事管理部門負(fù)責(zé)。由于人事檔案本身不能直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。

（一）醫(yī)院人事檔案管理制度相對(duì)落后

隨著人事制度的不斷改革發(fā)展，人才流動(dòng)，醫(yī)療衛(wèi)生單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡(jiǎn)化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時(shí)補(bǔ)充和修正，阻礙了人才的流動(dòng)。

（二）醫(yī)院人事檔案管理方式和手段相對(duì)落后

人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。目前大多數(shù)醫(yī)院由于人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因?yàn)闆]有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。

（三）檔案設(shè)施硬件不完備

有的醫(yī)院由于建院年久，房屋設(shè)施不足，更多的用房用來(lái)保障醫(yī)療使用，致使行政辦公用房簡(jiǎn)陋，而作為重要的檔案存放場(chǎng)地也就不夠規(guī)范，使用面積達(dá)不到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)備比較陳舊，沒有配置專用掃描儀、復(fù)印機(jī)等，管理技術(shù)趨于落后，檔案的檢索還是手工操作，這些都不同程度地制約了檔案管理工作的發(fā)展。

（四）管理人員素質(zhì)待提高

在醫(yī)院管理中，注重醫(yī)療衛(wèi)生人員自身素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的學(xué)習(xí)教育活動(dòng)甚少，或是根本就沒有進(jìn)行過(guò)，缺乏專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)。而且還有的是兼職做這項(xiàng)工作，他們的知識(shí)面窄、學(xué)歷偏低，還有的是從其他崗位上因年齡偏大轉(zhuǎn)崗來(lái)的，綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢(shì)的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新精神和工作活力。

二、醫(yī)院人事檔案管理改進(jìn)的措施

（一）健全完善管理制度

加強(qiáng)對(duì)檔案人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，充分利用各種形式，不斷提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能最大限度地發(fā)揮好作用，提供準(zhǔn)確、及時(shí)、高效的服務(wù)。按照《干部檔案工作條例》的規(guī)定及要求，修訂完善檔案管理、材料的收集、鑒別與歸檔、保管與保護(hù)、提供利用、轉(zhuǎn)遞等各項(xiàng)規(guī)章制度。使檔案工作有章可循，用制度來(lái)約束工作，保證檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性，讓檔案工作正常有序進(jìn)行。

（二）提高檔案工作認(rèn)識(shí)程度

首先檔案管理人員要樹立責(zé)任感和使命感，端正工作態(tài)度，熱愛本職工作，才能積極主動(dòng)滿懷激情創(chuàng)造性地做好工作。其次要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要定期檢查、指導(dǎo)工作，以便能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，立即解決。醫(yī)院人事檔案工作是醫(yī)院人事管理的重要組成部分，它為醫(yī)院發(fā)展提供各類人才信息和依據(jù)，是為醫(yī)院選拔和使用人才提供真實(shí)可靠的資料。把干部人事檔案工作與醫(yī)院各項(xiàng)工作聯(lián)系起來(lái)，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用。

（三）改善硬件環(huán)境建設(shè)

人事檔案管理要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，也是人事檔案服務(wù)于人事工作和人事制度改革和發(fā)展的需要。根據(jù)安全保密、便于查找的原則，對(duì)干部檔案應(yīng)嚴(yán)密、科學(xué)地保管。要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜。

（四）強(qiáng)化自身學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定著單位工作水平的高低，一支專業(yè)水平高、業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)、高效穩(wěn)定的管理人員是提升檔案工作的保證，切實(shí)加強(qiáng)管理人員的政治理論學(xué)習(xí)和修養(yǎng)，增強(qiáng)分析問題和解決問題的能力，樹立良好的道德觀念，為人正直，堅(jiān)持原則，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的政策，熱愛本職工作，忠于職守，嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事，嚴(yán)格遵守保密制度，成為一名復(fù)合型管理人才，滿足當(dāng)前的檔案管理工作。

（五）加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)

醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理和檔案管理要想適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展腳步，就必須要有在管理上開發(fā)創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力。首先要求醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理層，對(duì)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理及相關(guān)管理制度的制定要具有創(chuàng)新意識(shí)；另外就是要求醫(yī)療機(jī)構(gòu)的基層人員，對(duì)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的創(chuàng)新管理能夠良好的將其轉(zhuǎn)化為工作中的各種創(chuàng)新服務(wù)。在管理上的創(chuàng)新不僅對(duì)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的發(fā)展具有重要意義，對(duì)于固步自封、保守、陳舊的管理也是一種沖擊和淘汰。這樣就能通過(guò)創(chuàng)新管理，提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。

檔案管理工作在醫(yī)院的各項(xiàng)工作中占有舉足輕重的作用，它關(guān)系到每一名干部的切身利益，將先進(jìn)的管理手段運(yùn)用到實(shí)際工作中，可以促進(jìn)工作更好更快的發(fā)展，目的就是為了服務(wù)好干部，服好務(wù)醫(yī)院的各項(xiàng)工作，這也是檔案管理者的工作職責(zé)所在。

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