淺析醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

文/濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院綜合檔案室 王俊寰

淺析醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

文/濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院綜合檔案室 王俊寰

隨著社會(huì)的發(fā)展和醫(yī)療體制改革的深入，醫(yī)院檔案作為醫(yī)院重要的信息資源，在醫(yī)院發(fā)展過程中將發(fā)揮越來越重要的作用。而傳統(tǒng)檔案管理中存在的缺點(diǎn)和不足，如何去規(guī)避和克服，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，更好地為醫(yī)院教研服務(wù)，是新時(shí)期的醫(yī)院管理者所要面對(duì)的新任務(wù)、新課題。

醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)代化

醫(yī)院檔案是指在醫(yī)院工作中從事醫(yī)療、教學(xué)、科研、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其他業(yè)務(wù)活動(dòng)中所形成的具有保存價(jià)值和重要意義的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的原始記錄。它是國(guó)家衛(wèi)生檔案的重要組成部分，是發(fā)展醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)的必要條件和依據(jù)，是醫(yī)院發(fā)展最具權(quán)威性的憑證。因此，良好的檔案管理對(duì)于保護(hù)檔案資料，挖掘檔案資料價(jià)值，發(fā)揮檔案在醫(yī)院管理中的作用至關(guān)重要。

但是隨著信息社會(huì)的不斷發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)也進(jìn)入了精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的新時(shí)期。檔案管理必須準(zhǔn)確應(yīng)對(duì)醫(yī)院發(fā)展新時(shí)期中存在的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，改革傳統(tǒng)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化管理，以便更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作提供服務(wù)。

一、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中的問題和不足

（一）對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。一方面醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)通常將臨床一線工作當(dāng)作醫(yī)院頭等大事來抓，專注于醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的增加和醫(yī)療質(zhì)量的提升，認(rèn)為檔案管理工作不會(huì)產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，反而需要投入大量的人力物力財(cái)力，得不償失。另一方面大部分醫(yī)院職工尤其是專業(yè)技術(shù)人員專注于專業(yè)技術(shù)的提高和專業(yè)論文的發(fā)表，認(rèn)為檔案工作是檔案專職人員的工作，與自己毫不相干，致使重大事件或重要的醫(yī)療活動(dòng)缺乏記載，即使是對(duì)形成的資料也不能及時(shí)保存、整理和上交，完全忽略了醫(yī)院檔案在醫(yī)院的發(fā)展、醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)傳承和科研工作開展中所能發(fā)揮的重要作用，導(dǎo)致檔案管理工作效率較低，無法滿足醫(yī)院醫(yī)教研等業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。

（二）檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)缺乏。大多數(shù)醫(yī)院缺乏與時(shí)俱進(jìn)的檔案發(fā)展規(guī)劃，忽略了對(duì)傳統(tǒng)檔案管理存在問題的系統(tǒng)分析，也無法正確認(rèn)識(shí)檔案工作可能產(chǎn)生的重要作用。管理人員對(duì)檔案進(jìn)行收集整理時(shí)缺乏主動(dòng)意識(shí)，缺少行之有效的管理手段，無法學(xué)習(xí)和應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)和方法，不能及時(shí)有效地開展檔案收集整理工作，同時(shí)工作交流也局限于院內(nèi)，信息閉塞，不利于開展檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

（三）專業(yè)檔案工作人員相對(duì)缺乏。大部分醫(yī)院在檔案管理以及信息化人才隊(duì)伍的培養(yǎng)建設(shè)上力度不夠，缺乏專業(yè)檔案人員，多為行政、護(hù)理等人員轉(zhuǎn)行，致使檔案工作人員文化水平差異較大，工作中缺乏專業(yè)知識(shí)，因此開展檔案管理工作舉步維艱。隨著信息時(shí)代的到來，相當(dāng)一部分檔案管理工作人員不能熟練掌握信息化手段和計(jì)算機(jī)管理方法，不具備良好的信息處理能力，無法適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的新要求。

（四）檔案管理制度不夠完善和健全。檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的管理流程，檔案資料在收集、整理、分類、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、移交手續(xù)、查詢登記和提供利用等多個(gè)方面都沒有完善的管理制度，導(dǎo)致收檔難度大、移交檔案不及時(shí)，大大影響了檔案的利用效率。同時(shí)因?yàn)槿鄙賹?duì)檔案管理工作具體情況檢查的考核評(píng)價(jià)及措施，導(dǎo)致檔案管理人員的工作積極性不高，工作效率低。

（五）檔案重收藏輕應(yīng)用。常見的情況是檔案收集整理后被束之高閣，除了簡(jiǎn)單的查詢之外無法再次編研利用，完全浪費(fèi)了檔案對(duì)于醫(yī)療、科研、教學(xué)工作的促進(jìn)和推動(dòng)作用。另外，傳統(tǒng)的檔案管理中手工查找相對(duì)困難、信息保存不夠完整，檔案無法得到有效開發(fā)和利用的現(xiàn)象普遍存在。

二、醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的內(nèi)涵

醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理是指運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)方法進(jìn)行檔案管理，提高檔案管理工作的效率，提升檔案管理的質(zhì)量，使檔案管理適應(yīng)新時(shí)代對(duì)現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的要求。其具體內(nèi)容主要有以下四個(gè)方面： 一是檔案收集及時(shí)化。檔案的形成主要分為收集、整理、歸檔三個(gè)重要階段，其中收集是檔案管理的基礎(chǔ)工作，只有對(duì)檔案資料進(jìn)行及時(shí)收集，才能夠保證檔案資料的齊全，為下一步整理、歸檔、利用提供保障。如果不及時(shí)收集，就很有可能將原始資料遺失，影響檔案的質(zhì)量。二是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化制度化，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作需要建立一整套完善的規(guī)章制度， 包括檔案管理辦法、檔案工作管理制度、檔案收集整理歸檔制度、檔案保管制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案保密制度、檔案人員崗位責(zé)任制、檔案庫(kù)房管理制度、文件材料立卷歸檔制度等。三是檔案存儲(chǔ)數(shù)字化。檔案數(shù)字化建設(shè)是信息化時(shí)代的必然要求，它是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等等把各種載體、不同形式的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，利用數(shù)字化形式存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互相連接，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理，構(gòu)建成一個(gè)便于及時(shí)提供利用和實(shí)現(xiàn)資源共享的檔案信息庫(kù)。四是檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。隨著信息時(shí)代的到來，對(duì)于檔案來說，網(wǎng)絡(luò)將是一種有效的而且是更具生命力的檔案利用方式，它具備大量?jī)?chǔ)存、快捷查詢、可以拷貝等優(yōu)勢(shì)，能為利用者提供遠(yuǎn)程、快速、方便的查詢服務(wù)，在滿足利用者需求的同時(shí)，大大提高醫(yī)院業(yè)務(wù)部門的工作質(zhì)量和效率。

三、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的做法

（一）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提，通過不同的方式把做好檔案管理工作的重要意義宣傳給中層領(lǐng)導(dǎo)和醫(yī)院全體人員，把檔案管理工作提上重要日程，明確各部門在分類檔案收集整理中的責(zé)任和要求，推行目標(biāo)責(zé)任制實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理有效地監(jiān)督和指導(dǎo)，同時(shí)，認(rèn)真梳理檔案管理工作，制定專門檔案發(fā)展規(guī)劃，并納入醫(yī)院的整體工作規(guī)劃之中，逐步使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和廣大干部職工充分意識(shí)到檔案在醫(yī)教研工作中發(fā)揮的作用，認(rèn)真做好各部門所屬分類檔案的收集整理工作。

（二）完善檔案管理制度體系。建立健全制度、落實(shí)制度是檔案工作步入科學(xué)化、規(guī)范化的有效手段，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理和科學(xué)化管理的基礎(chǔ)性工作。完善檔案管理制度就是要依據(jù)國(guó)家和地方檔案法律法規(guī)，結(jié)合檔案工作實(shí)際，就文件材料形成、收集、歸檔，檔案的鑒定、借閱、保密、銷毀、鑒定，檔案庫(kù)房管理等等制定一系列基礎(chǔ)性工作的規(guī)章制度，并適時(shí)對(duì)已形成的制度修訂，使其不斷更新完善，做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理，真正實(shí)現(xiàn)有章可循、有據(jù)可依，保證檔案資料的完整性和連續(xù)性。

（三）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案人員專業(yè)素質(zhì)。檔案人員的工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平是開展檔案工作的前提，是保證檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵要素。檔案工作人員應(yīng)具備較高的政治素質(zhì)、高尚的職業(yè)道德、大膽的創(chuàng)新精神、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和過硬的業(yè)務(wù)技能。一方面檔案人員應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)，在掌握歸檔的基本知識(shí)基礎(chǔ)上，積極參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高專業(yè)技術(shù)水平，做到學(xué)以致用，另一方面通過各種形式不斷更新知識(shí)，學(xué)習(xí)了解文秘、目錄學(xué)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)學(xué)科知識(shí)，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，成為信息社會(huì)和檔案學(xué)科發(fā)展的復(fù)合型人才，全面提升自身素質(zhì)。

（四）適時(shí)加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)。檔案管理系統(tǒng)信息化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必然要求，是醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，利用計(jì)算機(jī)管理檔案，是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、提高工作效率的重要手段。檔案現(xiàn)代化管理的內(nèi)容主要有計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理自動(dòng)化、多媒體技術(shù)與檔案信息表現(xiàn)多元化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案信息傳遞、數(shù)據(jù)技術(shù)和檔案信息組織有序化、海量存儲(chǔ)技術(shù)和檔案信息存儲(chǔ)、虛擬技術(shù)和檔案館生存空間虛擬化。利用現(xiàn)代化技術(shù)來管理醫(yī)院檔案，可以實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)空間小、同步備份快速簡(jiǎn)單、檢索快捷方便、維護(hù)方便、安全存儲(chǔ)等優(yōu)勢(shì)，而且操作簡(jiǎn)便，可大大節(jié)約人力、物力、財(cái)力，可以大大提高檔案管理的工作效率。同時(shí)適當(dāng)增加檔案的保管設(shè)施，如庫(kù)房密集架、溫濕度控制系統(tǒng)、高效滅蟲、防磁柜、滅火設(shè)備等，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用也是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要保障。

（五）把檔案管理系統(tǒng)納入醫(yī)院整體信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)一體化管理。檔案管理系統(tǒng)作為一個(gè)信息資源的子系統(tǒng)，應(yīng)服從并服務(wù)于醫(yī)院綜合的管理系統(tǒng)，將這個(gè)信息資源系統(tǒng)融入醫(yī)院整體信息化工作中，才能夠?yàn)獒t(yī)療、教學(xué)、科研提供更加及時(shí)、全面、真實(shí)的信息，以便充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值和作用。因此，醫(yī)院在開展信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)結(jié)合單位現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)，選擇適用性強(qiáng)、功能齊全并且兼容性較好的檔案管理專業(yè)軟件系統(tǒng)，充分實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)與醫(yī)院綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的匹配和兼容，共建大數(shù)據(jù)醫(yī)院管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子檔案資料的共享、存檔和使用。

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