加強(qiáng)人事檔案管理 不斷創(chuàng)新管理模式

文/天津石化分公司聚醚部　高淑霞

加強(qiáng)人事檔案管理 不斷創(chuàng)新管理模式

文/天津石化分公司聚醚部高淑霞

人事檔案管理工作是人力資源管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。注重人事檔案的安全與保密，不斷完善檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理模式是新時(shí)期人事檔案管理人員努力的方向。

人事檔案；完善；創(chuàng)新；模式

人事檔案管理工作是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)、專業(yè)性很強(qiáng)、機(jī)密性很強(qiáng)的基礎(chǔ)性工作。準(zhǔn)確、齊全、完整的人事檔案能歷史全面地記載一個(gè)人的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等信息，它是一個(gè)人歷史、政績(jī)、德才等多方面情況的真實(shí)記錄，對(duì)于我們正確評(píng)價(jià)員工，合理選拔使用人才是非常重要的，人事檔案工作無論在過去、現(xiàn)在，還是將來，都是人力資源工作中一項(xiàng)很重要的工作。

一、人事檔案管理現(xiàn)狀及改進(jìn)

公司將員工檔案按干部檔案、工人檔案、退休人員檔案、死亡人員檔案分類存放，各類檔案數(shù)目清晰，排放整齊，并統(tǒng)一更換了檔案盒，按統(tǒng)一格式打印檔案目錄，經(jīng)過重新整理、編排、裝訂，檔案面貌煥然一新，尤其是檔案目錄的計(jì)算機(jī)錄入為檔案電子信息化打下了基礎(chǔ)。

二、人事檔案工作的安全與保密

維護(hù)檔案的完整與安全是檔案管理工作的目的和基本任務(wù)。檔案庫房的科學(xué)管理是做好維護(hù)檔案安全的基本保障，我們做到了“三室分開”（檔案庫房、閱檔室、檔案管理人員辦公室三室分開）。檔案庫房“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）設(shè)施得到很好落實(shí)，這為維護(hù)檔案的安全提供了物質(zhì)保障。我們十分注意正確處理檔案保密與利用的關(guān)系，堅(jiān)決執(zhí)行國家的保密制度，遵循分級(jí)管理的原則，保守檔案機(jī)密。在檔案的查閱、借閱、檔案材料的收集、鑒別、歸檔等項(xiàng)工作中嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事，確保檔案的安全與保密。

三、不斷完善檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)在職人員檔案的管理

我們積極采取措施，不斷完善制度建設(shè)，在材料收集、整理、提供利用等各個(gè)環(huán)節(jié)狠下功夫，建立健全了八項(xiàng)制度：查（借）閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對(duì)制度，保管保密制度、管理人員職責(zé)和送交檔案材料歸檔工作制度并將制度上墻。及時(shí)將七種登記簿《歸檔材料登記簿》《查閱檔案登記簿》《借閱檔案登記簿》《退還材料登記薄》《檢查核對(duì)檔案情況登記簿》《銷毀材料登記簿》《轉(zhuǎn)遞檔案登記簿》進(jìn)行登記，建立了檔案管理臺(tái)賬，人事檔案管理的方方面面均可找到痕跡和出處。隨著人員的調(diào)入調(diào)出，及時(shí)進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞，確保庫存數(shù)與人員數(shù)相吻合，為檔案的科學(xué)管理打下了良好基礎(chǔ)。

在加強(qiáng)人事檔案管理方面，我們從以下幾個(gè)方面著手，做好基礎(chǔ)工作：

一是檔案材料收集鑒別工作。收集工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、經(jīng)常性的工作，我們本著對(duì)職工本人負(fù)責(zé)的精神，堅(jiān)持實(shí)事求是，對(duì)不符合規(guī)定的、不能收存歸入檔案的材料，堅(jiān)決拒收，堅(jiān)持黨性原則，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性。建立健全了收集網(wǎng)絡(luò)，對(duì)收集上來的材料進(jìn)行鑒別，做到“取之有理、棄之有據(jù)”，對(duì)需銷毀的檔案材料做到一份一登記，銷毀事由明確、有鑒別人簽字。

二是人事檔案的整理工作。整理人事檔案的作用是便于保管和提供利用。整理工作一般分為八個(gè)步驟：（1）鑒別歸類（2）排列材料（3）技術(shù)加工（4）編類分頁（5）登記目錄（6）初審定本（7）裝訂成冊(cè)（8）驗(yàn)收入庫。整理工作做到了歸類正確、編目清楚、裝訂整齊。

三是人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作。轉(zhuǎn)遞人事檔案主要是檔案的轉(zhuǎn)出和接收。它是一項(xiàng)嚴(yán)肅細(xì)致的工作，要做到轉(zhuǎn)遞及時(shí)，手續(xù)齊全，查詢有據(jù)，安全保密，嚴(yán)格按規(guī)定進(jìn)行轉(zhuǎn)遞并做好登記，留好轉(zhuǎn)遞存根和提檔函，以備查用，確保萬無一失。

四是人事檔案的提供利用工作。檔案工作的服務(wù)性突出在提供利用這一環(huán)節(jié)上。提供利用方式主要是查閱和借出使用兩種。查閱、借出使用人事檔案必須履行審批程序，明確利用者必須是中共黨員，任何個(gè)人不得查閱借閱本人及其直系親屬的檔案。嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不擅自拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容。

四、不斷創(chuàng)新檔案管理模式，人事檔案信息電子化

在加強(qiáng)人事檔案管理的同時(shí)，我們意識(shí)到現(xiàn)在的人事檔案管理模式已不太適應(yīng)電子化、信息化的發(fā)展，要提高管理效率必須不斷創(chuàng)新管理模式。檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，無論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流都可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，解決具體問題，提高管理效率和管理水平。努力實(shí)現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，來提高檔案工作技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個(gè)重要組成部分。在日常工作中我們邊學(xué)邊干，在管理的過程中學(xué)習(xí)和掌握信息化的有關(guān)知識(shí)，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機(jī)結(jié)合，同步發(fā)展。

在人事檔案的電子信息化建設(shè)方面，公司開發(fā)了人事檔案信息系統(tǒng)，現(xiàn)已投入運(yùn)行，它包括檔案管理、機(jī)構(gòu)管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、綜合管理、系統(tǒng)維護(hù)五個(gè)模塊，其中檔案管理模塊中不僅囊括了人員的工作單位及部門、檔案編號(hào)、姓名等主要信息，還包括了人事檔案管理的目錄及零散材料接收子集、檔案查借閱情況、檔案轉(zhuǎn)遞子集、檔案整理子集等若干個(gè)子集，我們可以在系統(tǒng)內(nèi)隨時(shí)更新人員的檔案目錄、零散材料等信息，通過系統(tǒng)，我們可以直觀地進(jìn)行檔案信息項(xiàng)的查看、維護(hù)、轉(zhuǎn)遞，使檔案管理一目了然，提高了管理效率。

在信息化建設(shè)方面任重道遠(yuǎn)，這僅僅是一個(gè)起步，我們相信，檔案管理必將改變?cè)械穆浜缶置?，搭上信息時(shí)代的高速快車，不斷創(chuàng)新管理模式，提高管理效率。作為檔案管理人員應(yīng)該努力適應(yīng)新形勢(shì)，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新和突破，在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時(shí)，不斷提高人事檔案工作的自身價(jià)值，發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。