教育教學(xué)檔案管理和利用

文/吉林省白城市洮北區(qū)第三幼兒園　趙麗輝

教育教學(xué)檔案管理和利用

文/吉林省白城市洮北區(qū)第三幼兒園趙麗輝

教育教學(xué)檔案真實反映了學(xué)校的教學(xué)管理情況，為研究學(xué)校教學(xué)、教育規(guī)律提供了寶貴的第一手資料。但在實際工作中，教育教學(xué)檔案存在一些問題需要得到進一步改善。通過規(guī)范檔案管理，以及科學(xué)化的利用手段可以使這些問題得到改善，同時進一步發(fā)揮教育教學(xué)檔案在教育工作中的價值和意義。

教育教學(xué)檔案；管理；利用

學(xué)校的核心在于教學(xué)，而教育教學(xué)檔案在各類學(xué)校的教學(xué)管理和教學(xué)活動中都占據(jù)重要的地位和作用。教育教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)水平和質(zhì)量的重要指標(biāo)，也是提供未來教學(xué)參考的寶貴資源。隨著教育改革的推進和教學(xué)評估的發(fā)展，更加凸顯出了教育教學(xué)檔案管理和利用的重要性。但從教育檔案的本質(zhì)上來說，其真正的價值在于利用，只有在實際的教學(xué)過程中有效利用這些檔案資料才能真正體現(xiàn)其價值，這要求檔案管理人員不斷提高自己的思想意識，增強對教學(xué)檔案意義和重要性的認識，同時積極探索更新更現(xiàn)代的管理與使用之道，以期充分發(fā)揮教育教學(xué)檔案的價值和意義。

一、教育教學(xué)檔案的定義和分類

教育教學(xué)檔案指的是在學(xué)校的教學(xué)管理和教學(xué)活動中形成的文字、影像等具有保存價值的各類文件資料。這類資料對未來的教學(xué)工作和研究具有重要的意義和參考價值，其中真實記錄了學(xué)校教學(xué)實踐的方法、途徑和效果。

根據(jù)國家相關(guān)部門對學(xué)校檔案分類的標(biāo)準，教學(xué)檔案可以分為三類：第一類是教學(xué)工作檔案，其中包括培養(yǎng)目標(biāo)、教學(xué)大綱和計劃、教學(xué)工作的管理規(guī)章、教學(xué)改革的各類文件、各類實習(xí)材料等、各類考試試卷和成績等、畢業(yè)設(shè)計等內(nèi)容。第二類是教師業(yè)務(wù)檔案，其中包括師資培養(yǎng)計劃、教師工作業(yè)務(wù)考核表、教師工作量統(tǒng)計表、培訓(xùn)計劃情況、晉升職稱材料等內(nèi)容。第三類是學(xué)生管理檔案，其中包括名冊、成績、學(xué)籍變動材料、證書存根、獎勵材料等，以及畢業(yè)生去向和質(zhì)量調(diào)查報告等內(nèi)容。

二、學(xué)校教育教學(xué)檔案管理中出現(xiàn)的問題及對策

長期以來，教育教學(xué)檔案還是存在著一些被忽視的問題值得我們改進。例如相關(guān)人員對檔案重要性的認識不夠；沒有對檔案進行妥善規(guī)范地管理；忽視科學(xué)的檔案管理方法，同時忽視了檔案的開發(fā)和利用。為了進一步開發(fā)檔案在教學(xué)工作中的巨大價值，我們可以從以下幾個方面進行改進：

（一）保證教育教學(xué)檔案的完整和規(guī)范。這是開發(fā)利用檔案資源的前提和基礎(chǔ)，根據(jù)其他研究者的看法我們可以采納“三納入和四同步”的建議，“三納入”即“納入教學(xué)計劃、教學(xué)管理制度和各級管理人員的崗位職責(zé)，作為教官人員的考核標(biāo)準”，“四同步”即“下達教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件資料歸檔同步，檢查教學(xué)工作與教學(xué)文件材料的歸檔同步，評審鑒定教學(xué)成果與驗收檔案材料同步，畢業(yè)或晉升與檔案部門出具歸檔證明同步”。

同時在學(xué)校教學(xué)與檔案管理工作中加大宣傳力度，增強各位工作人員的檔案管理意識，這樣可以讓廣大教育工作者認清教育教學(xué)檔案的意義和價值。

在此基礎(chǔ)上，學(xué)校必須嚴格按照相關(guān)部門制定的檔案管理辦法進行整理歸檔工作。首先統(tǒng)一編號，對檔案進行排架和入庫。其次是要針對檔案信息的收集工作進行及時反饋和收集。相關(guān)部門要通過網(wǎng)絡(luò)等形式為廣大師生提供及時的教育教學(xué)檔案信息的情況，同時針對反饋也要及時作出調(diào)整和改進工作。

（二）用科學(xué)方法開發(fā)利用。需要不斷加強對檔案資料開發(fā)利用重要性的強調(diào)。從近幾年學(xué)校教育教學(xué)檔案實踐活動來看，相關(guān)文件中缺乏具體規(guī)則的指導(dǎo)使得學(xué)校檔案管理人員無章可循，同時由于任課老師課業(yè)繁忙，同時對教學(xué)檔案的使用和重要性抱有一定的誤解，擔(dān)心自己的教學(xué)材料存檔會引發(fā)泄密等行為，造出教學(xué)檔案歸檔率不高。據(jù)此，學(xué)校應(yīng)進一步規(guī)范檔案部門的工作，規(guī)定好教學(xué)檔案資料的歸檔范圍，以保證教學(xué)檔案的完整、系統(tǒng)和準確。

需要定期針對不同檔案進行價值鑒定工作。根據(jù)《文書檔案保管期限表》的指導(dǎo)，檔案的保管期限可以分為短期、長期和永久三種類型。但原有的保管期限表無法滿足當(dāng)下對檔案使用的需要，所以在實際工作中更應(yīng)該嚴格掌握檔案的質(zhì)量，根據(jù)學(xué)校的具體情況靈活修改補充相關(guān)條目。

需要認真做好教學(xué)檔案的收集和整理。相關(guān)工作人員要認真發(fā)掘教學(xué)檔案的內(nèi)容并進行分析、研究和加工、編制，及時準確地將此類檔案提供給有需要的機構(gòu)和個人使用。同時需要注意此類檔案材料的系統(tǒng)性和時效性。

為了增加檔案資源的使用率，需要及時了解使用者的情況。相關(guān)檔案管理人員可以及時了解檔案需求的動向，了解使用者對檔案使用情況的評價，同時與時俱進主動為使用者提供更加方便快捷的服務(wù)，以求提高檔案的使用效率。

同時要善于使用科學(xué)化的檔案管理手段和方法，開展多元化的利用途徑。逐步實現(xiàn)教育教學(xué)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化，通過計算機網(wǎng)絡(luò)的使用，探索建立現(xiàn)代化的檔案數(shù)據(jù)庫，并不斷完善使用手段，實現(xiàn)教學(xué)檔案的輔助立卷、編制、統(tǒng)計和歸檔的網(wǎng)絡(luò)化。通過這些舉措，可以匯集各種教學(xué)資源，方便學(xué)校各級師生及時查閱和提取使用，這也加強了學(xué)生和未來步入社會的進一步發(fā)展，起到了很好的教育目的。

三、結(jié)束語

教育教學(xué)檔案在學(xué)校教育和教學(xué)改革中占據(jù)著重要的地位，但同時也存在眾多的亟待解決的問題。這需要檔案管理人員進一步轉(zhuǎn)變思路，針對問題提出有價值的具體解決方法，同時加強自身建設(shè)，充分合理地利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對傳統(tǒng)的檔案管理方法和程序進行與時俱進的調(diào)整和改進，進一步發(fā)揮教育教學(xué)檔案的巨大價值。

[1]陳媛.教學(xué)檔案的管理和利用[J].科教文匯,2007(5):32. [2]劉婷.試論教學(xué)檔案的管理與開發(fā)利用[J].湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2006,2(6):119-120.

[3]李國蘭.學(xué)校教學(xué)檔案的管理和利用探析[J].職業(yè)教育,2006(6):169.