探析醫(yī)院檔案的集中統(tǒng)一管理策略

文/龍口市人民醫(yī)院 姚敏先

探析醫(yī)院檔案的集中統(tǒng)一管理策略

文/龍口市人民醫(yī)院 姚敏先

隨著社會的進(jìn)步與科技的更新，新醫(yī)改背景下的醫(yī)院檔案管理也要不斷地改進(jìn)與完善。檔案作為記錄醫(yī)院各種活動及管理的憑證與依據(jù)，嚴(yán)重影響著醫(yī)院自身發(fā)展，所以結(jié)合醫(yī)院自身檔案管理的實際情況，不斷改進(jìn)管理手段和方法，構(gòu)建完善的檔案管理體系，為新醫(yī)改形勢下的現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)提供保障。本文通過對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，最終提出可行性策略，旨在為相關(guān)工作的研究與發(fā)展提供參考。

醫(yī)院檔案；集中統(tǒng)一管理；策略

在當(dāng)前醫(yī)療改革不斷深入的形勢下，對于醫(yī)院檔案管理有了很大改進(jìn)，然而在實際工作中，仍舊存在諸多問題，檔案管理效率受到極大影響。因此積極采取相關(guān)策略，對醫(yī)院各項以不同形式記錄及保存的信息編制檔案，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，推動醫(yī)院整體管理的科學(xué)化、規(guī)范化、程序化勢在必行。

一、實現(xiàn)醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理的重要性

（一）實施與落實國家相關(guān)法律法規(guī)。依法行事，將各種政策與規(guī)定付諸實施并且落實到位，強(qiáng)化檔案管理的力度，是我國相關(guān)法律法規(guī)賦予各個機(jī)關(guān)單位的重要職責(zé)。屬于醫(yī)療性單位的醫(yī)院，檔案所涉及的內(nèi)容多、范圍廣，實現(xiàn)檔案管理的集中統(tǒng)一，可以使管理內(nèi)容單一、管理分散等問題得到解決，對于檔案管理事業(yè)的發(fā)展非常有利，同時也是實施落實國家法律法規(guī)的重要表現(xiàn)。

（二）實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。任何單位在發(fā)展運營過程中都會產(chǎn)生文件材料、圖紙、圖表以及照片等多種形式的檔案信息資料，將這些信息資料進(jìn)行分類整理、歸檔，然后實施統(tǒng)一管理作用重大。不僅改善了單一的檔案載體狀況，而且還集中基建、科研、財會等信息資料進(jìn)行規(guī)范化管理，收藏內(nèi)容極為豐富。

（三）國家財產(chǎn)的管理保護(hù)。檔案管理相關(guān)資料和保存形式呈現(xiàn)多樣化，管理分散，檔案利用的有效性產(chǎn)生嚴(yán)重影響。因為檔案管理的資料不集中、管理形式比較分散，保存的方式各式各樣，檔案毀壞丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。需要保管的信息資料都是具有重要價值的社會財富。實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理醫(yī)院檔案，妥善保管和利用相關(guān)資料，是對國家財富的管理保護(hù)。

二、醫(yī)院檔案管理工作中的不足之處

（一）思想觀念落后，對于檔案管理工作不夠重視。一些醫(yī)療機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，認(rèn)為檔案管理可有可無，隨便任用其他部門的工作人員才從事檔案管理工作；投入到檔案管理的資金和精力較少。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的這種落后的思想觀念和消極的工作態(tài)度，對醫(yī)院檔案管理工作人員帶來較大的負(fù)面影響，進(jìn)而影響到檔案管理工作的順利開展，成為醫(yī)院全面管理工作發(fā)展的障礙。

（二）缺乏完善的檔案管理制度。管理制度不完善，管理機(jī)制不健全等現(xiàn)象在多數(shù)醫(yī)院檔案管理工作中普遍存在，以至于檔案管理工作出現(xiàn)管理不嚴(yán)，監(jiān)督無力、無約束無考核等現(xiàn)象，醫(yī)院檔案按管理處于混亂狀態(tài)。檔案管理工作中實際存在的問題得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，相關(guān)工作得不到改善。

（三）歸檔難度大，檔案得不到合理利用。檔案歸檔制度執(zhí)行不到位，造成資料信息散失或者不夠重視，應(yīng)當(dāng)及時歸檔的資料得不到及時收集和整理，造成信息資料的歸檔不全；在檔案利用時，工作人員不能主動、及時提供服務(wù)，使檔案不能廣泛利用，對檔案很少做總結(jié)和研究，檔案的利用率不高；管理形方式單一，多是文書檔案管理，對檔案的及時更新和查閱造成不便；檔案門類不斷增多，不同形式的檔案其管理方法也不盡相同。

三、促進(jìn)醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理發(fā)展的有效策略

（一）增強(qiáng)思想觀念，提高重視檔案管理的意識。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)更新思想觀念，增強(qiáng)檔案管理工作的重視程度，加大檔案管理方面的資金和精力的投入力度。做好檔案管理重要性的宣傳工作，帶動相關(guān)工作人員的工作熱情和積極性。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確自己的責(zé)任，不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高工作能力，為做好檔案管理工作提供有力保障。

（二）完善管理制度，建立先進(jìn)的管理體系。不斷完善醫(yī)院檔案管理制度，建立先進(jìn)的管理體系，醫(yī)院檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度，建立科學(xué)有效的檔案管理體系，使檔案信息職能部門的主體作用得以充分發(fā)揮；強(qiáng)化各科室之間的合作與交流，各負(fù)其責(zé)，各盡其能，認(rèn)真做好信息資料的搜集、整理、匯總、移交工作；認(rèn)真做好檔案的分類工作，并且對檔案歸類的方案、范圍以及保管期限等作出明確規(guī)定，對各個科室提出具有針對性的工作要求。

（三）強(qiáng)化技術(shù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案管理的職能部門應(yīng)當(dāng)致力于檔案管理人員業(yè)務(wù)工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，嚴(yán)格按照既定的檔案分類范圍、分類方法以及管理期限等規(guī)章制度，對文件資料的整理、立卷等做調(diào)查，結(jié)合醫(yī)院管理的實際進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和修改，確保資料信息的完整與規(guī)范，切實做到檔案管理的集中統(tǒng)一。

四、結(jié)束語

種種跡象表明，醫(yī)院檔案管理工作直接反映醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和管理水平，搞好檔案管理工作的重要意義顯而易見。醫(yī)療改革的新形勢下，實現(xiàn)檔案管理的集中統(tǒng)一，對檔案進(jìn)行妥善保管，提高檔案的利用效率，充分發(fā)揮檔案資料的積極作用，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的健康發(fā)展作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

[1]鐘國芳,翟琳怡.建立對醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理機(jī)制的框架設(shè)想[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理,2015(33):2-4.

[2]魏雙躍.檔案集中統(tǒng)一管理是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的前提條件[J].黑龍江史志,2013(19):141.

[3]魏娜.醫(yī)院檔案信息資源整合探析[J].檔案天地,2014(S1):113-115.