淺析新形勢下科技檔案管理模式的創(chuàng)新

文/上海閘北發(fā)電廠 陸國榮

淺析新形勢下科技檔案管理模式的創(chuàng)新

文/上海閘北發(fā)電廠 陸國榮

我國的科技檔案管理工作基本還處在傳統(tǒng)的管理模式之中，無論是管理的制度還是方法都已經(jīng)不能滿足新形勢下檔案管理工作的要求。因此，為適應(yīng)時代發(fā)展的需求，我們理應(yīng)加大對科技檔案管理模式的創(chuàng)新力度，探索科學(xué)有效的管理方法，實現(xiàn)對科技檔案管理的進(jìn)一步完善，最終提升科技檔案管理的水平。只有這樣，科技檔案促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展與提高經(jīng)濟(jì)效益的功能才能夠得到充分體現(xiàn)。

新形勢；科技檔案；管理模式；創(chuàng)新

一、科技檔案工作存在的問題

（一）對檔案工作的重視程度不夠。有的單位對檔案工作不夠重視，對科技檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識，存在用的時候重要，不用的時候不重要，過于關(guān)注科研工作直接效益和物質(zhì)效益，而忽視檔案管理工作的間接效益、社會效益。各部門之間缺乏有效的工作交流和溝通，導(dǎo)致檔案工作地位不高，工作不被理解、支持，經(jīng)費、設(shè)備往往不到位。

（二）人員少、工作量大，檔案人員年齡偏大。檔案管理人員由各基層資料室人員組成，有一直在科技檔案崗位工作的老“蘭臺人”，也有從其他崗位來的新“蘭臺人”，都不是檔案專業(yè)畢業(yè)，大多數(shù)沒經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)。另外，檔案人員的年齡都偏大，不懂得用科學(xué)的理論指導(dǎo)檔案工作，不能指導(dǎo)科技人員開展完整的歸檔工作，檔案管理員有時僅僅充當(dāng)著資料保管員的角色。由于工作性質(zhì)，人員流動性較大。由于是新成立的組，人員少，工作量大，以往一個基層單位三四個檔案人員，而今基層單位的檔案人員只有一、二個，檔案人員工作壓力大；作為服務(wù)崗位，做好了是應(yīng)該的，往往一件小事沒做好，就會被否定。

（三）檔案完整性、規(guī)范化差。在檔案收集過程中，由于科技人員檔案意識不強(qiáng)、收集制度不健全、管理制度落實不到位，造成有些課題歸檔不完整，使一些文件材料的少歸、漏歸、錯歸或在課題驗收、成果鑒定之前急忙歸檔；檔案管理人員受傳統(tǒng)的“等檔上門”思想的影響，接收工作仍然是移交單位交什么，檔案部門就接收什么，采取聽之任之的態(tài)度，使得接收的檔案內(nèi)容不全，形式單一，往往收集的紙質(zhì)材料較多，照片、錄像、實物、幻燈片等材料歸檔較少。特別是有些基層單位重視科研研究、科研試驗，忽視科技檔案管理，認(rèn)為只要保證工程質(zhì)量就行了，對檔案的完整性認(rèn)識不夠，只注重收集科技文件材料，而忽視該課題的管理性文件，如請示、批復(fù)、合同、驗收意見等，需要時往往找不到。

二、解決新時期科技檔案管理中問題的策略

（一）加強(qiáng)科技檔案管理的真實性以及合法性。要想進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案的真實以及合法性，首先就要對其加密的工藝進(jìn)行進(jìn)一步的升級。目前我國對于科技管理的加密技術(shù)能夠分成對稱與不對稱兩種類型。第一種是利用指紋進(jìn)行相應(yīng)的解密，與鑰匙的作用是一樣的，現(xiàn)在此種加密的方式應(yīng)用相對比較普遍；而對于非對稱的加密方式來說，其主要是對加密以及解密以兩種方式進(jìn)行的，主要就是說加密的鑰匙能夠進(jìn)行相應(yīng)的公開，不過解密的鑰匙要進(jìn)行相應(yīng)的保密，要通過相對的特殊的管理人員進(jìn)行掌握和管控，此種加密的技術(shù)在整個科技檔案管理中應(yīng)用的效果相比較而言更好。對于非對稱的加密技術(shù)來說，能夠通過加密的鑰匙進(jìn)行相應(yīng)的公開，進(jìn)而促使所有對科技檔案管理的相關(guān)部門能夠主動地對其自身的科技檔案進(jìn)行相應(yīng)的加密和保護(hù)，進(jìn)而保證科技檔案的真實性以及合法性，保證其合理地存放和管控。

（二）對管理的模式進(jìn)行相應(yīng)的建立和完善。對于科技檔案的管理來說，其產(chǎn)生的過程相對比較繁瑣，其處理以及管理和利用等等環(huán)節(jié)，都對其有一定的影響，也會對其產(chǎn)生一定的改變，這些改變以及變化很難及時地發(fā)現(xiàn)，而且產(chǎn)生的后果也會相對延遲。所以，對于相關(guān)方案的控制部門就要對其進(jìn)行相應(yīng)的管理，保證其科學(xué)性以及嚴(yán)謹(jǐn)性、合理性等等，對檔案的形成過程進(jìn)行實時監(jiān)督，對各環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格地把控。

（三）建設(shè)高素質(zhì)人才隊伍。相關(guān)工作人員需要正確地認(rèn)識到科技檔案管理客觀存在的問題和優(yōu)勢，并且積極主動地使用行之有效的改善措施，使科技檔案管理建設(shè)工作順利開展。除了要求領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對現(xiàn)代化科技檔案管理工作的重視外，改善落后的管理技術(shù)，還需要組建一支具備高素質(zhì)、高技術(shù)的工作團(tuán)隊。建設(shè)高素質(zhì)人才隊伍主要從以下三點做起：第一，強(qiáng)化管理人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，注重對管理隊伍的專業(yè)技能的培養(yǎng)。第二，提升管理工作人員的待遇和工資收入等，如此來留住高素質(zhì)、高技能的人才。第三，制定與完善基本的培訓(xùn)制度，從本質(zhì)上提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能水平。

三、結(jié)語

總之，科技檔案作為現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求，檔案管理在任何企業(yè)中都是不容小覷的工作，我們必須予以高度重視。與此同時，作為檔案管理者要敢于突破陳規(guī)，勇于創(chuàng)新，探索新形勢下符合時代需求的新型管理模式，促使科技檔案管理工作實現(xiàn)新突破。

[1]孟麗君.新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新研究[J].黑龍江史志,2015（13）:180.

[2]黃偉茹.新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新的思考[J].科技與企業(yè),2013（13）:90.

[3]岳翠平.新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2013（15）:142+145.