探析全程管理視角下如何貫徹落實“344”制度

文/杭州江干區(qū)城市建設綜合開發(fā)有限公司 田黎華

探析全程管理視角下如何貫徹落實“344”制度

文/杭州江干區(qū)城市建設綜合開發(fā)有限公司 田黎華

文章比較全面地解讀了檔案工作“三納入”“四參加”“四同步”制度并提出了如何貫徹落實的措施。

檔案工作；制度；貫徹落實

全程管理已成為現代文件、檔案管理的重要理念和方法。但全程管理“什么”“怎么管”到全程，這就要構建檔案管理制度體系和質量管理體系，通過合同管理、培訓指導、檢查監(jiān)督和績效考核等積極有效的措施，強化檔案人員事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關等多環(huán)節(jié)控制；特別是充分利用信息化技術平臺，對各類檔案實施動態(tài)管理，保障文件、檔案的全過程控制和規(guī)范化管理。經考察與研討，“344”制度可以建構起這樣的體系。

一、什么是“344”制度

“344”制度是筆者對檔案工作“三納入”“四參加”“四同步”等制度的一種簡單、概括的說法，是改善單位文檔控制系統的突破口，是加強單位檔案工作制度化建設的根本要求，更是文件、檔案工作全程管理機制化建設的總抓手。下面，筆者對“344”制度進行更為詳細的解讀。

（一）對檔案工作“三納入”制度具體內容的解讀。一是納入單位各項工作計劃；二是納入單位領導工作議程；三是納入單位規(guī)章制度、工作流程及有關人員崗位責任制。

單位（這里指各級各類單位，以下簡稱單位）檔案工作要納入全年總的工作計劃和中長期規(guī)劃之中，開展重大活動時檔案工作要納入工作方案之中，建設項目文件材料形成、積累與歸檔必須納入制度或合同之中，目的是加強對文件、檔案工作的超前控制、全程管理。納入計劃的檔案工作事項通過考核來評介優(yōu)劣并對檔案部門和檔案人員的工作進行嚴格的獎懲。這是第一個納入。

第二個納入是指納入單位分管檔案工作領導的議事日程。根據檔案工作法律法規(guī)的有關要求，每個單位都有分管檔案工作的領導，但分管領導不能是個擺設，要通過認真貫徹《檔案法》《機關檔案工作條例》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》和《科學技術檔案管理條例》以及上級對檔案工作的有關規(guī)定，熟悉檔案工作，切實加強對本單位檔案工作的領導。分管領導還要熱心解決實際問題，更要關心檔案人員的工作和生活。毋庸諱言，還有不少單位的領導有“分而不管”的現象，他既不去了解檔案管理具體事務，也不想方設法為檔案工作和檔案人員解決實際問題。我們認為，在檔案事業(yè)的發(fā)展上，既要靠法治又離不開人治，所以，檔案工作做得好不好，領導重視是關鍵。檔案部門或檔案人員要學會（并善于）爭取領導的重視，與領導有良好的工作溝通和互動，主動地訂閱檔案報刊、及時呈送本地檔案簡報，經常向分管領導匯報檔案工作開展情況、取得的成績和存在的問題，經常把工作情況、計劃思路形成材料上報領導；檔案部門的重要會議、工作和活動，要爭取分管領導參與，讓分管領導能更加全面地了解檔案工作的重要性，深刻認識自身的歷史責任，更多地解決檔案部門自身無法解決的問題，切實改善檔案工作各方面環(huán)境與條件。

第三個納入即納入分管領導的崗位責任制、納入辦公室負責人的崗位責任制、納入專兼職檔案人員的崗位責任制之中，并最好與經濟責任制掛鉤。在年終考核時，辦公部門負責人和檔案人員組成考核組對單位各職能部門或下屬單位檔案工作進行考核或開展年檢。當然，這種考核若能與經濟責任制掛鉤、認真實行獎優(yōu)罰劣，那就會促進單位檔案工作平穩(wěn)、健康、可持續(xù)發(fā)展。此外，各級各類單位都制訂了各項工作制度或工作流程，檔案工作的有關細節(jié)有必要作為一項重要條款納入工作制度或工作流程之中。

（二）對檔案部門或人員“四參加”制度具體內容的解讀。一是檔案部門或人員參加單位會議或重要活動；二是參加科研課題審定會；三是參加基建項目驗收會；四是參加設備開箱驗收活動。

關于第一個參加，有人會說，檔案員哪有這么大的權力？是的，某個局的局務會議、班子會議或某某公司的董事會、班子會議等好多會議，檔案人員是不能參加的，但我們說檔案工作歸口辦公部門管理，辦公室主任（或行政部經理）參加了會議，同樣能起到對文件、檔案和檔案工作的監(jiān)督和指導作用。一般說來，單位辦公部門負責人會參與單位重大活動、重要會議等，于是，辦公部門負責人會將掌握的情況與檔案人員溝通，檔案人員在其領導下跟蹤事情發(fā)展的全過程，這同樣可以做到了解情況、全程關注、超前控制，履行好檔案工作之職權。

其它三個參加，檔案人員必須到場并行使職權，對文件材料完整、準確、系統進行把關、驗收；科研檔案工作者不僅限于參加課題審定會，他應當把科研工作與計劃管理、課題管理和成果管理緊密結合?？蒲袡n案也應當實行四同步制度；生產性企業(yè)的檔案部門和人員要參加新產品鑒定會。

單位引進或購置設備，開箱時，有關部門應當通知單位檔案室及本部門兼職檔案員參加設備隨機資料驗收，并準確填寫開箱驗收單，將收集到的開箱材料進行登記造冊，及時向檔案部門辦理移交手續(xù)。開箱材料完成移交歸檔后，設備部門需要利用時，需向綜合檔案室辦理借用手續(xù)。

（三）對檔案工作“四同步”制度具體內容的解讀。一是下達計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步；二是檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料形成情況同步；三是驗收與鑒定項目文件材料同步；四是上報登記和評審獎勵項目與檔案部門出具項目文件材料歸檔情況同步。

“四同步”制度總的目的也是為了確保文件材料在每一個環(huán)節(jié)得到有效控制，防止文件、檔案材料失控、斷檔或散失。因此，各單位在布置、檢查、總結、驗收工作時，同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作，做到保證檔案工作的及時性、真實性、完整性、準確性、保密性，確保檔案工作的有序開展。

二、如何貫徹執(zhí)行“344”制度

當前，社會、經濟、科技、文化的迅猛發(fā)展為檔案工作提供了更為廣闊的拓展空間，也出現了更為復雜的生存環(huán)境。于是，檔案管理法制化成為做好檔案工作的重要保障。

要確?！?44”制度的執(zhí)行，第一件事是要把這些要求納入單位關于檔案工作的總章程，如在《某某單位檔案管理規(guī)定（或辦法）》的總則中列入“344”各項條款。第二件事是把文件、檔案管理要求納入合同管理。

（一）納入有關項目檔案要求的條款。在各部門簽訂的合同中，必須要結合合同內容，編寫具體條款，明確合同執(zhí)行完畢時合同乙方應向甲方提交的項目檔案的范圍、內容、版本、套數、時間以及對所提交的項目檔案的整理、歸檔責任；同時，為便于單位檔案數字化建設，避免重復投入，合同乙方應向甲方在提交紙質文本的同時提交數字信息。這項條款使合同乙方單位在簽署合同時，就對檔案要求有了概念，明確了檔案和檔案管理的有關要求，避免了合同結束時，就合同執(zhí)行中產生的文件材料的歸檔問題發(fā)生扯皮現象。

（二）納入有關檔案保證金的條款。在合同中設立有關檔案保證金的條款，預留項目檔案質量保證金。這筆預留款的多少，由制定合同的各有關部門來確定。施工合同中，檔案保證金可與工程質量保證金捆綁在一起，通常在合同價款的10%左右。這項條款加入了經濟制約手段，把項目檔案的編制和移交作為工程實施的一項內容，不完成就無法拿到完整的工程款，強制合同乙方單位及時認真完成。通過合同會審流程中加入檔案審核的環(huán)節(jié)，強化各部門的檔案管理意識，通過合同簽訂環(huán)節(jié)控制文件和檔案管理，避免合同文件材料歸檔時的扯皮現象，促進工程檔案歸檔工作。說到這里，筆者認為，為了簡化程序、強化合同管理，制定“項目”合同范本，單位簽訂的每一份合同，都有關于文件材料形成、積累和歸檔要求的不可省略的專用條款，省去了檔案部門的審核過程，在簡化合同會審流程的同時，達到了通過合同簽訂環(huán)節(jié)強化文件、檔案管理的目的。

（三）嚴把合同付款關。財務部門在修訂合同付款程序時，把檔案部門加入合同付款審核流程，明確在每一份合同執(zhí)行完畢支付每一筆款項時，必須經過檔案部門審核。檔案部門經清點、驗收合同文件資料完整歸檔后，簽字確認，再進入下一個付款審批環(huán)節(jié)。這樣，所有合同每次付款都經過檔案部門，使得檔案部門能夠及時催交應歸檔文件資料，督促文件資料歸檔工作順利進行。

第三件事是要把文件、檔案管理要求納入單位各項規(guī)章制度和工作流程。如，會計檔案工作要納入單位財務管理制度中，納入財務工作計劃，納入財會人員的崗位責任制。在布置、檢查、總結、驗收財務工作的同時，要同時布置、檢查、總結、驗收財務檔案工作。又如聲像、電子檔案工作必須納入相關部門的管理制度中，與各項管理制度緊密結合，實行文件制作工作和建檔工作同步管理，即文檔制作人員接受任務與認可聲像、電子材料的歸檔要求同步進行?？傊?，單位工作制度有很多、單位各項工作流程不一樣，但要把文件、檔案管理要求納入單位各項規(guī)章制度和工作流程的做法是一樣的，目的就是要確保文件、檔案收集得齊全完整、準確系統、安全可靠。

第四件事是要建好臺賬，加強考核。檔案人員要專門準備一個本子，專門記“344”制度是如何執(zhí)行的。最好是在工作的每一個步驟之后或在每做完一件事情之后，就立即將已產生或形成的材料收集起來，做到及時取證，形成檔案工作考核臺賬，保證有據可查，免得日久忘記遺漏。檔案工作不到位，檔案員有權行使否決權，可借助年終考核、項目驗收、經濟責任制兌現等手段確保檔案工作擔當起崇高而光榮的使命。

檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據。借助檔案，我們能夠較好地了解過去，把握現在，預見未來。隨著社會的不斷進步、經濟的不斷發(fā)展，大多數單位檔案的擁有量和利用率高速增長，因此，機關、企事業(yè)單位檔案管理必須堅持高起點、高標準、高要求，突出規(guī)范化、科學化、標準化、信息化、現代化，不斷提高單位各類檔案質量和不斷深化各類檔案信息的有效開發(fā)和合理利用，切實提高工作效率，更好地服務經濟和社會發(fā)展。

[1] 國家檔案局.企業(yè)檔案工作規(guī)范（DA/T42—2009）.

[2]劉海波.合同管理強化建設項目檔案管理的做法.中國檔案.2010(9).