國(guó)有企業(yè)辦公室工作中存在的問(wèn)題與改進(jìn)措施

文/江西遠(yuǎn)洋運(yùn)輸公司 王麗麗

國(guó)有企業(yè)辦公室工作中存在的問(wèn)題與改進(jìn)措施

文/江西遠(yuǎn)洋運(yùn)輸公司 王麗麗

隨著社會(huì)GDP總量的不斷增長(zhǎng)，國(guó)有企業(yè)也隨之不斷壯大，倘若管理制度不夠嚴(yán)格，在發(fā)展過(guò)程中必然會(huì)引起諸多問(wèn)題。辦公室是企業(yè)中的核心部門(mén)，一旦該部門(mén)出現(xiàn)問(wèn)題得不到及時(shí)有效的解決，必然會(huì)給企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的后果。本文通過(guò)闡述國(guó)有企業(yè)辦公室工作中存在的若干問(wèn)題，提出了有效的改進(jìn)措施，具有一定的參考價(jià)值。

國(guó)有企業(yè)；辦公室；問(wèn)題；改進(jìn)措施

國(guó)有企業(yè)辦公室，是一個(gè)展示企業(yè)形象的窗口，是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是溝通上下左右、聯(lián)系四面八方的橋梁和紐帶。在新形勢(shì)下，國(guó)有企業(yè)辦公室工作如何能打破陳規(guī)陋習(xí)、卓有成效地創(chuàng)新工作思路、提升整體辦事績(jī)效？如何能切合實(shí)際、與時(shí)俱進(jìn)、改變形象、更大更好地發(fā)揮其職能作用，為企業(yè)作出更大的貢獻(xiàn)？是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題。

一、不良現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

國(guó)有企業(yè)辦公室的設(shè)置和職能作用的發(fā)揮，無(wú)論是企業(yè)大小或名稱怎么確定，都沿襲著一些不良的認(rèn)識(shí)和做法，沒(méi)有真正體現(xiàn)和發(fā)揮行政辦公室應(yīng)有的功能和作用。

（一）工作內(nèi)容繁多，雜亂無(wú)序。國(guó)有企業(yè)辦公室在企業(yè)管理中扮演者助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、參謀的作用。因此，辦公室工作中涉及的企業(yè)管理問(wèn)題多且雜亂無(wú)章。國(guó)有企業(yè)辦公室每天要負(fù)責(zé)的有文件的處理、安排會(huì)議、承上啟下、人事管理、計(jì)發(fā)工資、安全保衛(wèi)、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事宜等。國(guó)有企業(yè)辦公室工作量大、業(yè)務(wù)種類繁多，以至于辦公室員工的工作壓力大增，因而也大大降低了工作效率，影響了企業(yè)的管理水平。

（二）參謀助手作用發(fā)揮不充分。在日常辦公室工作中，辦公室總是被動(dòng)服務(wù)多，發(fā)揮主觀能動(dòng)性少。平時(shí)辦公室業(yè)務(wù)比較繁忙，只是忙于應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)交辦的各種任務(wù)，而對(duì)于當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀助手這一點(diǎn)做得還不夠。辦公室是企業(yè)的窗口、集服務(wù)、調(diào)研、參謀職能于一身，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手。衡量辦公室工作質(zhì)量和工作水平，不僅要看日常工作運(yùn)轉(zhuǎn)的效果，還要看對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的參與程度和切入深度，看關(guān)鍵問(wèn)題、關(guān)鍵環(huán)節(jié)、關(guān)鍵時(shí)刻能不能為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。因此辦公室日常工作中易忽視的參謀這一角色，其實(shí)是辦公會(huì)工作的主要職責(zé)。

（三）受重視程度低，影響辦事效率。辦公室工作包含了企業(yè)管理的各個(gè)方面，但權(quán)力卻是非常小，只是負(fù)責(zé)企業(yè)的辦事權(quán)利和領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行時(shí)的下達(dá)權(quán)利。而在企業(yè)的一些重要事項(xiàng)上卻沒(méi)有參與討論、沒(méi)有發(fā)言的權(quán)利。所以，一般國(guó)有企業(yè)辦公室人員扮演的都是“傳話筒”的作用，由于權(quán)利小，受重視程度低，不能認(rèn)識(shí)到辦公室工作的重要性，這直接影響了辦公室工作人員的積極性，導(dǎo)致企業(yè)相關(guān)的政策與制度無(wú)法順利執(zhí)行，辦公室工作效率難以提高。

辦公室工作作為企業(yè)的中心，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)和未來(lái)的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和國(guó)有企業(yè)的改革，企業(yè)辦公室工作也要進(jìn)行創(chuàng)新，更新舊的工作理念，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐，提高政工工作效率，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，也為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

二、改進(jìn)國(guó)有企業(yè)辦公室工作中問(wèn)題的措施

（一）加強(qiáng)辦公室人員素質(zhì)培養(yǎng)，努力提高工作效率。

時(shí)代在前進(jìn)，技術(shù)不斷更新，辦公室工作涉及面廣，特別是企業(yè)辦公室又擔(dān)負(fù)著領(lǐng)導(dǎo)輔助決策的任務(wù)，日常如果不加強(qiáng)素質(zhì)培養(yǎng)和不斷更新知識(shí)，就無(wú)法勝任工作。辦公室人員要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，跟上時(shí)代發(fā)展的腳步。必須把提高員工素質(zhì)放在一個(gè)重要的位置上，學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)以及熟練掌握辦公自動(dòng)化。除了理論學(xué)習(xí)還應(yīng)多向有經(jīng)驗(yàn)的辦公室前輩學(xué)習(xí)，理論與實(shí)際相結(jié)合，才能取得較好效果，才能有效處理辦公室繁雜的業(yè)務(wù)。

（二）提高參謀意識(shí)，積極發(fā)揮職能作用。辦公室發(fā)揮參謀助手作用，既是其崗位職責(zé)所在，也具有其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。首先，辦公室的工作就是為企業(yè)的決策部署服務(wù)，其工作與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的工作“同頻共振”，辦公室的工作就是要圍繞企業(yè)決策部署和領(lǐng)導(dǎo)思路來(lái)開(kāi)展，起到事前參謀、事后督促的作用。其次，辦公室人員與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)朝夕相處，工作中能夠比較準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，也可隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行咨詢或反饋，有利于決策的科學(xué)和工作的落實(shí)。最后，辦公室作為企業(yè)聯(lián)系上下、溝通內(nèi)外的樞紐，工作中接觸的面比較廣，通過(guò)對(duì)收集信息的匯總、過(guò)濾，最終給領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息支持。同時(shí)，辦公室還應(yīng)該圍繞企業(yè)中心工作，對(duì)企業(yè)決策部署落實(shí)情況進(jìn)行調(diào)查和督辦，促進(jìn)工作執(zhí)行力的提高，這也是發(fā)揮參謀助手的具體體現(xiàn)。

（三）明確企業(yè)職責(zé)分工，充分發(fā)揮辦公室協(xié)調(diào)作用。國(guó)有企業(yè)辦公室的重點(diǎn)是做好協(xié)調(diào)工作，首先，要充分認(rèn)識(shí)協(xié)調(diào)工作的目標(biāo)，企業(yè)要明確職責(zé)分工，把各部門(mén)和各崗位統(tǒng)一協(xié)調(diào)起來(lái)，使各部門(mén)有共同的奮斗目標(biāo)并為之共同努力。要重視辦公室協(xié)調(diào)中心作用，充分發(fā)揮辦公室職能，讓各種資源得到優(yōu)化配置，使企業(yè)效率最大化。其次，辦公室要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，處理好領(lǐng)導(dǎo)與服務(wù)同事的關(guān)系；處理好做人與做事的關(guān)系；要處好辦文與辦事的關(guān)系；還要處理好當(dāng)前利益與長(zhǎng)遠(yuǎn)利益的關(guān)系。明確各崗位職責(zé)，充分發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)作用，進(jìn)而增強(qiáng)企業(yè)的總體工作效率。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，辦公室工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展關(guān)系重大，為了進(jìn)一步提高辦公室辦公效率，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，要充分認(rèn)識(shí)到辦公室工作中存在的問(wèn)題及缺點(diǎn)，及時(shí)改進(jìn)，不斷強(qiáng)化辦公室工作效能，有效促進(jìn)國(guó)有企業(yè)的健康持續(xù)快速發(fā)展。