海洋行業(yè)中電子公文歸檔的實(shí)踐與管理

文/國家海洋局南海信息中心 沈東芳

海洋行業(yè)中電子公文歸檔的實(shí)踐與管理

文/國家海洋局南海信息中心 沈東芳

電子公文的流轉(zhuǎn)、歸檔以及管理屬于電子政務(wù)建設(shè)的關(guān)鍵性工作，對其實(shí)施科學(xué)的管理以及高效利用，對于推進(jìn)辦公自動化、信息化具有非常重要的意義。為加強(qiáng)海洋行業(yè)工作，充分發(fā)揮海洋電子公文檔案在國家社會發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用，現(xiàn)對電子公文特點(diǎn)進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上提出了電子公文歸檔的實(shí)踐管理對策。

電子公文；歸檔管理；對策建議

近年來信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子公文大量產(chǎn)生，電子文件借助其操作便捷、傳輸快速、存儲空間小以及信息容量大等特征，具備傳統(tǒng)文件不可比擬的優(yōu)勢。在電子文件大規(guī)模產(chǎn)生的同時，怎樣確保電子公文的高效利用已經(jīng)成為了一個重要課題。

一、電子公文的特點(diǎn)

所謂電子公文即是公文的起草、審核、簽署、發(fā)布和收文辦理等流程都在辦公自動化系統(tǒng)之內(nèi)完成，相應(yīng)數(shù)據(jù)信息按照既定格式存儲在磁盤或光盤中，可使用計(jì)算機(jī)對其進(jìn)行閱讀、處理，同時能夠在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳輸?shù)奈募?，總的說來電子公文具備以下幾方面的特點(diǎn)。

（一）歸檔及時，分類簡便。電子公文能夠直接通過計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備進(jìn)行處理與傳輸，一旦形成即可立即歸檔，無需等待時間；電子公文已經(jīng)不再是過去那種直觀的紙質(zhì)文件，它能夠借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)施快速、有效以及多角度的分類整理，無需像過去那種紙質(zhì)文件進(jìn)行手工分類整理。

（二）信息量大，節(jié)省空間。電子公文能夠存儲的信息數(shù)據(jù)量是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不可比擬的，且過去的紙質(zhì)文件需要較大的庫房與裝具進(jìn)行存放保管，而電子公文能夠在很大程度上節(jié)省保存空間，降低保管成本。

（三）檢索快捷，方便利用。利用辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效銜接，文件的起草、歸檔以及檢索等流程都能夠在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文檔一體化。用戶能夠通過授權(quán)的方式，在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中查找所需要的文檔信息，不但能夠查詢公文流轉(zhuǎn)中的各類信息，同時還可以查詢?nèi)?，也便于用戶進(jìn)行復(fù)制與存儲，有效地增強(qiáng)了文檔的利用效率，避免了手工檢索、借閱的復(fù)雜流程。

二、電子公文歸檔的實(shí)踐管理對策

（一）強(qiáng)制實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。海洋管理單位應(yīng)當(dāng)努力推進(jìn)電子公文的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。過去很長一段時間里，在對電子公文以及相關(guān)軟件進(jìn)行管理的過程中，常常是各行其是、自成系統(tǒng)，應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)也存在差異性，導(dǎo)致出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)、資源浪費(fèi)的問題，也給將來需要對電子公文進(jìn)行傳輸或者歸檔作業(yè)提出了挑戰(zhàn)。另一方面，由于海洋行業(yè)必須要確保電子公文的真實(shí)性與可利用性，因此在電子公文形成時便進(jìn)行硬性規(guī)定，比如說源數(shù)據(jù)、背景信息的完整等。這些工作若檔案管理人員不主動進(jìn)行，則很容易導(dǎo)致電子公文歸檔不完善，對其真實(shí)性與完整性造成影響。所以電子公文的歸檔管理工作必須要符合新形勢的要求，盡可能地推行統(tǒng)一的電子公文著錄標(biāo)引格式和檢索體系，出臺完善的電子公文歸檔管理制度、規(guī)定辦法與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，在機(jī)關(guān)單位中大力普及應(yīng)用滿足規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的全國統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化歸檔管理措施。電子公文歸檔管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循相應(yīng)規(guī)章制度與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，逐漸朝著科學(xué)化與規(guī)范化的方向前進(jìn)，確保歸檔管理水平的穩(wěn)步提升。

（二）結(jié)合實(shí)際逐步推進(jìn)。海洋單位電子公文管理工作人員在日常工作中應(yīng)當(dāng)盡可能避免出現(xiàn)“一刀切”的問題，而是要通過逐步推進(jìn)的手段實(shí)現(xiàn)電子公文的有效歸檔管理。一方面，可以將電子公文與紙質(zhì)文檔進(jìn)行雙重歸檔，所謂雙重歸檔即是借助于可脫機(jī)保存的方式將電子公文實(shí)施備份，利用紙質(zhì)載體或磁盤存儲進(jìn)行雙重備份，分別對其進(jìn)行歸檔，保證兩者間的聯(lián)系。如此，可以更好地處理好電子公文因人為因素或其他原因被誤刪的問題，確保電子公文的法律適用。另外還可以對其實(shí)施著錄標(biāo)引，提升電子公文的利用率，增強(qiáng)其安全性與完善性；另一方面，應(yīng)當(dāng)努力推進(jìn)文檔一體化建設(shè)工作，將海洋單位檔案管理工作融入電子公文的歸檔管理中來，在電子公文形成與管理環(huán)節(jié)中建立生命周期表，防止電子公文被盲目更改，將電子公文歸檔與檔案管理工作相結(jié)合，能夠幫助我們更好地對電子公文進(jìn)行管理和利用，進(jìn)而有效保證電子公文的真實(shí)性與完整性。

（三）文檔管理融合兼并。海洋單位的文書管理、檔案管理和信息化部門，在日常工作中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)相互之間的聯(lián)系與交流，做到相互協(xié)調(diào)、相互促進(jìn)。檔案管理部門需要主動積極地介入到電子公文歸檔管理過程中，保證電子文件的利用；檔案部門應(yīng)當(dāng)主動積極地介入到海洋單位電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的各個環(huán)節(jié)中去，確保電子公文歸檔管理工作作為必須的要素列入電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)中，保證電子政務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的電子公文管理相關(guān)的功能完善齊全，不單單要符合電子政務(wù)系統(tǒng)軟硬件需求以及系統(tǒng)具體功能的設(shè)計(jì)，另外還應(yīng)當(dāng)擁有歸檔管理、檢索查詢、拷貝存儲等日常管理功能，以滿足新時期海洋單位文書檔案管理工作的實(shí)際需要。電子公文管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上線和應(yīng)用應(yīng)當(dāng)滿足用戶的具體需求，電子公文的格式可以設(shè)置電子與紙質(zhì)文檔兩種類型，符合立卷改革前“以卷歸檔”以及現(xiàn)階段“以件歸檔”的規(guī)定要求。對于電子公文的歸檔、保護(hù)、開發(fā)和共享，要實(shí)現(xiàn)這些功能，應(yīng)當(dāng)保證電子公文管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間的有效銜接。

三、結(jié)語

總之，電子公文歸檔的實(shí)踐管理工作，直接決定了電子政務(wù)環(huán)境之下海洋檔案信息資源是否能夠得以更加科學(xué)和高效地管理利用。唯有努力提升電子公文歸檔管理工作水平，才能保證數(shù)據(jù)信息不流失，完整安全地存入信息資源庫，讓其得到科學(xué)保管與有效利用。

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