積極推進檔案信息資源深度開發(fā)

文/神華神東煤炭集團公司檔案室 王軍

?

積極推進檔案信息資源深度開發(fā)

文/神華神東煤炭集團公司檔案室 王軍

【摘要】檔案信息資源的開發(fā)與管理是企業(yè)在辦公室工作過程中把握信息利用需求的有效手段之一，能夠協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外工作流程順利進行。傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案管理方式已經(jīng)無法滿足人們在企業(yè)中的工作需求，只有不斷改善檔案信息資源管理的方法，深入研究檔案信息的開發(fā)，才能逐漸加強檔案工作管理的技術(shù)性與服務(wù)性。

【關(guān)鍵詞】檔案信息管理；資源開發(fā)；機制；實施

檔案資源的管理工作是各個企業(yè)檔案工作的核心內(nèi)容，主要包含整理、搜集及保存企業(yè)重要的文檔資料，以及存儲、下載、上傳、傳送、分類、檢索等各個環(huán)節(jié)，涉及到企業(yè)工作的各個方面。其整體工作質(zhì)量對企業(yè)辦公室管理服務(wù)效率起著重要影響，主要包括對文書檔案的數(shù)字化、安全化、網(wǎng)絡(luò)化的全面管理，需要科學(xué)、有效的處理方法來支持引導(dǎo)。為了保證檔案管理工作的科學(xué)、有序、高效、穩(wěn)固，相關(guān)企業(yè)及工作人員應(yīng)當(dāng)開展現(xiàn)代化檔案信息資源開發(fā)，制定科學(xué)有效的實施策略，促進檔案管理的優(yōu)化。

一、深入把握檔案信息利用需求的變化趨勢

針對當(dāng)前檔案管理工作逐漸提升重要性的發(fā)展現(xiàn)狀，企業(yè)必須充分了解檔案信息利用需求的變化趨勢，全面把握該變化趨勢進行管理方法與資源開發(fā)的完善，才能應(yīng)對社會信息化飛速發(fā)展的時代特征。筆者將從以下三大方面進行檔案信息利用需求變化趨勢的分析，便于企業(yè)進一步提高檔案工作效率。

（一）檔案信息資源實現(xiàn)信息化管理是必然趨勢。檔案信息資源在企業(yè)辦公室工作中愈發(fā)重要，只有實現(xiàn)其信息資源的現(xiàn)代化信息管理，才能在保持檔案文件歷史原貌的基礎(chǔ)上增強檔案管理的準(zhǔn)確率和便捷性。傳統(tǒng)的檔案信息資源管理方式往往通過人工的排列、整理及裝訂、存放，必然會出現(xiàn)遺漏文件的現(xiàn)象，一旦檔案數(shù)量增加，出現(xiàn)錯誤信息，工作人員就必須拆卷重做進行多次檢查，不僅影響檔案管理的工作效率，還容易造成工作人員的工作倦怠，發(fā)生遺漏文件查找不到，檢索效率低下的現(xiàn)象。通過實行檔案資源的信息化管理，能夠改善檔案文件的裝訂效果，使裝訂更加整齊美觀，而對于遺漏的文件則不需要多次修改查找，將檔案的案卷級轉(zhuǎn)變?yōu)槲募?，提高檔案管理工作的工作質(zhì)量，避免不同工作人員對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的衡量尺度不同而造成的使用不便，極大降低了工作人員的勞動強度，避免文檔的存積，使工作人員在放松身心的情況下對檔案管理工作的投入更多精力，從而提升檔案信息資源管理效率。

（二）檔案信息用戶數(shù)量增加，檔案類型復(fù)雜多變。我國經(jīng)過經(jīng)濟的迅速發(fā)展和政治民主化的進程加快，傳統(tǒng)檔案信息的管理從后臺逐漸公開于前臺，使人們在就業(yè)、工作等方面對各自檔案信息的資源保護愈發(fā)重視。因此，人們的檔案意識逐漸增強，檔案信息用戶的群體也逐漸龐大起來。用戶群體的擴大避免不了用戶類型的增加，不同類型的檔案信息用戶對應(yīng)著不同程度的管理方式，檔案資源的利用方法需要工作人員從其目的、對象及角度等多方面進行評判，檔案信息資源的開發(fā)工作面臨著巨大的壓力。

由于現(xiàn)代化檔案信息的管理工作對檔案工作人員的要求較高，相關(guān)企業(yè)則需要聘用更高知識層次的工作人員進行培訓(xùn)，而當(dāng)下企業(yè)的檔案部門恰恰缺少現(xiàn)代高技術(shù)人才，進而使復(fù)雜繁瑣的檔案工作疏于管理，無法發(fā)揮企業(yè)現(xiàn)代化設(shè)備及工作方法的作用。電子文件沒有固定的形式，在修改和整理的過程中無法保存任何痕跡，一旦出現(xiàn)問題難以恢復(fù)期原始樣貌，保密工作無法順利進行，從而喪失了文件的原始性，檔案工作則更加復(fù)雜多變，難以控制。

（三）檔案信息利用向多元、自主、專業(yè)化方向發(fā)展。檔案信息用戶的增加使檔案管理工作的范圍逐漸擴大，其內(nèi)部容易因檔案管理類型的豐富而導(dǎo)致不同特性的變化。例如，由于檔案信息資源的劇增，信息所包含的重要內(nèi)容可能出現(xiàn)不夠精準(zhǔn)、時效的特性，這使得許多檔案信息的濃度逐漸下降，甚至出現(xiàn)冗余信息、虛假信息的增多，導(dǎo)致用戶需求向精品化、個性化及專業(yè)化的形勢發(fā)展，更多用戶注重對檔案效用的關(guān)注。此外，檔案信息用戶往往習(xí)慣通過網(wǎng)上檢索等便捷方法對所需信息進行查詢，甚至希望能夠更加簡便地通過檔案的目錄及關(guān)鍵詞查詢來獲取自己所需的重要內(nèi)容，往往認(rèn)為通過檔案部門的特定查詢?nèi)狈r間上的便捷，這使得檔案信息利用的需求也更加依賴于檔案部門提供的服務(wù)方式，從而使檔案管理出現(xiàn)多樣化、自主化、廣泛化的趨勢，這就要求相關(guān)部門需要加強先進技術(shù)的學(xué)習(xí)與投入，從而更加全面地把握檔案信息資源發(fā)展的走勢，使檔案管理工作在保證用戶便利的基礎(chǔ)上逐步實現(xiàn)自我創(chuàng)新與完善。

二、開展檔案信息資源深度開發(fā)的基礎(chǔ)保障與反饋機制

檔案信息資源的開發(fā)工作主要包含不斷充實檔案信息服務(wù)內(nèi)容、構(gòu)建政府內(nèi)部檔案信息共享平臺，重視檔案信息增值服務(wù)以及推進檔案信息產(chǎn)品專題開發(fā)與加工等，是一項較為復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。由于其資源開發(fā)的保障因素受到開發(fā)方法與策略的影響，因此筆者從開展檔案信息資源開發(fā)的各項系統(tǒng)保障機制來分析其開發(fā)利用的狀況。

（一）制度保障。從1980年起，中共中央開始決定開放歷史檔案，從此以后檔案信息的開發(fā)與利用受到多個部門的管制和發(fā)展環(huán)境的影響，制度的規(guī)定也隨著時間的推移逐漸改變。但由于檔案信息資源的特性發(fā)展方向無法確定，制度改善的角度跟不上檔案資源的改變，因此至今為止，有關(guān)檔案信息資源開發(fā)的法律規(guī)定仍然不夠完善，處于不斷修改、不斷翻新的過程中。一項完整有效的檔案信息資源管理需要基本法律、企業(yè)規(guī)定、法律實施細(xì)則和信息開發(fā)規(guī)則等多項規(guī)章制度的制約，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)分配不同類型的工作人員負(fù)責(zé)不同規(guī)章制度的制定，并真正將其貫徹落實到檔案管理的實際工作中，才能使法律規(guī)則的制定真正變得有效。同時，在監(jiān)督法律規(guī)章的落實情況時，應(yīng)當(dāng)注重細(xì)節(jié)的量化，認(rèn)真聽從來自基層管理者的建議，使各項規(guī)章制度在注重原則的同時得到更加合理的補充改善。

（二）組織保障。由于檔案信息資源開發(fā)的組織保障從整體和局部來看設(shè)置情況是有所差異的，檔案館網(wǎng)的設(shè)置仍然存在管理問題，各級檔案部門都應(yīng)當(dāng)圍繞黨委、政府的中心工作，把服務(wù)大局放在檔案工作任務(wù)的首要地位，加強對重要檔案的管理與開發(fā)。

首先，從整體上來看，檔案信息資源的開發(fā)離不開全國性的檔案行政管理體系。該體系能夠在信息化的時代背景下促使檔案管理體系以堅持推進檔案信息資源開發(fā)為目標(biāo)，通過調(diào)節(jié)檔案管理與資源開放的關(guān)系來設(shè)置檔案館網(wǎng)，從而使檔案信息資源的影響與效用擴大更加條理、實用。其次，從局部上來看，檔案信息管理的組織保障還應(yīng)包含基層檔案工作的順利開展。只有基礎(chǔ)工作部門的檔案管理真正落實到基層工作的各項任務(wù)中，并加以監(jiān)督和整改，檔案信息管理工作才得以順利進行。

（三）人員配置。隨著檔案信息資源管理難度的逐漸增加，普通職工已經(jīng)無法適應(yīng)高強度、高難度的檔案工作，相關(guān)企業(yè)需要聘請高素質(zhì)的技術(shù)工作者，才能滿足檔案信息資源開發(fā)工作的需求。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用迫切需要檔案工作者的主動學(xué)習(xí)，缺乏新型技術(shù)水準(zhǔn)的管理方法是無法適應(yīng)復(fù)雜多變的檔案工作的。有關(guān)資料顯示，我國高素質(zhì)的檔案人才數(shù)量較少，相關(guān)企業(yè)對工作人員的監(jiān)督與培訓(xùn)力度不夠，導(dǎo)致我國專職檔案工作人員的結(jié)構(gòu)不穩(wěn)定，大多數(shù)工作人員的意識仍然停留在檔案實體保管的簡單工作層面。因此，檔案信息資源開發(fā)的人員配置應(yīng)當(dāng)逐步提高對檔案人員的資質(zhì)要求，通過先進技術(shù)手段的運用簡化檔案管理工作人員的工作，使工作者在充足的時間中對檔案信息資源開發(fā)投入更高的精力，注重各個檔案部門的工作交流，實現(xiàn)優(yōu)勢互補的工作狀態(tài)。

（四）反饋機制。檔案信息工作者通過對信息產(chǎn)品的管理與加工將資源發(fā)放于檔案用戶，從而實現(xiàn)用戶需求的跟蹤與檔案信息資源的互饋；而檔案用戶則通過信息產(chǎn)品的使用情況將所發(fā)現(xiàn)的問題反饋給檔案信息工作者，即資源深度開發(fā)對用戶的反推作用。二者構(gòu)成一個反饋機制循環(huán)結(jié)構(gòu)，能夠在收集、組織檔案用戶需求信息的基礎(chǔ)上挖掘用戶需求的特征及變化規(guī)律，引導(dǎo)檔案工作者不斷變化和改善工作狀況，推動檔案信息資源的優(yōu)化發(fā)展。

同時，反饋機制的構(gòu)成離不開制度的保障與制約，檔案信息資源的開發(fā)只有將工作人員、信息產(chǎn)品及檔案信息用戶三者關(guān)聯(lián)起來，促進其工作的協(xié)調(diào)發(fā)展，才能真正通過反饋機制實現(xiàn)檔案信息資源的質(zhì)量控制。

三、深入推進檔案信息資源開發(fā)工作的實施

針對檔案信息資源管理情況較差、規(guī)章制度不健全、工作手段先進性低的工作現(xiàn)狀，我們應(yīng)當(dāng)從不同角度和標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)，在遵循檔案信息資源及時性、客觀性、特色性的原則上完善信息開發(fā)工作體系，在檔案信息實體開發(fā)、內(nèi)容開發(fā)及知識開發(fā)三大方面進行檔案信息資源開發(fā)工作的逐步推進。

（一）拓寬信息開發(fā)途徑，探索檔案信息資源的實體開發(fā)。盡管傳統(tǒng)檔案管理工作對檔案實體管理的重視程度仍然保持在較高的狀態(tài)，但僅僅是保管和整理是遠遠不夠的。檔案信息資源的管理應(yīng)當(dāng)在保證實體保管工作完備的情況下同時加強實體信息的開發(fā)，例如通過檔案閱覽服務(wù)、檔案信息復(fù)制以及檔案陳列展覽等具體方式進行，從而保證利用者迅速查閱相關(guān)檔案的基礎(chǔ)上擴大信息傳播的范圍，提高社會檔案意識。

通過對檔案進行分級處理、對查閱人員的情況進行客觀嚴(yán)格的登記審查以及對檔案實體進行開發(fā)且不泄密的方式，能夠逐步拓寬檔案管理的工作范圍，提高信息利用的效率，從而充分利用信息資源的管理與開發(fā)進行相關(guān)工作安排和管理，克服任人唯親、以權(quán)謀私的惡劣事件發(fā)生，實現(xiàn)實體檔案開發(fā)利用的最大化，在保證檔案實體有序性和保密性的前提下最大限度地為檔案信息用戶服務(wù)。

（二）加強工作制度落實，完善檔案信息資源的內(nèi)容開發(fā)。檔案內(nèi)容開發(fā)主要指在檔案原文的基礎(chǔ)上進行的信息整理加工工作，不得摻雜檔案信息資源開發(fā)者的個人觀念。因此，工作人員在檔案編研、檔案資訊、檔案信息公布及檔案編目、著錄等方式中進行，從而在滿足社會利用需要的前提下克服檔案信息的分散性和信息濃度低的弱點，利用公共媒介如電視、網(wǎng)絡(luò)、報刊等方式與用戶進行交流。

檔案信息資源的內(nèi)容開發(fā)同時可以通過加強管理制度的建設(shè)來保障，只有真正將管理制度落實到內(nèi)容開發(fā)的工作流程中，才能形成檔案管理工作的系統(tǒng)。具體可以在不違反制度規(guī)范的前提下加強檔案資訊工作，例如對檔案收藏的分布狀況、為特定用戶定向查找傳遞檔案信息等情況的分析，促進檔案信息傳播的速度，真正將接受檔案信息咨詢申請、分析咨詢問題、查詢文獻資料和收集反饋信息等重要步驟一一落實，從深層次上滿足檔案信息用戶的需求，也不妨礙相關(guān)深層內(nèi)容的進一步開發(fā)。

（三）推進信息化建設(shè)，推進檔案信息資源的知識開發(fā)。相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使其通過自身學(xué)習(xí)能力和實踐能力的提高緊跟信息化時代發(fā)展的步伐。檔案信息資源的知識開發(fā)主要是根據(jù)用戶需求進行的開發(fā)內(nèi)容與方式相結(jié)合的深層次開發(fā)，其要求檔案信息工作者在結(jié)合相關(guān)資料文獻的基礎(chǔ)上對信息資源所具備的隱性知識進行開發(fā)與重組，最終整理出檔案信息資源的隱藏知識內(nèi)容，使檔案信息資源的利用具備更高的實效性。

檔案信息資源的知識開發(fā)是整個開發(fā)內(nèi)容中難度最大、層次最深的一項，也是繼檔案信息資源的實體開發(fā)、內(nèi)容開發(fā)后的最高形式。除了進行開發(fā)方法的改善，知識開發(fā)還應(yīng)當(dāng)對信息資源的內(nèi)容開發(fā)進行延伸，使檔案工作者在消極被動的保管檔案實體的工作中逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極主動的創(chuàng)造人員。在具體工作過程中，開發(fā)人員可以通過先進方法的學(xué)習(xí)改善檔案的形式特征，對檔案信息資源進行重新整理，從而滿足不同用戶在不同層面的需求，但要注重不得違背檔案原本的核心精神，對檔案信息用系統(tǒng)、辯證的方法進行深入研究，組建知識開發(fā)工作小組進行資料的匯集，在更大的范圍內(nèi)尋求開發(fā)檔案信息資源的支持與儲備。

綜上所述，只有順應(yīng)檔案開發(fā)與管理的整體趨勢，將先進的管理方法與實際工作相結(jié)合，才能更好地提升檔案資源開發(fā)與信息管理工作的作用效果。相信在企業(yè)及相關(guān)工作人員的共同努力下，檔案資源的開發(fā)情況一定會進一步得到重視與發(fā)展，檔案資源的開發(fā)與管理將在相關(guān)企業(yè)的辦公室工作中發(fā)揮更加實效的能力效用。

【參考文獻】

［1］王鸝.企業(yè)文書檔案實行現(xiàn)代化信息管理的措施探討［J］.2013.

［2］王云慶，楊蕾.積極推進檔案信息資源深度開發(fā)［J］.山東檔案，2008.

［3］陳菊蘭.加強基礎(chǔ)工作時檔案管理現(xiàn)代化的前提［J］.檔案，2010.

［4］方愛榮.文書檔案的現(xiàn)代化管理探索［J］.教育教學(xué)論壇，2012.

［5］顧強.強化文書檔案現(xiàn)代化管理的有效方法分析［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2004.

［6］孟磊.淺談更新文書檔案管理理念實現(xiàn)文書檔案管理信息化［J］.華章，2013.