報(bào)社檔案信息化建設(shè)實(shí)踐
——以十堰日?qǐng)?bào)社為例

文/十堰日?qǐng)?bào)社 張敏

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報(bào)社檔案信息化建設(shè)實(shí)踐
——以十堰日?qǐng)?bào)社為例

文/十堰日?qǐng)?bào)社 張敏

【摘要】十堰日?qǐng)?bào)社通過實(shí)施檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息資源數(shù)字化管理，使檔案的管理更加科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、快捷化。

【關(guān)鍵詞】檔案；信息化管理

檔案管理信息化是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理工作中的檔案信息資料進(jìn)行信息化管理，更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。在如今的大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨。檔案管理信息化能夠?qū)n案信息資源進(jìn)行分類、分析、提取和加工，最大化地提高檔案管理的效率。檔案管理信息化是以確保檔案信息的安全、共享為原則，建立科學(xué)、統(tǒng)一的檔案管理模式、制度和標(biāo)準(zhǔn)，采用先進(jìn)、適用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用和編研創(chuàng)造便利，為單位的管理、生產(chǎn)、經(jīng)營和科研等工作提供門類齊全、形式多樣、內(nèi)容真實(shí)的檔案信息服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、檔案信息資源整合、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及安保體系4個(gè)方面。

一、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)

檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施涉及硬件和軟件兩個(gè)方面：一是應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)作為軟件支持存在，其基本要求是軟件操作簡(jiǎn)便，易于廣泛推廣，具備組卷、分卷、維護(hù)以及查詢等多種功能；管理界面友好；軟件可及時(shí)更新，修補(bǔ)漏洞；較高的兼容性。二是硬件建設(shè)需要提高存儲(chǔ)電子文件的硬件配置及備份策略。

二、檔案信息資源整合

檔案信息資源的整合需要注意以下問題：一是收集并歸檔已有的電子文件，及時(shí)錄入信息數(shù)據(jù)庫，避免資源的流失。二是對(duì)將要接收的電子文檔提前做好準(zhǔn)備工作，包括組織、技術(shù)和人員上的準(zhǔn)備，統(tǒng)一接收和管理各部門信息資源，開通檢索服務(wù)。三是標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制定。檔案管理工作的重要職能之一是制定和完善標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，其依據(jù)為《檔案法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關(guān)政策法規(guī)。建立的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)需要滿足實(shí)際需求，能夠科學(xué)地指導(dǎo)檔案管理信息化建設(shè)的全過程，確保信息化建設(shè)、管理和運(yùn)作過程有章可循，保證規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及制度化的檔案管理信息化建設(shè)大方向不變。為檔案的電子文件信息采集、管理、存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行細(xì)則等標(biāo)準(zhǔn)與制度的建立。制定電子文件歸檔、整理、公布、利用的格式要求和工作規(guī)范。建立和完善電子文件保管、存儲(chǔ)及安全利用的制度等。四是信息安全系統(tǒng)的建設(shè)。信息安全是檔案管理工作首先需要確保的重點(diǎn)之一。信息安全體系的建設(shè)主要包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等硬件安全系統(tǒng)的建設(shè)，同時(shí)還包括內(nèi)外網(wǎng)隔離、網(wǎng)絡(luò)防火墻、文檔加密、訪問控制、用戶訪問認(rèn)證以及網(wǎng)絡(luò)密鑰的管理，確保數(shù)字檔案系統(tǒng)信息傳遞的安全。通過信息安全體系的建設(shè)，確保信息的可用性、保密性、完整性和可追溯性，確保系統(tǒng)的可靠性、可控性和穩(wěn)定性。

十堰日?qǐng)?bào)社檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)采用“集中+分布”的方式，部署應(yīng)用系統(tǒng)。系統(tǒng)總體上由兩個(gè)部分組成：C/S（Client/Server）部分和B/S（Browser/Server）部分，其中C/S部分主要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的采集、移交以及系統(tǒng)管理；B/S部分主要實(shí)現(xiàn)報(bào)社和二級(jí)單位對(duì)檔案信息的利用（包括各單位的檔案查詢系統(tǒng)、統(tǒng)一檢索利用平臺(tái)，通過結(jié)合J2EE體系架構(gòu)，充分利用了XML和Web Service先進(jìn)的數(shù)據(jù)交換技術(shù)，發(fā)揮了C/S架構(gòu)和B/S架構(gòu)各自的優(yōu)點(diǎn)。

檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的應(yīng)用，提高了檔案的管理查詢效率，降低了管理成本。檔案的信息化建設(shè)不僅是檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提升檔案信息服務(wù)水平的需要。我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，不斷促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化。

【參考文獻(xiàn)】

［1］談志興，楊安蓮，張健.新形勢(shì)下檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展研究，世界圖書出版公司，2014-06.