規(guī)范化管理學(xué)校檔案工作探析

文/石家莊市第十五中學(xué) 付建立

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規(guī)范化管理學(xué)校檔案工作探析

文/石家莊市第十五中學(xué) 付建立

【摘要】本文介紹了該單位 規(guī)范化管理學(xué)校檔案工作的做法和經(jīng)驗(yàn)。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案管理；規(guī)范化

每學(xué)期我校都要接受市教育局辦公室、組織處及上級(jí)檔案和組織部門，對(duì)我校文書檔案和人事檔案的督導(dǎo)評(píng)估檢查，每次的檢查過程中，我校的檔案材料、干部人事檔案均受到了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)好評(píng)。根據(jù)在上級(jí)檢查的過程中提到的問題，筆者認(rèn)真地總結(jié)、體會(huì)和認(rèn)識(shí)后，就如何做好學(xué)校文書檔案和人事檔案工作 體會(huì)如下。

一、了解兩個(gè)概念

（一）文書檔案和人事檔案。由于受學(xué)校辦公條件限制，我校文書檔案和人事檔案一體化管理。是學(xué)校集體或個(gè)人在人事管理、教育、教學(xué)和教研等活動(dòng)中形成的有查考利用價(jià)值的各類文字、圖像、聲音等材料，它是真實(shí)、完整、系統(tǒng)地反映學(xué)校各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史記錄，是學(xué)校一切工作的真實(shí)體現(xiàn)，是體現(xiàn)全校教職工工作和智慧的結(jié)晶。它既是一個(gè)學(xué)校長期教育教學(xué)活動(dòng)中各個(gè)方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，又是促進(jìn)學(xué)校教師成和不斷繼續(xù)進(jìn)度的重要依據(jù)。

（二）檔案整理與積累。檔案整理，是指把零散的和有利用價(jià)值的材料，進(jìn)一步梳理的檔案資料，進(jìn)行基本的分類、組卷和編目，使其系統(tǒng)化、科學(xué)化，有利于學(xué)校工作的保管和使用。

二、對(duì)學(xué)校檔案工作檢查的目的意義

每年都要多次接受上級(jí)市教育局辦公室、組織處及上級(jí)檔案和組織部門檢查，涉及到學(xué)校的方方面面。督導(dǎo)檢查組到校后，一般就是聽匯報(bào)，查看材料，開座談。每一項(xiàng)內(nèi)容查得都非常認(rèn)真，特別是看材料，更是成為檢查的重點(diǎn)。因?yàn)槲覀兊闹饕ぷ鞒煽兌际怯脵n案這種形式來表現(xiàn)的，檢查、驗(yàn)收、考評(píng)指標(biāo)也都在檔案中得到充分體現(xiàn)。

教育主管部門對(duì)學(xué)校工作的檢查主要目的就是督促、指導(dǎo)學(xué)校全面貫徹黨的教育方針，遵循教育規(guī)律，深化教育改革，轉(zhuǎn)變教育觀念，優(yōu)化學(xué)校的管理，改善教學(xué)內(nèi)容和方法，全面提升辦學(xué)水平和質(zhì)量，為國家培養(yǎng)人才，使學(xué)校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)；引導(dǎo)社會(huì)、家長正確評(píng)價(jià)學(xué)校，關(guān)心和支持學(xué)校建設(shè)；促進(jìn)教育事業(yè)的改革和發(fā)展，推進(jìn)和諧校園。

三、掌握工作標(biāo)準(zhǔn)　扎扎實(shí)實(shí)工作

根據(jù)多年來的工作經(jīng)驗(yàn)，我認(rèn)為，無論干什么工作，只有扎扎實(shí)實(shí)做好平常工作，平時(shí)注重常規(guī)材料積累，檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔，才能做到輕松迎接上級(jí)主管部門對(duì)檔案工作的檢查和驗(yàn)收。

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納學(xué)校日常管理日程。各部門高度重視本部門檔案管理工作，針對(duì)本處室和本專業(yè)部的工作，明確一名干事兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門日常檔案整理。

（二）認(rèn)真組織學(xué)習(xí)，提高檔案業(yè)務(wù)水平。學(xué)校檔案室檔案員應(yīng)定期對(duì)各處室的兼職檔案員召開業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)指導(dǎo)會(huì)，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理辦法和歸檔文件整理方法，增強(qiáng)工作人員的檔案管理素質(zhì)；根據(jù)工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，給兼職檔案員提出新的要求，使他們通過干中學(xué)、學(xué)中干，慢慢熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案立卷、歸檔的方式、方法，為更科學(xué)、更規(guī)范做好學(xué)校的檔案工作打牢基礎(chǔ) 。

（三）抓住重點(diǎn)，細(xì)致收集各種資料。俗話說“巧婦難為無米之飲”，檔案工作的一個(gè)非常重要的重點(diǎn)就是真實(shí)、完整反映學(xué)校在教育、教學(xué)過程中形成的各種教育活動(dòng)資料。平時(shí)各處室人員注重對(duì)文件、活動(dòng)材料進(jìn)行收集和積累。對(duì)開展的重要活動(dòng)給予關(guān)注，及時(shí)收集紙質(zhì)、音像、圖片等各種載體的信息資料，并定期地向主管部門做細(xì)做實(shí)工作匯報(bào)，爭取得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。

（四）克服難點(diǎn)，認(rèn)真系統(tǒng)進(jìn)行整理。每個(gè)部門每學(xué)期新形成的檔案都很多，我們應(yīng)對(duì)教育、教學(xué)、人事管理工作中形成的各種文件資料進(jìn)行系統(tǒng)梳理，理清各類文件資料之間的聯(lián)系，把不同一事由且有著密切關(guān)聯(lián)的資料整理成一個(gè)有機(jī)的整體，把雜亂的文件資料整理成有序可查的檔案材料。對(duì)于需要經(jīng)過較長時(shí)間才能完成的工作，更是注意平時(shí)材料的積累，等活動(dòng)一結(jié)束，就立即整理裝訂成冊。

（五）注重細(xì)節(jié)，重視檔案工作。檔案工作包含了收集、整理、鑒定、裝訂、排序等各個(gè)環(huán)節(jié)。各個(gè)環(huán)節(jié)工作的好壞，都直接影響檔案的質(zhì)量和使用效果。因此，各處室兼職人員都非常注意各個(gè)工作細(xì)節(jié)，認(rèn)真編號(hào)，用統(tǒng)一格式進(jìn)行目錄的編制，裝訂整齊美觀。養(yǎng)成了形成一卷、整理一卷的好習(xí)慣。

四、常規(guī)檔案整理

（一）計(jì)劃總結(jié)類。開學(xué)初，學(xué)校各處室和各部門均按照學(xué)校的整體工作計(jì)劃，制定了各部門的工作計(jì)劃，還有教研組工作計(jì)劃、教師個(gè)人工作計(jì)劃、班主任工作計(jì)劃等。將這些工作計(jì)劃收集整理好，等學(xué)期結(jié)束時(shí)與期末的各項(xiàng)工作、活動(dòng)總結(jié)收集、分類進(jìn)行裝訂。

（二）教育教學(xué)活動(dòng)類。學(xué)校教育教學(xué)工作中，常常開展多項(xiàng)活動(dòng)，實(shí)施各項(xiàng)活動(dòng)時(shí)，我們注重收集活動(dòng)中的各種文字材料。例如：

1.教學(xué)活動(dòng)類：（1）公開課評(píng)比：我們收集比賽方案、參賽人員、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)及評(píng)分表、獲獎(jiǎng)人員名單（或表彰決定）、音像資料、宣傳報(bào)道等。（2）教案檢查：我們收集檢查標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)果統(tǒng)計(jì)表、評(píng)選等次等。（3）學(xué)校運(yùn)動(dòng)會(huì)：我們收集運(yùn)動(dòng)會(huì)的秩序冊，各項(xiàng)目的參加人員、評(píng)委、積分表、取得名次、獲獎(jiǎng)?wù)掌?、總結(jié)、新聞報(bào)道的雜志和有關(guān)報(bào)道的報(bào)紙等。

2.黨、團(tuán)委活動(dòng)類：（1）學(xué)生安全知識(shí)競賽：我們收集參加班級(jí)、參賽形式、知識(shí)內(nèi)容、打分表、獲獎(jiǎng)情況、小結(jié)、照片、新聞報(bào)道等。（2）升旗儀式：我們要收集開學(xué)初的安排，記錄的每次升旗時(shí)間、升旗手、主持人，參加人員、國旗下演講稿以及相關(guān)照片及新聞報(bào)道等資料。（3）黨、團(tuán)日活動(dòng)（我校常利用周六、周日外出活動(dòng)）：我們收集活動(dòng)方案、活動(dòng)內(nèi)容、活動(dòng)小結(jié)、照片、新聞稿件等。

3.工會(huì)活動(dòng)類：（1）我們收集的材料有評(píng)選通知、各部門上報(bào)的工會(huì)材料、評(píng)選結(jié)果通報(bào)、獎(jiǎng)勵(lì)情況及新聞報(bào)道。（2）排球比賽：我們收集的有競賽方案、比賽日程安排、比賽成績記錄、表彰決定、獎(jiǎng)勵(lì)情況、新聞報(bào)道，入選上級(jí)國家隊(duì)情況，高考后大學(xué)錄取情況。

“常規(guī)檔案資料是對(duì)學(xué)校歷史腳印真實(shí)記錄”，學(xué)校的檔案資料管理人員積極、主動(dòng)、科學(xué)地做好檔案資料的收集、整理與管理工作，是對(duì)學(xué)校的歷史負(fù)責(zé)。在平時(shí)的資料收集方面我們應(yīng)做到：制度化、部門化和細(xì)致化；在檔案的裝訂方面應(yīng)科學(xué)化、規(guī)范化。我們只有在日常工作中及時(shí)收集、整理、立卷、歸檔，無論遇到什么檢查，也無論由那個(gè)部門負(fù)責(zé)牽頭迎接上級(jí)的檢查，我們只是按照檢查文件要求，把各部門日常工作中與檢查內(nèi)容相關(guān)的檔案收集上來，按照各項(xiàng)檢查的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)分細(xì)化分類即可。同時(shí)還把每次各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查后的反饋建議記下來，作為以后重點(diǎn)整改的地方，這樣不斷完善，逐步提高。