提高辦公室檔案管理效率的方法分析

文/ 珠海市斗門區(qū)斗門鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院 陳容韶

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提高辦公室檔案管理效率的方法分析

文/ 珠海市斗門區(qū)斗門鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院 陳容韶

【摘要】借助有效方法開展辦公室檔案管理，提升管理效率與質(zhì)量，是現(xiàn)代辦公室管理中必須關(guān)注和思考的。本文對辦公室檔案管理的內(nèi)容及原則進行闡述，進而對辦公室檔案管理效率不高的共性問題進行分析，探討改進方案，希望對辦公室檔案管理效率改進有幫助。

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；效率；方法

一、辦公室檔案管理原則及要求

檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。

（一）準確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無法為單位領(lǐng)導等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內(nèi)容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現(xiàn)。

（二）嚴謹，一絲不茍精準服務(wù)?，F(xiàn)代辦公室管理強調(diào)效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員完成相關(guān)工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關(guān)注細節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細節(jié)，并且及時準確地根據(jù)管理層要求對相關(guān)工作進行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮。現(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節(jié)進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹?shù)脑瓌t，對辦公室的內(nèi)部信息及資料等進行妥善保管，對涉密文件進行保密管理，不對任何人泄露涉密文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學習意識，對檔案管理工作相關(guān)的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當?shù)剡\用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態(tài)度，對檔案管理相關(guān)工作進行處理。

二、　辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進度等脫節(jié)比較嚴重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經(jīng)無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現(xiàn)一定問題。

（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。

（三）權(quán)責不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現(xiàn)檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責任不明確，責任的追究與處罰就會出現(xiàn)新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調(diào)檔案資料等具體情況，進行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。

督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導、檔案人員的職責范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責任人崗位職責、工作計劃和工作程序中，讓負責人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過職業(yè)培訓班參加專業(yè)技能培訓，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業(yè)要求，針對自身素質(zhì)存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應(yīng)變，在動態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運用工作技巧，恰當?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。

（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運用。針對當前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態(tài)化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進一步建立數(shù)字檔案編號制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。

【參考文獻】

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