淺談公路行業(yè)檔案信息化的重要性

文/臨沂市公路局羅莊區(qū)公路管理局　朱琳

淺談公路行業(yè)檔案信息化的重要性

文/臨沂市公路局羅莊區(qū)公路管理局朱琳

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)的快速發(fā)展，其提高工作質(zhì)量和工作效率的優(yōu)勢也日益明顯。公路行業(yè)檔案傳統(tǒng)收集管理模式已不能與快速發(fā)展的行業(yè)本身相協(xié)調(diào)，需要推進(jìn)檔案管理向信息化方向轉(zhuǎn)變。本文就公路行業(yè)檔案信息化的重要性及其實(shí)現(xiàn)途徑進(jìn)行探究。

公路行業(yè)；檔案信息化；重要性

一、公路行業(yè)檔案信息化的重要性

（一）方便檔案的收集。傳統(tǒng)意義上公路行業(yè)檔案信息收集與管理的方法是人為手寫錄入，這種方式既耗費(fèi)時間和人力，從內(nèi)容上來講，其立體性和完整性要求難以輕易達(dá)到；從形式上來講，其形式也比較單一，不具備多樣化特點(diǎn)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，檔案信息收集與管理的新興途徑趨向于信息錄入與存儲能力十分強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)信息化途徑。利用信息化途徑對公路行業(yè)檔案進(jìn)行管理，可以最大限度地使錄入工作得到簡化，從內(nèi)容上來說，可以保證其獨(dú)立和完整，更加生動和具體；從形式上來說，可以運(yùn)用諸如文字、圖片、視頻、音頻和工程專業(yè)圖紙等多種形式對公路行業(yè)檔案進(jìn)行快速有效的錄入收集，最大程度地方便檔案的收集管理。

（二）提升檔案的容量與使用效率。傳統(tǒng)的人為手寫錄入方式所得公路行業(yè)檔案資料為紙質(zhì)版，具有保存困難、占用空間大等不足之處，常常為空間所限制，在查找及使用方面也有諸多不便之處。而信息化檔案錄入管理所得檔案資料幾乎不被空間所限，即使數(shù)量再龐大的數(shù)據(jù)也不需要擔(dān)心無處可存。信息查找方面，計(jì)算機(jī)擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力和數(shù)據(jù)運(yùn)算能力，可以在短時間內(nèi)從規(guī)模龐大的數(shù)據(jù)群中找到所需信息。此外，還有一項(xiàng)優(yōu)勢是傳統(tǒng)檔案管理途徑所不能企及的，即運(yùn)用多種計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理軟件，對檔案資料的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效處理、深度挖掘，分析其走向、趨勢及內(nèi)在含義，為相關(guān)決策的制定出臺提供參考。公路行業(yè)檔案信息化發(fā)展有助于從多個方面有效提升檔案的容量與使用效率。

（三）加快檔案的共享與傳輸。在傳統(tǒng)的人為錄入數(shù)據(jù)管理方式下，由于信息不能及時有效地實(shí)現(xiàn)共享，往往會出現(xiàn)重復(fù)性的工作。為了避免交叉重疊的信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)、避免人力浪費(fèi)、減少物力開支，我們必須要意識到檔案信息共享的重要性以及實(shí)現(xiàn)信息共享途徑的重要性。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來和日益滲透，對檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，可以利用互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)大范圍共享信息、跨區(qū)域傳輸信息的強(qiáng)大優(yōu)勢，將公路行業(yè)檔案管理連入網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的大范圍共享和快速傳輸，使數(shù)據(jù)共享與傳輸不被時間、空間限制，同時也避免重復(fù)性數(shù)據(jù)、重復(fù)性工作的出現(xiàn)，加快檔案資源的共享與傳輸。

（四）避免檔案的遺失。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理途徑下，信息檔案往往會出現(xiàn)遺失或被損壞的情況，導(dǎo)致此狀況發(fā)生的原因有信息檔案的長時間存放、存放方法不恰當(dāng)?shù)榷箼n案容易丟失、容易受潮，很多機(jī)構(gòu)和單位都會面臨重要檔案損壞、遺失的難題。而信息化管理公路行業(yè)檔案由于是將信息輸入到存儲容量龐大的計(jì)算機(jī)中，可以大量存放、自由讀取、自動檢索。此外，倘若需要跨地域查找資料，不需要運(yùn)輸紙質(zhì)資料，而是直接通過資料共享實(shí)現(xiàn)查閱，更能減少資料損壞、遺失情況的發(fā)生。

（五）節(jié)約大量資源。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息管理模式下，大量數(shù)據(jù)亟待處理，需要大量工作人員花費(fèi)較長時間來收集、保存、整理數(shù)據(jù)信息，同時還伴隨著大量紙張的消耗，既不能節(jié)省人力和物力，也不能體現(xiàn)環(huán)保理念。此外，前文也提到，紙質(zhì)檔案較難存放、易于受潮損壞和遺失，發(fā)生損毀的文檔又需要重新整理存檔，加重了工作人員的負(fù)擔(dān)。但公路行業(yè)檔案的信息化管理則可有效解決這一問題，使數(shù)據(jù)存儲電子化和信息化，在提高資料存儲容量的同時，節(jié)省了大量紙張，更不會存在檔案損壞的狀況。因此，公路行業(yè)檔案信息化管理可以節(jié)約大量人力、物力資源，有效降低檔案管理成本。

二、公路行業(yè)檔案信息化建設(shè)的措施

（一）科學(xué)規(guī)劃檔案信息化管理平臺。當(dāng)今公路行業(yè)快速向前推進(jìn)發(fā)展，工作人員需要收集、整理、保存的數(shù)據(jù)量、信息量非常龐大，而且極具專業(yè)性的工程設(shè)計(jì)圖紙也在其中，因此檔案資料的可理解性和可讀性明顯低于純文字存儲的檔案。面對如此繁重復(fù)雜的信息管理工作，工作人員的壓力巨大?？茖W(xué)規(guī)劃、合理建設(shè)檔案信息化管理平臺，是解決檔案信息量大，難以收集、整理和存儲問題的有效途徑。通過管理平臺的規(guī)劃建立，把信息保存于光盤、硬盤等信息存儲載體中，使存儲空間受限的問題得以妥善解決，并實(shí)現(xiàn)檔案自動標(biāo)引、編目、檢索和檔案自動全文存儲，提高工作效率、減輕工作人員負(fù)擔(dān)。規(guī)范化管理平臺的運(yùn)行需要合理管理標(biāo)準(zhǔn)的支持，因此需要在檔案整理、檔案統(tǒng)計(jì)、查閱服務(wù)等方面制定合乎自身工作特征的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理平臺的高效有序運(yùn)行。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理由人為錄入模式向信息化模式轉(zhuǎn)變，對工作人員的知識、技術(shù)素養(yǎng)提出了更高的要求。對于長時間從事傳統(tǒng)檔案管理工作的工作人員來說，檔案的信息化管理是一項(xiàng)全新的、充滿挑戰(zhàn)的領(lǐng)域。為適應(yīng)信息化管理要求，工作人員需要從頭開始學(xué)習(xí)通信及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，掌握計(jì)算機(jī)操作技能，熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)和軟件，熟識信息化管理平臺的運(yùn)行及其標(biāo)準(zhǔn)，使自己成為能夠適應(yīng)新形勢下檔案信息化管理的、具有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技能的高素質(zhì)人才。檔案管理機(jī)構(gòu)和單位也要為提高工作人員專業(yè)素養(yǎng)采取適當(dāng)措施，通過適時培訓(xùn)、宣講等方式，不斷提高檔案管理人員的綜合管理素質(zhì)，從而提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，推進(jìn)公路行業(yè)檔案信息化管理進(jìn)程。

（三）合理利用信息化資源。在獲取到信息化資源后，如何對其進(jìn)行有效合理的應(yīng)用也是相關(guān)機(jī)構(gòu)、單位及其工作人員需要關(guān)注的問題，在計(jì)算機(jī)設(shè)備的輔助下，將公路行業(yè)檔案信息化，提高檔案內(nèi)容質(zhì)量、利用計(jì)算機(jī)檢索提高查詢效率、實(shí)現(xiàn)有效的傳輸共享。

合理利用信息化資源的一個重要前提就是高質(zhì)量的案卷內(nèi)容。通過字體統(tǒng)一、頁面統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)檔案格式上的統(tǒng)一性并提高其可讀性。在內(nèi)容方面，運(yùn)用文字、圖片、音頻、視頻等多種形式盡可能全面地存儲有價(jià)值的信息，從而保證信息的完整和立體。高質(zhì)量案卷內(nèi)容的合理利用需要借助計(jì)算機(jī)的檢索功能。檔案管理人員將信息歸檔時，將信息按照科研、合同、科技、實(shí)物以及題名、保管期限等屬性進(jìn)行分類和管理，之后便可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行快速檢索，提高檢索效率和信息利用效率。合理利用信息化資源的另一個方面就是實(shí)現(xiàn)信息的傳輸共享。將公路行業(yè)檔案管理工作連入網(wǎng)絡(luò)，相關(guān)單位機(jī)構(gòu)之間既輸出收集到的有價(jià)值的檔案信息，又可以從其他機(jī)構(gòu)獲取更多的有效信息，從而實(shí)現(xiàn)信息傳輸共享，并極大地減少工作強(qiáng)度。

（四）加強(qiáng)檔案信息化的安全管理。檔案管理向信息化方向轉(zhuǎn)變必然會伴隨著一系列網(wǎng)絡(luò)安全問題的出現(xiàn)，比如計(jì)算機(jī)設(shè)備硬件的損壞、病毒的入侵以及黑客的惡意攻擊等，這些問題會導(dǎo)致檔案資料的破壞泄露，勢必會給檔案管理工作帶來諸多挑戰(zhàn)。因此，在檔案管理的信息化進(jìn)程中必須要重視并加強(qiáng)信息化的安全管理，既要嚴(yán)格遵循信息化管理平臺運(yùn)行規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)，又要做好備份工作，同時更要采取技術(shù)措施，不斷完善系統(tǒng)防護(hù)及防火墻以提高對抗黑客、病毒攻擊的能力，多方面采取措施，才能在突發(fā)狀況下迅速采取有效應(yīng)對策略，保障信息化檔案的安全性。

（五）逐步淘汰紙質(zhì)檔案。隨著科技進(jìn)步和人們觀念意識的改變，紙質(zhì)版資料逐漸被電子版資料所取代。正如前文所提到的那樣，紙質(zhì)檔案占用空間大、存儲容量小、易于受潮損壞和丟失，而且不能夠?qū)崿F(xiàn)資源的快速傳輸和共享等不足，而信息化檔案則可以彌補(bǔ)這些不足，因此，逐步淘汰紙質(zhì)檔案，以信息化檔案取代紙質(zhì)檔案，既提高工作效率，又可節(jié)約資源，既經(jīng)濟(jì)又環(huán)保。

三、結(jié)語

綜上所述，唯有運(yùn)用先進(jìn)的科技手段和計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)備推進(jìn)公路行業(yè)檔案信息化進(jìn)程，才能適應(yīng)該行業(yè)的發(fā)展速度與發(fā)展方向。轉(zhuǎn)變檔案管理模式，有利于檔案的收集與保存、傳輸與共享，同時可以減少工作強(qiáng)度并提高工作效率，減少多種資源浪費(fèi)。因此應(yīng)當(dāng)盡快實(shí)現(xiàn)公路行業(yè)檔案信息化，使檔案存儲與管理更加科學(xué)化、合理化。

[1]黃詠梅.公路建設(shè)行業(yè)檔案管理信息化的重要性與建設(shè)途徑[J].交流，2014(07):81.

[2]朱娥.淺談檔案信息化建設(shè)的重要性及意義[J].科技視界，2015(06):156.